1.2 外贸单证的由来与发展
1.2.1 外贸单证的由来
随着国际贸易的发展，外贸单证应运而生。货币出现之前，贸易活动体现为“物物交换”；货币出现后，贸易活动体现为以“商品—货币—商品”为主要模式的现金结算，但是在国际贸易中现金结算方式存在风险大、费用高等缺陷。随着国际贸易活动的不断发展，单证交易逐渐成为主要的结算方式。
国际贸易货物的单证化，使得商品买卖可以通过单证交换实现，进而货物的买卖可以转化为单证的买卖，货物与货币的交换可以转化为单证与货款的交换。在当今的国际贸易中，所有交易方式下买卖双方都会发生单证交换。
1.2.2 外贸单证电子化
1.外贸单证电子化的含义
外贸单证电子化就是运用计算机技术、电子数据交换技术、网络技术、外贸软件等现代信息技术进行外贸单证处理，提高准确度和效率。如EDI、FAX、TELEX等。
2.电子单证概述
（1）电子单证的含义。电子单证（Electronic Documents）是指通过计算机制单系统制作的，通过信息的共享、界面的定制所自动生成的并可以通过网络实现瞬间传输的单证，一般是利用EDI技术传输、处理的单证，其载体是EDI网络。
例如，电子提单是指通过EDI系统传递的，按一定规则组合而成的有关海上货物运输合同的单据。
（2）电子单证的优点。电子单证的优点主要体现在以下4方面。
1）准确性高。利用电子单证可避免数据的重复录入，节约办公费用；同时提高信息处理的准确性，降低出错率。传统纸质单证是用手工方式在各种单证上反复填写诸如进口方、出口方、商品名称、数量、价格、发货人、收货人、装运港、目的港等，容易发生差错。改用电子单证后，相关信息只需要一次录入，计算机系统会自动生成全套单证，避免了纸质单证因重复输入可能导致的各种错误，从而很好地解决了“单单一致”的问题。
2）便于数据交换。使用电子单证可改善企业的信息管理及数据交换水平，有助于企业实施“准时管理”（Just in Time）或“零库存管理”等经营战略。
3）加速资金周转。确保有关票据、单证的处理安全、迅速，从而加快资金周转。
4）提高工作效率。如今，与外贸业务相关的国家海关、质量技术监督局、商务部、税务机关、外汇管理局等政府机构实现了政务电子化并联网，使得报关、报检、申领产地证和许可证、退税、外汇核销等均可登录有关官方网站进行操作。所以，利用电子单证，可提高“一关二检”等部门的工作效率，加快货物的验放速度。
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1999年之前，进行进出口贸易活动时，外贸企业在向海关申报前，首先要申请商品检验、动植物检验和卫生检验，俗称“一关三检”；“一关三检”部门指海关、进出口商品检验局、动植物检疫局、卫生检疫局。1999年，全国各地的进出口商品检验局、动植物检疫局、卫生检疫局陆续合并，成立各地出入境检验检疫局。如今，国际机场、陆路口岸、海港口岸的“一关二检”，指的是海关、边防检查站、出入境检验检疫局。
3.EDI
如今，EDI技术在国际贸易中有广泛的应用。由于使用EDI技术可以减少甚至消除贸易过程中的纸质单证，因而应用EDI技术进行的贸易被称为“无纸贸易”或“电子贸易”。
（1）EDI的含义及作用。EDI，英文全称Electronic Data Interchange，即电子数据交换，又称电子资料联通，是指有关当事人按照商定的协议或规定，将商业文件标准化和格式化，并通过计算机网络在贸易伙伴之间或贸易商和政府有关部门之间进行数据交换和数据自动处理。EDI实质是通过约定的商业数据表示方法，实现数据经由网络在贸易伙伴所拥有的计算机应用系统之间的交换和自动处理，达到迅捷和可靠的目的。
