第1部分 Excel应用技术

第1章 Excel入门

本章包括

◆ Microsoft Office Excel概述

◆ Excel办公环境

◆ Excel基础操作

◆ Excel表格

要学习Excel VBA，必须先了解Excel的基本操作，本章将介绍Excel的常用知识。通过本章的学习，掌握Excel的基本使用方法。

1.1 Microsoft Office Excel概述

随着企业信息化的不断发展，电脑办公软件成为日常职业办公中不可或缺的工具。Microsoft公司推出的Excel办公软件具有强大的电子表格处理功能，使用它可以进行各种数据处理、统计分析和辅助决策等。Excel已广泛应用于财务、行政、人事、统计和金融等众多领域。

1.1.1 Excel概述

当今社会竞争越来越激烈，如何提高工作效率、如何使自己的工作事半功倍就成了大家最关心的问题，办公自动化也成为当前企业提高效率的一个重要措施。Microsoft公司推出的Office办公套装软件，以其强大的功能、体贴入微的设计、方便的使用方法而受到广大用户的欢迎，成为办公领域的霸主。而Microsoft公司推出的Microsoft Office 2007更是继承了Office家族的传统优势，在易用性、智能化和集成性的基础上，进一步为信息工作者提供了快速便捷的工作方式。

Excel是Office家族成员中一个功能强大、技术先进、使用方便的数据管理和分析系统。它采用电子表格方式进行数据处理，工作直观方便。Excel为用户提供丰富的函数，可以随意进行各种数据处理、统计分析和辅助决策，并将其应用于财政、金融、统计、管理等方面。

自Excel诞生以来，Excel历经了Excel 5.0、Excel 95、Excel 97、Excel 2000、Excel 2003、Excel 2007等不同版本。随着版本的不断提高，Excel软件的强大的数据处理功能和操作的简易性逐渐走入了一个新的境界，整个系统的智能化程度不断提高，它甚至可以在某些方面判断用户的下一步操作，使用户操作大为简化。这些特性，已使Excel成为现代办公软件重要的组成部分。

Office Excel 2007是Microsoft公司最新发布的Excel版本。相对于几年前的Excel 2003而言，新版本从外部操作界面至内部数据处理支持都得到了全面升级。用户接触的是与传统操作界面截然不同的“选项卡+按钮”式的操作界面。

Office Excel 2007融合了Microsoft Office SharePoint Server 2007附带的Excel Services这项新技术，具有一些意义重大的改进之处，用于更加安全地共享数据。您可以更加广泛和安全地与同事、客户，以及业务伙伴共享敏感的业务信息。通过使用Office Excel 2007和Excel Services共享电子表格，您可以浏览、排序和筛选输入参数，并直接在Web浏览器上与数据透视表视图交互。

为更完美地演绎Excel的功能，更贴近地学习新技术，本书所有示例将用Office Excel 2007作为操作环境。

1.1.2 Excel功能特性

Excel具有强有力的数据库管理功能，丰富的宏命令和函数，强有力的决策支持工具，它具有以下主要特点。

1. 分析能力

Excel除了可以做一些一般的计算工作外，还有400多个函数，用来做统计、财务、数学、字符串等操作以及各种工程上的分析与计算。Excel还专门提供一组现成的数据分析工具，称为“分析工具库”，这些分析工具为建立复杂的统计或计量分析工作带来极大的方便。

2. 操作简便

当需要将工作表上某个范围内的数据移到工作表上的另一个位置时，只需按鼠标键，选定要移动的资料，将选中范围资料拖至所需的位置，松开鼠标即可。如果要将公式或数据复制到临近的单元格内，可以拖动填充句柄（所谓填充句柄，是位于当前活动单元格右下方的黑色方块，可以用鼠标拖动它进行自动填充），公式或数据就会被复制到目标单元格中。此外，在使用Excel时，可以单击鼠标右键，屏幕上将出现相应的“快捷菜单”，它将帮助用户尽快地找到所需要的常用命令。Excel内有许多工具按钮，每个按钮代表一个命令。例如，要插入一个图片，就可直接按“插入选项卡”工具栏中的第三个按钮“图片按钮”。

