第6章 采购部经理必备的财务知识--巧妇难为无米之炊(3)
如果采用委托收款和托收承付结算方式，要在收到材料、承付料款时，根据结算凭证和发票账单金额记入“物资采购”科目的借方和“银行存款”科目的贷方。
如果采用其他结算方式或用现金购入零星材料时，应将结算凭证或发票账单金额记入“物资采购”科目的借方和“银行存款”、“应付账款”、“现金”等科目的贷方。对于从发包单位或总包单位收入抵作备料款的材料，亦应视同采购材料，按照合同规定价格将料款记入“物资采购”科目的借方和“预收账款”科目的贷方。
在取得“收料单”时，要按计划价格成本记入“原材料”等有关材料科目的借方和“物资采购”科目的贷方：
借：原材料。
贷：物资采购。
对于单独支付的运杂费，要根据运输机构运费账单等，记入“物资采购”科目借方和“银行存款”、“现金”等科目的贷方：
借：物资采购。
贷：银行存款等。
在总公司没有设置地区建筑材料供应机构，而由施工企业自行采购材料时，往往需要设置一定规模的材料供应部门和仓库，这样，所发生的材料采购保管费数额较大。在这种情况下，可设置“采购保管费”科目，并开设多栏式采购保管费明细分类账，按采购保管人员工资、职工福利费、办公费、差旅交通费、折旧费、修理费、低值易耗品摊销、物料消耗、劳动保护费、财产保险费、合同公证签证费、检验试验费（减检验试验收入）、材料整理及零星运费、材料盘亏及毁损、其他费用等明细项目进行明细分类核算。企业发生上列各项材料采购保管费时，应自“原材料”、“应付工资”或“应付职工薪酬--应付工资”、“应付福利费”或“应付职工薪酬--应付福利费”、“备用金”、“银行存款”、“现金”、“低值易耗品--低值易耗品摊销”等科目的贷方转入“采购保管费”科目的借方。月终再将应归本月采购材料负担的采购保管费自“采购保管费”科目的贷方转入“物资采购”科目的借方。
为了使年度内各月使用各种材料的采购成本分摊的采购保管费比较均衡，也可根据年度内预计的采购材料的计划价格成本总额（或买价和运杂费的总额）和材料采购保管费计算的预定分配率来计算应计入各该月份（或各批）采购材料成本的采购保管费。
采购保管费预定分配率=预计全年材料采购保管费总额预计全年采购材料的计划价格成本总额×100%
某月采购材料应分配的采购保管费=该月采购材料的计划价格成本×采购保管费预定分配率。
例：某施工企业预计全年发生的材料采购保管费为488000元，预计全年采购材料的计划价格成本为24400000元，则该年度：
采购保管费预定分配率=48800024400000×100％＝2％
如某月采购主要材料的计划价格成本为140000元，则应分配主要材料的采购保管费为2800元（140000×2％），应将它自“采购保管费”科目的贷方转入“物资采购”科目的借方，作如下分录入账：
借：物资采购2800。
贷：采购保管费2800。
如果材料日常收发是按计划价格计算的，材料采购保管费就可不必对各批采购材料进行分配，只要在月终一次计入各类物资采购明细分类账的合计栏内，用以计算各类材料实际成本合计即可。
“采购保管费”科目的月末余额，表示实际发生采购保管费与分配采购保管费的差额，在编制资产负债表时，要将它并入“待摊费用”或“预提费用”项目反映。当实际发生数大于分配数，“采购保管费”科目结有借方余额时，要将未分配数并在“待摊费用”项目反映；实际发生数小于分配数，“采购保管费”科目结有贷方余额时，要将多分配数并在“预提费用”项目反映。但在年度终了时，应将“采购保管费”科目的余额全部转入“物资采购”科目。
在总公司设有地区建筑材料供应机构，施工用主要材料大都由材料供应机构送到施工现场的施工企业，它所发生的材料采购保管费不多。为了简化核算手续，可考虑将发生的材料采购保管费记入“管理费用”科目的借方，在管理费用中开支。月末应根据“物资采购明细分类账”将本月购入材料实际成本与计划价格成本的差异，自“物资采购”科目转入“材料成本差异”科目。
当采购材料的实际成本高于计划价格成本，“物资采购”科目结有借方余额时，应作如下分录：
借：材料成本差异。
贷：物资采购。
当采购材料的实际成本低于计划价格成本，“物资采购”科目结有贷方余额时，应作如下分录：
借：物资采购。
贷：材料成本差异。
以上说明的是物资采购总分类核算的一般情况。在实际工作中，还会发生发票账单尚未收到的暂估入账材料和在途材料。
对于已验收入库但供应单位发票账单尚未收到的材料，要先按照计划价格或合同价格暂估入账，记入“应付账款”科目（也可记入“暂估应付账款”科目）的贷方和“物资采购”科目的借方。待发票账单到达付款时，再以红字将前记暂估数冲销，另按发票账单价格记入“物资采购”科目的借方和“银行存款”科目的贷方。
