第14章 公共关系管理(2)

2.邀请新闻界人士参观访问。邀请新闻界人士参观访同，是与新闻媒介建立良好关系的有效方法。通过参观访问、实地观察，新闻界人士可增加对公司的感性认识，获得宣传报道的第一手材料。

三、公关操作流程

第一条目的。

为设计和制定合理的公关操作程序，选定可行的公关方案，有效地促进公司公关目标的达成，特制定本流程。

第二条公关操作的基本要求。

1.从公司长远利益出发，合理规划每项工作。

2.适时调整公关企划方案。

3.操作流程要符合公司要求与需要。

4.职责明确。

第三条善于创造和把握公关机会，确定把握机会的线索，方针和行为规范，寻找新的经营机会和经营领域。

第四条有效配置公司现有资源，不断完善公关方案。

第五条公关要突出人的主观能动性和自觉适应性，灵活地根据市场环境和公司现有状况，组合相关的公关企划资源，不断调整公关活动。

第六条公关操作流程：

A、公关主题的确定、

1.列举公关企划问题。

2.明确公关企划目标。

3.确定公关企划主题。

B、公关所需资料的收集与分析，

1.现有资料收集。

2.市场状况调查。

3.资料审核、

4.资料分析。

C、公关创意的产生。

1.创意方法的选择。

2公关创意方案的制定。

D、可行性公关方案的选择。

1.选择衡量标准。

2.公关方案的对比评估。

3.确定最终方案。

E、公关方案的模拟与评估。

1.公关的预算评估。

2.公关的进度控制。

3.公关的效果评估。

第二（节）重要公关活动操作流程

一、开业典礼操作流程

第一条目的

给社会、公众留下深刻、美好的“第一印象”，最大限度地扩大知名度和影响。

第二条操作流程

1.精心拟订邀请宾客名单。该名单由企业领导增删核准，提前送达。对重要贵宾须个别关照，确保与会。

2.拟订典礼程序，一般为宣布开始、宣读贵宾名单、贵宾致贺词、致答谢辞、剪彩、揭牌几项。

3.事先确定致贺词人、致答辞人，草撰贺、答辞文稿。

4.事先确定剪彩人员名单。

5.安排一些余兴（节）目，如题词，以及锣鼓、舞狮耍龙、秧歌等民俗活动。

6.典礼仪式后，组织参观生产、经营、服务现场；或进行优惠、义卖活动。

7.座谈、留言、个别拜访，广泛征求意见和建议，整理留言簿和摄像、录音资料。

第三条注意事项

1.体现热烈、隆重（或简朴）、喜庆、欢快的气氛。

2.精心组织，确保万无一失，多制定几套后备应急方案。

3.所有宾客无论地位高低，均不得怠待。对围观群众也以礼相待。

4.公关人员应准备充分、善于鼓动、接待周到热情、指挥有序。

二、新闻发布会操作流程

第一条新闻发布会的筹备

1.确定会议主题。首先要从新闻媒介和社会公众的角度出发，确定会议的主题和信息发布的最佳时机。然后再进一步考虑这个主题是否非常重要、是否具有新闻价值、能否对公众产生重大影响、此时召开信息发布会是否适宜等。

2.选择会议主持人和发言人。主持人和发言人必须具有较高的文化修养和口头表达能力，对提问能做到头脑清醒、反应机敏。会议的主持人一般应有具有较高专业技巧的人担任。会议的发言人一般应是公司董事长或总经理、招待会前应进行必要的模拟训练。

3.准备发言稿和报道提纲。

a、必须先在公司内部统一口径，然后组织专门小组负责起草发言稿，全面、认真地收集有关资料，写出准确、生动的发言稿。

b、应围绕主题，准备好宣传辅助材料，包括文字、照片、实物、摸型等材料，以便在会上分发、展示或播放，以增强发言效果。

4.选择会议地点和举办时间。

a、举行新闻发布会要选择一个方便的地点，但不宜在办公室举行。会场要具备必要的照明设备、视听设备和通讯设备等。会场要安静，不受电话干扰，要有舒适的座椅。

b、选择会议的时机，应尽量避免（节）假日、重大社会活动和其他重大新闻发布的日子：时间安排要考虑到媒介的截稿时间、会议程序安排紧凑，避免冷场或混乱局面。

c、会议时间一般应控制在一小时以内，对无关或过长的提问应予以制止，会议应有正式结尾。5.选择邀请记者的范围。邀请的记者覆盖面要广，都要照顾到，对所有记者要一视同仁。

6.组织参观和宴请的准备。

a、发布会前后，可配合主题组织记者进行参观活动，请记者做进一步的深人采访，有关参观活动事宜应在会前就安排好，并派专人接待介绍情况。

b、会后可邀请当地记者共进工作餐，利用非正式交谈，相互沟通，融洽与新闻界的关系，解决有关发布会没有解决的间题。

7.制定会议费用预算。应根据所举行新闻发布会的规格和规模制定费用预算、并留有余地，以备急用、

第二条新闻发布会的召开

1.会议主持人要充分发挥主持和组织作用。

主持人言谈牙庄重，有涵养、有幽默感，要尊重别人的发言和提问，同时，要控制好会场气氛，把握主题范围，维持会议秩序，掌握会议时间。

2.所发布的消息必须准确无误，如有错误应及时予以更正。

3.应安排足够的接待员，设立签到处，并派专人引导记者前往会场。会议组织人员应配戴胸卡，与会记者应发给写有姓名和新闻机构名称的襟牌，会议桌与餐桌要分清主次，排好顺序、避免混乱或不愉快的情况出现

