1.2 常用办公软件
知识导读
电脑需要安装上常用的一些软件才能够实现办公操作，最常见的就是Microsoft Office软件，它是微软公司开发的办公自动化软件，包含了Word、ExceI、PowerPoint等组件。Office 2010是目前最新的Office版本，是办公处理软件的代表产品，可以作为办公和管理的平台，以提高使用者的工作效率。而Photoshop是Adobe公司旗下最为出名的图像处理软件之一，集图像扫描、编辑修改、图像制作、广告创意、图像输入与输出于一体的图形图像处理软件，深受广大平面设计人员和电脑美术爱好者的喜爱。
1.2.1 文档处理软件Word 2010
Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前最流行的文字编辑软件之一。它利用Windows图形界面的特点，不仅具有强大的文字处理功能、表格制作功能，而且顺应网络时代的需求，提供了Internet技术支持，从而成为目前最受欢迎的软件之一。该软件界面友好，容易上手，而且真正实现了“所见即所得”。
1.认识Word 2010的界面
Word 2010的工作界面由快速访问工具栏、标题栏、功能选项卡和功能区、【帮助】按钮、文档编辑区、状态栏和视图栏等组成，如右图所示。
2.输入文字
在Word文档编辑区中输入文字、进行文字的编排是最基础的操作，在日常的办公和生活中也是最经常使用到的功能，具体的操作步骤如下。
01 在文档编辑区中单击鼠标，就会出现一条一闪一闪的光标插入符，文字就输入在此。
02 单击输入法图标 ，在弹出的输入法列表中选择个人习惯使用的中文输入法，例如，五笔字型输入法、微软拼音输入法、智能ABC输入法等。本例选择的是搜狗拼音输入法。
03 通过键盘输入文字，注意观察光标插入符的位置变化，它会随着文字逐渐后退。当文字满一行后，可自动换行继续输入。若要人工换行，按【Enter】键即可。
3.设置字体
在Word中，文字的格式属性主要包括字体、字号和颜色等。为文字设置格式后，文章看起来显得很整齐，也有利于阅读。下面我们来演练一下设置文字格式。
说明
宋体是最常用的中文字体，在Word中，默认的文字就是宋体。
01 设置文字属性首先需要选中文字，方法是：把鼠标指针移到要选中的文字左边，按住鼠标左键不放，向右拖曳鼠标即可选择文字，例如，本例选中“打字输入”四个字，这时所有的文字就被选中了，并且呈现蓝色高亮显示。
02 单击【开始】选项卡中的【字体】下拉列表框右边的下拉按钮，弹出【字体】下拉列表。
03 向下拖曳滚动条，在列表中找到【黑体】选项，单击选择。
04 这时，文档编辑区里被选中文字的字体就变成了黑体效果。
05 若在【字体】下拉列表中选择【楷体】选项，所选文字将变为楷体。
06 单击文档编辑区内的空白区域，取消对文字的选择，字体设置完成。
提示
列表中显示的都是Windows操作系统默认安装的字体，若需要其他字体，要通过下载字体文件，或者使用字库安装光盘，向系统安装新字体，然后会在【字体】下拉列表中看到新装的字体。
4.设置字号
在编辑文档时，有时要改变输入文字的大小，从而让编辑的文档更加美观。
说明
默认输入的文字字号为五号。
01 拖曳鼠标选中要设置字号的文字，本例选中“打字输入”四个字，在【开始】选项卡中展开【字号】下拉列表。
02 用鼠标指向【一号】选项，此时可在文档编辑区内查看应用此选项的文字效果。
03 本例向下拖曳滚动条，然后选择【36】选项，字号设置完成。
说明
字号选项包括两种，一种为汉字命名的字号，一种为阿拉伯数字命名的字号。前者标号越大文字越小，后者标号越大文字也越大。
5.对齐
文章往往有些特殊的要求，比如标题要在中间，落款在右边等，实现这些效果的操作就是对齐操作，下面举例说明。
01 在文档编辑区中第二行输入文字“标题”，然后按下回车键，在第三行输入文字“内容”。
02 单击“标题”所在行将光标定位到该行，在【开始】选项卡的【段落】组中单击【居中】按钮 ，“标题”文字就在页面中居中对齐显示。
