1.2 文字的录入与编辑技巧

掌握了文档的基本操作技巧后，就可以在其中录入文档内容了，此外，为了使文档更加完善还可以为其进行相应的编辑。

例1 选择文本的方法有哪些

对文本进行复制、移动或设置格式等操作时，要先将其选中，从而确定编辑的对象。

通常情况下，拖动鼠标可以选择任意文本，具体方法为：将鼠标指针移动到要选择的文本开始处，然后按住鼠标左键不放并拖动，直至需要选择的文本结尾处，释放鼠标即可选中文本，选中的文本将以蓝色背景显示。

此外，还可通过以下方法选择文本。

※ 选择一句话：按住“Ctrl”键不放，同时使用鼠标单击需要选中的句中任意位置，即可选中该句。

※ 选择多行文本：将鼠标指针指向左边的空白处，当指针呈“”形状时，按住鼠标左键不放，并向下或向上拖动鼠标，到目标处释放鼠标即可。

※ 选择分散文本：先拖动鼠标选中第一个文本区域，再按住“Ctrl”键不放，然后拖动鼠标选择其他不相邻的文本，选择完成后释放“Ctrl”键即可。

※ 选择垂直文本：按住“Alt”键不放，然后按住鼠标左键拖动出一块矩形区域，选择完成后释放“Alt”键即可。

※ 选择整篇文档：将鼠标指针指向编辑区左边的空白处，当指针呈“”形状时，连续单击鼠标左键3次可选中整篇文档。

例2 使用“F8”键逐步扩大选取范围

使用键盘上的“F8”键可以扩大选取文本的范围。

※ 按一次“F8”键可激活扩展编辑状态。

※ 按两次“F8”键可选定关闭所在位置的字或词。

※ 按三次“F8”键可选定光标所在位置的整句。

※ 按四次“F8”键可选定光标所在位置的整个段落。

※ 按五次“F8”键可选定整篇文档。

例3 在文档中录入当前日期

在编辑通知、信函等文档时，通常会在结尾处输入日期。Word提供了输入系统当前日期和时间的功能，以减少用户的手动输入量。

01 打开需要编辑的文档，将光标插入点定位在需要插入日期或时间的位置，切换到“插入”选项卡，然后单击“文本”组中的“日期和时间”按钮。

02 弹出“日期和时间”对话框，在“语言（国家/地区）”下拉列表中选择语言种类，在“可用格式”列表框中选择需要的日期或时间格式，然后单击“确定”按钮即可。

例4 在文档中添加特殊符号

在输入文档内容的过程中还可输入一些特殊文本。有些符号能够通过键盘直接输入，有些符号却不能，如“”和“”，此时可通过插入符号的方法进行。操作步骤如下。

01 切换到“插入”选项卡，然后单击“符号”组中的“符号”按钮，在弹出的下拉列表中选择“其他符号”选项。

02 弹出“符号”对话框，在“字体”下拉列表框中选择符号类型，在列表框中选中要插入的符号，然后单击右下角的“插入”按钮。

03 此时，“插入”按钮右边的“取消”按钮变为“关闭”按钮，单击该按钮关闭“符号”对话框即可。

例5 禁止“Insert”键的改写模式

输入文本时，状态栏会显示当前输入状态。当状态栏中有“插入”按钮时，表示当前为“插入”状态。

当状态栏中的“插入”按钮变成“改写”按钮时，表示当前文档处于“改写”状态。

如果要在两种状态间切换，可在状态栏中单击“插入”按钮或“改写”按钮，或者按下“Insert”键。

※ “插入”状态：该状态为默认状态，处于该状态时，输入的文本会插入到插入点所在位置，光标后面的文本会按顺序后移。

※ “改写”状态：处于该状态时，输入的文本会替换掉光标所在位置后面的文本，其余文本位置不变。

例6 快速输入相同文本

当需要输入与前面某部分内容相同的文本时，可通过复制文本功能来快速输入，从而提高工作效率。复制文本的方法如下。

01 选择需要复制的文本后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。

02 将文本插入点定位到目标位置，再次单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。

例7 妙用无格式粘贴

对文本进行复制操作时，往往会将文本的格式一同进行复制。如果是复制网上的文本，不仅文本格式很多，而且还有图片，采用上一节的方法可能会使复制的速度减慢，而且出错。这时应使用选择性粘贴，

01 在文档中复制需要的文本，打开需要粘贴文件的文档，单击“复制”按钮。

02 单击“剪贴板”组中的“粘贴”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“选择性粘贴”命令。

03 在弹出的“选择性粘贴”对话框中的“形式”列表中选择“无格式文本”选项，然后单击“确定”按钮即可。

例8 移动文本的位置

在编辑文档的过程中，如果需要将某个词语或段落移动到其他位置，可通过剪切和粘贴操作来完成。移动文本的具体操作步骤如下。

01 选中需要移动的文本内容，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“剪切”按钮，将选中的内容剪切到剪贴板中。

02 将光标插入点定位到要移动的目标位置，然后切换到“开始”选项卡，单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮即可。

例9 撤销与恢复错误编辑操作

Word会把用户的每一步操作记录下来，当进行了某一步操作后，如果认为不应执行该步操作，则可以撤销。执行撤销操作的方法有以下几种。

※ 单击快速访问工具栏上的“撤销”按钮 ，可撤销上一步操作，继续单击该按钮，可撤销多步操作，直到无路可退。

※ 单击“撤销”按钮右侧的下拉按钮 ，在弹出的下拉列表中可选择撤销到某一指定的操作。

※ 按下“Ctrl+Z”（或“Alt+ BackSpace”）组合键，可撤销上一步操作，继续按下该组合键可撤销多步操作。

撤销某一操作后，可通过“恢复”功能取消之前的撤销操作，其方法有以下几种。

※ 单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮 ，可恢复被撤销的上一步操作，继续单击该按钮，可恢复被撤销的多步操作。

※ 按下“Ctrl+Y”组合键可恢复被撤销的上一步操作，继续按下该组合键可恢复被撤销的多步操作。