EDI是信息技术发展给传统贸易方式带来的新的变革，它是一种利用计算机进行商务处理的新方法。EDI用户需要按照国际通用的信息格式发送信息，接收方也需要按国际统一规定的语法规则，对信息进行处理，并引起其他相关系统的EDI综合处理。整个过程都是自动完成的，无须人工干预，减少了差错，提高了效率。
（2）EDI的构成。EDI主要由EDI报文标准、EDI软件和EDI硬件3部分构成。
1）EDI报文标准。为了使计算机应用系统之间能够直接对话，接收方的电子数据处理系统必须能自动识别处理通过EDI网络收到的数据，因此应采用发送方与接收方的计算机都能识别的通用语言。由此产生了EDI报文标准。EDI报文标准就是一套计算机应用系统之间进行信息交换所应遵守的共同规则。从EDI报文标准的发展史看，最早应用EDI的企业采用自己的专用标准，以后逐步发展为行业标准和国家标准，现在则进入了开发和推广国际报文标准的阶段。目前，EDI国际标准主要有两大主流体系：一是美国的ANSI X.12标准，主要在北美洲国家使用；二是联合国的UN/EDIFACT标准，主要在欧洲和亚洲国家或地区使用。
2）EDI软件。EDI软件主要将发送方与接收方之间的信息译成报文标准格式，以供传输交换。它主要包括转换软件、翻译软件和通信软件3类。
3）EDI硬件。EDI硬件设备主要有计算机、调制解调器、电话线和通信网络。其中，通信网络是实现EDI电子信息传输的基本条件。
（3）EDI网络。EDI技术以计算机网络为依托，通过EDI网络中心，将与国际贸易有关的企业、海关、银行、保险和运输等各环节连成一个EDI网络（见图1-1）。
通过EDI网络，在外贸过程中以“电子文件”代替传统的纸质单证，从而将各部门的行业信息，用一种国际公认的标准格式，通过计算机通信网络，实现各有关部门与企业之间的数据交换与处理，并完成以贸易为中心的业务全过程。
（4）EDI贸易方式的工作流程。现以出口方向出入境检验检疫局发送出境货物报检单的实例来介绍整个流程。
图1-1 EDI网络
① 发送方（出口方）生成原始报文。数据的发送方在自己的计算机应用系统中，对来自数据库的或输入的数据进行编辑处理，生成原始单据格式的报文。
② 进行数据映射。发送方使用EDI映射软件，将原始数据格式转换为中间文件。中间文件是用户端格式文件与EDI标准报文之间的接口文件，它的应用使EDI中心和用户可直接进行数据转换。
③ 进行数据翻译。发送方应用翻译软件，将中间文件转换为EDI标准格式报文。
④ 发送方对报文加封。发送方的计算机应用系统自动在报文外层加上通信交换信封。
⑤ 发送报文。发送方通过通信软件将标准格式文件发送到增值服务网络或直接传给对方。
⑥ 接收方（出入境检验检疫局）收到EDI报文后进行数据翻译。接收方应用翻译软件将EDI标准格式报文转换成中间文件，最后生成接收方计算机应用系统能够处理的文件格式。
⑦ 接收方应用系统进行数据处理。接收方对收到的报文，使用计算机应用系统进行收阅处理。
（5）EDI贸易方式的操作流程。以海关、外汇管理局、银行和出口方的出口收汇核销为业务背景，EDI贸易方式的操作流程如图1-2所示。
由图1-2可以看出，出口收汇核销业务的EDI操作流程如下：
① 出口方从外汇管理局领取已注有编号的空白核销单（先网上申请、再领纸质核销单）。
② 出口方在装运前，将核销单向海关进行网上备案，然后将注明报关编号的核销单连同有关报关单证交海关，办理出口报关手续。
图1-2 出口收汇核销业务的EDI操作流程
资料来源：郭泳.EDI贸易方式在国际贸易实务中的应用[J].汉江石油职工大学学报，2005,18(1).
