第3章 每一天都是奇迹(1)

时间最不偏私，给任何人一天都是24小时；时间也最偏私，给任何人一天都不是24小时。

—赫胥黎

1. 有谁24小时都活着？

“是的！他是一个根本不懂管理的人。他的工作非常不错、收入也十分稳定，虽谈不上是锦衣玉食，但满足生活需要绰绰有余，可以说他享受着一种还算奢华的生活。但是，这个家伙手头却总是不怎么宽裕。而且不知为什么，他总是花了钱却得不到什么好结果。钱包空得出奇，而且看他的样子似乎总是从旧货商那里买二手货。新西服配着一顶旧帽子，华美的领带偏偏配上一条松松垮垮的裤子！请人去吃饭，要么是在雕花玻璃餐具里装着非常难吃的羊肉，要么就是用裂了缝的茶杯盛上好的土耳其咖啡。与这些相比，更为严重的是他根本想不明白问题出在哪儿。简要一句话：他把所有的钱都哗哗地浪费掉了。要是我有他收入的一半就好了！我一定让他见识一下我是怎么用钱的……”

是不是？我们当中绝大多数人都曾经这样充满优越感地批评过他人。

我们都是自己的财政大臣，这是我们每个人最值得骄傲的事情。报纸上整日布满着教人靠多少收入去生活的文章，这些文章在大众中间引起了广泛的共鸣，强烈的呼声足以证明人们的兴趣所在。最近，在一家日报上也掀起了一场比较大的争论，其争论的中心问题是一个女人能否靠85英镑的年薪在这个国家生存下去，而且还能活得很体面。此外，我还看到过一篇题为《每周8先令如何度日》的文章。虽然能经常听人们说时间就是金钱，但我却从来没有看到过有题为《如何度过一天24小时》的文章。事实上，“时间就是金钱”这句谚语并不能说明时间的价值，时间的价值其实远远大于金钱的价值。一般来讲，你若有时间，你就能挣到钱。但如果反过来，情况就有些不一样了。即使你和豪华的卡尔顿饭店衣帽间管理员一样有钱，你也无法用金钱买来额外1分钟的生命。你不可能比我多拥有1分钟，同样也不可能比壁炉边上的猫多拥有1分钟。

哲学家曾解释过空间的概念，但他们无法对时间进行解释。而难以诠释的时间正是一切事物的源泉。有了时间，一切皆有可能；没有了时间，一切也就灰飞烟灭了。如果我们认真思考一下，就会发现，时间的供应真是每天的奇迹，当你注意到它的时候，你一定会惊叹不已。早上你醒来，看！24个小时已经神奇地装满了你的钱包，你将用这些未经雕琢的时间来建造你生命的殿堂！这24个小时是属于你的，也是你最为宝贵的财富。这种物质是如此的神奇，又以同样神奇的方式从天而降到你的手中！

请注意！没有人能从你手中把时间夺走，它是一种神奇的财富，谁也偷不走。同样的，所有人得到的时间不会比你多，也不会比你少。

时间是民主的典范！在时间的王国内，从来没有能够独占财富和独享智慧的贵族。天才也不会因为智慧超群而拥有更多的时间，即使是每天额外1个小时的奖励。但时间也不会惩罚任何人。你可以无止无休地把这宝贵的时间无情地浪费掉，也不会有人减少你的时间供应来惩罚你，更不会有神秘的力量说：“这个人是个十恶不赦的人，是个不可理喻的人！他没有资格拥有时间，我会切断他的时间供应。”不会的，时间的供应比国家统一公债还稳定。即便是周日，你依然能得到24个小时，不会多，也不会少。当然，你不能预支未来，更谈不上举债！你能挥霍的只有这正在消逝的时间。你不能浪费明天，也不能浪费下1个小时，它始终在前方等候着你。

时间就是每一天发生在我们身上的奇迹，难道不是这样子的吗？

你必须好好利用每天24小时的时间。你需要用这些时间编织健康、快乐、金钱、满足、尊敬，不断升华你不朽的灵魂。那么现在最紧要的事情就是如何正确高效地使用时间，所有的一切全都依赖于此。我的朋友！你的幸福、那难以捉摸的幸福、你一直在试图抓住的幸福，也都是仰仗时间的正确高效利用来实现。奇怪的是，那些既有魄力又赶时髦的报纸上竟然充斥着《如何靠一定的金钱生活》之类的文章，而不去关注“如何靠一定的时间来生活”这类有意义的话题。与时间相比，金钱那真是太普通不过了。只要你认真反省一下，你就会认识到金钱不过是世界上最平常的东西，它充斥在世界每一个角落里。

如果一个人依靠现有的收入怎么也不可能生活下去，他有其他好几种选择：要么努力多挣钱，要么去偷盗，要么干脆登广告寻求帮助。如果一个人一年不能赚取1000英镑的收入，我们并不能说他是在浪费生命；因为他可以通过努力赚取更多的钱，从而努力做到家庭收支平衡。但是，如果一个人不能管理好他的一天24个小时，恰当地将时间用于生命的各项支出上，那毫无疑问他是在浪费生命。时间的供应虽然极其规律，但却非常有限，这是非常残酷的一个事实。