3. 图表能力

在Excel中，系统大约有100多种不同格式的图表可供选用，用户只要做几个简单的按键动作，就可以制作精美的图表。通过图表指南一步步的引导，可使用不同的选项，得到所需的结果；满意的话就继续，不满意则后退一步，重新修改选项，直到最后出现完美的图表。

4. 数据库管理能力

对于一个公司，每天都会产生许多新的业务数据，例如，销售数据、库存的变化、人事变动的数据资料等。这些数据必须加以处理，才能知道每段时间的销售金额、某个时候的存货量、要发多少薪水给每个员工等。要对这些数据进行有效的处理，就离不开数据库系统。所谓数据库系统，就是一组有组织的信息。

例如，将每位职员的简历写在一张卡片上，卡片放在盒子内，盒子内的数据通常组成列和行。再如，每种产品的产地、规格、单位、单价、数量等各自组成一列，每一行都包含同一属性的数据，每列都包含同一品种的数据，即每列都有产地、规格、单位、单价、数量。

管理数据库可用专门的数据库管理软件，如FoxPro, Access, Clipper, Sybase等。在Excel中提供了类似的数据库管理功能，保存在工作表内的数据都是按照相应的行和列存储的；这种数据结构再加上Excel提供的有关处理数据库的命令和函数，使得Excel具备了组织和管理大量数据的能力。

5. 宏语言功能

利用Excel中的宏语言功能，可以将经常要执行的操作的全过程记录下来，并将此过程用一简单的组合按键或工具按钮保存起来。这样，在下一次操作中，只需按所定义的宏功能的相应按键或工具按钮即可，而不必重复整个过程。

例如，可以定义一个打开最后编辑文件且可以自动执行的宏，以后当用户打开Excel后，将自动打开上一次编辑的工作簿。在Excel中，高级用户可使用Visual Basic语言，进行宏命令的开发。利用宏命令，可以将Excel的下拉菜单和对话框更改或将图形按钮的说明更换，使它们更适合于用户的工作习惯和特殊要求。

6. 样式功能

在Excel中，可以利用各种文字格式化的工具和制图工具，制作出美观的报表。Excel工作表里的资料，在打印以前可将其放大或缩小，可以对要打印的文件做微调。用户可将要打印的格式制作好，并存储成样本，以后可以读取此样本文件，也可依据样本文件的格式打印出美观的报表。Excel的专业文书处理程序具有样式工具。

所谓样式，就是将一些格式化的组合用一个名称来表示，以后要使用这些格式化的组合时，只要使用此名称即可，因此可大幅度地节省报表格式化的时间。

7. 对象链接和嵌入功能

利用对象链接和嵌入功能，用户可将其他软件（例如，画笔）制作的图形插入Excel的工作表中。当需要更改图案时，只要在图案上双击鼠标键，制作该图案的程序就会自动打开，图案将出现在该图形编辑软件内，修改、编辑后的图形也会在Excel内显示出来。也可以将一个声音文件或动画文件嵌入Excel工作表中，使工作表变成一幅声形并茂的报表。

8. 连接和合并功能

通常，每项工作在一张工作表上执行即可，早期的工作表软件都只能在一张工作表上执行。有时需要同时用到多张工作表，例如，公司内每个分公司每月都会有会计报表，要将各分公司的资料汇总起来，就需要用到连接和合并功能。Excel很容易将工作表连接起来，并进行汇总工作。Excel内一个工作簿可以存放许多工作表、图形等，每个工作簿文件最多可以由255张工作表组成。

1.1.3 Excel应用程序简介

Excel应用程序是指利用Excel和VBA为自己或其他用户所开发的电子数据表。VBA代表Visual Basic for Application。它以VB为基础，经过修改并运行在像Excel或Word等应用程序中。

