第9章 档案图书管理(1)

第一（节）档案管理制度

一、档案管理办法

第一条总则

1.为规范档案管理工作，充分发挥档案作用，提高档案保存质量，特制定本办法。

第二条组织实施

1.公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专、兼职行政主管分管公司主体档案工作。

2.根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定。

3.公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。

第三条公司档案范围

公司建档范围确立为：

1.公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

2.公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；

3.财务、会计及其管理方面的文件材料；

4.劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；

5.经营管理方面的文件材料；

6.生产技术管理方面的文件材料；

7.产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；

8.仪器、设备方面的文件材料；

9.基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；

10.科研、技术引进、转让方面的材料；

11.教育培训方面的文件材料；

12.信息、情报方面的文件材料；

13.党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；

14.其他具有利用和保存价值的文件材料。

15.以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。

16.公司档案还包括声像资料：

a、照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；

b、影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；

c、录音档案：唱片、录音带；

d、录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。

第四条档案立卷、归档程序

（一）文件点收

1.检查文件的文本及附件是否完整，如有缺失应立即迫查归档

2.文件如己抽查，应有主管部门主管的鉴宇确认。

3.文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补全。

4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

6.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；

7.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；

8.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

（二）档案分类

（1）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类

（2）同一小类〔或细类)的案件以装订于同一档夹为原则。

（3）每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录、并以每一案一个“目次”编号为原则。

（4）档号的表示方式为：A1A2--B1B2C1C2D1--E1E2，其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档档案卷次，E1E2为档案目次。

（三）档案名称及编号

（1）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

（2）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示。

（3）档案分类各级名称经确定后、应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号、用一定顺序依次排列、以便在阅。

（四）文件整理归档

1.中文竖写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装汀则对准左上角，理齐钉牢、

3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

4.案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。

5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

6.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

第五条档案的保管：

1.永久保存。(1)公司章程〔2)股东名册(3)组织规程及办事细则(4)董事会及股东会记录（5)财务报表（6）政府机关核准文件(7)不动产所有权及其他债权凭证(8)工程设计图（9）其他需要永久保存的文书。

2.10年保存。(1〕预算、决算书类(2)会计凭证（3)事业计划资料（4）其他经核定须保存10年的文书。

3.5年保存。(1)期满或解除的合约（2）其他经核定需要保存5年的文书。

4.1年保存。结案后无长期保存必要者。

5.各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

6.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；

7.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；

8.做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

9.每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

第六条档案借阅程序

1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向档案管理人员调阅。

2.档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该档案，并在“调卷单”上填注借出日期后，将档案交给调卷人员。

3.在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。

4.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归档。调卷单由档案管理人员留存备查。

5.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

6.调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请档案管理人员负责处理。

7.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一

档案时，应变更调卷登记，不得私自授受、

8.调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关的案件。

9.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

10.外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

11.档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

12.政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。

第七条档案的销毁。

1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；

2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；

3.销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。

第八条附则

1.档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

2.公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。

3.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

4.本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。

二、声像档案管理制度

第一条总则

1.为加强公司的声像档案管理，特制定本制度。

2.公司的声像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等。声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片、照片和文字说明两部分组成。

3.声像档案是公司全部档案的重要组成部分，必须由档案室实行统一管理。

第二条声像档案资料的收集

1.反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料。

２、各级领导人和着名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料。

３、公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。

4.其他公司形成的与本公司有关的重要声像资料。

5.其他具有保存价值的声像资料。

6.声像档案资料应在形成后一个月内、随档案室其他载体形态的档案同时归档。如有特殊情况可以适当延长归档时间。

7.档案室应随时收集零散的具备保存价值的声像资料。

8.录音带、录像带、摄像带、影片、照片〔含底片)和文宇说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不预报销。

9.接收原件，特殊情况下也可以接收复制件。

第三条声像档案的整理

声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

1.照片档案按年代、主题分类、同属一类的照片按时间顺序同时填写其底片号、底片在卷宗内编流水号，其格式为卷宗号一流水号。