我们当中有谁24小时都活着？我所说的“活着”这个词，它的意思不仅仅是指生存，也不是指“虚度光阴”。人经常会慨叹，一天的生活本可以安排得更好。这种惴惴不安的情绪，试问我们当中有哪一位能幸免？我们当中又有哪一位能很肯定地说他没有犯过本章开头那个人犯的错。比如，质地考究做工上乘的西服偏偏配上一顶不体面的帽子，或者只注意外面的好坏，而忽略了事物本身的味道呢？我们当中有人不正在或一直以来都在对自己说：“如果再多给我一些时间，我肯定会改变这种状况的！”

我们永远不可能会有更多的时间。我们现在所拥有的，我们一直以来所拥有的就是摆在眼前的这些时间，不多不少。正是认识到这深刻却一直被忽视的事实（顺便说一下，这并非是我发现的），我才开始仔细审视起琐碎而现实的日常时间的支出。

2. 打赢与文件的战斗

时间是每天发生在我们身上的奇迹。如果你能正确高效地使用时间，生活中幸福将不再难以捉摸。在工作中，时间的处理尤为重要，其中最首要的则是你如何处理大量文件和电子邮件。

文件风暴

因为科技的迅猛发展，纸张出现的数量与日剧增。在我们这个世界，几乎什么都放在文件里，所以我们总是不敢把东西扔掉。结果，我们的文件管理系统承受着几十亿份文件的压力，等你想要找某份文件时却怎么也找不到了！据估计，我们当今社会储存起来的文件里，有75%～80%的内容都是没用的。

你处理进出办公室文件的方式，以及做出要不要留下这些文件的决定可以主导你的工作效率。现在的办公桌很多都是完全被文件淹没了……要做的事、要进一步获得信息的项目、不知道怎么处理的项目、上几周的文件，谁了解什么。许多收件箱变成了储藏罐，而垃圾箱则变成了空箱子。虽然我们一再说，“如果文件可以放到你的办公桌上来，那就有办法让它们从你的办公桌上消失”，但很多人还是打不赢这场与文件的战斗。

掌控好文件的关键办法是让大多数文件根本就不要放到你的办公桌上来。

1.把你的收件箱从办公桌上挪下来，再把它搬到办公室外面去。如果没办法把它搬到门外去，那就把它留在办公室里。如果那样也做不到，至少要把它放在你的视线之外。如果你把收件箱放在办公桌上，很可能会产生以下一些影响效率的后果：

它会变成收件箱和待处理文件箱的混合体

每次有新东西进来，你都要停下来看看新到的到底是什么，这样就打断了你做事的专注状态，让你没法集中于要处理的问题上

你会和送文件的人攀谈，这样又浪费了时间

一天定一个具体的时间或定几次具体的时间去查看和分配收件箱里的内容。

2.除了有收件箱，你还应该有一个文件存放箱，一个废纸篓，一些内部办公信封以及一个发件箱。

3.定好一天应该查几次收件箱，一天一次足够吗？一天两次？还是每小时查一次？

4.不管你要怎么做，决定以后就坚持按这个时间表做下去，其他时间远离收件箱。

5.在特定的时间查看收件箱，不要把它拿到办公桌上。站着看收件箱里面的内容。

浏览一下那些用作参考、需要留下来的文件，把它们和其他要整理的文件放在一起。

对于那些应该由别人处理的文件，必要的话就在上面稍加注明，装在内部办公信封里填好，再直接放到发件箱里。

把会客和会议安排的内容记在自己的日历本上，把通知单扔掉。如果是一份会议议程安排表，就把它放到相应日期的记事本（后面有详细说明）里。

专业性的报纸和杂志应该分开：只是留着用作参考的应该直接放在“待整理”箱子里。那些你真的会看（至少是浏览）的书籍报刊应该放在阅读文件里面（你随身带着，有了空隙时间就拿来读读）。如果里面只有部分文章是你感兴趣的，那就把这些文章撕下来，把其他没用的扔掉。

只有那些需要你采取行动的文件才能被放到办公桌上。

把那些文件放到办公桌上以后，马上把两三分钟内可以做完的事做好。做好了，就放开。其他需要处理的项目应该归入合适的清单上（主要任务、行动清单、下一步行动清单等），再把它们放在每日工作清单或者备忘记事本里。如果是今天就要处理的事项，把它放在每日工作清单上，再按照重要性分成A-B-C各个等级。如果某个项目不用今天处理，那么就在右上角注明处理的日期，再把它直接放到备忘记事本里。

记事本：建立起来并让它起作用

记事本是一种组织管理工具，用来简化工作流程，跟踪和管理工作进程。设计很好的记事本可以让文件从你的办公桌上消失，而在你需要的时候又会准确出现。同时，它又不会弄乱你的办公桌和大脑。

