第3章 公文处理
第一（节）公文概述
公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
一、公文的种类
（一）请示
请上级指示和批准，用“请示”。
（二）报告
向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
（三）指示
对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
（四）布告、公告、通告
对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
向国内外宣布重大事件，“用公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
（五）批复
答复请示事项，用“批复”。
（六）通知
传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同
级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
（七）通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
（八）决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
（九）函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
（十）会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
二、公文格式
公文格式一般包括：标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。
（一）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。
除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
（二）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位（部门）；如果需要上报另一个上级单位（部门）时，可以用抄报的形式。
（三）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。
（四）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位（部门）的公文编号。
（五）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。
（六）收、发文单（部门）位应写单位（部门）全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位（部门）排列在前。
（七）文字一律从左至右横写横排。
（八）公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。
第二（节）公文处理
公文处理，是公司对公文及公文运行过程的管理。为了保证公文准确、迅速、安全地运转和传递，以充分地发挥公文的作用，应遵循一定的程序和规则。
一、公文处理程序
（一）收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
1．上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。
2．承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
3．凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退回文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。
4．加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
5．领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。
（二）发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
1．草拟公文的要求：
（1）要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。
（2）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
（3）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
（4）草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
（5）数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
（6）章（节）序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“（一）”，
第三层为“1”，第四为“（1）”。
（7）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
2．公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。
审核的重点：
（1）是否需要行文。
（2）是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。
（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
（4）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
（5）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。
3．公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。
4．公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
5．签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
6．公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。
7．公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。
二、文件的管理
（一）各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文薄检查归档，以防遗漏。
（二）各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录
音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关
人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应
该归档的文件。
（三）没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。
第三（节）企业公文实用表格
附表16-1请示
××公司
××公司/部门
关于××××的请示
××部门：
（正文）
当否，请批复。
××公司/部门
年月日
抄送：
附表16-2报告
××公司
××公司/部门
关于××××的××报告
××部门：
（正文）
××公司/部门
年月日
抄送：
附表16-3决议
××公司文件
总发办字[×]第[×]号签发人：
××会关于××××决议
（年月日××会议通过）
（正文）
年月日
主题词：
抄送：
××公司
年月日
（共印××份）
附表16-4决定
××公司文件
总发办字[×]第[×]号签发人：
关于××××××决议
（正文）
年月日
主题词：
抄送：
××公司
年月日
（共印××份）
附表16-5批复
××公司文件
×函[×]第×号
××公司关于××××公司的批复
××××公司（部门）
你公司（部门）于××××年××月××日×法[××]号请示收悉。现批复如下：
（正文）
特此批复
年月日
主题词：
抄送：
××公司
年月日
（共印××份）
附表16-6通知
××公司文件
总发办字[×]第[×]号签发人：
关于××××的通知
总公司各中心（部、室）、各分公司、子公司：
（正文）
年月日
主题词：
抄送：
××公司
年月日
（共印××份）
附表16-7通报
××公司文件
总发办字[×]第[×]号签发人：
关于××××的通报
总公司各中心（部、室）、各分公司、子公司：
（正文）
年月日
主题词：
抄送：
××公司
年月日
（共印××份）
附表16-8公函
××公司文件
×函[200×]第[×]号签发人：
××公司关于×××的复函
××公司：
××××年××月××日函收悉，关于一事，经我×××研究，回复如下：
（正文）
特此复函
××公司
年月日
附表16-9送件登记簿
日期发送部门\单位发文类型件数文号发件机关或收件人收件人盖章
附表16-20收文登记簿
日期收文号文件标题来文单位来文号密级份数处理情况
附表16-21发文登记簿
文件号文件标题签发人拟稿部门密级印数余存登记日期发出日期备注