第11章 培养富有的习惯(2)
你会发现，你以前根本说不清楚你的时间究竟都用到哪里去了。你的记忆力在这方面是不可靠的，因为我们往往只记得一天中最重要的事情——也就是我们完成了某些事情的时刻——而忽略掉我们浪费或未能有效利用的时间。琐碎的事项，小小的分心都不太重要，我们记不住。但这些正是我们最需要辩明并加以修正之处。
填写这个表两三天之后，你会惊讶地发现，你有很多地方可以改进。例如，你可能会发现你以前并不知道你竟然花了那么多的时间用于阅读贸易刊物、报纸、报告等等，因此想找出一个办法来减少用于这方面的时间。你也可能会惊讶地发现，你竟然花了那么多时间用在赴约的路上，因此想办法改进行程表，一次去几个地方，或多利用电话。你也可能会发现你把计划15分钟的喝咖啡、休息时间竟延长到40分钟（从办公桌到咖啡店的来回）。花40分钟或许是值得的，但是唯有你从文字记录中确实看出你究竟用了多少时间之后，你才能够判定是不是值得花那么多时间。
不过最重要的是，你会更惊讶地发现，你实际上居然只用了一点点时间做你承认是最优先的事。而和你东奔西走地处理那些次优先的事务相比，你用于计划、预估时间、探寻和利用机会，以及努力达到目标等等的时间真是太少了。时间记事表具有在早晨把冷水泼在你头上的效用，一时间会使你感到不愉快，却能使你清醒过来，并且重新振作起来。
我们每个人都要自律，要绘制或填写时间记事表。当你真正做到之后，保证你会出现一些惊喜的效果：
（1）在几天之内，你只需用远比你想象中的时间少得多的时间来填写记事表。
（2）它一定会为你使用时间指出重要的改进途径。
今天就开始制定一张时间记事表吧！
把握今天
珍惜时间，最重要的是要把握今天。一位良好的时间管理者应该认识到这一点，今天是我们唯一能够运用的时间，一定要合理支配。过去已经是一去不回，明天只是未来之事。世界上每一件事情的完成，都是由于某一个人或某些人认识到了一点：只有今天是行动的唯一时间。
珍惜今天，这对大多数人似乎已是一种常识，但是可以肯定地说，我们大多数人很少能够完全把握这一不言自明的真理。
19世纪苏格兰作家、历史学家及哲学家卡莱尔曾说：“我们的主要工作不是去遥望未来都无法清楚的东西，而是去做好目前手头上的事情。”19世纪英国散文家、批评家和社会改革家罗斯金把“今天”这两个字刻在一小块大理石上，放在桌子上，以便经常提醒自己。让我们重提一次前面那位哲学家的名言吧：
昨天是一张过期作废的支票。
明天是一张尚未兑现的支票。
今天是可以流通的现金。
好好珍视时间、运用时间吧！
富有习惯之二——迅速而有效地作出决定
对于那些低效的组织来讲，也是因为很多人为的因素，如过多的会议、讨论、瓶颈现象、工作环境等。对于每一位成功者而言，他们都具有一种良好的习惯——迅速而有效地作出决定。对于生存于竞争激烈中的现代人来讲，更应该培养这种良好的习惯。
善用电话会议
有些公司回单位动不动就召集会议、举手表决、无休止地讨论等。其实，这些程序完全可以通过电话会议而加以避免。
如果你不知道这种做法（确实有很多人不知道。），让我们告诉你，所谓的“电话会议”，是利用电话与在任何地方的人举行会议。你可以通过一些技术手段把要参加会议的那些人的名字和他们的电话号码连接起来，这样就可以举行一次电话会议了。当然，如果你把要谈的事情事先告诉参加会议的人就更好了，因为他们到时候一定会在场，而且也可以事先准备一下。
很多大型公司想到了将位于不同城市的分公司聚集在电话中举行会议，但人民常常忽略了一点，这个办法也同样可以和同城市的许多人举行会议。例如，如果你要组织一次家长教师联谊会，你想和执行委员会简单地讨论几个事项，如果你召集了一次会议，这可能会把每一个与会者整个晚上的时间都耗用掉了，但你可以举行一次电话会议，以很少的代价在几分钟以内就可以办好你的事情。
电话会议还有一个好处：当人们知道他们要按分钟计时付费的时候，就会事前做一番准备，在讨论中也不会尽说些没有意义的话。
打破“瓶颈”现象
