第1章培训需求分析_员工培训实务手册-QQ阅读男生轻小说网

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第1章培训需求分析

1.1 培训需求分析概述

在对员工进行培训之前，企业要进行合理、适当的规划与设计。而在设计每项培训活动之前，企业则要进行培训需求分析。通过各种办法和技术，对企业本身及员工的目标、知识、技能等方面进行系统的鉴别与分析，找到现有绩效与目标绩效之间的差距，从而确定培训的必要性及培训的内容。

简单地说，培训需求分析是采用科学的方式弄清谁最需要培训、为什么要培训、培训什么等问题，并进行深入探索与研究的过程。

培训需求分析具有很强的指导性，是确定培训目标、设计培训计划、有效实施培训的前提，是培训活动的首要环节，是进行培训评估的基础，是使培训工作准确、及时和有效地达到既定目标的重要保证。

培训产生的原因有以下三个。

（1）由于工作变化而产生的培训需求

企业处于不同的发展时期，其发展环境也在不断变化，不同工作岗位的工作内容也会由于有着不同的要求，发生相应的变化。例如，企业为了开拓新的市场或者开展新的业务，要对新的市场和业务中所遇到的问题进行培训。随着科技的日新月异，企业引进新技术时，也一定要对人员进行相应的技术及岗位培训，这些培训需求都来自企业的工作变化。

（2）由于改进绩效所产生的培训需求

绩效改进是企业保持活力的重要方式。某些员工由于各种原因导致其现有绩效与目标绩效之间存在一定的差距，这时企业就要进行适当、合理的培训。

（3）由于人员变化所产生的培训需求

人员变化所产生的培训需求主要是指新员工上岗所要进行的培训。当然，无论员工原来从事何种工作，只要进入一家新企业，或者迈入新的工作领域，培训就是必需的，并且能够使他们尽快进入工作状态，取得良好工作绩效。

根据培训需求产生的三个原因，培训需求分析主要集中于企业业务需求的分析及员工培训需求的分析上。企业通过培训需求分析的各种方式达到对企业组织与企业员工在培训方面现有状况的了解，找到现有状态与最佳状态之间存在的差距，然后根据这些差距寻求最终解决方案，以达到培训的最终目的。

培训需求分析是培训需求课程开发的重要步骤，是培训课程调研阶段。在这一阶段要分析培训学员所必须掌握的知识，分析采用何种方式才能使学员很好地掌握这些知识，分析如何将这些知识应用于课程中。

在进行培训课程设计之前要进行合理、有效的培训需求分析。培训需求分析的整体流程如图1-1所示。

图1-1 培训需求分析流程

培训需求分析中最重要的就是收集信息。因有只有了解企业业务及企业员工的现状，才能对企业业务及员工的培训需求进行分析，最终确定培训目标、培训内容、培训时间、估算培训成本及确定培训方式。

1.2 企业业务需求分析

企业业务需求分析的目的是寻找并且分析企业中存在的问题，以及这些问题产生的根源，确定培训是否是解决这类问题的有效方式，确定在整个企业中有哪些部门、哪些业务需要进行何种培训，以及哪些人员需要进行培训。

企业业务需求分析主要集中于企业组织目标分析、企业资源分析、企业组织特征分析、企业环境分析及企业业务分析。

1.企业组织目标分析

企业只有拥有明确、清晰的组织目标才能对自身发展起决定性的作用，对培训的规划、设计与执行起决定性的作用。

在企业组织目标分析中主要了解企业是否制定了清晰、科学的发展目标，企业是否对长期、中期、短期目标有具体的规划，企业员工是否对企业的长期、中期、短期目标有清楚的了解，企业是否根据所制定的发展目标制定了相应的发展策略。

例如，企业的生产目标之一是提高产品质量，那么培训活动就必须与这一目标相一致。如果企业的组织目标模糊不清，那么培训规划的设计与执行就会变得十分困难。

2.企业资源分析

企业进行培训首先要了解自身的资金、时间及人力资源等条件，因此要对企业的资源进行分析。企业资源分析是确立培训目标的前提。企业要了解能否对所需要的培训提供足够的经费支持；企业的领导者能否合理地安排工作和培训时间；企业能否根据发展目标合理地调整人员结构，进行合理的人员配置；企业内部成员是否能够明确各自的职责，清楚各自工作的目标量化标准。