03 选择“内容”所在行，在【段落】组中单击【文本右对齐】按钮，“内容”文字就右对齐显示了。
提示
【段落】组中还有【文本左对齐】、【两端对齐】和【分散对齐】按钮，在需要的地方可以使用上述操作进行设置。
6.文字颜色
使用颜色可以美化文字，同时也可以更好地标识重点内容。
01 拖曳鼠标选中“打字输入”文字，在【开始】选项卡的【字体】组中单击【字体颜色】按钮 ，文字将变成红色。
02 拖动鼠标选中“标题”文字，单击【字体颜色】按钮旁边的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择想设置的字体颜色，这里设置为“绿色”。
03 这样，“标题”文字设置为绿色了。
7.插入图片
有时我们需要在文章中插入图片，既美观也丰富了文章的内容，下面通过一个简单的实例来学习。具体的实例步骤如下。
01 把鼠标光标移动到文字“标题”前面，接下来开始插入图片的操作。
02 切换到【插入】选项卡，单击【剪贴画】按钮。
03 在Word文档编辑区的右边出现剪贴画任务窗格。
04 单击【搜索】按钮，预览窗格中显示出Word自带的剪贴画。
05 选择一张图片，图片就插到了当前光标所在的位置。
06 可以通过图片边缘的控制点来对图片进行大小设置。例如，将鼠标指针移动到左上角的控制点，指针变为沿对角线调整状态，按住鼠标左键向右下方拖曳，图片就会按比例缩小显示。
说明
拖曳控制点的时候，最好拖四个角上的圆点，这样能同时缩放高和宽，保持显示比例。
07 放大的操作和缩小的操作同理。选择一个控制点，按住鼠标向相反方向拖曳即可。
8.插入图片文件
上面介绍了插入剪贴画的操作步骤，在实际的应用中经常需要从外部导入其他的图片，操作步骤如下。
01 把鼠标光标移动到文字“内容”后面，然后按下回车键，把光标设置到下一行。
02 切换到【插入】选项卡，单击【图片】按钮 。
03 打开【插入图片】对话框，选择需要插入的图片，再单击【插入】按钮即可。
04 图片文件就插到了当前光标所在的位置。
9.保存文件
完成Word文档的编辑处理之后，要学会文件的保存，只有这样才能把输入的文字保存到电脑中，以方便下次打开使用。
01 选择【文件】→【保存】选项，如果是第一次保存文档，则会打开【另存为】对话框。
02 选择存储位置，输入文件名，单击右下角的【保存】按钮，完成文件保存操作。
03 这样就成功地将文件保存到了自己的文件夹中，以后再保存文档，每次只要单击快速访问工具栏上的【保存】按钮，就可以自动保存。
10.退出Word
在使用完Word软件后，需要关闭该软件，以方便对其他软件的应用，关闭的步骤如下。
01 单击【文件】选项卡中的【退出】按钮
，就可以退出Word程序，也可以单击右上角的【退出】按钮 ，关闭程序窗口。
02 如果文件没保存，或者又修改了，这时系统会打开一个提示对话框，询问用户是否保存文档的更改。
03 如果要保存，单击【保存】按钮，保存文档并退出；如果不需要保存，单击【不保存】按钮，放弃改动并退出Word程序。
04 保存后，Word文档在电脑的硬盘中显示为一个Word的特有图标。需要使用的时候直接双击该图标即可以打开上次编辑的文档。
说明
如果想深入学习有关Word 2010的知识，请阅读本系列丛书中的《Office 2010高效办公》。
1.2.2 电子表格软件Excel 2010
Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测，并且具有强大的制作图表的功能。
1.Excel 2010界面基础知识
Excel 2010的工作界面由快速访问工具栏、标题栏、功能选项卡和功能区、【帮助】按钮、文档编辑区、状态栏和视图栏等组成。
2.建立工作表
