任务一 初识外贸单证

学习目标

本任务将对外贸单证的含义、作用等基础知识进行概括性介绍。通过学习，要求完成以下任务：

1.了解外贸单证工作的重要性；

2.掌握外贸单证的意义及种类；

3.熟悉外贸单证工作的基本要求以及对单证员的素质要求；

4.了解外贸单证当前的改革与发展趋势。

任务情境

某年，我国某水产品出口公司（简称A公司）出口一批冷冻扇贝丁至加拿大。9月22日收到当地中国银行转递的由加拿大银行通过SWIFT形式开来的不可撤销即期信用证。L/C中装运条款规定：“Port of loading: Chinese port, port of discharge: toronto,Canada.Transhipment:allowed.”（从中国港口运至加拿大多伦多，允许转运）。46A单据条款中规定：“Full set of clean on board ocean Bill of Lading made out to order and endorsed in blank, notifying applicant.”（全套清洁已装船海运提单，做成空白抬头，空白背书，通知开证申请人。）……Weight list in duplicate （重量单一式两份）……

A公司按照信用证要求备妥货物后进行租船订舱。但船公司称：在目前有效船期中只有至蒙特利尔（Montreal）的船只。经双方协商，最后承运人同意货到蒙特利尔港后，由承运人负责用火车运至多伦多港交货，并出具从中国港口至多伦多港全程的提单。A公司按时装运后，于10月15日办理交单，10月19日接到开证行电文：

（1）你方提交的重量单上既无单据的信头名称，又无出单人的签章，无法证实该单据由何人出具；

（2）你方提交的提单栏目中“Port of Discharge”（卸货港）栏为“Montreal”（蒙特利尔）；“Final Destination”（最终目的地）栏为“Toronto, Canada”（加拿大多伦多），不符合我行L/C的要求。

A公司接到开证行的上述电文后，经查留底单据并召集有关人员研究认为：关于重量单出单人问题，信用证仅规定一式两份，并没有作其他要求。对于提单问题，L/C规定从中国港口至加拿大多伦多港，提单也表示了最终目的地为加拿大多伦多，而且L/C允许中途转运。所以开证行所提出的不符点根本不存在，即于10月22日回电：

（1）关于我方重量单出单人和签章问题，贵方L/C仅规定重量单一式两份，并无其他进一步的要求。根据《UCP600》第十四条（f）款：“如果信用证要求提示运输单据、保险单据和商业发票以外的单据，但未规定该单据由何人出具或单据的内容，如信用证对此未作出规定，只要所提交单据的内容看来满足其功能需要且其他方面与十四条（d）款相符，银行将对提示的单据予以接受。”《UCP600》第十四条（d）款规定：“单据中内容的描述不必与信用证对该项单据的描述以及国际标准银行实务完全一致，但不得与该项单据中的内容、其他规定的单据或信用证相冲突。”我方提交的重量单的内容并未与所提交的其他单据的内容矛盾，而贵方信用证又没有对重量单的出单人和其他项目作出任何要求和规定，所以我方提交的一式两份的重量单已满足了信用证的要求，不存在单证不符情况。

（2）关于提单目的港问题，贵方L/C规定从中国港口装运至加拿大多伦多。我方提单也表示了从中国上海港至加拿大多伦多，只是中途在蒙特利尔转运，而贵方信用证也允许转运，所以我方认为提单不存在与信用证不符的情况。

A公司发出上述电文后，期待开证行的付款消息，但10月24日又接到开证行的以下回电：

“22日电悉。关于第×××号信用证项下的你方提交的单据存在不符的事项，我们认为：信用证对提单规定‘全套清洁已装船海运提单……’，又对目的港规定‘从中国港口装运至加拿大多伦多港’。即该批货物必须以海运方式从中国港装运至加拿大多伦多港。你方提单海运是中国港至蒙特利尔，所以不符合我行L/C规定。我行已与申请人联系，其也不能接受。”