3.企业组织特征分析

企业组织特征分析是指对企业进行系统结构特征的分析、文化特征的分析及信息传播特征的分析等。这些分析对培训成功与否起着决定性的作用。当培训规划和组织价值不一致时，培训效果就会很难保证。

企业系统特征是指组织的输入、运作、输出、次级系统互动及与外界环境间的交流特征，使管理人员能够全面地面对组织，避免组织分析中出现以偏赅全的现象。

企业文化特征是指企业的硬件设施、规章、制度、组织经营运作的方式及企业成员的待人处事风格，使管理人员能够深入了解组织，而非仅仅停留在表面。

信息传播特征的分析是指对组织部门和成员收集、分析和传递信息的分工与运作的分析，促使管理人员了解组织信息传递和沟通的特性。

4.企业环境分析

企业环境分析包括企业组织的内部环境与外部环境两个方面。企业组织的内部环境分析包括对企业组织结构、组织规模、企业文化、企业的运作方式、企业的软硬件设施及企业的各种规章制度等方面的分析；企业的外部环境分析包括对企业所在地区的经济、社会及人文环境等方面的分析。

5.企业业务分析

企业业务分析可使培训管理部门更加真实、全面地了解企业现状，以便合理地安排员工的培训。表1-1可用于企业组织自查，做好企业业务分析。

表1-1 企业组织自查表

1.3 员工培训需求分析

员工培训需求分析是指根据企业职位描述和任职资格所制定的工作执行标准来寻找员工实际工作能力与要求之间的差距；根据员工的工作背景、年龄、个性、能力等各方面的分析，找出员工的现状与标准之间的差距，用以确定培训对象、培训内容及培训之后应该达到的效果。

1.员工工作层面的分析

对员工工作层面的分析可以从员工工作岗位的工作特征分析和员工工作中存在问题或得解决的问题入手。

（1）员工工作岗位的工作特征分析

这项分析包括对员工工作岗位的一般工作内容的分析，从而使企业相关部门可以在培训之前迅速了解该工作的性质，是培训分析的基础之一。

对岗位工作复杂程度的分析也非常必要，这样可以了解该岗位工作的标准、特征、所需要的知识和技能及注意事项等，这些分析能够为培训需求和评估提供依据。

对岗位工作的分析还要注意分析其工作的饱和度，以便了解该岗位的工作量、从事该岗位所消耗的时间等，这样才能针对不同部门进行有针对性和有效的培训。例如，人力资源部门的工作量相对较少，但是工作的细致度要求非常高，而行政部门的事务性工作量非常多且较为繁杂，但是总体的工作时间相对较短，那么对这两个部门培训时侧重点也必然不同。

此外，对岗位的发展变化趋势、管理权限及任职资格的分析都是培训需求分析的基础。

这些工作岗位的特征分析可以参见各个岗位的说明书进行。例如，销售经理的工作岗位特征分析如表1-2所示。

（2）员工工作中存在的问题或待解决的问题

员工在工作中存在的问题或待解决的问题都需要企业通过合理的培训来解决，对员工进行有针对性的工作技能及知识能力的培训可达到提高员工工作绩效的目的。

2.员工个人层面的分析

在员工个人层面的分析主要是针对员工的知识结构、能力水平、员工个性品德及员工的工作态度进行的。

表1-2 销售经理的工作岗位特征分析

在明确各个工作岗位的任职要求后，通过上述分析了解员工目前的状态与该岗位所要求的状态之间的差距，进一步明确培训需求。

（1）对员工个人状况的分区域划分

对处于不同状态的员工要按照其所具备的知识、技能、工作态度和品德进行区分，区分结果可以参照图1-2，根据该结果可以制定不同的培训计划。

图1-2 员工发展情况划分

处于第一区间的员工属于德才兼备的类型，这类员工各方面都比较优秀，应该成为企业重点培养的对象，可以成为企业的核心员工或业务骨干。

处于第二区间的员工属于具有一定的才能，知识和技能都比较过硬，但是工作态度和职业品德方面存在一些问题。针对这样的员工在进行培训时应注意解决其工作态度和职业品德方面的问题，可以适当增加这部分员工关于企业文化培训、团队协作精神训练等。