③海关将货物出运后的结关单据发送给外汇管理局。
④出口方凭整套结汇单据通过收汇银行向进口方收取货款。
⑤收汇银行收到进口方的付款后，向出口方和外汇管理局发送结汇水单，通报收汇情况。
⑥出口方收到货款后，向外汇管理局办理出口收汇核销申请。
⑦外汇管理局根据出口方核销申请，凭银行的结汇水单对海关放行的出口货物进行收汇核销。核对无误后，向出口方发送出口收汇核销证明。
综上所述，相对于传统的国际贸易方式，EDI贸易方式具有更强大的竞争优势。所以，基于互联网的EDI国际电子商务已成为我国对外经济贸易的重要方式。
4.外贸电子制单及交单
（1）外贸电子制单的基本内涵。外贸电子制单是指在国际贸易中，交易双方凭借计算机手段来制作货物、运输、保险、商检及银行付款凭证等单据或证书，通过互联网进行传递及确认相互业务的法律行为，电子单证在国际贸易结算中起到所有权转移的物权凭证和有价证券的作用。
（2）电子交单规则——eUCP。eUCP的生效在信用证与电子商务之间架起了一座桥梁，把信用证带进了电子时代，适应了当代国际贸易发展的要求，填补了国际贸易规则上的一个空白。
1）eUCP的释义。eUCP的全称为UCP Supplement for Electronic Presentation，意为《〈跟单信用证统一惯例〉电子交单补充规则》，常简称《UCP电子交单增补》。目前主要应用的是“eUCP 1.0版”。
2）eUCP的来源。在国际贸易结算中，跟单信用证是使用最广的一种结算方式，国际商会（ICC）制定的UCP600是目前所有信用证业务均遵守的国际规则。为顺应电子商务的发展，ICC于2002年制定了eUCP，对信用证业务中电子交单的有关问题做出了专门规定。eUCP不是UCP的修改，而是UCP的一个增补，旨在处理电子交单。当与UCP联合使用时，它为提交信用证项下的电子单证提供必需的规则。
3）eUCP的内容。eUCP包括如下12条，明确了一些贸易术语在电子单证与纸质单证中的不同定义；规定了电子交单的格式与电子拒绝通知的操作；明确了银行系统无法收到电子记录以及电子记录损坏的后果；定义了电子正本单据等核心问题。
① eUCP的适用范围。eUCP补充了UCP600只提交纸质单证的规定，从而既可以用电子记录单独提交也可以与纸质单证联合提交。因此，当信用证表明受eUCP约束时，eUCP作为UCP的补充适用，但应注明适用的版本。
② eUCP和UCP的关系。受eUCP约束的信用证（eUCP信用证）也应受UCP的约束，而无须明确订入信用证中。但如果适用eUCP和UCP而产生不同的结果时，则优先适用eUCP。
此外，如果eUCP信用证允许受益人在交单时选择纸质单证或电子记录，受益人选择仅提交纸质单证的，则该交单只适用UCP。同样，如果eUCP信用证只允许提交纸质单证，则该交单只适用UCP。
eUCP与UCP一样，不是法律，而是习惯规则的成文法典化。但不同于UCP的是，eUCP涉及了商法中多个方面的问题，它包括信用证法和电子商务法。因此，在eUCP中会碰到许多UCP中没有的潜在法律分支问题。电子信用证的诞生解决了电子商务中结算支付的电子化问题，eUCP和电子商务法在立法目的、立法精神以及主要内容上有着紧密的联系。
③ 定义。对在UCP中使用的“表面内容”、“单据”、“交单地点”、“签名”、“附加的”、“批注”或“签章的”等术语在适用于eUCP时扩充了含义；对仅在eUCP中使用的“电子记录”、“电子签名”、“格式”、“纸质单证”、“收到”等特定术语做了定义。
④ 格式。eUCP信用证必须指定所提交的电子记录的格式，如未指定，则可提交任何格式的电子记录。
⑤ 交单。eUCP信用证允许提交电子记录，也可以提交纸质单证，但后者必须注明纸质单证的交单地点；电子交单必须注明有关eUCP信用证，电子记录可以分别提交，但要通知银行。未注明eUCP信用证或未通知银行的，将被视为未曾交单。此外，还规定了银行的系统不能接收电子记录情况的处理办法。