一些Excel应用程序包含非常少的代码，这些应用程序都是模型化的，而这些模型是使用设计数据表的正确方法经过深思熟虑为将来的任务所设计的。

Excel应用程序一般具有以下功能。

◆ 自动处理。

◆ 提高用户经验。

◆ 隐藏电子数据表的潜在复杂性。

◆ 与应用程序或数据库整合。

◆ 防止数据表的某些项被修改。

本书的主要内容即为讲解Excel应用程序中的VBA编程，这在后续章节进行详细讲解。

1.2 Excel办公环境

在对Excel有了一定的了解后，为了更好地使用Excel来服务于我们的工作，这一节将讲解Excel的办公环境，熟悉Excel 2007的操作环境。

1.2.1 启动Excel

安装Office 2007后，可以有以下3种方式启动Excel 2007。

◆ 单击“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Excel 2007”菜单项即可启动Excel 2007，进入Excel 2007的工作界面，如图1-1所示。

◆ 如果在左面或者快速启动栏创建了Excel 2007的快捷方式，那么单击快捷方式的图标即可启动Excel 2007。如果是经常使用Excel 2007，建议采用这种方法。

◆ 如果计算机中已有一个Excel工作簿文件，那么双击该文件即可启动Excel 2007并进入该文件的Excel 2007的工作界面。

1.2.2 窗口组成

启动Excel 2007后，就进入Excel的工作界面，如图1-2所示。新的面向结果的用户界面可以使用户轻松地在Microsoft Office Excel中工作。过去命令和功能常常深藏在复杂的菜单和工具栏中，现在可以在包含命令和功能逻辑组的面向任务的选项卡中更轻松地找到它们。新的用户界面利用显示可用选项的下拉库替代了以前的许多对话框，并且提供描述性的工具提示或示例预览来帮助用户选择正确的选项。

Excel 2007的基本界面主要由标题栏、选项卡与功能区、Office按钮、菜单栏、快速访问工具栏、标尺、编辑栏、表格区域、滚动条、状态栏等部分组成。

◆ 标题栏：位于Excel界面中最上方的中央位置，显示当前打开的工作簿的标题。通过拖动标题可以拖动整个Excel界面。标题栏还包括控制菜单框、窗口“最小化”按钮、“最大化”按钮和“关闭”按钮。

◆ 快速访问工具栏：默认状态下位于Excel界面的左上角，由“保存”、“撤销键入”和“重复键入”3个快捷按钮组成。可以自定义设置此工具栏的按钮，方法是单击“自定义快速访问工具栏”即可进入设置界面，如图1-3所示。可以向快速访问工具栏中添加对应命令的按钮，而且可以让工具栏的位置移到功能区的下方。

◆ Office按钮：位于当前窗口的左上角，取代了Excel 2003中的“文件”菜单，集合了新建、打开、转换、保存、打印、共享、发布文件等功能，如图1-4所示。其中“另存为”、“打印”、“准备”、“发布”、“发送”这5个选项还包含下一级的菜单，移动鼠标指针到这些菜单上即可展开下一级菜单，新展开的菜单显示在Office菜单区域的右侧，单击子菜单上的项目可以执行相应的命令。

Office菜单的右侧区域显示了最近打开或者编辑过的工作簿，单击清单的文件名可以快速打开这些工作簿。在Office菜单的最下部还有“Excel选项”按钮和“退出Excel”按钮，通过这两个按钮可以对Excel一些基本选项进行设置及退出Excel程序。

◆ 选项卡与功能区：位于标题栏的下方，取代了传统的菜单和工具栏。在Excel 2007中，命令都以分组的形式呈现在一组选项卡中，包含的选项卡有“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”等。单击这些选项卡可以进入包含多个工具按钮的功能区。这种组织形式，能够快速地找到需要的功能按钮。为了减少混乱，某些选项卡只有需要时才会显示。例如，只有选择图片时，才会出现“图片工具”选项卡。图1-5所示为“插入”选项卡的功能区。

