第3章 商务礼仪(2)

第二，布置现场的礼仪要求。假如现场安排在主体一方，身为东道主的你应该自觉地承担会场布置任务，以尽地主之责。

注重谈判座次的摆放

正式的商务谈判，座次安排同样可显示出优势与劣势问题，任何一方的谈判人员都不愿意坐在下风位置，因此，谈判座次安排具有较强的礼仪性。一般分为两种情况：

（1）双方进行谈判

所谓双方谈判，是指参与谈判的是由两方人士组成。这种谈判方式，在一般性商务谈判中较为多见。

座次排列如下：

第一，如果谈判桌的摆放采取横放制，主方人员应面对门而坐，客方应背对门而就座。双方主谈判者可居中就座，其他人员按照职位、级别，以先右后左的顺序分别在各自方就座。双方主谈者的右侧之位，在国内谈判中可坐副手，而在涉外谈判中则可视为译员的专座。

第二，如果谈判桌的摆放采取竖放制，具体排位时以进门的方向为准，客体方应在左侧方就座，而主体方选择右侧方就座。双方主谈判和其他人员的具体座次安排与谈判桌横放制相仿。

（2）多方同时进行谈判

所谓多方同时进行谈判，是指参与谈判的由三方或三方以上人士组织进行的谈判活动。其座次安排同样有两种方式：

第一，随便就座。这种座次安排没有过多要求，较为随意。各方谈判人士可自由就座。

第二，设立一个主席台。主席台应设立在面对正门的位置，是专门为各方发言人讲话时准备的。其他人员一律面对主席台就座。需要注意的是：各方人士发言后应自动离开主席台。

注重外在形象

参与正式的商务谈判时，与会人员一定要注重外在形象。因为，外在形象是礼仪的另一种表现形式。男士着装一律以深色西装、白色衬衫、素色或条纹领带、深色袜子、黑色系带皮鞋为主。参会前应理发、剃须，把整洁、得体、端庄的外表展现在众人面前。切勿蓬头垢面，胡子乱、长，这是对别人不尊敬的表现。女士着装应本着传统、简约、高雅、规范、正式的原则，以穿深色套裙、白衬衫、肉色长统或连裤式丝袜、黑色浅口高跟鞋为主。适当的化些淡妆，将头发梳理整齐。切勿过于暴露、时尚、摩登。披头散发是女性出席谈判场合的大忌。

谈判过程中的礼仪要求

（1）真诚

在商务洽谈进程中，应始终如一地与洽谈对手以礼相待，要排除一切干扰，时时、处处、事事表现出真诚的敬意。

（2）按照原则行事

在商务洽谈中，利益是各方关注的核心问题。对任何一方来说，大家讲究的都是“趋利避害”。在不得已的情况下，则会“两利相权取其重，两害相权取其轻”。

（3）以理服人、平等协商

谈判双方同处于平等地位，没有高低、贵贱之分，双方应相互尊重。各方在商务洽谈中通过协商，即相互商量求得谅解，而不是通过强制、欺骗来达成一致。在商务洽谈会上，要做到平等协商，就要以理服人。

（4）公私分明

在商务洽谈中，双方之间的关系可比喻成“两国交兵，各为其主”，即使双方是好朋友也务必要记住朋友归朋友，洽谈归洽谈。不要指望对手给自己留情面，同样也不能给对手留情面。也就是要做到人与事分别而论，谈判桌上是对手，谈判桌外是朋友。

（5）学会妥协

在商务洽谈会上，妥协是通过双方相互让步实现的。这种让步只要是以公平、合理、自愿为原则，以维护、争取各自利益为目的，就可以被人接受。

（6）以礼相待

在谈判过程中，不管哪一方占据优势或劣势，都不能意气用事、举止粗鲁、表情冷漠、语言尖酸刻薄、侮辱谈判对手。在任何情况下，都应本着心平气和、彬彬有礼、互敬互爱的原则与谈判对手和平相处。即使产生利害冲突，也要时刻保持绅士风度。将“礼仪”摆在首位。

（7）力求双赢

谈判往往是一种利益之争，出现双赢的局面是谈判双方最希望看到的情景。而双赢则要建立在换位思考的基础之上，谈判双方虽然都有各自的利益，但也不能为了自身利益的实现而伤害对方，最好是站在对方立场上考虑问题，这样对出现双赢的局面有很大帮助。

商务谈判是促进经济发展的一种活动，所以方方面面都受礼仪的束缚，也惟有礼仪能促使企业形象提升。因此，尊重谈判礼仪也是对企业发展负责。

5、商务签字礼仪

商务签字又可称之为商务签约，是商务谈判的结果。谈判双方就某一问题达成一致，需要以签约的形式，确定其法律依据。一旦举行了签字仪式，那不仅是对谈判成果的公开化、固定化，也是对自身责任与义务做出一种正式承诺。由此看来，商务签字的意义重大，所以为了确保商务签约的顺利进行，还要懂得签约礼仪。