例：某施工企业向华东木材公司购入原木5立方米，材料已验收入库，但发票尚未到达，无法支付料款。在暂按计划价格每立方米料600元入账时，应作如下分录：
借：物资采购3000。
贷：应付账款或暂估应付账款3000。
发票账单收到，将前记暂估入账数冲销时：
借：物资采购3000。
贷：应付账款或暂估应付账款3000。
按发票账单价款3200元结算时：
借：物资采购3200。
贷：银行存款3200。
为了简化核算，减少平时转账手续，对于材料入库在先、付款在后的采购业务，在月份内可暂不入账，等发票账单到达后再入账。到月终发票账单仍未到达时，才按合同价格或计划价格暂估入账，并在下月初用红字将暂估入账数冲销，等收到发票账单时，再按实际付款数入账。
如果发票账单和结算凭证已经收到，并已支付或承付，但材料尚未到达，这是“在途材料”。这些在途材料也应在“物资采购”科目核算，即按实际采购成本记入该科目的借方；材料运到验收入库时，再按计划价格自该科目的贷方转入有关材料科目的借方。月份终了时，“物资采购”科目反映的在途材料，有如下两种处理方法：
1，设置“在途材料”科目。
月末将在途材料从“物资采购”科目的贷方转出，记入“在途材料”科目的借方，并在下月初用红字加以冲销。
2，不设置“在途材料”科目。
将在途材料反映在“物资采购”科目。月末“物资采购”科目的借方余额即为在途材料。
不论用哪种方法处理，在编制会计报表时，月末“在途材料”都应在“存货”项目反映。
对于因材料短缺、损坏和质量不合规定等原因向供应单位、运输机构请求赔偿的金额，应根据“赔偿请求单”记入“应付账款”、“其他应付款”科目的借方和“物资采购”科目的贷方，作如下分录入账：
借：应付账款。
其他应付款。
贷：物资采购。
◎，材料采购的明细分类核算。
为了确定各类材料的实际成本，并计算各类材料实际成本与计划价格成本的差异，要设置“物资采购明细分类账”和“材料成本差异明细分类账”，对材料采购业务进行明细分类核算。
“物资采购”和“材料成本差异”科目的明细分类核算，可以按材料科目或材料类别进行，也可按全部材料合并进行。按材料类别进行明细分类核算，可使工程成本中材料费的计算比较正确，但要相应多设物资采购和材料成本差异明细分类账户，增加核算工作量。如果将全部材料合并一起来核算，虽可简化核算工作，但因有些材料的采购成本可能节约，有些材料的采购成本可能超支，势必影响工程成本计算的正确性。因此，在决定物资采购明细分类核算的材料类别时，既要考虑到工程成本计算上的正确性，又要考虑核算时人力上的可能性。
“物资采购明细分类账”的采购记录根据供应单位发票账单记入，承付记录根据托收凭证记入；借方登记购入材料的实际成本，包括买价、运杂费和采购保管费；贷方登记购入材料的计划价格成本，根据收料单记入。对于因数量不足、质量不符而要求供应单位或运输机构赔偿的损失，根据“赔偿请求单”在借方用红字登记。对于发票账单未到暂估入账材料，要先根据暂估金额记入借方。在收到发票账单，开出、承兑商业汇票或支付时，再将暂估登记的借方金额用红字冲销，另按发票账单金额重新登记。冲销暂估数所根据的收料单号数，要在备注栏内注明。月份终了，应分别结出除“在途材料”外的借方栏和贷方栏的金额合计，并计算两栏合计的差额，即材料成本差异，然后将材料成本差异转入“材料成本差异明细分类账”的“本月收入”的“借方成本差异”（当本月购入材料实际成本大于计划价格成本，采购成本超支时）或“贷方成本差异”（当本月购入材料实际成本小于计划价格成本，采购成本节约时）栏，将计划价格成本转入“计划价格成本”栏。为便于计算下月采购材料的成本差异，对于月末“在途材料”，应将它转登下月账页。
“材料成本差异明细分类账”根据“物资采购明细分类账”、“发出和耗用材料汇总表”进行登记。对于自制材料和清理固定资产、临时设施所得的残料，还要根据“材料交库单”在本月收入栏登记自制材料和残料的计划价格成本和成本差异。设例中，该月收入自制材料的计划价格成本为8000元，实际成本为8080元，借方成本差异为80元（8080-8000）。
在登记“物资采购明细分类账”结转的本月收入材料的计划价格成本和成本差异，以及自制材料等的计划价格成本和成本差异后，即可与月初（即上月末）结存材料的计划价格成本和成本差异一起，计算各类材料的成本差异分摊率：
材料成本差异分摊率。
=月初结存材料成本差异+本月收入材料成本差异月初结存材料计划价格成本+本月计划材料计划价格成本×100%