◆ 编辑栏：位于工作表格区域的上部，用来显示和更改选定单元格的名称和内容，也可以用来输入数据、公式及函数；与直接在单元格内输入相比，能显示更长的数据和更复杂的公式。

◆ 工作表格区域：位于界面中央，由多个单元格组成。用来输入文本或对数据进行计算和统计。表格区域包括行号、列号和工作表标签。

◆ 滚动条：包括水平滚动条和垂直滚动条。拖动滚动条可以水平及垂直滚动表格。

◆ 状态栏：位于Excel 2007界面的底部，用来显示当前命令执行进度或者键盘等信息，如保存文件进度、输入状态、就绪状态等。状态栏右端还包含3种视图方式按钮及缩放滑块，可以根据用户需求选择不同的显示方式、调整表格显示范围。

◆ 工作表：用于编辑、显示和分析一组数据的表格，由排列成行和列的单元格组成。创建新工作表时，Excel将自动为其命名，如：Sheet1、Sheet2等。

◆ 单元格位置：用来标识一个单元格的坐标，由列号和行号组合表示。其中列号用A、B、C等大写字母表示，行号用1、2、3等阿拉伯数字表示。当要表示多个连续单元的位置时，则以左上角和右下角单元格来表示，然后在两个坐标之间加上比例号，例如A1:C5表示从A列1行到C列5行的区域。

1.3 Excel基础操作

上一节介绍了Excel的界面和各个部分的功能，要熟悉Excel，必须先熟悉Excel的基本操作。本节将详细讲解常用的Excel操作。

1.3.1 创建新工作簿

在启动Excel时就会自动创建一个新的工作簿（Book1）。如果需要再次新建工作簿，可以通过Office按钮来实现，具体操作如下。

step 1 单击Excel 2007左上角的Office按钮，展开Excel菜单，选择“新建”选项，如图1-6所示。

step 2 在弹出的对话框中，“模板”栏选择“空白文档和最近使用的文档”，然后在中间的区域选择“空工作簿”图标按钮，单击“创建”即可新建一个空白工作簿，如图1-7所示。

在创建工作簿时，如果要创建基于模板的工作簿，可以选择相应的模板新建，来获得更美观、方便的工作簿。此外，还可以通过联机从网上下载更多的模板。

1.3.2 插入工作表

由于工作表是由多个单元格构成的，因此要熟练地处理数据，就必须掌握工作表的基本操作。

新建的工作簿默认包括3个工作表，可以根据实际需要对工作表进行插入新工作表操作。插入的方法有以下几种。

在现有工作表末尾插入工作表。单击工作表标签栏最后的“插入工作表”图标，即可在当前工作表末插入新工作表，如图1-8所示。

在现有工作表之前插入新工作表。在“开始”选项卡功能区的“单元格”组中单击“插入”，然后选择“插入工作表”命令，如图1-9所示。

在现有工作表之前插入新工作表。在要进行插入操作的工作表的标签上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，如图1-10所示。

然后在弹出对话框中选择“插入工作表”即可在当前工作表之前插入新的工作表，如图1-11所示。

1.3.3 删除工作表

如果要删除当前工作表，先进入“开始”选项卡，在“单元格”组中选择“删除”下拉菜单，然后选择“删除工作表”命令即可，如图1-12所示。

另外一种方法是在要删除的工作表的标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令也可进行工作表的删除操作。

1.3.4 重命名工作表

对工作表的命名应该尽量使之概括整个工作表的内容，比如“工资表”、“成绩表”或者“职工档案”等。默认的工作表则都以Sheet1、Sheet2……命名的，因此大多数时候用户都需要对工作表进行重命名操作。

重命名当前工作表，可以打开“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”下拉菜单，如图1-13所示，然后选择“重命名工作表”，此时工作表标签名字即变为可编辑状态。此外，在工作表标签上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令也可实现。