在建立表格之前，应该先把表格的大概结构考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等。通常，在用Excel建立一个表格的时候，开始是建立一个表头，然后就是确定表格的行标题和列标题的位置，最后才是填入表数据。
01 首先需要输入表头内容。选中A1单元格，输入文字“10月销售总表”，然后从第3行开始输入表的行和列的标题，把不用计算的数据添进去。输入的时候要注意合理地利用自动填充功能。先输入一个数据，然后把鼠标光标指向单元格右下角的方块上，指针变成一个黑色的十字时按下左键向下拖曳，覆盖需要数目的单元格后松开鼠标键，即可将数据或公式填充到多个单元格中。
提示
填充功能还有许多其他用法，例如输入“10-11”并回车，数据自动变成了一个日期，向下填充，日期会按顺序变化。
02 在电子表格中经常需要计算数据，当然可以通过其他方式把数据计算好了再输入进来。不过，最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。现在把每人每次的购买总额计算出来。选中“总值”下的第1个单元格，在编辑栏中直接输入“=C5＊D5”，在这里，不用考虑大小写。单击【输入】按钮，确认输入，就在这个单元格中输入了一个公式。
说明
输入公式时可以从表格里选择参与运算的单元格，也可以直接输入单元格地址，只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途。有时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择会很麻烦，那就直接输入。还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始输入一个等号，这样就相当于单击了【插入函数】按钮。
03 现在，选中E5单元格，然后用鼠标拖曳单元格边框右下角的小方块，向下填充公式。
3.调整行、列宽度
适当调整单元格的宽度，可以使表格看起来更美观或紧凑一些。拖曳两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。
4.保存文件
保存表格的操作与在Word中保存文档一样。
01 选择【文件】→【保存】选项，如果是第一次保存文档，则会打开【另存为】对话框。
02 选择存储位置，输入文件名，单击右下角的【保存】按钮，完成文件保存操作。
说明
如果想深入学习有关Excel 2010的知识，请阅读本系列丛书中的《Excel 2010电子表格》。
1.2.3 演示文稿软件PowerPoint 2010
PowerPoint也是微软公司的Office系列办公组件之一。PowerPoint主要用来制作演示文稿。这里所指的演示文稿，也可以理解为电子化文稿，它是借助图形、文字、图像、声音和动画等素材来展示或者演示，从而为人们交流信息提供了一种全新的技术方法。
1.PowerPoint 2010的界面
PowerPoint 2010的工作界面由快速访问工具栏、标题栏、功能选项卡和功能区、【帮助】按钮、文档编辑区、状态栏和视图栏等组成。
2.制作第一份演示文稿
使用PowerPoint制作演示文稿主要包括文字的编辑、段落格式的设置、图片的导入等操作，更复杂的演示文稿还会加入背景音乐和动画等效果。本节我们来学习最简单的演示文稿制作，方便读者快速掌握该软件的使用。
01 启动PowerPoint 2010软件，单击【文件】选项卡，在展开的面板中选择【新建】选项。
02 右侧显示【可用的模板和主题】窗格，选择【主题】选项。
03 在列表中选择喜欢的主题模板，然后单击右侧的【创建】按钮，就可以直接应用漂亮的模版创建一个新的演示文稿。
04 用鼠标单击【单击此处添加标题】框，输入标题和副标题文字，并输入制作者和时间等内容。
05 要在文档中插入一个新幻灯片，在【开始】选项卡的【幻灯片】组内单击【新建幻灯片】按钮
。如果单击【新建幻灯片】图标，则直接建立幻灯片；如果单击文字部分【新建幻灯片】图标，则弹出下拉菜单，可创建新样式的幻灯片。
