任务2 Word文档的基本操作

任务目标

本任务的目标是掌握Word 文档的基本操作，包括新建、保存、打开、关闭和打印文档，以及为文档加密等操作。

本任务的具体目标要求如下：

（1）掌握新建、保存、打开和关闭Word 文档的方法。

（2）了解打印文档的方法。

（3）了解文档加密操作。

操作1 新建文档

在使用Word 2007编辑文档前，首先要新建一个文档。启动Word 2007后，程序将自动新建一个名为“文档1”的空白文档以供使用，也可以根据需要新建其他类型的文档，如根据模板新建带有格式和内容的文档，以提高工作效率。下面分别介绍新建Word 文档的各种方法。

1.新建空白文档

（1）启动Word 2007，打开Word 2007工作窗口。

（2）单击“Office”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“新建”选项，打开“新建文档”对话框，如图1-12所示。

（3）在“模板”栏中选择“空白文档和最近使用的文档”选项，在中间的列表中选择“空白文档”选项。

（4）单击“创建”按钮，创建一个名为“文档1”的空白文档，如图1-13所示。

2.根据模板新建文档

（1）启动Word 2007，执行“Office”→“新建”菜单命令，打开“新建文档”对话框。

（2）在“模板”栏中选择“已安装的模板”选项。

（3）在中间列表中选择一个模板选项，如选择“平衡简历”选项，如图1-14所示。

（4）单击“创建”按钮，将创建一个名为“文档3”的带有模板的文档，如图1-15所示。

另外，也可以在线从微软公司的网站上下载模板，在“模板”选项栏中选择“简历”选项，在“简历”选项中选择“基本”选项，此时，各种简历模板会显示在“简历”选项中，如图1-16所示。

选择“实用简历”模板，在预览窗口中将显示该模板的预览效果，单击“下载”按钮，系统将从微软公司的网站上下载该模板到本地计算机，下载完成后，简历模板将在新的文档中显示，效果如图1-17所示。

操作2 保存文档

对Word 文档进行编辑后，需要将其保存在计算机中，否则编辑的文档内容将会丢失。保存文档包括对新建文档的保存、对已保存过的文档进行保存和对文档进行另存为保存。下面分别介绍各种保存文档的方法。

1.保存新建文档

保存新建文档的方法有以下几种。

◆ 在当前文档中单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。

◆ 在当前文档中按【Ctrl+S】组合键。

◆ 在当前文档中执行“Office”→“保存”菜单命令。

执行以上任意操作都将打开“另存为”对话框，如图1-18所示，在“保存位置”下拉列表框中选择文档的保存位置；在“文件名”下拉列表框中输入文档的文件名；在“保存类型”下拉列表框中选择文件的保存类型，单击“保存”按钮，即可将新建文档保存到计算机中。

2.保存已保存过的文档

保存已保存过的文档在操作上比较简单，只需单击“Office”按钮，在弹出的菜单中选择“保存”命令，或者直接单击快速访问工具栏上的“保存”按钮即可，此时文档会自动按照原有的路径、名称及格式进行保存。

3.另存为其他文档

对一个已保存过的文档进行修改后，要将其再次保存，同时希望保留原文档时，可通过文档的“另存为”命令来实现，具体操作步骤如下。

（1）执行“Office”→“另存为” →“Word 文档”菜单命令，打开“另存为”对话框。

（2）在对话框中进行相应的设置，其中在“保存类型”下拉列表框中，选择不同的选项，可将现有的文档保存为不同类型的文档，各选项的作用如下。

◆ Word 97～2003文档：Word 2007生成的文档后缀名为“.docx”，早期Word 版本的后缀名为“.doc”，因此，低版本Word软件不支持Word 2007文档的某些功能，另存为低版本的Word文档能够与旧版本兼容。

◆ Word模板：在需要新建具有现有文档内容的新文档时，在“新建文档”对话框中的“已安装的模板”或“我的模板”中选择即可。

◆ 网页：便于在Internet上发布Web页。

（3）单击“保存”按钮，即可将现有文档保存在选择的位置。

操作3 打开和关闭文档

当要修改或查看计算机中已有的文档时，必须先将其打开，然后才能进行其他操作，对文档进行编辑并保存后要将其关闭。下面以打开保存在D盘“办公文档”文件夹中的“2012年伦敦奥运会金牌榜”文档，然后关闭该文档为例讲解打开和关闭文档的方法。

1.打开文档

（1）启动Word 2007，执行“Office”→“打开”菜单命令。

（2）弹出“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框中选择“本地磁盘（D：）”选项。

（3）双击打开“办公文档”文件夹，并在其中选择“2012年伦敦奥运会金牌榜”文档，如图1-19所示。

（4）单击“打开”按钮，打开“2012年伦敦奥运会金牌榜”文档，如图1-20所示。

2.关闭文档

执行以下任意一种操作，可关闭打开的文档。

◆ 执行“Office” →“关闭”菜单命令。

◆ 按【Alt+F4】组合键。

◆ 单击标题栏右侧的“关闭”按钮。

◆ 单击“Office”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“退出Word”选项。

操作4 加密保护文档

（1）打开素材“公司财务制度”文档，执行“Office” →“另存为”菜单命令。

（2）在打开的“另存为”对话框中单击“工具”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“常规选项”选项，打开“常规选项”对话框，如图1-21所示。

（3）在“打开文件时的密码”文本框中输入打开文档的密码，在“修改文件时的密码”文本框中输入修改文档的密码。

（4）单击“确定”按钮，再次打开“确认密码”对话框，在文本框中输入打开文档时的密码，如图1-22所示。

（5）单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，在文本框中再次输入修改文档时的密码。

（6）单击“确定”按钮，返回“另存为”对话框，单击“保存”按钮，完成对文档的加密设置。

（7）当打开已设置密码的文档时，将打开“密码”对话框，在其中输入打开文档时的密码，如图1-23所示。单击“确定”按钮，在“密码”对话框的文本框中再次输入修改文档时的密码，单击“确定”按钮，打开加密保护文档。

