1.1 办公自动化的作用

办公自动化又称OA，是Office Automation的简称。办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。通过网络，单位内部的人员可以跨越时间、地点协同工作，方便快捷地共享信息。

办公自动化改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现了迅速、全方位的信息采集和信息处理，为单位的管理和决策提供了科学的依据。一个单位实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

办公自动化还是一个单位与整个世界联系的渠道。单位的局域网可以和Internet相连，一方面，单位员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴进行迅捷的联系；另一方面，其他单位可以通过Internet访问该单位对外发布的各种信息，如企业介绍、业务范围、生产经营业绩、产品或服务信息等，从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的单位将通过自己的局域网连接到Internet上，网上交流的潜力将非常巨大，从而进一步拓宽和加强了单位之间的联系与合作。

办公自动化具有以下5个方面的积极作用：

（1）可以极大地提高工作效率。各种文件、申请、单据的审批、签字、盖章都可以在网络上进行，而不用再像传统办公时期那样在各部门之间跑来跑去，进行漫长的等待了。

（2）可以节约运营成本，包括时间和纸张。

（3）可以规范单位管理，把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序。例如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程的审批都可以在网上进行。

（4）可以提高企业的竞争力和凝聚力。员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供舞台，从而使企事业单位的内部凝聚力大大增强。

（5）可以使决策变得迅速、科学。企业的高层领导人可以直接通过网络浏览各种数据，避免在不了解情况、缺乏数据的环境下盲目决策，而是以数据和真相为依据做出科学的决策。

总之，办公自动化应该作为企事业单位除了生产控制之外的信息处理与管理的集合，能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快地工作。对于单位领导来说，OA应该是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者来说，OA应该是信息管理系统；而对于普通管理者来说，OA则是事务/业务处理系统。