处于第三区间的员工属于工作态度和职业品德比较好，但是其所具备的知识、技能不符合岗位需要。对于这样的员工应该更多地组织其参加一些岗位技能和专业知识的培训，使其能够在短时间内适应岗位的要求。

处于第四区间的员工属于既不符合该岗位的知识、技能要求，又没有良好的工作态度和职业品德。对于这类员工的培训应当更加慎重，在为其进行培训之前，人力资源部门应该找其本人及其直属上级进行谈话，以了解其真正的状态和想法，争取通过有限的培训使其适应岗位需求，否则应予以转岗或辞退。

处于不同工作岗位和层级的员工培训需求也不尽相同。例如，新员工与在职员工的培训需求不会相同，而普通员工与中高级主管的培训需求也不同。因此，在进行培训需求分析时都应给予足够的重视，这样才能制定合理的培训计划。

（2）对不同员工的培训需求分析

处于不同岗位的员工培训需求也不尽相同。根据进入企业先后顺序来划分的话，员工可以分为新员工及在职员工，而在职员工又可以分为基层员工、中层管理人员及高层管理人员。

在对新员工进行培训时，企业应该进行企业文化、企业规章制度及上岗等方面的培训。

在基层员工进行培训时，企业应着重进行岗位培训及对员工专业技能提升方面的培训。

在中层管理人员进行培训时，企业应着重对其进行职业及管理技能方面的培训。

在对高层管理人员进行培训时，企业应注意对其进行管理技能方面的培训。

1.4 培训需求的分析与实施

1.培训需求分析准备

首先，进行培训需求分析就要进行信息收集，这些信息分别来自企业的高层决策者、各个部门及员工。这些信息大体上来自员工的自我申报、人事考核、人事档案和人员素质测评，如图1-3所示。

企业可以设立“自我申报参加培训”的制度，允许员工有能够自我表明参加培训的理由和依据。

企业也可以依据人力资源部门的考核结果，或者利用人力资源部门的人事档案对员工情况进行调查、分析，从而确定培训需求。

图1-3 培训需求信息收集

企业还可以通过一套标准的统计分析表，对各个岗位的员工进行素质评估，根据评估结果确定培训对象与内容。

企业的培训管理部门还要了解员工工作信息的动态，熟悉人员变动和员工的配置情况，使培训活动满足企业发展的需求。

企业的培训管理部门也应建立员工培训需求档案，注重对员工素质、职位变动、培训经历等情况的记载，随时关注员工的变化，对档案随时进行更新。

2.制定培训需求分析计划

确定培训需求分析工作的目标是制定培训需求分析计划的第一步。在这个过程中最重要的工作是收集信息，而在收集信息时要注意排除主客观因素的影响，提高培训需求分析结果的可信度。例如，在进行培训需求分析时如果采取观察法，就要注意不打扰被观察员工的工作，让员工保持平常的工作状态，这样才不会影响最终的分析结果。

制定详细的培训需求分析计划，需要明确培训需求分析工作的进度及在工作时应该注意的一些细节，以此来指导培训分析工作的顺利进行。例如，在小组讨论时要合理分组，在问卷调查时要注意问题的合理设计等，这些细节问题都是在进行培训需求分析计划中事先考虑好的。