操作5 打印文档

（1）执行“Office”→“打印”→“打印预览”菜单命令。

（2）进入打印预览窗口，并打开“打印预览”工具栏，查看打印文档无误后，单击“关闭打印预览”按钮，退出打印预览。

（3）单击“Office”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“打印”选项，打开如图1-24所示的“打印”对话框。

（4）在该对话框中可对打印机的类型、文档的打印范围、文档的打印份数、文档的缩放和打印的内容等进行设置。

① 页面范围设置：除了对整篇文档打印之外，用户还可只打印文档中的一部分，打印文档各个部分的方法，如表1-1所示。

② 双面打印设置：某些打印机提供了在一张纸的双面自动打印的功能（自动双面打印）。无法进行自动双面打印的打印机则提供了相应的说明，解释如何手动将打印纸翻面，以便在另一面上打印（手动双面打印）。绝大多数打印机不支持自动双面打印，如果打印机不支持自动双面打印，可以用以下方法进行操作。

◆ 奇数页和偶数页。执行“文件”→“打印”菜单命令，弹出“打印”对话框，选择“打印”下拉框中的“奇数页”选项，如图1-25所示。连续打印整篇文档的奇数页，奇数页打印完毕后，将打印完的文档按顺序排好，按同样的方法选择“偶数页”选项，完成偶数页的打印。这样就可以实现正反面打印。需要注意的一点是，双面打印时，往往会因为首次打印时的纸张静电造成纸张粘连甚至卡纸，所以，如果对上述方法把握不准，为了保险起见，反面打印时最好能一页一页地手动放纸。

◆ 手动双面打印。如果用户的打印机不支持自动双面打印，可以在“打印”对话框中选中“手动双面打印”复选项，如图1-26所示。Word 2007将打印出纸张正面的所有页面。然后提示用户将纸叠翻过来，再重新装入打印机中进行打印。

③ 多版打印：Word 2007可以在一张纸上打印多页文档内容，通过设置可以在一张纸上分别打印2、4、6、8、16个页面。在“打印”对话框“缩放”栏中的“每页的版数”下拉列表中，选择每页纸上要打印的文档页数，如图1-27所示，如要将两页文档打印在一张纸页上，可选择“2版”选项。

④ 缩放打印：如果按一种纸张尺寸生成文档，但是想使用大小不同的另外一种纸张打印，这时就可以使用Word 2007的“按纸张大小缩放”功能。该功能和许多复印机提供的缩小/放大功能类似。

在“打印”对话框“缩放”组中的“按纸张大小缩放”下拉列表框中，如图1-28所示，单击该框右侧的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择打印当前文档要使用的纸张大小即可。

（5）单击“属性”按钮，打开“打印机属性”对话框，在其中选择相应的选项卡，进行相应设置，如设置打印机纸张的尺寸与类型、输入尺寸、送纸方向、纸盘、图像类型、水印及字体等。

知识延伸

本任务主要讲解Word文档的基本操作，包括新建、保存、打开和关闭文档，以及加密保护文档和打印文档等操作。

另外，对Word 2007文档还可以进行以下设置，以提高工作效率。

1.设置自动保存文档

在实际应用中，用户经常忘记对文档进行保存，此时一旦出现意外的情况，就会使文档内容丢失，在Word 2007中，用户可以通过设置自动保存的方式来避免这种情况，使损失降到最低。其具体操作步骤如下。

（1）执行“Office”→“Word 选项”菜单命令，打开“Word选项”对话框。

（2）在左侧的列表中选择“保存”选项。

（3）在右侧列表的“保存文档”栏选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选项，在其后的数值框中输入每次进行自动保存的时间间隔，这里输入“5”，如图1-29所示，单击“确定”按钮即可。

2.“打印预览”工具栏中各按钮功能

在Word 2007中打开“打印预览”窗口后将显示“打印预览”工具栏，如图1-30所示，其中各按钮的功能如下。

◆“页边距”按钮：单击该按钮，在弹出的列表中可选择页边距的样式，从而确定文本在页面中的位置。

◆“纸张方向”按钮：单击该按钮，在弹出的列表中可选择纸张横向或纵向放置。

◆“纸张大小”按钮：单击该按钮，在弹出的列表中可选择纸张大小，如A4、16开、32开等。

◆“显示比例”按钮：单击该按钮，在打开的对话框中可选择页面的显示百分比。

◆“单页”和“双页”按钮：单击按钮，可设置在打印预览窗口显示一页或两页文档。

◆ “页宽”按钮：单击该按钮，可改变页面宽度，使页面宽度和窗口宽度保持一致。

◆ “放大镜”复选项：选中该复选项后，鼠标指针将变为形状，单击鼠标可放大预览文档的显示效果，此时鼠标指针变为形状，再次单击鼠标可缩小预览文档的显示大小；取消对该复选项的选择可将插入点定位在文档中对文本进行修改。

◆ “关闭打印预览”按钮：单击该按钮，退出打印预览状态。

任务小结

通过本任务的学习，应能够利用Word 2007自带模板或利用在线功能下载模板，创建具有一定格式的、新颖的Word 文档。当具备了一定Word 2007基础知识后，还可以自创个性模板。对于 Word 文档保存，要学会选择保存位置、保存类型，及命名文件。Word 文档加密一般是出于安全考虑，要学会加密和解密这两个相反的操作。Word 文档打印，要学会打印机类型、页面范围、打印份数等简单设置。