造成“瓶颈”现象的原因可能是犹豫不决、懒惰、优先次序不当、顽固或要求过分。这是管理时间中遇到的最大问题，因为如果你是以为管理者的话，你浪费的不仅仅是你个人的时间，而是一群人的时间。
典型的“瓶颈”都是有类似下面这些人造成的：
·对于新办法不置可否的高级管理人员；
·核定下一项计划之前，舞文弄墨的官员；
·不能及早安排好聚会，使得布置场地的人没有足够时间布置好场地的俱乐部委员；
·喜欢在打字形式上吹毛求疵而要把信件重新再打的老板；
·习惯拖到最后才确定论文题目的教师；
·要下属每事必问而问时又找不到的老板，等等。
“瓶颈”现象的造成，固然可能是由于某一个人要做的事情太多，但也可能是由于某个人没有足够的事情可做后者会堆积起一大堆文件资料，使别人（常常是使他们自己）认为他们很忙。对付这些人的方法，是给坍塌们更多而不是较少的工作去做，并且订下期限。这个办法会像疏通堵塞管子的通道一样，可以发挥出惊人的效果。
我们要找出“瓶颈”的所在，第一个要找的地方是你的办公桌、你自己“待处理”的卷宗、你自己的“待办事项表”。并且记着：“瓶颈”常常是在瓶子的上端，所以赶快把你办公桌上的文件处理干净，以便于尽快转移到另一个人的桌子上，这比堆在你桌上要更加有效。
懊悔——是更大程度地在浪费时间
没有什么事情比懊悔更浪费时间了。
纽约一位著名的精神病医师在即将结束他一生的职业生涯时指出，他发现帮助人们改变生活的最有用的观念，是他所谓的“四字真言”。头两个字是“如果”。他说：
我的病人很多都是把他们的生命花在过去，为他们在许多状况中没有做到应该做的事情而身心痛苦。例如：
“如果我为面视多准备一下就好了——”
“如果我把我的真正感觉告诉老板就好了——”
“如果我接受过会计训练就好了——”
如果一个人过于沉醉与悔恨的大海中，情绪就会严重萎缩。克服这一问题的办法很简单，从你的言语中消除这两个字，而用“下次”来取代。例如，我们可以把上边的三句话改为：
“下次我要好好准备——”
“下次我要说出我想说的话——”
“下次有机会我要接受训练——”
实行这个简单的方法直到养成习惯为止永远不要再重提你过去犯的错误。当你发现自己仍在想着过去的错误时，你要忠告自己：“瑕疵我要用不同的方式去做。”你会发现，这样句关闭了过去事情的大门，使你脱离困扰，而能把你的时间和心力集中于现在和将来，而不是过去。
让心灵保持一片宁静
人的心灵需要安静、独处与和平的时间，以利于缓解竞争的压力，减低因家庭和朋友而带来的烦恼，并体验到宁静的治疗作用。
在如此繁忙的世界里，怎样才能找到这样的时间呢？其实这跟你找到时间去做生活中其他值得去做的事情是同样的方法：你应该制定出一个计划以保证挪出同样的时间，然后遵守这个计划，而且天天遵守。
有一种方法叫做“超自然默想”。每天静坐两次，共20分钟，闭起双眼，让心智任意神游，同时重复默念好象毫无意义的梵文字“曼陀螺”。很多实验过“超自然默想”的人报告说，这样训练的结果使他们更为机敏，紧张也大为缓解。而且在默想时会发生某些生理现象，包括氧气消耗、脑波，以及血乳酸盐的改变。用“超自然默想”获得的益处是不是也可以用其他方法获得，这仍然还是一个有待研究的问题，但正如一位批评这种“默想法”的人所承认：“它能够使我们‘停’下来几分钟的事情总不会是坏事。”
但是还有其他方法也可以使我们“停”下来。如果你信教，当你祈祷，或在教堂、在家里进行宗教默想时，也可以获得同样的内心平静。如果你每天早晨比你家人早起，至少有一个好处——你可以获得几分钟独处和内省的时间。有些人在公园里，甚至在旅馆大厅停下来的车子里独自静坐几分钟，也可以使他们恢复内心的平静。
不论你用什么方法，都要想办法每天找出一段时间，让自己的心智摆脱竞争的忙乱，退一步向前看看，自己究竟在做什么。这可以使你更加客观地面对自己。能为你继续工作扫除掉你生活中的灰尘。
富有习惯之三——行动之初设定最终目标
成功人最明显的习惯之一就是，他们往往在行动之前，就清楚地知道自己要达到一个什么样的最终目的。根据这一目标，自己必须切实做到哪些事情，然后一一付诸实施。