A公司根据开证行的意见，又与通知行有关专家研究，认为该提单的目的港的确不符合信用证要求。

A公司与买方进一步商洽，最后以降价10%，买方同意接受单据和货物而结案。

思考：

1.案例中A公司遭受损失的原因是什么？

2.我们从中应该吸取哪些教训？

支撑知识

国际贸易作为一种国与国之间的商业行为，其绝大部分表现为商品和资金的相互流动。在外贸实践中，商品、资金的流动首先表现为各类单证的流动，国际贸易的最终完成往往是以单证交流的形式实现的。

外贸单证贯穿于整个国际贸易交易过程。从贸易合同签订后出口方装运货物到进口方提货的整个过程，每个环节都需要相应的单证缮制、处理、交接和传递，以满足企业、运输方、银行、保险、商检、海关以及政府机关对外贸易管理等多方面的需要。

一、外贸单证的含义及作用

（一）外贸单证的含义

外贸单证（International Business Documents）简称单证，是指在国际贸易中使用的各种单据、文件与证书，通过这些单证可以处理国际货物的交付、运输、保险、商检、报关、结汇等。外贸单证有广义和狭义两种概念，狭义的单证仅指信用证和信用证项下的各种结汇单据；广义的单证则是指国际交易整个过程中涉及的各种文件。单证工作贯穿在整个国际贸易的操作过程中，它除了买卖双方之外，还与商检机构、保险公司、交通运输部门、海关、银行等发生联系，单证之间环环相扣，互相影响，互为条件。

（二）外贸单证的作用

外贸单证的作用体现在以下几个方面。

1.国际结算的基本工具

国际贸易是国与国之间的商品买卖，在实际业务中主要表现为单据的买卖。《跟单信用证统一惯例》规定：“在信用证业务中，各有关方面当事人处理的是单据而不是有关的货物、服务或其他行为。”在以信用证作为支付方式的情况下，卖方凭以向客户收取货款的不是实际货物，而是与信用证要求完全相符的一整套单据。其实在实际进出口业务中，无论采用哪一种结算方式，买卖双方要实现货物和货款的转移都必须通过单据的交付来实现，即使采用跟单托收或汇付等支付方式，单据同样起着不可忽视的作用。

2.履行合同的必要手段

在国际贸易中，买卖双方分属于不同国家，在绝大多数情况下，商品和货币不能进行简单的交换，而必须以单证作为交换的媒介手段。国际贸易中使用最多的是以CIF、CFR、FOB条件签订的合同，根据《INCOTERMS 2010》的规定，都属于象征性交货的合同，卖方须凭单交货，买方也凭单付款，实行单据和付款对流的原则。因此，国际贸易货物的单据化，使得商品买卖可以通过单据买卖来实现。卖方通过交付单据，表示交付货物；买方付款赎取单据，代表买到货物。因此，单证是完成国际贸易程序不可或缺的手段。

3.经营管理的重要环节

单证工作是进出口业务的一个重要环节。通常，合同内容、信用证条款、货源衔接、商品品质、交货数量以及运输安排等诸多业务管理上的问题，最后都会在单证工作上集中反映出来。因此，单证工作既是为国际贸易全过程服务，也是为争取安全迅速收汇而进行的细致烦琐的工作，这是外贸企业经营管理中一个非常重要的环节。单证工作不仅仅是单证的缮制和组合，还必须妥善地处理各种问题，解决好各种矛盾，从而使企业的经营成果得到可靠的保证。

外贸企业经营的好坏与单证工作组织管理的优劣关系很大。单证管理工作的加强，单证质量的提高，不仅可以有效地防止差错事故的发生，弥补经营管理的缺陷，还可以节约各种费用，加速对外交易，在无形之中为国家创收大量外汇。从这个意义上说，单证就是外汇。