=800+（4960+80）144000+（140000+8000）×100%=2%
根据材料成本差异分摊率，就可计算本月发出和耗用材料的成本差异，并算得月末结存材料的计划价格成本和成本差异。
（第四节）
做好材料的收发核算。
◎，材料收发的手续和凭证。
施工企业除向供应单位购入材料外，往往还有由发包单位、总包单位和各施工、辅助生产单位交来的材料。
企业收自发包单位或总包单位的材料，应同外购材料一样，填制“收料单”，但须在“收料单”上注明“发包单位材料”或“总包单位材料”字样。
企业仓库对于本企业辅助生产单位或施工现场交来的自制材料、清理固定资产和临时设施所得的残料等，要根据辅助生产单位或施工单位填制的“材料交库单”进行验收。“材料交库单”至少一式三份。一份在收料仓库签收后退回交料单位，一份留存收料仓库视同“收料单”处理，一份在交库后送会计部门。为了便于计算自制材料的成本差异，月末应在自制材料交库单备注栏内补充记录自制交库材料的实际成本。
各单位在领用材料时，要填制“领料单”，经单位主管批准后向仓库领用。“领料单”至少一式三份，一份在仓库发料后填列实发数量，由发料人和领料人分别签章后留存仓库，一份由领料单位留存，一份交会计部门。
为了考核班组的材料消耗情况，促使节约使用材料，保证降低成本计划的完成，对于各施工班组领用的材料，应有一定的限额。在每一分部工程开工以前，应由施工员根据工程任务单中所列工程内容数量，按照材料消耗定额计算出完成这一任务所需要的各种材料数量，填制“定额领料单”。“定额领料单”应一式两份，一份交用料班组作为领料的限额凭证，一份交仓库材料员作为发料的限额凭证，发料后应在单上填实发数并盖章。超过定额领料或由于工程返工而补领材料时，必须按照规定办理追加手续。已经结算的定额领料单，原由用料班组保管的一份应转交会计部门作为计算工程用料成本的依据。
对于领用大堆材料如砂、石、砖、瓦等，原则上也要按照上述领料手续办理。但在实际工作中，同一大堆材料，常有几个单位工程共同耗用，而且领用次数较多，很难在领用时逐一点数。因此，往往采用“算两头、轧中间”的办法来定期计算其实际用量。即对进场的大堆材料进行点数后，日常领用时不必逐笔办理领料手续。每月终了时，先根据当月完成工程量和单位工程量材料消耗定额，计算各工程本月定额耗用量；再通过实地盘点求得本月实际耗用量，并计算定额耗用量和实际耗用量的差异数量、差异分配率；然后求得各工程实际耗用大堆材料数量和计划价格成本。
本月定额耗用量＝∑（本月完成工程量×材料消耗定额）
本月实际耗用量＝月初结存数量+本月收入数量-月末盘存数量。
差异数量＝本月实际耗用量-本月定额耗用量。
差异分配率=差异数量本月定额耗用量×100%
某项工程实际耗用量=该项工程本月定额耗用量×（1±差异分配率）
某项工程耗用大堆材料计划价格成本=该项工程实际耗用量×计划单价。
现举例说明计算方法如下：
1，先根据各工程的完成工程量和单位工程量材料消耗定额，计算各工程的定额耗用量。
石子定额耗用量可按完成混凝土工程量和每立方米混凝土石子消耗定额计算（如图表2-1所示）。
表2-1。
工程项目完成混凝土工程量位。
（立方米）消耗定额。
（吨/立方米）定额耗用量（吨）103厂房建筑工程1401，4196104办公楼建筑工程601，484合计2001，42802，通过盘点月末现场存料，计算本月各项工程实际耗用量。
设例中，假定石子上月盘存数为74吨，本月收入260吨，月末盘存还有40吨。
本月石子实际耗用量为：74+260-40=294（吨）
3，计算定额耗用量和实际耗用量的差异数量和差异分配率。
如发现差异数量较大时，要查明原因。
石子差异数量为：294-280=14（吨）
石子差异分配率为：14280=5％
4，根据各工程定额耗用量和差异分配率求出实际耗用量。
103厂房建筑工程的石子实际耗用量为：196×（1+5％）=205，8（吨）
104办公楼建筑工程的石子实际耗用量为：84×（1+5％）=882（吨）
5，根据各项工程实际耗用量和材料计划单价计算各项工程耗用材料的计划价格成本。
设例中，假定石子每吨计划价格为30元，则：
103厂房建筑工程耗用石子的计划价格成本为：205，8×30=6174（元）
104办公楼建筑工程耗用石子的计划价格成本为：882×30=2646（元）
6计算各项工程耗用大堆材料的计划价格成本合计。
某项工程耗用大堆材料的计划价格成本合计=该项工程耗用各种大堆材料的计划价格成本之和。
设例中，假定103、104工程所耗用黄砂的计划价格成本分别为319872元与137088元，则：