记事本包含12份每月文件备忘，分别注明每个月份；每个月又包含31张每日文件备忘，也注明从1～31的每个具体日期。

记事本用起来很简单。我们就举8月6日为例。你把收件箱拿到办公桌上，面对着一大堆将来要处理的文件。你刚刚收到的8月15日的会议议程安排应该放到“15”备忘录里。对于9月22日的会议议程安排，则应该在右上角注明“22”再放好（不要把它放到“22”的备忘录里，因为那是放8月22日的）。你看到一份文件是要你在10月1日提交给老板一份详细报告，估计要大概一星期才能写完。给你自己多一点缓冲时间，把那份文件归到9月20日，在右上角注明“20”，再把它放到“九月”里面去。

你一天结束后应做15分钟的计划，这时把第二天的备忘录拿出来，考虑一下第二天要做的事。把今天完成了的每日备忘放到所有每日备忘后面去。当新的一个月份来临时，你就把那个月的文件夹拿出，再根据每份文件右上角所标注的日期把它们都分配到每日工作备忘里去。因为这些文件刚送来时是你自己做的标注，所以你就不必再重新去看每份文件了。很快你就可以把这些处理好。

注意：在每个月开始时，把恰逢周末或者你不在办公室那些日子的每日文件折上一个角。这样，你就不会中途漏掉什么了。

你的总体文件整理系统

建立文件整理系统时有很多种选择。你可以按照主题、项目来整理，也可以遵循字母顺序、时间顺序，还可以按照数字顺序或地理位置顺序整理。选择哪种方法取决于你如何工作，怎样才能最快找到并调出所需文件。在大多数情况下，可以选择按照字母顺序整理各种项目，再加上次标题，用不同颜色注明以便查找。

时间管理和效率专家强调，印好文件标签，贴在文件上可以极大地提高任何文件整理系统的可用性。

文件整理系统提示

每年清理一次你的文件。在过去一年用过的东西都应该仍然放在活动文件里，其他的则移到不活动文件中。把活动文件放在离自己较近的地方以方便取用。

不要把你装文件的抽屉装满。如果抽屉满得文件都要掉出来了的话，你就不会再想整理任何东西了，你的办公桌就又会变成一个储藏所。

把一大叠文件夹放在触手可及的地方。不要让文件放得到处都是，等着你再去建个新的文件夹。创建好文件夹就得好好利用。

文件名的确定要能方便找到文件。比如，“远景，新”与“新远景”相比就好找得多，也放置得更符合逻辑。

如果你要旅行，就用5个彩色的塑料旅行文件夹：

旅行一袋装—可以装所有文件的袋子

返回办公室—完成的项目，回去办公室后分配或整理

阅读/复习—利用间隙时间

行动支持—不在办公室时开会、做工作所需要的信息

数据输入—收据、名片等可以记下来再输入电脑或可以写在纸上的东西

在你整理任何东西前，总是要想想你会不会可能再用到它。不是微弱的可能性，是很大的可能性。然后问问自己：“如果我把它扔掉了，以后又需要用到，最坏的结果会是什么？”如果最坏的结果你都可以承受，那就把它扔了吧。

如果心存疑惑，那就扔掉吧

以下4种东西不要去整理：

例行备忘录：它们只是—例行的。看完备忘，采取行动，记住它，然后就扔掉。

开会通知：你收到开会通知后，立刻把开会的时间、地点记在日历上，把通知扔掉。

修订前的指令：你是不是曾经收到过一项政策，而一星期之后又收到另一份修订过的政策？把前面那个扔掉吧！

公司要求放在别处的文件：除非你是那个负责保管这份文件的人！

有一个经典的故事可以说明扔掉不必要文件的好处：一位在工程单位工作的人刚在国外待了3个月，处理完一个项目回来—因为公司有一些国外顾客，你可以想象，他回来后，已经有一堆累积的信函和文件在等着他处理。

他回公司的第一天主要是忙于开会和作简单汇报。那天快下班时，他觉得第二天的首要任务是看那一堆文件，所以他就把那些文件一起放在了书柜里，准备第二天一早就来处理。

很不幸的是，他们公司最近聘请了一家新的清洁公司，那天晚上，一个清洁工人看到了他那一堆乱七八糟的文件。当这个人第二天早晨来到办公室时发现自己那3个月来的文件全都不见了，永远不见了！

简直是大灾难！不是吗？刚开始他还没看到这次失误所带来的影响，但是随着时间的流逝，他慢慢地看到了以下结果：他不得不重新签了一张支票。有两个人再次写信过来，问为什么没收到第一封信的回信，他们还特地附上了第一封信的复印件。这就是把3个月积累下的文件弄丢所带来的问题。

不要把堆在你办公桌上的东西全部扔掉，但是这个故事固然需要好好记住，有些最好该处理掉的东西也不要一直留着。