4.政策性很强的涉外工作

外贸单证作为一种涉外商务文件，它必然体现国家的对外政策。因此，单证处理要严格按照国家有关外贸的各项法规和制度办理。例如，出口许可证，它关系到国家对出口商品的管理，甚至还牵涉两国之间甚至多国之间的贸易协定。

在外贸中，有很多被多数国家承认和采用的法规和惯例，不同国家又有各自的特殊法规和惯例，这些法规和惯例涉及的面很广，如国际货物买卖、国际金融、国际结算、国际保险以及各种国际货运规则等。外贸单证作为涉外的法律文件，必须与国外有关法律（如《票据法》）、规则（如《托收统一规则》）、惯例（如《跟单信用证统一惯例》）等相适应。

5.企业业务和素质的体现

单证虽然是商务文件，但却能起到企业对外宣传的作用。优美、整洁、清晰的单证，能展示企业高品位的业务质量，为企业塑造良好的形象，有利于业务的开展。反之，粗劣、杂乱、错误的单证则必然会给企业带来负面效应。

二、外贸单证的分类

外贸业务中涉及的单证很多，根据不同的分类标准可以分为不同的种类。

（一）根据业务双方涉及的单证划分

根据进出口业务双方涉及的单证，外贸单证可分为出口单证和进口单证。

出口单证，即出口国企业及有关部门涉及的单证，包括出口许可证、出口报关单、包装单据、出口货运单据、商业发票、保险单、汇票、商检证、产地证等。

进口单证，即进口国企业及有关部门涉及的单证，包括进口许可证、信用证、进口报关单、成交合同、保险单等。

（二）根据单证的性质划分

根据《托收统一规则》（国际商会第522号出版物）的规定，根据单证的性质，外贸单证可分为金融单据和商业单据。

金融单据，即汇票、本票、支票或其他类似用于取得款项的凭证。

商业单据，即发票、运输单据、契据或其他类似单据及所有非金融单据。

这种分类方法简明扼要，除了金融单据以外，统统归为商业单据，这就使商业单据的种类相当广泛。

（三）根据业务环节划分

根据进出口业务环节，外贸单证可分为托运单据、报检单据、报关单据、结汇单据等。

托运单据是指货主委托外运公司或国际货运代理公司办理国际货物运输时所涉及的单据，主要包括海运托运单（Booking Note，B/N）、空运托运单（又称国际货物托运书，Shipper’s Letter of Instruction）等。

报检单据是指根据国家出入境检验检疫规定需要进行法定检验检疫货物的货主自理或委托报检单位向国家出入境检验检疫机构申请报检的凭证，主要指出入境货物报检单。

报关单据是指进出口货物的货主自理或委托报关公司向海关办理进出口报关手续时需要提供的单据，主要指进出口货物报关单。

结汇单据是指进出口双方办理结汇手续时需要提供的单证，也是外贸单证中最重要的一类单证，这类单证是买方付款的依据，也是卖方履约的证明，有时还可作为物权凭证。结汇单据又分为商业单据、运输单据、保险单据、官方单据、附属单据、资金单据六大类。

（四）根据单证的用途划分

实际业务中，较常用的做法是按照单证的用途进行分类。

根据单证的用途，外贸单证可分为商业单据、运输单据、保险单据、官方单据、附属单据、资金单据等。

商业单据，即出口商出具的单据，如商业发票、形式发票、包装单据、装箱单、重量单等。

运输单据，即各种运输单据的统称，如海运提单、海运单、租船合约单、航空运单、铁路联运运单和内河运输单据、专递和邮政收据。

保险单据，即保险公司出具的保险单或保险凭证。

官方单据，即官方机构出具的单据和证明，如海关发票、领事发票、原产地证明书、检验检疫证明、商检证等。

附属单据，包括寄单证明、寄样证明、受益人证明、装运通知、船舱证明及其他机构出具的证明等。

资金单据，即汇票、支票、本票等信用工具。

三、外贸制单与审单

（一）外贸制单的原则

外贸制单的质量如何，不但关系到能否安全迅速地收汇和接货，同时也从侧面反映出一个国家的发展水平。所以，制单不能随意缮制，必须符合商业习惯和实际需要。各种进出口单证，原则上应做到：“正确、完整、及时、简洁、清晰。”

