第4章 时间整理——每天可以多出一小时（1）
绿萝在公司的职务是出纳，很长一段时间内同时还负责行政工作。出纳，活多而零散；行政工作更是琐碎。一身兼二职，很多时候，绿萝忙得焦头烂额，连喘息的工夫也没有。她真是希望一天有36小时呀。已经如此了，工作做得却也并不是多么出色。绿萝心里着急，口却难开。
绿萝如何才能整理好时间，让自己告别忙碌？又如何才能轻松、高效而愉悦地工作呢？
忙不过来一定要说话
只会说好的“YesMan”
你正忙得焦头烂额，同事有事要你帮忙，你嘴上说“行，行，行”；老板随时有事会不断吩咐，你也说“好，好，好”。你一直在不停地忙，当别人急着要工作结果的时候，你却说你还没做，并且这件事情还没有提上你的日程。因为这件事的前面还有不少待办项目，也都很重要。不是你不认真去完成工作，是你的时间根本不够用。姑且相信这是实情，但是有一个事实你忽略了——事情没有办好。为什么在接受工作之初，不认真地想想呢？
刚出版的《杜拉拉升职记》大结局里，陈丰发现拉拉忙得连吃饭都没有时间，就提醒她说：“不能太老实，你干活太老实了，得适当推活，特别是吃力不讨好的事情还是得想办法推掉。”拉拉笑起来，“看！承认了吧？我就是太老实！所以老被身边像你这样狡猾的家伙欺负。”
绿萝看了小说之后，深有同感。某天下午外出，要去不同的地方办三四件事。临出门前，老板说有急事需要去银行，绿萝傻眼了，自己又没有杜拉拉那么聪明能干，真是当陀螺的命。注意呀绿萝，你是不是该说“不”了？不然工作做不好要挨剋啦。
智慧地说“不”
你接受了太多的事务，你不敢让人失望，于是你要花掉太多的时间去完成这些事，现在是你学会说“不”的时候了！
像绿萝那样的情况，如果这个下午有不是非完成不可的任务，先放一放；如果都是必须完成的，请说出实际的情况，即使是你职责分内的事，老板也一定会去重新安排。否则完成不好任务，这就是你的责任。
工作要自己做主，才能不被别人牵着鼻子走。“我是个小职员，只能按吩咐做工作，哪能自己做主？”或许你这样认为，但其实可以不一样，工作内容是别人交待的，怎么安排是你可以做主的部分，包括拒绝做什么。
想要节省时间，就要学会以礼貌的方式说“不”。在你说“不”的同时，让对方感到愉快，这样你就不会感到不安，可以说这会成为你节省时间的一把利器。
可以分两步进行：
第一步，不能说“好”，但要给出一个正面的积极的回应。要做到这一点，你可以采用诸如以下的词语或句式。
谢谢你问到我……
这听起来很有趣……
这是我分内之事，我本该很乐意去做……
你问我，我感到很荣幸……
你真是太好了……
第二步，巧妙解释。
“谢谢你的邀请，我很高兴，可是我已经在做另外的一件事，不得不拒绝你的好意，否则对于我已经答应了的人来说很不公平。”
“尽管我非常愿意帮忙（接受这项挑战），可我不得不拒绝，因为我现在要集中精力进行另外的一件很重要的事。”
“我本应该去完成它，可是下午的安排已经满了，我怕贸然应下，匆忙中做不好，反而误了事。”
给对方留下一个正面的积极关注的印象，而不是推掉之后大松一口气。你可以说“祝你好运，等事情有了进展告诉我”，等等。除非你真的愿意，否则一定不要说“换个时间再找我吧”，或者“我乐意迟些时候再帮忙”。如果你这样说了，你会发现他们将比你想象中更快地说服你加入其中。
说“不”的另一种方式
从心理学上来讲，当有人提出让你按时完成工作时，就好比他们在你的情感银行账户上支取了一笔金额，这时他们有一种强大的驱动力要给予你回报（这种驱动力只存在于他们提出请求的时候）。所以当你说我需要回报时，他们潜意识里就会大声地响应：“好啊，我愿意帮助！”很好地利用这种心理，你在帮助了别人之后还将会获取更多的时间和资源。
比如下面的两个例子。
“美美，我出去一会儿，如果有电话，你能帮我接一下吗？我去吃饭，一会儿就回来。”
“没问题。你出去的时候帮我捎一张电话充值卡吧。”
“多少面值呀？”
“100的。”
“在吴晓病假期间，我希望你能接手她的工作，跟一下新签的合同，怎么样？”
