1.6费用统计表

1.6.1 单元格引用

单元格引用在公式应用中是非常重要的，根据引用方式的不同可以分为3类：相对引用、绝对引用以及混合引用。

1. 相对引用

相对引用是指公式所在的单元格与公式中引用的单元格之间建立了相对关系，若公式所在的单元格的位置发生了改变，那么公式中引用的单元格的位置也会随之发生变化。

例如，在单元格B1中输入公式“=A1”，然后将单元格B1中的公式复制到单元格B2中，那么单元格B2中的公式就会自动地由“=A1”变成“=A2”。

2. 绝对引用

绝对引用是指引用特定位置处的单元格，表示方法是在行列单元格名称的前面加上绝对引用标识符“$”。绝对引用只是公式所在的单元格的位置发生了变化，但引用的公式保持不变，引用的内容不变。如果在复制公式时不希望公式中的引用发生变化，就可以使用绝对引用。

例如，在单元格C1中输入公式“=$A$1”，然后将单元格C1中的公式复制到单元格C2中，单元格C2中的公式仍然是“=$A$1”。

3. 混合引用

混合引用是指行绝对列相对的引用，或者是列绝对行相对的引用。在复制公式时，如果要求行不变但列可变，或者列不变但行可变，那么就要用到混合引用。

例如，在单元格D1中输入公式“=$A1”，然后将单元格D1中的公式复制到单元格D2中，单元格D2中的公式就会变成“=$A2”。

1.6.2 医疗费用统计表

医疗费用统计表用于系统地统计员工的医疗费用情况，从而对员工医疗费用的报销进行管理。

医疗费用统计表的内容主要包括报销时间、员工姓名、所属部门、医疗报销种类、医疗费用和企业报销金额等。在计算医疗费用报销金额时会涉及IF函数，因此下面先介绍IF函数的语法和功能。

1. IF函数的语法和功能

函数语法：IF（logical_test,value_if_true, value_if_false）

函数功能：执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值返回不同的结果。另外，还可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。

函数中各参数的含义如下。

logical_test：计算结果为TRUE或者FALSE的任意值或表达式。

value_if_true：logical_test为TRUE时返回的值。如果logical_test为TRUE而value_if_true为空，则返回0（零）。value_if_true也可以是其他公式。

value_if_false：logical_test为FALSE时返回的值。如果logical_test为FALSE且忽略了value_if_false（即value_if_true之后没有逗号），则会返回逻辑值FALSE；如果logical_test为FALSE且value_if_false为空（即value_if_true之后有逗号，并紧跟着右括号），则返回0（零）。value_if_false也可以是其他公式。

下面我们看一个具体实例。

2. 创建医疗费用统计表

创建医疗费用统计表的具体步骤如下。

[1]启动Excel 2013，在弹出的界面中选择【空白工作簿】，创建一个名为“医疗费用统计表”的空白工作簿，然后将工作表Sheet1重命名为“医疗费用统计表”。

[2]在“医疗费用统计表”工作表的适当位置输入表格标题和相应的列标题，然后对其进行单元格格式设置，并适当地调整行高和列宽。

[3]使用快捷菜单填充序列数据。在单元格A4中输入“1”，然后选中单元格A4，将鼠标指针移到该单元格的右下角，当指针变成形状时按住鼠标左键不放向下拖动。

[4]拖至单元格A11后释放鼠标，单击单元格右下角的【自动填充选项】按钮，在弹出的快捷菜单中选择【填充序列】菜单项。

[5]随即就会在单元格区域A4:A11中填充序列数据。

[6]企业一般对员工医疗报销种类会限制一定的范围，为此需要设置医疗报销种类的数据验证（以“序列”为条件）。选中单元格区域E4:E11，切换到【数据】选项卡，在【数据工具】组中单击【数据验证】按钮，从弹出的下拉列表中选择【数据验证】选项。

[7]随即弹出【数据验证】对话框，切换到【设置】选项卡，在【允许】下拉列表中选择【序列】选项，然后在【来源】文本框中输入企业可以报销的医疗费用种类，这里输入“药品费,住院费,理疗费,体检费,计划生育费,接生费,注射费,针灸费,X光透视费,输血费”（其中“,”为英文状态下的逗号）。

[8]切换到【输入信息】选项卡，在【选定单元格时显示下列输入信息】组合框中的【标题】文本框中输入“请输入医疗报销种类！”，在【输入信息】文本框中输入“可以单击下拉箭头按钮从下拉列表中选择！”。

[9]切换到【出错警告】选项卡，在【输入无效数据时显示下列出错警告】组合框的【样式】下拉列表中选择【停止】选项，在【标题】文本框中输入“超出企业报销范围！”，在【错误信息】文本框中输入“请单击下拉箭头按钮从下拉列表中选择！”。

[10]单击按钮，返回工作表，此时单元格E4右侧会出现一个下箭头按钮，并且在其下方显示设置的输入信息。这里出现的信息就是我们在步骤8 中设置的信息。

[7]选中单元格E4，然后单击该单元格右侧的下箭头按钮，可以在弹出的下拉列表中选择相对应的医疗报销种类。下拉列表中显示的信息就是我们在步骤7 中设置的信息。

[12]一般情况下，企业只报销医疗费用的一部分，这里按照医疗费用的80%计算企业报销金额。选中单元格G4，从中输入以下公式。

=IF(F4="","",F4*0.8）

输入完毕，按【Enter】键即可。

【公式解析】：

此公式实现的操作是：如果单元格F4为空，则公式返回空；否则，返回单元格F4中的值乘以0.8。

[13]选中单元格G4，将鼠标指针移到该单元格的右下角，当指针变成形状时按住鼠标左键不放并向下拖动到单元格G11，然后释放鼠标即可将单元格G4的格式和公式填充到单元格区域G5:G11中。