1.3.5 移动/复制工作表

在进行电子表格的设计时，有时候需要对工作表进行移动或者复制操作，有三种方式可以实现工作表的移动和复制。可以通过“开始”选项卡“单元格”组“格式”下拉菜单的“移动或复制工作表”命令，或者在工作表标签上单击鼠标右键并从快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令，弹出如图1-14所示的“移动或复制工作表”对话框，进行移动或复制工作表。

此外，通过鼠标选中工作表可移动当前工作表到指定工作表位置，如果在拖动的同时按住Ctrl键即可完成复制工作表操作。

1.3.6 设置工作表标签颜色

为了便于查找工作表，除了根据内容为工作表命名外，用户还可以为不同的工作表标签设置不同的颜色，具体的操作步骤如下。

step 1 选定要进行颜色设置的工作表标签。

step 2 在该标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令，展开该选项的子菜单，如图1-15所示。

step 3 单击某一个颜色块，所选工作表标签就会被更改为相应的颜色。

此外，还可以通过“开始”选项卡“单元格”组的“格式”下拉菜单中的“工作表标签颜色”命令来设置，操作界面同图1-15。

1.3.7 隐藏/显示工作表

一些表格需要隐藏时，可采用隐藏工作表来实现，操作步骤如下。

step 1 选中要进行隐藏的工作表。

step 2 进入“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”下拉菜单。将鼠标移到“隐藏和取消隐藏”选项，展开其子菜单，如图1-16所示，选择“隐藏工作表”命令即可完成隐藏操作。

如果要显示已隐藏的工作表，在该菜单栏选择“取消隐藏工作表”，将会弹出如图1-17所示对话框，选择要显示的工作表，单击“确定”按钮即可显示。

1.3.8 行列的增加及删除

单元格是处理数据最基本的单位。对单元格的操作也是Excel中最频繁的操作。

在设计电子表格时，经常需要增加或删除一些信息，比如在职工表中要增加“年龄”这一项或想删除“性别”这一项。这就需要在原有工作表的基础上添加或删除行或列。

如图1-18所示为某公司的职工表，若要在此表中“年龄”之前添加“职位”这一栏目，则需要添加一列，具体操作步骤如下。

step 1 选中要插入列的“年龄”栏任意单元格。

step 2 单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，如图1-19所示。

step 3 此时会弹出“插入”对话框，如图1-20所示。在对话框中选择“整列”单选按钮，单击“确定”按钮关闭对话框。

step 4 成功地在“年龄”列之前插入一个空白列，在D1单元格中输入“职位”即可完成，效果如图1-21所示。

step 5 若要删除“加入年份”这一列，则需要选中该列中任意单元格，单击鼠标右键，从快捷菜单选择“删除”命令，并在弹出的对话框中选择“整列”单选按钮，单击“确定”按钮关闭对话框即可删除，如图1-22所示。

也可以通过“开始”选项卡“单元格”组“插入”下拉菜单中“插入工作表列”和“删除”下拉菜单中的“删除工作表列”来实现。插入、删除行的操作与列的操作类似。

1.3.9 调整行高和列宽

行高和列宽可以手工调整，也可以通过“开始”选项卡“单元格”组中“格式”下拉菜单来调整。将鼠标移到某一行标或者列标的边沿，这时鼠标将会变成双箭头状，如图1-23所示。此时，按住鼠标左键并拖动即可调整行高或列宽。

也可以进入“开始”选项卡“单元格”组的“格式”下拉菜单，然后选择“行高”或“列宽”菜单项。此时会弹出一个对话框，要求输入行高或列宽的精确值，行高默认单位是毫米，列宽的默认单位是字节，输入数据后单击“确定”按钮即可调整，如图1-24所示。

