第8章 文书印信管理(2)

5挂号信函、快递、特快专递等应在发送时分别处理。

第八条文件一般应保存副本两套备查，必要时可报据需要处理。

第九条凡符合下列规定的文书，都必须做好登记：

１、在一般文书或送交部门的普通温文书中，如果判定或者未开启也能判断是重要文书或者夹有重要物品的文书。

2.专人传递送达的文书。

3.标有绝密类或亲启字样的文书。

第十条文秘室必须优先处理电报、特快专递类文书，不得拖延。

第十一条凡下班后或规定工作时间以外到达的文书，一律由值班人员接收，于此后第一个工作日早晨移交文秘室。

第十二条文书的分发按下列规定进行：

１、写给各部门的文书，经登记后直接分发给各部门。

2.重要文书、专递文书或者夹有重要物品的文书，直接送交文书接收人，在接受人不在的情况下，嘱托部门主管转交，领取文书者必须在登记簿上签名盖章。

3.文书中一切夹带或附有的物品，必须原样送到当事人手中、

4.私人信件直接分送本人(在特殊情况下也可由代理者领取)，在必要情况下，让领取者在登记簿上签名盖章。

第十三条各部门接到文书时，在必要情况下，应给文秘室一个回复，表示那些需要回复的文书已经收到。

第十四条分送给各部门的文书，如果出现差错，直接退回文秘室处理。

第十五条文书的寄发

1.文书的邮寄、送发统一由行政部文秘室负责。

2.寄发公司外的一般文书各部门及有关人员封缄之后直接送交文秘室统一寄发。

3.文秘室汇集所有待发文书，做好“文书发送登记”。待发文书必须在一定时间内发送出去;特快专递以及电报等文书必须即时发出。

4.凡机密或亲启文书，文秘室必须加盖绝密、密、亲启等印章后发送、并给发文部门或发文者必要的回复。

5.其他重要文书或快递文书，必须加盖专递、面呈、快递等字样印章，并给发文部门或发文者必要的回复。

6.邮费由文秘室统一开支。

7.文秘室按月决算全部邮费开支。

第十六条附则

本办法由行政部解释、补充，由公司颁发生效。

三、文书打字、复印管理办法

第一条总则

1.为加强公司行政事条统一、有序化管理，特制定本办法。

第二条适用范围

1.本办法适用于需公司统一打字、复印的工作。

2.凡各部门专用电脑打字工作，要不列入本办法管理，可参照执行。

第三条任务的承办

1.公司打字工作由行政部负责管理。申请人填写打字复印登记簿经各级有关领导审批后，由行政部根据轻重缓急统一安排。打字员不准私自接受打印任务。

2.公司复印工作由行政产负责管理，申请人填写打字复印登记簿经各级有关领导审批后，由行政主管或自行领用复印纸复印。

3.公司公文打印任务按公文处理办法程序办理。

4.打印件打印完后应将原稿、发文拟稿单、打印件一并交行政部。

第四条打字复印费用核算

1.打印员应将打印材料信息按部门、人员分别造册登记、统计打字、复印工作量、数量。2.公司依据制定的费用开支标准表，定期核算各部门费用，并纳入成本效益考核范围。3.私人材料原则上不在公司打印、复印，经特批允许后，其费用从其本人工资中扣除。