[14]在表格中的相应位置输入企业2013年上半年员工报销的医疗费用数据信息（其中“企业报销金额”列的数据无需输入，它将利用公式自动计算），然后将单元格区域A4:G11中的内容居中对齐。

[15]设置数字格式。选中单元格区域F4:G11，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项。

[16]弹出【设置单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡，然后在【分类】列表框中选择【会计专用】选项。

[17]单击按钮，返回工作表，此时选中的单元格区域中的数值就会以保留两位小数的会计专用格式显示。

1.6.3 日常费用统计表

日常费用统计表记录了企业中各个部门的日常耗费，它可以更好地反映企业资金的运用情况，统计分析各部门的费用使用情况。

1. 创建日常费用统计表

日常费用统计表的内容主要包括时间、员工姓名、所属部门、费用类型、金额及备注等，创建企业日常费用统计表的具体步骤如下。

[1]启动Excel 2013，创建一个名为“日常费用统计表”的空白工作簿，将工作表Sheet1重命名为“日常费用统计表”，然后输入表格标题和相应的列标题，并设置工作表中的单元格格式。

[2]在该工作表中输入企业2013年7月的日常费用数据。

[3]使用菜单项插入单列。选中C列，切换到【开始】选项卡，在【单元格】组中单击【插入】按钮的下半部分，在弹出的下拉列表中选择【插入工作表列】选项。

[4]随即在选中列的左侧插入新的一列，原来的列依次右移。

[5]将鼠标指针移到新插入列右侧的图标上，将显示【插入选项】按钮，单击该按钮，弹出一个下拉列表，从中可以设置该列的格式，系统默认选中【与左边格式相同】单选钮。

[6]在单元格C2中输入C列的列标题“所属部门”，然后依次在单元格C3～C5中输入具体的部门名称。

[7]由于单元格C6中要输入的部门“办公室”，前面已经输入过了，此时用户可以使用下拉列表功能输入数据。选中单元格C6，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【从下拉列表中选择】菜单项。

[8]随即在选中的单元格C6的下方弹出一个下拉列表，在此下拉列表中选择对应员工的所属部门，这里选择【办公部】选项。

[9]即可在单元格C6中输入“办公部”。按照同样方法完成其他员工“所属部门”的输入。

[10]使用右键快捷菜单插入单列。为了使表格看起来更加清晰，用户可以在A列前面加一空列。在A列列标上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】菜单项。

[11]随即在选中列左侧插入新的一列，原来的列依次右移。

[12]使用【自动求和】按钮进行计算。选中单元格F13，切换到【开始】选项卡，在【编辑】组中单击按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择【求和】选项。

[13]随即系统自动对单元格区域F3:F12进行求和计算，并在单元格F13中显示计算公式“=SUM(F3:F12）”。

[14]按【Enter】键，单元格F13中即可显示计算结果。

2. 使用样式

当用户需要对单元格或者单元格区域设置相同的格式时，可以通过应用样式的方法快速地设置单元格的样式。

应用样式

Excel 2013系统提供了多种单元格样式，用户可以根据需要应用合适的样式，具体操作步骤如下。

[1]选中单元格F13，切换到【开始】选项卡，在【样式】组中单击【单元格样式】按钮。

[2]在弹出的单元格样式库中的【标题】组中选择【汇总】选项。

[3]选中的单元格即可应用【汇总】样式，效果如图所示。

创建样式

如果用户对系统提供的样式不满意，还可以根据需要自行创建合适的样式，具体操作步骤如下。

[1]切换到【开始】选项卡，在【样式】组中单击【单元格样式】按钮。

[2]在弹出的下拉列表中选择【新建单元格样式】选项。

[3]弹出【样式】对话框，在【样式名】文本框中输入样式的名称，这里输入“边框”。

[4]单击按钮，弹出【设置单元格格式】对话框，切换到【边框】选项卡，在【线条】组合框的【样式】列表框中选择细实线样式，然后在【预置】组合框中单击【外边框】按钮。

[5]单击按钮，返回【样式】对话框，在【包括样式（例子）】组合框中撤选【数字】、【对齐】、【字体】和【填充】复选框。

[6]单击按钮，返回工作表，选中单元格区域B2:G12，在【样式】组中单击【单元格样式】按钮。

[7]在弹出的下拉列表中选择【边框】样式选项。

[8]单元格区域B2:G12应用“边框”样式后的效果如图所示。

修改样式

在Excel 2013中，无论是内部样式还是自定义样式，用户都可以对其进行修改。如果用户对某个样式进行了修改，那么所有应用该样式的单元格或者单元格区域的格式也会随之发生变化。

下面以修改样式“边框”为例，介绍修改样式的具体操作。

[1]切换到【开始】选项卡，在【样式】组中单击【单元格样式】按钮，然后在弹出的下拉列表中的【边框】样式上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【修改】菜单项。

[2]弹出【样式】对话框，单击按钮。

[3]弹出【设置单元格格式】对话框，切换到【边框】选项卡，在【线条】组合框的【颜色】下拉列表中选择紫色，然后在【预置】组合框中单击【外边框】按钮。

[4]依次单击按钮返回工作表，【边框】样式修改完毕。重新应用【边框】样式后效果如图所示。

删除样式

当某些创建的样式不再需要时，用户可以将其删除。

删除样式的具体步骤如下。

[1]切换到【开始】选项卡，在【样式】组中单击【单元格样式】按钮，然后在弹出的下拉列表中的【汇总】样式上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】菜单项。

[2]即可将【汇总】样式从样式库中删除。此时应用【汇总】样式的单元格恢复到应用该样式前的格式。