“谢谢您能想到我，我感到很荣幸。这听起来像是一个很棒的项目，而且我也愿意尝试一个新的挑战。不过，要接手这件事并出色地完成工作，我需要您的帮助。能不能够转移一些我的其他任务，以便我能够每天挤出两个小时的时间？我知道李燕以前做过校对的工作，所以我认为她应当很擅长做这个。”
“没问题，我会给你安排的。”
怎么样？很神奇吧？“我需要你的帮助”，只要把握好了说这句话的时机，无往不利。关键是不要丧失了最恰当的时机，如果你在接手这个工作之后半小时再去找你的老板说上面的话，已经晚了。
整理达人Tips：
如果都是必须完成的，请说出实际的情况，即使是你职责分内的事，老板也一定会去重新安排。否则完成不好任务，这就是你的责任。
网络用不好，就是时间杀手
空前的诱惑
每天早上，打开电脑第一件事是做什么呢？是在制定一天的工作计划吗？是在阅读电子邮件吗？
绿萝多数是登录QQ，看弹出的QQ新闻。半个多小时乃至一个小时过去了……
一会儿，屏幕右下角又弹出信息说漂来了漂流瓶，赶快看看说什么了，有没有趣？
工作没一会儿，又想看看微博上有了什么新鲜事，心里想着：就一小会儿。
如今，很多人都可能在网络冲浪中数小时地迷失自己——阅读新闻、不停地搜索浏览网页、摆弄博客空间、观看比赛电影、网上逛街购物、打网络游戏、沉迷于虚拟的度假和交往之中。在网络上总有适合你的东西，工作却推到了不得不做的时候再开始。
这其中，网络游戏就是虚拟世界里的海洛因。绿萝喜欢网上拖拉机和斗地主游戏，有时候一玩大半天，连饭都顾不上吃。每工作一会儿就想玩会儿空档接龙呀、红心大战什么的，因为怕玩网络游戏上瘾，时间又紧，只好玩单机游戏。一大堆工作没做，却还沉浸在游戏里，一边盯着电脑屏幕，一边想着：“再玩10分钟”，半个小时过去了，心里还在想着：“再玩10分钟。”
绿萝还算是个上瘾不深的网虫，农场呀、朋友网、赛车等等还始终不敢沾染。
真是有利必有弊呀，老子说“福兮祸之所伏，祸兮福之所倚”，一点没错。电脑是个超级棒的发明，处理数据能力超强。与网络捆绑之后，它把全世界都连在一起，使之变成了地球村。如今电脑已经成了我们的纸和笔，同时也成了我们的图书馆和邮件递送者。信息量够大、传播够快，工作、聊天、游戏功能强大。上班的人能用它快捷办公，无聊的人也能用它打发时间。可是，网络也越来越成了人们不愿意做事的罪魁祸首，这种趋势正在不断地蔓延。
请站起来，后退几步，把它关掉
在网络上总有适合你的东西在诱惑你，网上的信息铺天盖地，无所不包，过多的信息让人无所适从。泛滥的信息把很多人拖入了泥潭之中。要是头脑不清醒、意志力薄弱，网络可真成了时间和生命的杀手了。如果不愿说“不”，本该用来工作的时间却用来上网，工作处处拖延，那只好等着回家专职上网了。
如果你不想把时间浪费在这些活动上，试着采取一些身体行动吧。这会很有帮助的，没错，是身体行动。
当你再发现自己漫无目的地在电脑上浪费时间的时候，通过采取身体行动，你能更清楚地看到事情的进展而不只是停留在想的阶段。所以，离开座位，往后走几步，不要太远，然后把电脑或游戏关掉。
如果你可以大声地说出来，那么就大声说，一个坚定的“不”可以是一个好的开始，或者你可以更有创意一些。条件允许的话，不妨对着自己大声喊出来：“嘿，你又沉迷于这件事了！快停止！关掉！做点有用的事情吧，现在就行动！”
生活中的干扰无处不在，也会以各种各样的形式出现在你身边，有些明显，会花掉你几个小时；有些不易被发觉，这里几分钟，那里几分钟。问题的关键是，它们会一点点儿侵蚀掉你一天的时间，无论你是在工作还是在其他更重要的场合。面对空前的诱惑，能帮到我们的只有我们的意志力。请大声对网络说不，从网络手里抢回我们宝贵的时间。
整理达人Tips：
这真是有利必有弊呀，老子说“福兮祸之所伏，祸兮福之所倚”，真是一点没错。电脑是个超级棒的发明，处理数据能力超强。与网络捆绑之后，它把全世界都连在一起……信息量够大、传播够快，工作、聊天、游戏功能强大。上班的人能用它快捷办公，无聊的人也能用它打发时间。可是，网络也越来越成了人们不愿意做事的罪魁祸首，这种趋势正在不断地蔓延。
爱上扫除与备份——省下的就是赚到的
扫除也是一种整理