⑥ 审核。规定了银行审核电子记录的内容、职责及范围。
⑦ 拒绝通知。如果银行对包括电子记录的交单提出拒绝，在发出拒绝通知30天内未收到被拒绝方关于电子记录的处理指示，该银行应退还交单人以前尚未退还的任何纸质单证，但可以以任何认为合适的方式自行处理该电子记录，而不承担任何责任。
⑧ 正本和副本。提交一份电子记录即满足了UCP和eUCP信用证对一份或多份正本或副本电子记录的要求。
⑨ 出单日期。出单人发送电子记录的日期即为电子记录的出单日期，除非电子记录中另有相应规定。
⑩ 运输。电子记录的出具日期即为装运或发运日期，但如果电子记录注明装运或发运日期时，则该注明的日期视为装运或发运日期。
⑪ 交单后电子记录的损坏。如果银行收到损坏的电子记录，该银行可通知交单人30天内重新交单，但任何期限不得延展。如果交单人未能在规定的时间内重新提交，被视为没有交单。
⑫ eUCP电子交单的额外免责。银行在审核电子记录表面一致性时，对于发送者的身份、信息来源不承担责任，并且除了在商业上可接受的用于接收、核实和识别电子记录的数据过程中即可发现的问题之外，银行对电子记录是否完整及未经更改也不承担责任。
1.2.3 外贸单证标准化
1.外贸单证标准化的含义
外贸单证标准化主要是指信息记录、交换格式的标准化。其中，单证格式标准化主要从三个方面开展：单证纸张、图文和数据项位置的标准化；数据项（数据元）的标准化；代码的标准化。这三项通常称为单证格式标准化三要素。
2.外贸单证标准化的必要性
国际贸易涉及许多复杂的问题，包括语言、货币、时差、空间的差异，贸易惯例的冲突等。此外，还涉及众多贸易相关机构，如进出口方、公路运输部门、铁路运输部门、海运或航空运输公司、货运代理人、保险公司、海关及其报关代理机构、集装箱公司、银行、码头、商品检验机构、政府和其他官方机构等。
一单国际贸易生意通常涉及生产、订购、银行、保险、运输等40多个机构出具的近400份单证，包括一般贸易单证、出口单证、进口单证、运输单证、银行单证、特殊单证等。因此，单证标准化工作非常重要，其目的是推动商贸业务顺利开展，同时使各方在理解和执行单证所明确的内容方面获得一致，以确保国际贸易过程有序化和简化，并减少纠纷。
根据联合国贸易与发展委员会和世界贸易组织测算，单证费用平均占到国际贸易成交额的8%（见表1-1），可见外贸单证费用额度非常大。
表1-1 2000—2011年我国外贸单证费用估算 单位：亿美元
资料来源：进出口总额数据源于《中国统计年鉴》、中国海关网相关数据；外贸单证支出按进出口总额的8%算出。
目前，世界已进入国际标准制约国际市场的新时代。但是中国出口方对国际贸易标准尚缺乏了解，因单证、标签等不符合国际标准产生的滞关、压仓、退货等事件，给中国出口贸易造成每年高达上千亿美元的损失。单证标准化壁垒成为开展国际贸易的一大障碍。
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中国外贸单证标准化亟待解决的问题及对策
我国外贸单证标准化存在的主要问题有如下三点：一是我国国际贸易标准化工作起步于20世纪80年代初，起步晚，与发达国家差距大；二是外贸单证成本高，使用不规范，据中国标准化研究院的统计，目前我国有60多万家进出口企业对国际贸易程序简化和标准化缺乏全面、系统的了解，由此导致我国国际贸易单证成本远高于发达国家平均水平，一定程度上降低了我国外贸出口竞争力；三是单证实施差错率高，损失大，目前我国外贸单证的差错率是5%，发达国家外贸单证的差错率是0.25%，我国外贸单证差错率为发达国家差错率的20倍。
我国外贸单证标准化问题成因在于对单证工作重视不够、专业人才匮乏、专业性服务不到位。
为了提高我国贸易单证标准化水平，必须充分重视外贸单证工作，加大对单证工作的投入，严格执行单证标准，并积极参与国际贸易单证标准的制定、修订和协调工作。
资料来源：滕静涛.中国外贸单证标准化亟待解决的问题及对策[J].中国经贸导刊，2011(13).
