第6章 外事接待管理

第一（节）对外接待办法

第一条总则

1.对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。

2.本办法适用于全公司各部门。

第二条二、对外接待范围

1.本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

2.接待的对象分为内宾和外宾。

第三条对外接待部门

1.公司行政部为公司负责接待的职能部门。

2.遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。

第四条对外接待原则

接待应遵循“平等、对口、（节）约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。

1.平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。

2.对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。

3.（节）约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。

4.周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。

5.保密原则。向不定期宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的部题。

第五条接待规格的确定

1.高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。

2.对等接待。适用于一般性接待活动。

3.低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。

第六条接待礼仪

1.见面。原则为主动、热情、礼貌。

2.接待：主动起迎，问明来意。

3.安排交谈地点：

⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；

⑵手前头忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接呀另商时间；

⑶切忌让客人久候而无人问津。

⑷客户提出国家领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。

第七条引见

1.首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。

2.引见顺序；

⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；

⑵按职务高低，依次介绍一行来客；

⑶职务相同，先介绍年纪大的。

⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。

第八条行路

1.陪同客人行路，请客人行于自己右侧；

2.乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；

3.自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。

第九条其他

1.穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；

2.主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；

3.尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼（节）。

4.因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。

第十条接待内容和程序

㈠接待内宾。

1.接受任务，弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

2.布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。

3.迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。

4.看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。

5.安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

6.组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。

7.送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。

8.小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

㈡接待来宾。

接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：

迎送。

1.安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。

2.对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。

会见会谈。

1.会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。

2.我方人员应提前到达，并在门口迎送。

3.对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。

4.会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。

5.会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。

6.如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。

宴请。

1.有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。

2.举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。

文艺晚会。

1.根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定（节）目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。

参观游览。

1.根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。

接待标准

⑴用餐标准。

1.招待官员、关系户80~120元/人?餐

2.较重要官员、关系户50~80元/人?餐

3.地方一般干部、外单位来人10~30元/人?餐

4.公司分支机构来人15元左右/人?餐

5.常客员工标准

（2）住宿安排。

招待对象标准审批权限

较重要官员200~350元/天总经理

较重要官员150~200元/天总经理

公司分支机构按公司标准

常客自愿

第十一条附则

涉及重大接待活动，需部门协调执行。

第二（节）接待来访工作流程

1.起立招呼，使用礼貌用语

2.让座倒茶。

3.询问来访人姓名、单位、身份、来访目的、是否预约

4.决定接待对象和方式：秘书接待、有关部门接待、领导接待。5.是否安排工作餐或宴请订餐

6.接待完毕，礼貌送客：

7.按宾客身份分送至办公室门口、楼（电）梯口、公司大门口

8.填写访客记录，必要时向领导汇报

第三（节）接待来访工作管理适用文书

一、介绍信

：

兹介绍我公司同志等人（系我公司），前往贵处联系事宜，请接洽。

此致

敬礼

XXXXX公司（盖章）

年月日

二、请柬

同志：

我公司定于月日时举办，届时敬请光临。

此致

敬礼

XXXXX公司（盖章）

年月日

地址：电话：联系人：

三、出席典礼邀请函

谨定于年月日（星期）时整在会议展览中心一号展览厅举行典礼。

恭请

XXX市

XXXX局长莅临主礼

XXXX会总裁

演讲及颁奖

敬候

光临指导

XXXX会馆

主席XXXX敬约