注重签约礼仪是尊重对方的外在表现，是促使签约顺利进行的润滑剂，具体的签约礼仪包含如下几个方面：

布置签约会场

签约会场保持整洁、清静是最基本的要求。一般情况下，签约会场的布置应以庄重为原则，在签字厅内铺上地毯以示庄重。

在正规的签字桌上铺上深绿色的台呢，横放于室内。将适量的座椅摆放在签字桌后面，数量因情况而定。如果是双边式签约，座椅可适量少放几张；如果是多边性签约，因人数相对较多，座椅数量也应适当增加。值得注意的是签约的座次安排，不妨参考如下几点：

（1）并列式

按照这种形式排座，是双边签字仪式中最常见的形式。将签字桌横放于室内，双方负责签字人员居中面门而坐。其他人员分别就座于签字人员两旁，客方居右，主方居左。

（2）对面式

对面式的座次排列与并列式相仿，惟一的区别在于双方签字人员成面对面的态式，分坐在签字桌两旁。

（3）设立主席台位

这种主席台式排列一般用于多边型签字仪式。即将签字桌横放于室内，在面对正门的位置设立一个主席台。其他人皆面对主席台而坐。签字时，各方负责签字人员按照顺序走上主席台，在合同、协议上签完字后，转身离开主席台，回到原坐位处就座。

签字桌上应摆放好签合同所需要的工具，如文本、签字笔、吸墨器等，这是签字仪式事前必须做的准备工作。与外商签约时，还要在签字桌上插上各方国旗。

签署合同的正式文本，应该以白纸印制而成，按照八开的规格装订成册，再用高档的质料作为封面。封面质料一般选择真皮、金属、软木等。

依照商界的习惯，签字的准备工作应由主办签字活动方筹备。在能力范围内，力求周到、郑重、舒适。

安排签约人员

安排签约人员要根据合同的重要程度而定，如果所签合同非常重要，应选择组织中最高负责人；如果合同不是十分重要，可选择具体部门负责人。在确定签字人选的同时，还要为其选择一个助签人员，以便探讨合同中的细节问题。其他参与洽谈人员的人数根据工作需要确定。注意双方人数最好大体相等。

签约的基本程序

（1）宣布开始

当有关签约人员全部进入签字会场，在各自位置上就座以后，便可宣布签字仪式开始。

（2）签署文件

通常的做法是，先签署己方保存的合同文本，然后再签署对方保存的合同文本。

（3）签署完毕

签字结束以后，还需将合同文本互相交换，签字人相互握手以示祝贺，在全场人员热烈的掌声中，签约仪式完毕。为了给签字仪式增添喜庆气氛，还可以当场开启香槟以示庆祝。

一般情况下，双方签订的商务合同，在提交相关部门公正以后才能正式生效。

在商务签字活动中，礼仪起到了联络双方感情、烘托签约气氛的作用。中国有句成语“礼尚往来”，你与对方以礼相待，对方同样还你一个“礼”字，签约便可在礼仪的簇拥下顺利完成。

6、请客须知

在商务交往过程中，为了联络感情，请请客，吃吃饭，是正常现象。俗话说：“喝酒喝厚了”，就是这个道理。但是，请客是有讲究的，必须掌握其中的礼仪和方法。不然，非但达不到目的，恐怕还会起到相反的作用。

在商海打拼的人，如果在吃的方面斤斤计较，与客户一起用餐时，样样都要依个人胃口，这样会导致不良后果。为此，应调整自身的饮食习惯，克服挑食的毛病。当然在选择吃什么的时候还是要留意一下对方的意见，最好在吃饭前与对方交流一下意见，以便掌握对方的口味，从而达到陪好客人的目的。然而平时的一日三餐人们吃的可能不太讲究，但在陪客中还要注意方式方法。

（1）午餐的吃法

请人吃午餐也是一门艺术，搞不好就会洋相百出。有人想约某人一起用午餐，却不问对方愿不愿与他一起用餐，生拉硬拽地把对方拖到自己认为比较不错的餐厅，然后不问对方的喜好，仅凭自己的主观意识自作主张，为对方点了自认为比较好吃的东西。试想，如果对方不喜欢吃下货，你连问都不问就点了猪蹄子和猪肚，这不是难为人吗？人家不但不领你的情，还会误会你。原本好意请人吃饭，结果却引起对方反感。