06 创建好后直接跳到下一页，可在左侧【幻灯片】窗格中看到缩略图效果。
07 单击【插入】→【图像】→【图片】按钮。
08 打开【插入图片】对话框，选择前面准备的要插入的素材图片，单击【插入】按钮。
09 插入后可以为图片设置合适的位置与大小，单击【单击此处添加标题】框，输入标题文字，例如“可爱的海豚”。
3.保存演示文稿
保存演示文稿的操作步骤如下。
01 单击【文件】选项卡，选择【保存】选项。第一次保存时，会打开【另存为】对话框。
02 选择存储位置，设置好文件名，单击右下角的【保存】按钮，文件保存完成。
03 这样就成功地将文件保存到自己的文件夹中了，以后就可以单击快速访问工具栏上的【保存】按钮直接保存。
要查看幻灯片的播放效果，可在状态栏上单击【幻灯片播放】按钮
。
说明
如果想深入学习有关PowerPoint 2010的知识，请阅读本系列丛书中的《PowerPoint 2010精美幻灯片制作》。
1.2.4 图像处理软件Photoshop CS5
Photoshop是Adobe公司生产的数字图像编辑软件，是迄今为止在Macintosh和Windows平台上能够运行的最优秀的图像处理软件之一。自Photoshop问世以来，其强大的功能和无限的创意空间，使得电脑艺术家们对它爱不释手，并应用它创作出了难以计数的艺术珍品。本节主要介绍Photoshop CS5的基础操作知识。
1.Photoshop界面
首先来认识一下Photoshop CS5的界面组成。Photoshop的操作界面比较简洁大方，但功能和命令较多，这里并不一一做介绍。
2.使用Photoshop绘制图像
想要用好Photoshop CS5，首先要了解Photoshop CS5中最常用到的工具箱。Photoshop CS5的工具箱就像是一个百宝箱，它里面提供了几乎所有能够辅助我们进行各种操作的有用工具。工具箱中的工具大致可以分为：选择工具、绘图工具、路径工具、文字工具、切片工具及其他类的工具，此外还有一些提供独立控制功能的按钮和选项。
这里利用工具箱的绘画工具绘制简单的图案，方便读者对Photoshop有一个大概的了解。
绘制步骤如下。
01 运行Photoshop CS5，按【Ctrl+N】组合键新建一个空白文档。
02 首先在文档窗口中绘制椭圆形。在工具箱中选择椭圆选框工具。
03 按下【D】快捷键，在工具箱中将前景色设置为“黑色”。
04 在图像窗口中拖曳鼠标，绘制出椭圆图案。
05 按【X】快捷键将前景色设置为“白色”。
06 用同样的方法制作一个半径略小的白色椭圆，使原来的椭圆图案只留出一条黑色的边线。
07 引入自定义图片。用自定形状工具绘制一些图案，首先在工具箱中选择自定形状工具。
08 在工具选项栏中单击【形状】右侧的下拉按钮打开形状面板，这里储存了很多可供选择的矢量图案。
09 选择【小草】图案，然后在图像窗口中的适当位置拖曳鼠标，绘制出“小草”图案。通过拖曳鼠标再绘制出许多“小草”。
10 Photoshop中附带的矢量图案中没有“小树”图案，可以从外部素材库中引入。单击形状面板右上角的按钮，在弹出的下拉菜单中选择【全部】命令。
11 在打开的提示对话框中单击【确定】按钮。
12 再回到矢量图案库中，选择【月亮】图案。最后在图像中的合适位置按住鼠标左键并拖曳得到月亮的图案。
13 继续使用自定形状工具，用同样的方法绘制出漫画中的其他元素。
14 现在图案已经全部绘制出来，最后再给漫画添加文字。选择工具箱中的文字工具，在文字工具的选项栏中设置好文字的字体和字号等属性。
15 在图像上欲输入文字的地方单击鼠标左键，开始输入所需的文字。
16 输入完毕后，选中文字并设置字体与文字颜色。
17 选择【文件】→【存储】命令，打开【存储为】对话框。设置好存储路径、文件名与格式后，单击【保存】按钮。
说明
如果想深入学习有关Photoshop CS5的知识，请阅读本系列丛书中的《Photoshop CS5图像处理》。