在一堆资料中找一份文件，就如大海捞针。绿萝几乎翻遍了所有的文件夹，一页页去仔细查，好不容易才把那份房产资料找出来。时间也过去了大半天，这时候再去办事怕是要赶上人家下班了。这真是让人懊恼，半天工夫就用来找东西了。同时绿萝也发现，文件夹里很多资料都是过去很久了，还在占着位置。
拥有太多的东西会使你前行的速度下降，会消耗掉你一天中许多有价值的分分秒秒，拥有太多的东西会产生负面能量。把时间花在找东西上很可惜，放任杂乱，那只会丢了时间。所以，现在是进行大扫除的时候了，扔掉那些过去的、再也用不着的，保存必要的，资料要少而精。
其实扫除本身就是一种极其有效的整理。不用花费时间去记东西放在哪里了，不用再手忙脚乱地东翻翻，西找找，利用整理术创造出最好的工作环境，就可以节省出大把的时间用在更有价值的事情上。
这个方法除了可用于纸质资料整理，还适用于电脑里的文件处理。绿萝电脑里的各个盘都存了好多文件，用过的、待用的、常用的、临时的等等，还包括一些个人感兴趣的资料和图片也存了。有时候要用某一个文件，急忙地去找，打开一堆文件后才看到要用的那个。所以上面的原则也可用到电脑文件整理上。已完成的工作，删除掉过程中的，只保留最后的结果。分门别类地存储有用资料，工作和私人的更是要分开。一定要把文件名称写好，不然你一时方便打个“11”，要用的时候还需要打开看是什么内容，很耽误时间的。同样，电脑文件也要定期整理。
扫除之后，绿萝感到非常方便，可以赚到不少时间呢。这样的扫除对于整个办公的环境也都是适用的。
备份免去你措手不及
绿萝要让同事们填写公积金表格申请联名卡，有位同事不慎填错两次，两份表格全作废了，她不得不又去公积金中心领取，去一次又是半天的时间没有了，忙碌的绿萝多么的无奈呀！
这时有个计算机名词——备份就出现了。以防万一，去各种机构申请表格或者材料，一定是不仅仅要双份，要多份备用，最好搞到电子版。另外，准备好材料去办事，一定是可带可不带的都带上，虽然可以遇到一些满面春风、待人热情的公务员，但不少也可能有折腾人的瘾。
如果说扫除是减法整理，那备份一定是乘法整理了。不止是整理得多出来，而且是翻倍的多。
纸质重要材料要备份，电子版的更需要。这里有一个简单的办法进行电子备份，即创建一个文件夹，命名为“备份”，每隔几天就把其中的一些文件转移到一个U盘里，把所有重要的东西都放进去。或者你可以花点儿钱买个容量很大的移动硬盘，在硬盘上装上你所需要的所有软件，用以定期地备份文件。一旦你有了一个靠得住的备份，你就可以清除你所有的旧文件了。我敢打赌，你的存储空间有一大半被你永远不会使用的文档所占据了。
整理达人Tips：
如果说扫除是减法整理，那备份一定是乘法整理了。不止是整理得多出来，而且是翻倍的多。
把时间从窃贼手里抢回来
有窃贼偷走了时间
有一些人就像小孩子有多动症管不住自己，无法稳当地坐一小会儿似的；他们是管不住自己，无法专心地做一件事，不时地自己就打断自己，跑去干别的，除非事情已经火烧眉毛了，甚至已经火烧眉毛了他们还能打个小岔。绿萝有时候还真有这样的毛病，她也很苦恼。
也许这个情景你也很熟悉，绿萝要写一份非常重要的可行性分析报告。现在是早上9点钟刚刚上班，是一个非常适合开始写报告的时间，所以绿萝……
先泡上一杯枸杞菊花茶，以便让赶完早高峰的身体休息一下，让头脑进入最佳状态；
9：10，打开电脑，在电脑启动的期间，她快速做了几下舒展运动；
9：15，登上QQ，系统弹出了新闻框。她边喝茶边浏览新闻，从新闻到财经，到娱乐，到时尚，到房产，各个版块捡感兴趣的都看了一遍；
9：40，她端坐在电脑前，打开文档准备写报告，刚开了个头。又觉得有必要先查看一下电子邮件，打开邮箱，先删掉了垃圾邮件，然后看到了老板的邮件，她并没有急于回复，她觉得那可以等会儿；
9：45，此时，一杯茶水喝光，她重新泡了杯，却不知时间飞逝；
9：50，突然，QQ“滴滴”的声音响起，有老朋友说她最近生活工作都不如意，她就听她发完牢骚，心情变得抑郁起来；
10：20，她准备真正开始写报告了，可是会计大姐说需要马上去一趟附近银行。