首先，让我们一起来聆听约瑟夫·艾迪生的这段话：
“当我看到伟人的坟墓，我心中的所有羡慕之感都泯灭了；当我看到美人的墓志铭，我心中的一切奢望都消失了；当我在墓碑旁碰到悲哀的父母，我的心被同情所软化；当我看到父母的坟墓，我感到那些必定会很快跟着去的人悲哀是没有用的；当我看到国王同废黜他的人躺在一起，当我想到生前互相争斗、死后并排安葬的智者，或者以能言善辩划分世界的圣人，我就想到人类无谓的竞争、宗派和辩论，感到悲哀和惊愕，当我看到墓碑上的日期——有的人是昨天刚刚去世的，有的人600年前已经作古——我考虑有那么一个伟大的日子，我们大家都成为同一时代的人，一起出现在这个世界上。”
一开始心中就有最终目标，最根本的一点是，从今天开始就要把你生命最后的景象、图画或模式作为检查其他一切的参考物或标准。你生命的每一部分——今天的所作所为，明天的所做作为，下周的所作所为，下个月的所作所为——都可以从整体来检查，从什么确实对你最重要来检查。只要明确地记住最终目标，你就能肯定，不管哪一天干哪一件事都不会违背你所确定的最重要的标准，你生命的每一天都会为你设想的终生目标作出最有意义的贡献。
一开始心中就怀有最终目标，意味着一开始就清楚地知道自己的目的地。它意味着你知道自己要去哪里，这样你就比较清楚你现在在哪里，你迈出的每一步总是朝着正确的方向前行。
陷入事务性的圈子，为生活忙忙碌碌，在成功的阶梯上日益奋力地攀登，到头来发现梯子靠错了墙，出现这些情况简直太容易了。可能忙——很忙——而且成效并不很高。
人们发现自己取得的胜利毫无价值，是在牺牲他们忽然意识到对他们重要得多的东西的情况下取得的成功。各行各业的人——医生、院士、演员、政治家、企业专业人员、运动员和管子工——常常为得到更高的收入、更多的承认或者某种程度的专业能力而奋斗，最后发现他们的追求使他们没有看到真正对他们最重要的东西，到头来却为时已晚。
如果我们真正知道什么对我们极为重要，并且把它牢记在心上，每天的一言一行都以什么对我们最重要为标准，我们的生活会发生多大的变化啊！如果梯子靠错了墙，那么我们每走一步就向错误的地方接近一步。我们可能很忙，可能“效率”很高，但只有一开始心中就怀有最终目标，我们才会有真正的“效果”。
善用目标管理
“目标管理”这个术语是由著名经济学家和管理学家彼得·德鲁克在1955年创造的。从此以后，这个术语就成为全世界商界领袖的共同词汇。
目标管理，是依照特定目标而不是依照程序和规定进行思考，。这个观念鼓励人们问这样的问题：
·“我们究竟要努力做什么？”
·“我们为什么做这件事？”
·“有没有更好的途径？”
而不是问：
·“这是遵照单位的政策吗？”
·“这是上面要我们做的吗？”
·“这是不是能使我们的部门雇用更多的人，拥有更大的权力？”
确定目标，以及分配时间去从事最能达到这些目标的活动，是任何机构求得效力的要诀。劳伦斯·彼得解释道：“在缺乏一项适当的目标之下，管理方面一个典型的反应是增加输入——雇用更多的人，驱使员工更辛苦地工作，提升员工的资格。缺乏目标来确定程序，个人就可能只会增加输入，忙于做些意义不大的活动，却做不成任何事情。”
许多人和机构很容易只忙于程序方面的事情。推销员一再地去拜访早就没有生意做的老顾客；主管只根据下属给他带来多少麻烦而不是根据他们有多少看法来评价员工；或只要求大量的文字报告而不自己去看一看实际进展情况。类似这样的人浪费自己的时间，也浪费别人的时间，因为他们没有关注自己最终的目标。他们只想要大家忙个不停，维持一种制度，以及粉饰表面。
艾希指出：“目标管理不是一大堆报告，不是一连串会议；那是一种新的管理风格，不是一种新的程序。”这是那些要从投注的时间里获得更大效果的人所运用的风格。
制定目标实施期限
很多人只要加上一点点压力，就会把工作做得更好，而自我设定的期限就可以提供你所需要的压力，使你继续把工作完成。只有在你为一项工作设定一个期限之后，你才会有一个真正的行动计划，否则那只是一个虚无缥缈的希望，即你想在某一个时刻做件事情而已。