第7章 工作系统化

在许多规模比较狭小，而同时其地位永远没有高升的希望的公司中，你可以看见，许多高级职员是在拆邮件，理信件，递字条，以及做种种低级雇员也能为之的事务。你会看见，全部公司中的职员，都工作不得其道；做出种种错误的，不经济的，不适当的工作，就因为工作缺乏系统的缘故。

很少的商主或经理，对于时间的经济与职员的能力有相当的研究，大部分的商人总不善指挥与利用其职员，总不能使工作系统化，以增加其职员的办事效率，至于数倍。

工作没有系统的商人，每因办事方法之失当，而蒙大量之损失，他们不懂得怎样去处置事务。他们要做出重复的矛盾的事；他们做事，有的地方“过之”，有的地方“不及”。他们的营业，处处落于人后。他们不能清理，不能改进。一切都在混乱中。

有一位商人，曾将“缺乏系统”一事列为许多公司失败的一大原因，工作没有系统，而同时想要做大规模的营业的人，每每会苦于人手的不敷。他们以为，只要人雇用得多，事情就可以办好了。其实，他们所缺少的，不是更多的人，而是更有效的工作系统。他们办事不得当，工作没有计划，没有系统，因之浪费去大量的职员的精力与体力。

指挥失宜，没有系统的工作，决不能使任何机关，商店的业务有效率，有起色。而精细的计划，简单而有效的系统，却能使中等的人材，获得巨大的成绩。

我心中记得一个人，他真是一个“无头的苍蝇”，不管你在什么时候去看他，他总是忙得喘不过气来，他只能拿出几秒钟的时间，来同你谈话。假使你显出要同他长谈的姿势，他会拿出他的手表来，提醒你，他的时间是宝贵的。他公司中的营业，做得很大，但开支更大，他不懂得人工经济的原理，他只想雇用更多的人，以补救他凌乱的办法，补救他系统之缺乏。他有着一个无系统之头脑，他缺乏处置事务之能力。

结果，他的事务，是一团糟。他的办公室，他的写书桌，有如一间旧货铺，他老是忙碌，甚至没有时间可以把手头的东西安置好；即使有时间，他也不知道应该安置在什么地方好。我曾好几次到他的办公室，看见他常在堆积凌乱的信件纸张中寻找东西。

这个人自己及他的职员的工作没有系统，而他却只知道催促他的职员，告诉他们一切都已落后，督促他们工作更宜努力。一切尽在混乱中。各人做完一件事后，都不知道应该再做些什么。假使去请命于他，他只能催他们尽力干去。他不能发出固定、具体的命令。他没有工作计划，没有工作纲领；于是各人自为，各不相干；除却他常要去催促他们以外。

我同时又认识一个与他同业的竞争者。他从来不见得忙碌。他总是平静，安详，永远不会慌张。不管业务怎样繁重，他总有时间可以从容地招待你。在他的公司，办公室中，一切都有条不紊。大家似乎个个不忙碌，然而事务却进行得很顺利，没有混乱，没有矛盾的工作，也没有不必要的重复的工作。

他每晚清理他的写字桌。重要的信，立刻就复。定货单赶快地填发。所以他的营业，虽大过于前述的人百倍，然而别人在外表看来总是意想不到的。一切事务的进行整齐得像钟表转动一样，因为他能用他的头脑；他能指挥他的职员，能系统化他公司中的工作，所以甚至连每个学徒，都能感觉到自己是那大系统中的一部分。各人都照一定的程序，因此一切慌张凌乱的现状，都消除了。

时间没有浪费。人工没有浪费。办公室中不慌张，不凌乱。这位条理井然的店主，给人以一种“力量”“平衡”“安详”的印象。他不是常埋首死做。他不是躬亲一切琐事。

工作愈能有系统，则时间愈能多。他的事务，按照着程序而进行。他的业务之成功，不在他之每时每刻都去监察、督促他人。他能支配、指挥他人；他能订下工作计划，然后由别人执行他的计划。

今日之世界是思想家、计划家的世界。只有深长而有系统的思想家，能订立计划，并有力量执行的计划家，才能得到成功。今日之世界中，没有头脑不清楚，办事无方法的人立足的余地。我们必须有计划，有系统！