第三条新闻发布会后的工作

1.整理出新闻发布会的记录材料，总结经验和不足，并作为资料保存。

2.收集到会记者在新闻媒介上所作的报道，进行归类分析，总结经验得失。

3.收集与会者的反应，了解记者及所属媒介对公司的所发稿中的内容及倾向性等。

4.条对于因故末能参加发布会的新闻机构，可提供有关背景资料、会议记录材料与图片、报道提纲等。

三、展览会操作流程

第一条确定展览会的主题和目的。展览会的主题和目的决定着在展览会中使用的沟通方法和接待形式等，故展览会筹备应确定总编，构思总设计，使各部分有机衔接。

第二条确定参展单位、参展项目和展览会的类型。采用广告或发出邀请的形式来吸引参加展出的单位。广告和邀请信应写清楚展览会的宗旨、展览会顶目类型、估计参观者的人数和类型、展览会的要求及费用预算等，给潜在参展单位提供决策所需的资料。

第三条明确参观者类型。根据参观者对展出项目的了解程度，分别提供较为专业化的和普及性的资料。

第四条选择展览的时间地点。选择展览地点要考虑到参观者方便、环境适宜、辅助设施易配置等因素。

第五条培训展览会的工作人员。必须对展览会的工作人员即讲解员、接待员和服务员等进行良好的公共关系培训，并就展览内容进行必要的专业知识培训。

第六条准备展览会的辅助设施和相关服务。

第七条成立专门对外发布新闻的机构，负责和新闻界进行联系。要制定新闻发布的计划，充分发掘展览会中有新闻价值的东西，写成稿件予以发表，扩大展览会的影响。

第八条准备展览会所需的各种辅助宣传资料。

第九条确定展览会的费用预算。具体列出展览会的各项费用，进行核算，有计划地分配各项资金。

第十条应设计展览会的标志，准备展览会的纪念品，未宣传提供方便的工具。

第十一条搞好展览会效果的评估。

1.在展厅内放置公众留言簿、主动征求意见。

2.当场召开观众座谈会，收集观众的意见和想法。

3.当场举办有关展览内容的知识竞赛，当场发题，当场解答、当场发奖。

4会后发放调查问答或登门访问，了解展览会的实际效果。

四、参观活动操作流程

第一条公关策划人员应通过开放参观活动向公众开展宣传，以扩大公司的知名度和美誉度，提高公司经营管理的透明度，提高员工士气和凝聚力。

第二条开放参观接待对象。

1.员工家属和社区居民。

2.营业团体。生产协作者、原料供应商、经销商、运输公司等。

3.股东公众。股东、股票经纪人、金融评论专家。

4.其他职业集团。金融机构、律师协会、新闻界团体、保险公司、卫生检查机构、环境保护机构。

5.行政机关。各级政府部门、上级主管部门等，舆论领袖。科技教育文化单位。研究所的研究人员、高等院校的师生、各类学术团体及文化机构。

6.各种慈善机构与社会福利团体。

7.海外人士。

第三条对外开放参观的内容，要服从于参观的目的与要求，为求实事求是，结合参观者的特点和需求，视参观者的需要与兴趣而定。

第四条开放参观的实施流程。

1.制定计划。制定计划在一年前就应该准备、或至少应该提前3个月着手筹备，不能仓促开放。策划时要考虑制定出活动计划的大纲、推行该计划的详细时间表和具体工作人员的指派任命。

2.成立专门机构。建立各种专门机构，尽可能让更多的员工承担部分工作，以增强员工的参与意识，激发员工的工作积极性。

3.准备参观项目。公司事先准备好计划中预定参观的项目，以给参观者一个良好的企业形象，公关策划人员也可以适当安排一些（节）目，以激发参观者的兴趣。

4.安排交通路线。在发请柬时应另附详细说明，指明停车场和具体的交通路线。此外，还应设立交通标志，对主要的设施用标志牌予以说明，整个参观路线要有统一的布置设计，以显示出良好的管理素质。

5.安排引导人员。对引导人员或者解说人员事先要进行认真选择、培训、引导人员应该配戴印有公司名称和个人姓名的标牌，应有礼貌地介绍参观的内容，认真回答来宾提问、

6.实施宣传、策划人员应该充分重视宣传工作，一方面用新闻媒介来扩大影响和知名度，一方面对公司内部员工做宣传工作，便每个人都自觉参与宣传。

7.准备纪念品。纪念品不要太贵重，关键是要精美。

8.结束后的答谢工作。活动结束以后，要及时对所有参加的员工致谢，采用书面答谢形式，感谢大家辛勤劳动，积极配合。

第三（节）公关管理适用表格

表1公关工作计划表

公关计划名称实施部门

公关主题

公关人员公关组别

公关主管其他人员

公关计划安排

进度安排起止时间工作内容工作要求

近期工作

中期工作

目标修正

长期工作

长期目标修正

成果

完成情况

预算结算

表2公关预算表

活动名称

开展日期

接待费用预算

会议费用预算

宣传费用预算

人工费用预算

媒体费用预算

设备费用预算

管理费用预算

活动经费预算

其他费用预算

合计

表3公关调查表

调查方式预计目标实施时间调查数量结果分析

抽样调查

典型调查

个案调查

民意调查

电话调查

访问调查

文献调查

邮件调查

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