3.外贸单证标准化的发展
目前，在国际贸易中，各个国家常有不同的标准。最早提出国际贸易领域单证标准的是联合国贸易简化与电子业务委员会（UN/CEFACT）。该机构从20世纪60年代初起就从事国际贸易程序简化和标准化工作。经过多年努力，联合国出台了首个国际贸易程序简化标准——《联合国贸易单证设计样式》，并于1981年以建议书形式在联合国框架内推荐使用。随后，联合国贸易简化与电子业务委员会又陆续发布了多个建议书和多套标准，并在世界上许多国家推广使用。
国际商会为单证的标准化、规范化做了近60年的努力，从最基本的国际贸易价格术语到合同，再到保险、运输、信用证、托收、制单，直到审单结算，已制定了一系列规章及惯例。
中国标准化机构从20世纪80年代末开始追踪国际贸易标准化动态，并制定了中国第一个国际贸易单证标准。此后，中国标准化机构还陆续制定了包括数据标准、单证格式标准、EDI标准、电子商务标准等在内的多个国家标准。1999年，中国还设立了电子业务标准化技术委员会。这些标准构成了中国国际贸易单证标准体系，为简化和消除通关环节中的阻碍奠定了基础。
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《联合国贸易单证设计样式》简介
联合国贸易单证设计样式（UN Layout Key for Trade Documents）是一种为实现国际贸易单证标准化和采用“一次制单法”所设计的单证格式。
此样式是由联合国欧洲经济委员会（以下简称欧经会）的“欧经会单证设计样式”演变而来的。1963年l0月，欧经会的贸易发展委员会在瑞典套合式单证格式的基础上设计成“欧经会单证设计样式”。1973年作为标准样式，正式向国际推荐。在逐渐得到全球范围认可的情况下，于1978年改名为“联合国贸易单证设计样式”。这一样式可用来设计各种外贸单证格式，如商业发票、原产地证、商检证书、海运提单和进出口许可证等；也适用于各种缮制方法，既可用手写或打字复制，也可用影印机、复印机一次套印，还适用于电子数据处理。
联合国贸易单证设计样式的规格为：纸张大小采用国际标准化组织的A4尺寸，即210毫米×297毫米（8.27英寸×11.69英寸），顶端留空位10毫米（0.4英寸），左边留空位20毫米（0.8英寸）。整个样式划分为4个部分，分别记载不同内容，上、中、下是3个部分，上面部分又分为左、右两部分。左上部供记载与发货有关的内容，右上部供记载与交易有关的内容，中间部分供记载关于货物本身的情况，下面部分是自由处置部分，各种不同单证特殊需要的内容一般都可记载在这个部分。
4.我国外贸单证的主要标准
（1）单证格式标准。为了规范外贸单证格式，我国标准化机构对国际贸易单证样式、贸易单证中代码的位置进行了明确，还特别推行商业发票、装箱单、装运通知等具体外贸单证的格式标准（见表1-2）。
表1-2 我国外贸单证格式标准一览表
（2）代码标准。我国国际贸易常用代码标准如表1-3所示。
表1-3 我国国际贸易常用代码标准一览表
5.国际标准化单证代码
为了实现单证的简化和规范化，减少国际间单证方面的争执，促进国际贸易的发展，国际商会和联合国有关国际贸易的国际组织等就外贸单证的国际化和标准化做了大量的工作。联合国设计推广使用国际标准化单证代号和代码，下面列举了我国国际贸易中常用的国际标准化单证代码。
（1）《国家和地区名称代码》。国家和地区名称代码由2个英文字母组成。例如，中国是CN，英国是GB，美国是US，德国是DE，法国是FR，俄罗斯是RU，日本是JP。
（2）《中华人民共和国口岸及有关地点代码》。2008年修订的《中华人民共和国口岸及有关地点代码》采用了国际标准惯例的主要口岸两层代码的做法：由5个英文字母组成，前2个英文字母代表国名，后3个英文字母代表地名。例如，上海是CNSHG，伦敦是GBLON，纽约是USNYC。
（3）《国际贸易用标准运输标志》。运输标志（Shipping Marks），又称唛头（Marks），指国际货物运输中，标在单件货物和相关单证上的标志和编号。
运输标志主要由收货人（买方）简称、参考号（合同号）、目的地、件号编号4个部分组成。要求如下：
1）分4行，每行限17个字母或数字；
2）使用英文大写、阿拉伯数字；
3）不允许使用几何图形或其他图案；
4）不允许用彩色编码作为运输标志。
例如：SHIPPING MARKS：
K.K.G.T
3178
SINGAPORE NO.1-200
（4）《表示货币的字母代码》。货币代码由3个英文字母组成，前两个符号代表国名，后一个符号代表货币。例如，人民币的代码是CNY，而不是RMB，RMB只是货币符号；英镑的代码是GBP；美元的代码是USD。
（5）《日期、时间和时间期限的数字表示》。用数字表示日期代码。例如，2012年2月12日表示为20120212或2012-2-12。
（6）《国际贸易计量单位代码》。采用国际公制计量单位。例如，千克的代码是kg，米的代码是m，小时的代码是h。
（7）《中国及世界主要海运贸易港口代码》。该代码（GB/T 7407—2008）明确了贸易港口代码的编码原则、代码结构和代码（见附录B）。例如，中国上海港（Shanghai）的代码是CNSHA，宁波港（Ningbo）的代码是CNNGB，广州港（Guangzhou）的代码是CNCAN。