1.3.10 更改单元格数据对齐方式

用户使用Excel 2007时，如果没有设定格式，则单元格内的数据都按照Excel 2007默认格式排列，即文字左对齐、数字右对齐、逻辑值和错误值居中对齐。为了美化电子表格，往往需要修改单元格内数据的对齐方式。Excel 2007中提供5种常用的水平对齐方式：左对齐、居中、右对齐、合并后对齐、分散对齐，以及3种垂直对齐方式：顶端对齐、垂直居中、底端对齐。可以根据需要选择合适的对齐方式。更改对齐方式的详细步骤如下。

step 1 选中要进行对齐方式设置的单元格或单元格区域。

step 2 在“开始”选项卡“对齐方式”组中选择需要的对齐方式，单击对应工具按钮，即可进行设置，如图1-25所示。

step 3 如果此快捷栏的对齐方式还不能满足需要，可以单击“对齐方式”组右下角箭头状展开按钮，在如图1-26所示的“设置单元格格式”对话框中设置需要的对齐方式。

1.3.11 填充单元格颜色

在Excel应用中，有时需要醒目显示某些单元格的内容，通过填充单元格的背景色可以很好地完成这个工作。

选中要进行填充的单元格或单元格区域，进入“开始”选项卡，单击“字体”组中的颜料桶状按钮，弹出如图1-27所示颜色栏。把鼠标移动到需要的颜色上，此时单元格会预览显示效果，选定颜色后单击该颜色块，即成功填充单元格。

1.3.12 在单元格添加批注

右击某单元格，在弹出的快捷菜单中选中“插入批注”命令，可以为单元格添加批注。

1.4 Excel表格

在办公应用中，表格往往能以简洁、明了的方式来显示数据和进行数据的处理。在Excel中，电子表格的应用是数据处理中最常用的方式。

1.4.1 表格制作

表格的制作包括边框的处理、单元格合并和拆分等。

1. 边框

为了使工作表中的数据更加清晰，改善工作表的视觉效果，可以为工作表添加边框和颜色，形成一个电子表格。

表格添加边框的详细步骤如下。

step 1 选中要设置边框的表格或单元格区域。

step 2 进入“开始”选项卡“字体”组，用鼠标单击“边框”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“所有框线”选项，如图1-28所示。

step 3 用户还可在图1-28所示的菜单上进行颜色设置，即选择“线条颜色”后再进行边框设置，效果如图1-29所示。

2. 单元格合并和拆分

办公应用中，制作表格需要有个表格标题，因此第一行需要合并单元格作为标题，具体步骤如下。

step 1 选中要进行合并的单元格区域。

step 2 进入“开始”选项卡“对齐方式”组，单击“合并单元格并居中”右边的箭头按钮，进入下拉菜单。选择“合并单元格”选项，如图1-30所示。合并后的效果如图1-31所示。

step 3 拆分单元格的方法是选择要拆分的单元格，然后在图1-30所示的菜单中选择“取消单元格合并”即可实现。

1.4.2 数据处理操作

常用的表格数据操作包括输入数据、复制、粘贴、删除单元格数据、单元格的引用及数据的查找和替换等。

1. 输入数据

电子表格的操作核心是数据的输入与管理。Excel中输入的数据都会出现在当前正在进行输入的单元格中。用户也可以同时对多个单元格（即单元格区域）进行数据的输入。Excel 2007中常用的数据类型有文本、公式、数字、日期和时间等。

文本的输入是Excel中最简单的操作。选取要进行输入的单元格，然后输入文本即可。其详细操作步骤如下。

选取要进行输入的单元格，例如选择B3单元格。

step 1

从键盘输入“数据”两个字。

step 2

按Enter键，光标自动跳转到B4单元格，效果如图1-32所示。

step 3

数字的输入与文本的输入基本相同，只是在部分输入时有格式的限制。Excel 2007中单元格默认只显示11个字符，其中小数点也算一个字符。当输入的数字字符数大于11个时，Excel会自动将数字用科学计数来表示，如图1-33所示。

此时，可以通过单击“开始”选项卡“单元格”组“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“设置单元格格式”选项。在弹出的对话框中选择“数字”选项卡下的“自定义”选项。可以把当前单元格的数字设置为自定义，即可全部显示，如图1-34所示。

