任务9　设置字段的有效性规则

任务描述

在表中添加或编辑记录时，某些字段的取值通常有一个有效范围。例如，如果成绩采用百分制，则向成绩表中添加记录时，成绩字段的值就只能是0～100 范围内的一个数字；如果小于0或大于100，就不是一个有效的字段值。通过设置字段的有效性规则可以设置对输入到字段的值的要求，如果 反了有效性规则，则可以通过有效性文本向用户显示出错信息。在本任务中，将对“成绩管理”数据库中部分字段设置有效性规则和有效性文本，这些字段包括“成绩表”中的“成绩”字段和“学生”表中的“出生日期”字段。

实现步骤

（1）在Access 2007中，打开“成绩管理”数据库。

（2）在“设计”视图中打开“成绩”表，然后选择“成绩”字段。

（3）在“字段属性”中选择“常规”选项卡，在“有效性规则”属性框中输入“>=0 And <=100”（其中“>=”表示大于等于；“<=”表示小于等于；“And”为逻辑运算符，表示两项同时成立时才符合有效性规则），此规则表示“成绩”字段的值就只能是0～100范围内的一个数字，既不能是 数，也不能超过100。

（4）在“有效性文本”属性框中输入“只能输入0～100 之间的数值！”，如图2.84所示。

图2.84 设置有效性规则和有效性文本

（5）切换到“数据表”视图，对有效性规则进行测试。当在“成绩”字段中输入超出0～100范围内的数值时，将弹出包含有效性文本的提示对话框，如图2.85所示。

图2.85 测试有效性规则

（6）在“设计”视图中打开“学生”表，选择“出生日期”字段，在“有效性规则”文本框中输入“<Now()”（其中Now()为VBA函数，用于获取计算机系统的当前日期和时间），在“有效性文本”文本框中输入“出生日期不能在未来！”，如图2.86所示。

图2.86 设置有效性规则和有效性文本

（7）切换到“数据表”视图，对有效性规则进行测试。当在“出生日期”字段中输入于当前日期的日期数据时，将弹出包含有效性文本的提示对话框，如图2.87所示。

图2.87 测试有效性规则

知识与技能

使用“有效性规则”属性可以指定对输入到记录、字段中的数据要求。当输入的数据反了有效性规则设置时，可以使用“有效性文本”属性指定要提示用户的消息。

若要设置“有效性规则”和“有效性文本”属性，可在设计视图中打开表，然后在“字段属性”中选择“常规”选项卡，并在“有效性规则”属性框中输入一个表达式（其最大长度是2048个字符），在“有效性文本”属性框中输入文本（其最大长度是255个字符）。

Access将根据字段的数据类型，自动检查数据的有效性。例如，在数值字段中不允许输入字母、标点等非数字字符。

如果只设置了“有效性规则”属性（没有设置“有效性文本”属性），则当 反了有效性规则时，Access将显示标准的错误消息。如果设置了“有效性文本”属性，所输入的文本将作为错误消息显示。如果为某个字段创建了有效性规则，则Access通常不允许Null值存储在该字段中。如果要使用Null值，必须将“Is Null”添加到有效性规则中，例如“<> 8 Or Is Null”，并确保“必填字段”属性已经设置为“否”。