还有一种情况，对方喜欢吃某一道菜，但是并不是什么时候都对这道菜情有独钟，如果你不分情况不看场合，每次与对方一起吃饭时都点这道菜，对方不但不会念你的好，反而还会对你产生看法。所以，在用餐之前应礼貌地征求一下对方的意见。

这是吃饭时应该注意的问题，下面我们来讨论一下酒。

午餐饮酒同样应该征求一下对方的意见，喝还是不喝，喝多少，喝什么牌子的酒都应将对方的意见考虑进去。假如对方下午有重要的事情等待处理，而你却一而再再而三地向对方敬酒，这会让对方很为难。喝吧，会耽误下午的工作；不喝吧，又觉得不好意思，你的盛情实在令他难却。在这种情况下，对方自然无法高兴地与你一同用餐。结果当然是不欢而散。

当你身处异地，人生地不熟，为了办事需要请他人吃饭时，可以请别人帮忙联系饭店，吃过饭后在付钱这一细节上一定要注意礼仪。虽然你与对方事先说好你请客，但对方硬要付钱时，他可能是为了面子去付钱，也有可能是诚心诚意地去付钱。但不管是哪种情况，你都要婉言拒绝，这是日常交际必须注意的常识。

（2）晚餐的吃法

与客户共进晚餐时，点菜权一定要交给对方，如果对方点的菜刚好符合自己的口味，那是最好不过了；但与自己胃口不一致时，最好暂时委屈一下。

如果客户到你公司拜访并想在附近吃晚餐，有的人就把客户带到公司专门招待客人的餐厅自作主张地摆上一桌，不管对方喜欢还是不喜欢，总之样子已经做出了，其实这样未必会取得好的结果。

如果换一种招待方式，在准备晚餐前，征求对方的意见，喜欢什么口味的饭菜，当然还要问清对方对酒的要求，喜欢什么酒，能喝多少等等。一切弄清楚后，再去准备晚餐，说不定会达到陪好客户的目的。

（3）餐桌上谈些轻松的话题

餐桌是一个令人放松的场所，在餐桌上讲话一定要注意这一点，为了使餐桌气氛活跃起来，尽量谈一些轻松愉快、无伤大雅的话题。而那些不卫生的、容易使人产生不当联想的话题都应避免。

餐桌上不是在办公室里，有的人在陪客吃饭时，还一个劲儿地谈论生意上的事。对方刚把话题转移到其他事情上，而他又把客户拉了回来并且自鸣得意，其实这样就犯了忽略餐桌礼仪的错误。

当然，在吃饭前与客户说好了边吃边谈，或者是对方主动提起了话题，就另当别论了。总而言之，别让餐桌上的气氛太紧张就好。

其实，请客吃饭的目的并不在于讨论工作问题，而是拉近彼此间的距离，广交朋友搞好人际关系，为以后成功交易做准备。喜欢在餐桌上没完没了谈工作的人，通常是没有工作能力的象征。这样的人很少有人喜欢与之打交道，合作，就更不用指望了。

所以，陪同客户吃饭也要讲究礼仪，如果礼仪做到了，以后的事情如交朋识友、商业洽谈都会顺利进行。反之，目的当然不可能达到。

其实，请客吃饭的目的并不在于讨论工作上的问题，而是拉近彼此间的距离，广交朋友扩大人脉网，为以后的成功做铺垫。“礼数”全做到了，成功也就离你不远了。

7、展销活动礼仪规范

展销活动是商务活动中最常见的一种形式，它与一般的销售活动有一定的差别。但无论区别大小，任何销售活动都必须遵守礼仪规范。俗话说的好：“没有规矩不成方圆”，引申到展销活动中则可以说成“不讲礼仪不成方圆”。

展销活动一般由厂家、商家或者行业协会发起，当然也不排除其他机构组织的联合展销。展销活动的特点是产品种类多、规模较大、时间较灵活，可长可短。

要想顺利地举办一场展销会，事前准备工作不能少。

首先，邀请一些重要的嘉宾，虽说展销会所面对的是广大群众，但如果有针对性地邀请一些贵宾，会为展销会增添许多光彩。值得注意的是，既然想邀请嘉宾，必须用正规的形式发出邀请函，这是对被邀请者的尊重。

其次，选择展销地点，做好会前布置工作，这关系到展销会的质量。展销会地点的选择十分重要，它决定着展销活动的成败。展销会一般选择在比较繁华、交通便利的地方举行。商家或厂家组织的展销，一般在自己商场或工厂门口举行，宣传方式除了在商场或工厂门口张贴海报、摆上相关宣传品外，还可以使用音像手段播放、宣传，这是现代展销会中常用的手段。这种手段能够提供超越时空的背景资料，大大加强展销的效果，营造推广气氛。