在默认格式下，Excel中单元格的默认有效数字是15个；也就是说，15位之后的数字将被转换为0。例如在单元格中输入“123456789123456789”，按Enter键之后，单元格会自动将这个值转换为“123456789123456000”。

公式是Excel数据的一个重要组成部分，灵活地应用公式和函数可以使工作表设计的功能更加强大。在Excel 2007中，使用公式可以对工作表的数据进行各种操作。Excel中公式的一般形式是：=公式的表达式。其中“=”是公式的开始标记。

下面以统计某公司员工“工资总和”为例，讲解输入公式的具体步骤。

step 1 选取E14单元格，输入“工资总和”，按Enter键完成输入，如图1-35所示。

step 2 选取F14单元格，在编辑栏中输入一个“=”号，单击左侧的“函数”按钮，弹出“插入函数”的对话框，函数类别选择“常用函数”，然后在“选择函数”列表中选择“SUM”函数，如图1-36所示。

step 3 单击“确定”按钮后，弹出如图1-38所示函数参数对话框，此处输入“F2:F13”，表示计算从F2到F13之间所有单元格数据的和。

step 4 单击“确定”按钮后，回到工作表，F14显示处理结果，如图1-38所示。

根据实际工作需要，用户可以选择多种插入函数，常用函数的用法将在本书第2章进行详细讲解。

日期和时间的输入格式是比较特殊的。在输入时，用户需要将日期和时间的数字用斜线或者连字符连接起来。例如，2006年10月23日可以写成“2006/10/23”，也可以写成“2006-10-23”；而时间4时23分9秒，则写成“04:23:09”。

日期和时间的输入详细步骤如下。

step 1 选取B2单元格，直接输入“2006-10-23”，然后按Enter键即可完成输入，如图1-39所示。

step 2 输入后，单元格的数据格式自动由默认的常规模式改变为日期模式。日期有多种显示模式，可以根据需要更改。选取日期，进入“开始”选项卡“单元格”组中“格式”的下拉菜单，然后选择“更改单元格格式”选项，弹出如图1-40所示的“设置单元格格式”对话框。

step 3 在“分类”列表中选择“日期”选项，然后在“类型”列表中选择“2001年3月14日”，单击“确定”按钮后，效果如图1-41所示。

step 4 时间的输入与日期的相同；若需要更改格式，在单元格格式设置中的“分类”中选择“时间”即可。

2. 数据的复制、粘贴及删除

在Excel办公应用中，用户经常要对单元格中的数据进行移动或者复制。在Excel 2007中移动数据时，数据所在单元格的格式也将同时被移动；移动后，数据原来所在单元格的格式将恢复默认格式。同样，复制数据时，单元格的格式也将被复制。

移动和复制单元格数据，可以通过选取单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”或者“复制”命令来实现。

移动或复制数据后，需要粘贴数据到要操作的单元格，也是通过快捷菜单上的“粘贴”选项实现的。

删除数据操作比较简单，选中要进行删除数据的单元格，然后按Del、Delete和←（Backspace）键中的一个即可实现。

3. 单元格的引用

为了更好地处理数据，有时候用户需要使用Excel中的“单元格引用”功能。引用的意思是一个单元格的数据是依靠另外一个单元格的数据而得到的，例如使用SUM公式时，需要填入“F2:F13”。

下面用一个实例来讲解引用的两种方式。

step 1 如图1-42所示，在F14单元格中输入公式“=SUM（F2:F13）”计算出员工的工资之和，并在F14单元格显示。

step 2 选取F14单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。选取D14单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令，弹出如图1-43所示的“选择性粘贴”对话框。

step 3 在“粘贴”区域中选择“公式”单选按钮，在“运算”区域中选择“无”单选按钮。单击“确定”按钮后，返回工作表，效果如图1-44所示。

step 4 可以看到，D14单元格显示的是“317”，计算出来的是年龄的总和。编辑栏显示的是“=SUM（D2:D13）”，这就是单元格的相对引用。

step 5 Excel 2007中单元格的引用的另外一种方式是绝对引用。顾名思义，引用的是行和列的绝对地址。操作步骤与相对引用的差别是在输入F14公式的时候在行和列的前面都添加一个“$”符号，即输入“=SUM（$F$2:$F$13）”，其他步骤与相对引用一样。可以自行实验一下，可知得到的结果与F14的结果一样为“48100”。