第六条技术规范

1.打字员打字错误一般不超过5‰，打字速度为100字/分钟。

2.复印用纸损耗率不超过2%。

3.电脑、复印机完好率超过95%。

4.工作室保持整洁，不准吸烟，不乱堆杂物。

5.其他无关人员一律不准私自上机操作。因工作需要，经行政部经理安排后方可上机。

第七条保密要求

1.打字员要对保密材料保密，对其废品当场销毁。

2.公司保密材料复印须经有关领导签字批准；绝密文件经总经理审批，机密级须经副总经理签字。

第八条附则

1.本办法由行政部解释、补充，由公司颁布生效。

四、文书管理适用表格

表1文件目录清单

第页

文件类别规范类规格类标准类

文件号名称编号页数日期备注

123

表2收发文日志

收文发文

序号来文单位文号事由份数附件数签收序号受文单位文号事由份数附件数签发

123

表3文件签收簿

月日发件机关密级件数编号收件单位收件人签章

表4信函寄发登记簿

发函日期发函单位文别发函摘要寄发单位回函日期回函摘要

表5行文表

发文号：

保密区分绝对机密别

文呈受

文者副本份数附

件发文号数

极机密函

机密令

密事

由校对员发文日期

普通

传递

法限时送

特快送

快件

核办人

核稿人

承办人

普通

保存年

表6往来信函登记表

客户或单位：

类别日期来（去）函内容处理人回函

日期回函内容

去来

表7发文申请表

部门年月日

文件名称

文件类别

公文表单信件

领导讲话其他

文件

份数

文件级别

普通急特级秘密机密绝密

交件

时间

取件

时间

申请部门主管

经办

签收

表8：打（复）印文件登记簿

复印打印

序号日期文件名称原稿页数合计使用部门使用人备注

A3A4B4B5合计

第二（节）印信管理

一、印信使用和保管办法

第一条总则

1.为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本办法。

第二条印章的种类

1.印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。

２、职章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章。

3.部门章：刻有公司部门名称的印章。其不对外的部门章可加注，“对内专用”。

4.职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章、

第三条印章的刻制

1.公司印章刻制均须报总经理批准，由行政部凭公司介绍信统一到不寻公安机关办理刻制手续。

2.印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

3.根据国际、国内先进、适用的质料和种类。

4.下属企业和部门的根据需要要以申请刻制内部或对外用章，但须经总经理批准。

第四条印章的启用

1.新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。

2.印章启用应事先须发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。

第五条印章的保管、交接和停用。

（一）公司各类印章必须有专人保管。

1.董事会、公司的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定行政部长保管；

2.各部门印章由各部门指定专人负责保管；

3.印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

(二)印章保管必须安全可靠，须加锁保存。特制印章要放在保险柜。印章要在办公室和随身携带，不准委托他人代管。

(三)印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及进汇报，配合安保部门查处。

(四)印章移交须办理手续，签署移交手证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

(五)有下列情况，印章须停用

1.机构变动要机构名称改变；

2.上级部门通知改变印章图样；

3.印章使用损坏；

4.印章遗失或被窃，声明作废。

(六)印章停用要提出处理办法，并报经领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

第六条印章的使用

（一）使用范围。

1.凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司司法人章；

2.凡属公司内部行文、通知，使用公司内部印章；

3.凡属部门业务范围内加盖部门印章；

4.凡属合同类的用合同专用章；

5.凡属财务会计业务的用财务专用章。

(二)使用印章，一律实行审批制度。

用印前先填写“用印申清单”，经主管核准后，连同经审核的文件等交监印人用印。用印权限分级掌握，使用哪级印章，由哪级领导批准，并由其负责。凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印。

(三)使用印章，一律实行登记制度，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

1.代章/因工作急需而又无合适印章，可以采用借章办法，借章要在落款处加注“借印”、“代”字样。

2.使用印章时，保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。

3.严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章将印章妥善移交，以免贻误工作。

（四）印章的监印

1.总经理职章及特定业务专用章由总经理核定监印人员

2.总经理职衔签字章的监印人员为管理理部主管

3.经理职衔签字章及部门章由经理指定监印人员

4.各种印章由监印人负责保管，如有遗失或误用，由监印人全权负责。

5.监印人对未经判定文件、不得擅自用印，违者受处罚。

6.印章遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。

7.监印人除文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印章存档。

第七条附则

1.未按本办法要求使用印信、保管印信，造成丢失、盗用、仿制等，依情（节）轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。

2.本办法由行政部解释、补充，由公司总经理颁布生效。

二、公章使用办法

第一条公司可以对外使用的公章包括：公司章、公司业务专用章(办公室章、人力资源部章、计划财务部章、国际合作部章、合同专用章)。

第二条公司章使用范围。

1.以公司名义上报总公司的报告和其他文件

2.、以公司名义向上级国家机关、各省市、自治区党政机关发出的重要公函和文件。

3.以公司名义与有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。

第三条公司业务专用章使用范围

1.以办公室名义向公司外发出的公函和其他文件、联系工作介绍信，刻制印章证明。

2.人力资源部章：就有关人事、劳资等方面业务代表公司用章。

３、计划财务部章：就有关计划、财务等方面业务代表公司用章、

４、国际合作部章：就有关国际间交往、业务联系、接待计划、组织国际性会议等方面业务代表公司用章

５、合同专用章：以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。

第四条公司印章使用手续

1.公司章、计划财务章、合同专用章必须经总经理、副总经理或总经理助理批准方可使用。

2.办公室章、国际合作部章、由办公室主任批准。

三、印章处理制度

第一条本制度规定本公司重要印章及一般交易印章的处理事项。重要印章由总经理或行政部经理负责保管，交易用章由行政部秘书室保管。

第二条需加盖重要印章或交易用章时依照的手续

1.重要印章：

(1))需盖章时，持需盖章文件及填写规定内容的“重要印章申请书”，经所属部门的负责人批准报行政部秘书室。

(2)接到申清的秘书室主任，确认手续完备和申请单上填写无误后，与文件一起交行政部经理批复。

（3）行政部经理对文件的效用进行审查；对有关疑点进行质询后注明意见，呈报总经理。

（４）总经理在对上述过程及文件审查后、直接在文件上盖童。

（５）盖过印章的文件及“重要用印申请书”，由行政部经理返回秘书室，文件发还申请人。“重要用印申请书”的“处理结果”一栏由总经理填写，由秘书室统一保存。

（６）总经理若认为文件有不完善之处，要由行政部经理、秘书室主任依次向申请者反馈。

2．一般交易印章

（1）将文件及登记规定事项的“交易印章施印登记表”交行政部秘书室。

（2）接收上述文件及表格的秘书室主任要亲自处理用印事务。

（3）行政部经理作为秘书室主任的上级，负有管理用印的责任。

第三条总经理因不得已的原因而不能自行用印时，要预先征得同意后委托常务董事代行用印。

第四条办理用印事宜应在营业时间之内。

第五条严禁将印章带出公司。如不得不带出公司时，需要请总经理的批准。

第六条印章如发生丢失、损毁或被盗情况，应迅速向总经理或行政部经理汇报。

第七条印章的新刻或改制由行政部经理获总经理批准后办理。

第八条不论是重要印章、还是一般交易用章，用于文件和凭证时就代表着公司的权利和义务，因此，应将公司印章的印摸制成印鉴簿交由行政部经理保管。

第九条本制度的制定，下发和修改、废止、由董事会研究决定。

四、印信管理表格

表1制发印信申请表

理由

印信种类

用印范围

印

信全称

字体

制发日期

保管部门

申请

部门主管

申请人

印章管理部门

报备

审批

机关主管盖章

印信模式

表2公章使用记录表

日期文件名称公章类别申请单位批准单位批准人用印人签章备注

表3印章登记台帐

印章登记台帐年月日呈报者

登记日期印章名称

印模管理人经手人

印模种类形状

制成日期印模材质

废止日期废止理由

备注