1.正确

正确是单证工作的前提，单证不正确就不能安全结汇。

“正确”至少包括两个方面的内容：一方面是要求各种单据必须做到“三相符”，即单证相符、单单相符、单货相符；另一方面则要求各种单据必须符合相关国际惯例和进口国的有关法令和规定。

（1）各种单据“相符”。在以信用证方式结算货款的交易中，单证必须与信用证条款相符（accordance with the terms and conditions of the credit），开证行在相符提示的前提下，必须履行付款义务（if documents presented constitute a complying presentation, the issuing bank must honor）；在银行托收项下，虽然单证的正确性不如信用证业务那么严格，但如果不符合买卖合同的规定，也可能被进口商找到借口，而拒付货款或延付货款。

（2）单据必须与有关惯例和法令规定相符。银行在审单时，除了审核单据是否与信用证条款相符外，还要审核是否与《跟单信用证统一惯例》（简称《UCP600》）和《国际标准银行实务》（简称《ISBP681》）相符（accordance with the applicable provisions of uniform rules and practice of the credit and international standard banking practice）。此外，在缮制单据时，还要注意进口国对单据或进口货物有无特殊规定。目前，有不少国家对出口人的单据都规定了特殊的要求，如果出单时忽视了进口国的这些规定，就很有可能遭到进口国当局的拒绝。

2.完整

完整是指单证在操作过程中要成套、齐全。

单证在通过银行议付或托收时，一般都是成套、齐全而不是单一的。例如，在CIF交易中，卖方向买方提供的单证至少应有发票、提单和保险单。在以信用证为支付方式的情况下，出口商只有按照规定备齐所需单证，银行才会履行议付、付款或承兑的责任。在单证制作和审核过程中，必须密切注意，及时催办，防止遗漏和误期，以保证全套单证的完整无缺。

单证完整的另一个含义是要求每一种单据的本身内容必须完备齐全。任何单证都有它特定的作用，这种作用是通过单证本身的特定内容即格式、项目、文字、签章等体现的，如果单证格式使用不当，项目漏填，签章不全，就不能成为有效文件，也就不能被银行所接受。例如，签署和背书，一般须盖一个章，如果漏了盖章，这项单据便成为“未签署”的单据了，而未经签署的单据是无效的。背书是使单据的转移得以实现的手段，不同的背书形式直接影响单据的流通价值和作用。如格式A产地证书的“原产地标准”栏，虽然仅须填一个字母或再加上税则号码或进口成分，但如果漏填或填写不正确，便会使证书变成一张废纸，毫无用处。所以单证的齐全和完整是构成单证合法性的重要条件之一，必须十分重视。

此外，完整还要求出口人所提供的各种单据的份数要如数交齐，不能短缺。尤其是提单的份数，更应注意按要求出齐，避免多出或少出。如有些信用证仅要求出具“单份提单”（Sole B/L）,如果企业还是按通常习惯出具两份，便会被银行视为出单不符而拒绝接受。

3.及时

及时是指各种单证的出单日期必须合理、可行。每一种单据的出单日期都不能超过信用证规定的有效期限或按商业习惯规定的合理日期。例如，保险单的日期必须早于提单的签发日期，提单日期不得迟于装运期限，装运通知书必须在货物装运后立即发出等。这些日期如果搞错就会造成出单不符。