4. 数据的查找和替换

在Excel中有时需要修改一批相同的错误数据，会用到查找和替换的功能。在Excel 2007中，操作非常简便。

进入“开始”选项卡“编辑”组，单击“查找和选择”按钮，在下拉菜单中选择“查找”或者“替换”，在如图1-45所示的“查找和替换”对话框中进行操作。

1.4.3 排序及筛选

数据的排序是数据管理中的一项常用的功能。可以根据需要让工作表中的数据按照自定义的要求进行重新排序组合，比如升序和降序等，这样有利于查看数据。数据的筛选是指按照用户设置的条件显示满足条件的数据行，而隐藏其他不满足条件的数据行。筛选是管理数据的数据子集的快捷方法。

1. 数据排序

在Excel 2007中，因为采用选项卡+按钮的操作方式，各项排序的操作都非常简便快捷。下面以一个实例讲解排序的详细步骤。

step 1 选中电子表格中任意已经输入数据的单元格，单击“开始”选项卡“编辑”栏中的“排序和筛选”按钮，在弹出的菜单中选择“升序”或者“降序”命令，如图1-46所示。

step 2 此处选择“工资栏”的单元格和“降序”选项，在Excel 2007中，会自动根据用户选择的那个单元格的列进行排序操作，如本例中，Excel会根据工资栏的数据进行降序排序，效果如图1-47所示。

step 3 如果想用自定义排序方式，可选中要进行排序的电子表格的所有数据单元格，然后单击“开始”选项卡“编辑”组中的“排序和筛选”按钮，在下拉菜单中选择“自定义排序”会弹出如图1-48所示对话框。在此对话框中，可选择排序的主要关键字、排序依据及排序次序。

2. 数据筛选

数据的筛选是指按照用户设置的条件显示满足条件的数据行，隐藏其他不满足条件的数据行。数据筛选是查找和管理数据表格中数据子集的快捷方法。

在Excel 2007中筛选也是一项非常简便的操作，详细步骤如下。

step 1 选中要进行数据筛选的电子表格中单元格区域，然后单击“开始”选项卡“编辑”组中“排序和筛选”按钮，在下拉菜单中选择“筛选”，如图1-49所示。

step 2 Excel会自动给选中的区域的第一行的每一个单元格的右侧创建一个三角按钮，此时，单击这个三角按钮会弹出如图1-50所示的菜单。

step 3 用鼠标单击菜单的选项，可进行排序和筛选的相应操作，把鼠标移动到“数字筛选”，可弹出数字筛选的子菜单。这是办公中最常用的筛选操作。在这个菜单中，有各种筛选的依据和比较方法，可以根据需要进行选择。

step 4 用户选择相应的筛选依据后，会弹出如图1-51所示对话框，要求输入筛选依据的数值。

step 5 此处示例在数值下拉框中选择3500，单击“确定”按钮后进行筛选，结果如图1-52所示。

1.5 小结

随着企业信息化的不断发展，电脑办公软件已经成为日常职业办公中不可或缺的工具。Microsoft公司推出的Excel办公软件具有强大的电子表格处理功能，使用它可以进行各种数据处理、统计分析和辅助决策等。Excel已广泛应用于财务、行政、人事、统计和金融等众多领域。

本章主要讲述了Excel 2007的各种基础知识。从Excel的概述、功能及Excel应用程序的开发，到详细讲述Excel 2007操作界面的窗口讲解及各种Excel中的基本操作。通过本章的学习，可以对Excel有一个基本的了解，也能熟练办公中常见的操作，可以为第2章的函数应用和后部分的Excel VBA学习打下很好的基础。