第8章 用思维成就规划，让规划成就高效(4)
信息思维：收集与整理信息，为高效奠定基础
信息是思维的重要构件，大脑不可能凭空思考，一定会以现实事物为依据。信息的收集与整理，就是为思考、思维做的积极准备。拥有了这样的思维，就能够更迅速地完成精确思考，完成工作规划。
在职场上，信息的收集与整理不只是一种技能更是一项竞争力。你未必能像某些博达之士那样仿佛脑中已然建立起一座庞大的资料库，总是能够旁征博引，信手拈来无数的灵感与信息。但至少你要能够知道怎么找到你所需要的信息，补足知识的缺口。
管理大师彼得·杜拉克在《21世纪的管理挑战》一书中写道：“对知识工作者尤其是经理人而言，信息已成为他们最重要的资源，是他们和同事组织之间的联系桥梁。换句话说，因为信息能够交流才能让他们有效地工作。”
信息无所不在，浩瀚无涯。搜集的技巧都只是找到信息的渠道，更根本的问题在于你必须知道自己需要什么样的信息，才能将资料整理成可以为工作所用的信息。
我们必须自问一下，我需要提供什么样的信息给予我共事的人？以什么样的形式？在多久的时间内？我自己需要什么样的信息？从哪里可以得到？以什么样的形式？在多长的时间内？在回答了这些问题之后，也就有了搜集信息的初步方向，也就可以善用信息搜集技巧及媒介，找到真正重要有用的信息。
信息的有效收集和整理，也同样是工作规划中的重要一环，它能够为工作的顺利进行做最坚实的铺垫。
信息的收集
我们身处在信息爆炸的时代，据《纽约时报》的报道称，2011年时全球一周所产出的信息量，比起18世纪一个人一生可能接触到的信息量还要多，国际数据中心（IDC）则指出，自2011～2020年信息量还要再爆增44倍。
由此可见，工作者要从大量资料中找出有用的信息并且善于管理及应用，以转换成有价值的知识的难度及复杂度，都将日益加大。若想在资料洪流中，迅速有系统地加以收集，更有效率地灵活运用信息，以下两个原则或可有所助益：一、方向。有明确的方向，才能限制搜集的范围，才不至于试图网罗每一份资料。二、来源。无论是公正的媒体还是值得信赖的人脉，优质的信息来源都决定了信息的可信度和精致度，并可降低判断失误的几率。
抱着“问题意识”筛选信息，产出你的独门知识。大部分人所接触到的信息量都没有达到洪水的地步。我们透过五感所获得的信息，例如一分钟能读几个字，每天能和几个人见面谈话等，都相当有限，因此必须尽可能增加获取信息的机会。而最方便的技巧就是时常抱着问题意识。问题意识等于在头脑中制作收纳箱，就像把文件整理到档案夹里，必须在大脑里开启各种收纳箱，才会将获取的信息按照标签放进去，一旦脑中的箱子充实，信息之间彼此结合或者箱子里的信息多到要满出来的时候，我们就会察觉应该是有什么新事情发生了，就能够对工作有所助益了。
最后要注意的是，不管网络上、书报杂志里有多少信息，永远都别忘了留意外面的世界，亲近市场。人际网络也是咨询的重要来源之一，如客户、良师、益友永远都能够为你带来最宝贵的信息。如果找对人取得专业权威，获得可信资料的几率自然大大增加。我们所需要结识的就是，在遇到关键性问题或决策时，一句话就能帮我们解决困难的朋友。建立能提供优质信息的人脉是十分重要的。
信息的整理
在日常生活中，透过纸本（包括报纸、杂志、书籍等）传递的内容仍是搜集资料的重要来源。因此如何迅速地吸收、理解、分析、整理纸本资料，以内化为个人成长的知识也是一种不可或缺的技能。在网络时代我们理应让更快速、更方便的搜索技术为我们服务，协助我们取得兼具广度与深度的优质信息，进而提升工作效率。
然而我们却面临着持续信息过剩的问题。这里的信息过剩并不是因你过多阅读造成的，而是输入信息的过剩，如果所有的信息都涌入大脑，那么人们就很难清晰地思考。这个习惯有三个弊端：
（1）消极信息会使你陷入消极之中，从而影响你的所思、所想、所为。
（2）你会急于知晓当前正在发生的诸多事情，但当前的事情，又是如此之多，你不可能知晓所有事情。你的生活也会因此充满压力。
（3）信息过多，会使你很难做出决定并采取行动。最终忙碌于一些并不重要的事情，一事无成。
还面临着另外一个问题：漫无目的地搜寻资料或是固定只使用某些资料来源，形同局限自己的视野，徒有大笔资料却未经整理吸收，可以说完全派不上用场，导致你工作情绪大受影响，工作效率自然很低。
何不试着养成信息搜集与整理的好习惯，如此你将不只是最灵通的情报达人，也将是最有效率的“工作达人”。
杜拉克说：“资料如果不加以组织整理，再多的信息仍然不过是毫无意义的一堆资料。”首先要清楚，整理不等于收拾，也不等于整顿。收拾、整顿只在乎排列整不整齐，不保证能找到档案。而整理的意义则是基于“能够再次取用”的前提下，进行集中、归档、分类、丢弃等举措。
而整理当然不仅是指把资料分门别类放在固定位置，而是必须建立起一套原则或架构以随时能够取用这些信息。诚如杜拉克所说：“经理人必须学习两件事：一、如何清除与所需信息无关的资料以及如何组织、分析与解释资料；二、如何将信息转化为行动，毕竟搜集信息的目的不是为了充实知识而是为了采取正确的行动。”
建议每个人在工作之余，将自己带着“问题意识”观察到的从各方搜集来的信息用自己的言语表达出来。把自己理解的东西整理为语言，并传达给他人往往会觉得很困难，但这是比什么都重要的学习的基础。以下是信息整理的方法概述：
（1）先要有方向和思绪。面对大量信息，抽丝剥茧从中汲取最精华的部分，以提升个人工作的品质。我们最需要的信息大致可归纳为工作相关、兴趣相关及一般常识等三类。
一般常识，如国内外政经新闻、花边新闻、体育新闻等，虽不见得会提升个人知识水平，但是能够掌握当前的趋势动态，同样是对现代工作者基本的要求。
即使已确定方向，面对不断涌现的庞杂的信息我们还需要进阶的筛选、整理、消化，最终才能得出有品质可应用的信息。信息必须经过层层转化才能转变为知识。举例来说，大部分的新闻报道多传达事实而不说明这个事实存在什么样的意义，所以属于信息的最初层次。
（2）丢弃无用的信息，为有用的信息制作索引。存放在办公室的剪报、杂志等纸本文件不整理就会堆积，随着时间流逝没用的信息会越来越多。
占据的不仅是空间，还包括找东西耗费的时间，因此所谓的整理就是将没用的信息丢弃以腾出更多空间，再将有用的信息保留并制作索引，索引也要以运用便利为原则，这样信息才容易取得。