及时的另一层意思是指交单要及时。这主要是指向银行交单的日期不能超过信用证规定的交单有效期。有些信用证除了规定有效期（Expiry Date /Validity）外，还规定了交单期限（Presentation Period）。另外，按照《跟单信用证统一惯例》的规定，“除交单到期日以外，每个要求运输单据的信用证还应该规定一个运输单据出单日期后必须交单付款、承兑或议付的特定限期，如未规定该限期，银行将拒收迟于运输单据出单日期21天后提交的单据……”。过期交单将会遭到拒付或造成利息损失。因此，如果在信用证允许的前提下尽量提早交单，有利于尽早收汇。

4.简洁

单证的内容应力求简洁，力戒烦琐。国际商会《UCP600》指出：“为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多细节的内容。”其目的就是避免单证的复杂化。

简化单证不仅可以减少工作量和提高工作效率，也有利于提高单证的质量和减少单证的差错。

5.清晰

清晰主要是指单证的表面要整洁、美观、大方；单据中的各项内容应清晰、易认，各项内容的记载应简洁、明了。

单据是否清晰，不但可以反映单人制单技术的熟练程度和工作态度，而且会直接影响出单效果。单证的清晰要求单证格式的设计和缮制，力求标准化和规范化，单证内容的排列要求行次整齐、字迹清晰，重点项目突出醒目。各种单证的更改都要有一个限制点，不允许在一份单证上进行多次涂改。更改处一定要加盖校对章或简签。如涂改过多，应重新缮制。

单证的清晰、易认，要求单证各项内容的布局合理，层次分明，清楚简洁，切不可将各项内容互相混合。同时，对单证内的各项内容也应按照其主次顺序安排好，不要喧宾夺主。单证的简洁、明了要求各种单证在论述各项内容时，语句流畅、语法通顺，用词应力求简明扼要，恰如其分，尽量避免烦琐冗长。

（二）外贸制单的依据

（1）在汇付和托收支付方式下，买卖合同是制单和审单的首要依据。单据内容要符合合同的规定；合同中没有规定的项目可根据贸易双方的往来函电制作单据。

（2）信用证支付方式下，信用证是制单的主要依据。信用证项下的贸易合同中，银行付款的原则是只凭信用证而不看合同，单据必须完全符合信用证的规定。如果信用证中的规定和合同的内容不符，应要求买方将信用证修改，待“证同一致”后，再按照信用证的规定缮制单据，以保证安全收汇。

（3）合同和信用证中没有作出详细规定的内容，如货物的具体数量、毛净重、尺码等由实际供货机构提供详细资料。

（4）另外，单据的制作要符合相关的国际贸易惯例和常用规则。如信用证项下制单应符合《UCP600》、《ISBP681》等，托收项下制单应符合《URC522》，贸易术语的解释须依据《INCOTERMS 2010》等。

（三）外贸审单的依据和方法

审单必须注重单证本身的正确，并要善于解决因单证不符，或更改单证所产生的相关问题。

1.审单依据

信用证支付方式下的审单必须以信用证条款及相关的《跟单信用证统一惯例》（《UCP600》）和《国际标准银行实务》（《ISBP681》）为依据；托收支付方式项下的单据则以合同条款为准。

2.审单方法

审单的目的是保证安全、及时地收汇。审单方法因人而异，通常有纵向法、横向法和纵横交错法三种。纵向法是对照信用证、合同条款逐条逐字审核。横向法是以发票为依据，审核相同栏目的内容是否一致。纵横交错法是上述两种方法的综合运用。特别指出，审单的手段应不断更新，要善于利用现代计算机技术来提高审单的准确性和效率。

3.审单的具体要求

审单要做到内容准确、格式完整、单据齐全、份数不缺、单证相符和单单相符，还要保证各种单据的签发日期无逻辑、惯例和条款规定上的矛盾。

任务实训

一、知识巩固

1.外贸制单的基本要求是什么？

2.制单要求中最重要的是“正确”，正确应包括哪些具体要求？

3.单据“三相符”的要求指的是什么？哪个占首要地位？为什么？

4.进出口单证工作的内容包括哪些？

5.审单主要有哪几种方法？

二、自主学习

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