培训管理部门在制定培训需求分析计划时还要明确培训需求分析的具体内容，不要设计太过广泛的内容，以免引起不必要的时间和资源的浪费。

3.选择适当的培训需求分析方式

在进行培训需求分析时要选择适当的培训需求分析方式。常用的培训需求分析方式有以下几种。

（1）访谈法

所谓访谈法，是指访谈者与被访谈者进行面对面的交流，通过被访谈者的谈话发现其所存在或者面临的问题，从而找到培训需求产生的原因。

通过访谈法可以了解员工或管理人员对企业或工作的态度、看法或建议。

访谈法的流程如图1-4所示。

图1-4 访谈法的流程

在运用访谈法时，访谈者要明确访谈的目标，在访谈之前要准备好访谈提纲，在访谈过程中要营造较为轻松的访谈气氛，使访谈者与被访谈者能够有一种互相信任的感觉。

（2）观察法

观察法是指观察者进入工作场合，多角度、多侧面地在较长时间或者在具有典型意义的时间内进行细致观察，以发现存在的问题，从而获得培训信息的方式。

这种方式是收集第一手资料的最基本、最常用的方式。通过这种方式比较容易发现工作中存在的问题，但在运用观察法时，被观察者可能会意识到自己正在被观察，因此他们的表现可能会与实际表现有所差别。

通常来说，观察法的流程如图1-5所示。

图1-5 观察法的流程

在进行观察之前，观察者要对被观察者的工作有比较深刻的了解，并且对被观察者的工作有明确的评价标准。另外，在观察中不能打扰被观察者的正常工作。这种方式比较适合直接观察和了解的工作种类。

（3）问卷调查法

问卷调查法是指对随机样本、分层样本或者所有员工通过问卷形式列出的一系列问题进行调查，从而确定培训需求的一种方式。

问卷中设计的问题要简单明了、信息涵盖量大、语言表达准确，能够反映出调查者想要获得的信息。

调查问卷一般分为开放式问卷、投射式问卷、强迫选择式问卷和等级排列式问卷。问卷调查法的流程如图1-6所示。

图1-6 问卷调查法的流程

在进行调查问卷设计时应该考虑数据统计和分析是否方便之后的分析和操作，要避免出现问题的重复和引导答案式的问题，也不要复杂化问题。

另外，调查中应取得被调查者的信赖，以避免被调查者对调查产生顾虑，或者填写虚假信息。

（4）测试法

测试法可用于测试一个群体成员工作的熟练程度和技术、知识的熟练程度，也可用于对被测试者掌握的事实进行抽样检查。

测试法有问卷混合、功能导向、抽样检查等分析形式。测试法的具体操作方式可以参考问卷调查法进行。

（5）小组讨论法

小组讨论法是指从培训对象中选出一部分有代表性的而且熟悉工作中存在的问题的员工作为代表参加讨论，以调查培训需求的一种方式。小组讨论可以是正式的，也可以是非正式的，还可以是兼而有之的。

进行小组讨论时，可以使用头脑风暴法、组织对照法、刺激法、塑造法等，借以加强小组讨论的效果。小组讨论法的流程如图1-7所示。

图1-7 小组讨论法的流程

在进行小组讨论时，要选择具有代表性的员工作为小组成员，在实施前制定并明确讨论规则。

要想在进行培训需求分析时选择适合的方式，就要了解各个培训需求分析方式之间的区别，如表1-3所示。

表1-3 培训需求分析方式对比

结合所需时间、成本和可以计量的数据等因素，企业还可以从培训需求分析方式的各因素平衡的方面进行考量，如表1-4所示。

表1-4 培训需求分析方式各因素考量

4.开展培训需求分析工作

首先，培训管理部门要了解培训对象的现状，并且通过收集的信息对培训对象的现状进行概括。

其次，通过调查找到培训对象存在的问题，培训管理部门要采取能够帮助员工发现问题、分析问题的方式，使员工更积极地配合培训需求的调查工作。

再次，在培训需求的分析过程中，培训管理部门要了解培训对象希望达到的培训效果。当培训本身与培训对象的期待差距过大时，应该在培训前向培训对象进行说明。

最后，培训管理部门要对培训需求的资料认真分析总结，从中得到正确的员工培训的需求。在这个环节中，培训管理部门还要平衡与妥善处理普遍需求和个别需求之间的关系。当前的培训需求要解决的主要问题是员工的普遍需求，而一些员工的个别需求如果与企业发展有关，可以对此员工进行单独培训，如果与企业发展无关，就应该拒绝。

5.撰写培训需求分析报告

培训管理部门要对收集的培训需求信息进行分析处理，然后要根据分析结果撰写培训需求分析报告。培训需求分析报告的形成过程如图1-8所示。

培训需求分析报告要包含培训需求分析背景说明、培训需求分析概况说明、培训需求分析的实施说明、培训需求信息的分析、培训需求分析结果、培训项目计划可行性方案的制定及一些相应的附录。

图1-8 培训需求分析报告的形成过程

1.5 制定年度培训计划

1.编写年度培训计划的流程

企业年度培训计划可以分为长期培训计划、中期培训计划和短期培训计划三大类。

长期培训计划是指持续时间在3～5年的培训计划，中期培训计划是指持续时间在1～3年的培训计划，短期培训计划是指一年之内的培训计划。

无论企业进行哪种培训，都要按照如图1-9所示的程序编写年度培训计划。

图1-9 编写年度培训计划的流程

企业在制定年度培训计划时首先由人力资源部门或者专门的培训部门组织相应的培训需求调查，再经过培训需求调查分析形成培训需求调查报告。根据报告所反映的培训需求，由人力资源部门或者专门的培训部门分发培训需求调查表，由各级单位填写完毕后交由直属主管核定，然后交回人力资源部门或者培训部门汇总。根据这些信息拟定培训申请表，提请上一级主管进行审定批准，完成培训计划的沟通。最后对培训计划进行必要的修改，在年度计划会议上讨论并通过。

2.年度培训计划的制定

（1）确定培训目标

只有确定培训目标，才能明确培训要达到的结果，为之后的培训评估提供切实可行的标准。

（2）选择培训时间和地点

为了使整个培训计划能够按部就班地顺利完成，就要合理安排培训时间，培训地点也要依据实际的培训内容和培训方式而定。

（3）设置培训内容及课程

在设置培训内容及课程时要针对培训对象进行不同的设置。例如，对于新员工或者新岗位的任职人员。主要培训企业文化、企业发展状况或者相关规章制度等；对于在职人员，主要进行专业技能方面的培训；对于中高层管理人员，主要进行管理能力提升的培训。

（4）选择培训负责人和培训讲师

在进行培训时选择培训负责人和培训讲师也是非常重要的。在选择培训讲师时，要按照培训讲师的素质和能力标准进行选择。

可以请企业内部的人员兼任培训讲师，还可以从专业培训机构聘请培训讲师来开展培训。

无论对来自企业内部的培训讲师还是从外部聘请的培训讲师，都要进行严格管理。对培训讲师的备课、讲课等都要进行监控和考核，制定相应的规范对培训讲师进行合理、科学的管理。

（5）确定培训对象

根据前期培训需求调查分析的结果，结合企业发展的战略确定需要接受培训的人员。

（6）准备培训教材及相关工具

在进行培训之前，负责培训的部门要将相关教材和工具准备好，如印刷材料、试听教材或者投影仪、音响等。

（7）确定培训形式和方式

培训形式可以根据培训对象的兴趣、动机、职位级别或者培训的内容来确定，如图1-10所示。

图1-10 培训的形式

培训方式有很多种，每种方式都有各自的优缺点。企业可以根据自身培训的内容具体选择适合自己的培训方式。常用的培训方式有头脑风暴、案例研究、角色扮演、情境模拟训练、游戏训练等。

（8）培训费用预算

企业在进行培训时要根据本年度的财务预算进行培训项目的预算，而培训预算费用由企业的行业特点、销售业绩和员工整体水平等因素决定，具体流程如图1-11所示。

人力资源部门要在每年年初制定出企业下一年的培训规划方案，并且制定培训费用的预算方案。人力资源部门根据培训规划方案制定年度培训计划，培训经理根据编制好的年度培训计划分配培训预算，初步确立培训项目，培训、受训的部门要估算本部门下一年的培训费用总额。培训经理、财务人员与管理人员协商培训预算的额度、对象和范围等内容，并与培训部门及受训部门进行沟通、协调，调整培训预算方案，设定各个部门合理的培训费用使用额度。最后根据调整后的预算方案确定最终年度培训的项目，提交相关培训项目的预算方案，报请上级领导审批。