1.1 用Word编写租赁合同

当我们离开校园、踏入社会，可能要面临租房的问题；在出去游玩时可能会涉及租赁摄像器材的问题，所以租赁合同的撰写和编辑是一项重要技能。本节将介绍如何编写租赁合同文档。

1.1.1 新建租赁合同文档

在编排租赁合同文档前，首先需要在Word 2016中新建合同文档，并输入文字内容，对内容进行修改后再保存文档，具体操作如下。

1．输入租赁合同首页内容

启动Word 2016，此时系统已经默认直接在文档中输入内容。

将鼠标指针定位于空白文档，输入租赁合同首页内容即可，如图1-1所示。

2．输入特殊符号

在编写文档时，有时候需要输入一些特殊符号，本例中需要输入合同签订方的身份证号时，要借助一些“□”符号。在Word 2016中可以使用“插入”选项中的“符号”功能插入需要的这类符号，具体操作如下。

步骤1：执行插入特殊符号命令

将鼠标指针定位于“身份证号码：”文字后，单击“插入”选项；单击“符号”按钮；选择“其他符号”命令，如图1-2所示。

步骤2：选择并插入“□”符号

单击“其他符号”后，在弹出的界面中选择需要的特殊符号，这里选择“□”符号，双击即可插入该符号，如图1-3所示。

3．插入分页符

前面添加的内容为租赁合同的首页，在输入完成这些内容后，应换到下一页再输入其他内容，此操作可以通过插入分页符来完成，具体方法如下。

将鼠标指针定位于要分页的位置，单击切换到“插入”选项卡；单击“页面”选项后，单击“分页符”，这样就对文档进行了分页操作，如图1-4所示。

4．复制和粘贴文本内容

在录入和编辑文档内容时，有时需要从外部文档或其他文档中复制一些内容，例如本例中将素材文本文件中的租赁合同内容复制到Word中进行编辑，具体操作如下。

步骤1：打开并复制文本文件中的内容

在记事本中打开素材文件，按Ctrl+A快捷键全选文本内容，再按Ctrl+C快捷键复制所选内容，如图1-5所示。

步骤2：将文本粘贴到Word文档

将鼠标指针定于Word文档末尾，右键选择“粘贴选项”，或者按Ctrl+V快捷键，粘贴文本于文档中，如图1-6所示。

5．查找和替换文本内容

在对内容进行编辑和修改时，如果要在文档中将所有的指定文本内容替换为新的文本内容，例如将合同中的“甲方”、“乙方”分别修改成“出租方”、“承租方”，此时，可以利用“查找和替换”功能，这样可以节约大量的时间，具体操作如下。

步骤1：单击“替换”按钮

单击“开始”选项；单击“编辑”选项；单击“替换”选项，如图1-7所示。

步骤2：设置查找的内容并替换

在“查找内容”文本框中输入“乙”；在“替换为”文本框中输入“承租”；单击“全部替换”按钮即可，如图1-8所示。

6．查找和替换空行

本例中复制到Word中的内容出现了一些多余的空行，要快速将其删除同样可使用“查找和替换”功能，具体操作如下。

步骤1：单击“更多”按钮

打开“查找和替换”对话框，删除“查找内容”和“替换为”文本框中的内容，并将鼠标指针定位于“查找内容”文本框中，单击“更多”按钮，如图1-9所示。

步骤2：选择“段落标记”命令

单击“特殊格式”按钮；在菜单中选择“段落标记”命令，如图1-10所示。

步骤3：重复上一步的操作

在完成上一步操作后，将鼠标指针位于“查找内容”文本框中，重复上一步操作，即设置查找内容为两个连续的“段落标记”，如图1-11所示。

步骤4：替换文档中的空行

将鼠标指针定位于“替换为”文本框中，用与前两步相同的方式设置“替换为”文本框中的内容为段落标记，单击“全部替换”按钮即可，如图1-12所示。

7．保存租赁合同文档

在对文档进行编辑后，将文档存储于磁盘中的操作如下。

步骤1：执行“保存”命令

单击“文件”菜单，在弹出的界面单击“保存”命令，如图1-13所示。

步骤2：设置保存位置及文件名称

在打开的“另存为”对话框中设置文件保存位置；输入文件名称；单击“保存”按钮保存文件，如图1-14所示。

1.1.2 编排新建文档

在录入完文档内容后，通常需要对文档的内容进行编辑和排版。下面通过对租赁合同的编辑和排版，介绍Word 2016文档编辑和排版的相关知识。

1．设置字体格式

下面对租赁合同内容中各部分的字体格式进行设置，使其更加整齐、美观。

步骤1：选择设置格式的文本

按Ctrl+A快捷键全选文档内容；单击“开始”选项卡里的“字体”中的“对话框启动器”按钮，如图1-15所示。

步骤2：设置字体、字号等格式

在“中文字体”下拉列表框中选择“宋体”；在“西体文字”中选择“Arial”；设置“字形”为“常规”；设置“字号”为“五号”，单击“确定”按钮完成设置，如图1-16所示。

步骤3：设置标题文字格式

选择标题文字“设备租赁合同”；在“开始”选项卡里的“字体”中选择“黑体”；在“字号”中选择“小初”，如图1-17所示。

步骤4：设置首页底部文字格式

选择首页中标题文字下方的所有段落；在“字号”中选择“小四”，如图1-18所示。

步骤5：设置文字倾斜

选择需要倾斜效果的文字内容；单击“开始”选项卡里的“倾斜”按钮，使所选文字倾斜，如图1-19所示。

步骤6：设置文字颜色

单击“开始”选项；单击“字体颜色”选项；选择要使用的颜色，如图1-20所示。

2．添加下划线

在合同文档中，有打印之后让合同签订双方填写的区域，通常需要为这些空白区域添加下划线，具体方法如下。

步骤1：应用下划线格式

将鼠标指针定位于“承租方：”文字后；单击“开始”选项；单击“下划线”按钮，如图1-21所示。

步骤2：使用空格显示下划线

输入多个空格字符即可显示出下划线，如图1-22所示。

3．设置段落格式

对文档内容进行修饰时，除了对字符格式进行设置外，通常还需要针对段落的整体格式进行设置。对租赁合同中各段落的格式进行设置的具体步骤如下。

步骤1：设置标题段落居中对齐

选择标题文字段落；单击“开始”选项；单击“段落”组中的“居中”按钮，将标题设置成居中对齐，如图1-23所示。

步骤2：设置标题段落间距

单击“段落”组中的“对话框启动器”按钮，打开“段落”对话框；设置“段前”距离为“6行”；设置“段后”距离为“16行”，然后单击“确定”按钮完成设置，如图1-24所示。

步骤3：设置段落缩进

选择首页标题上方的段落，单击“开始”选项卡里的“段落”组中的“增加缩进量”按钮，使所选段落的左侧空白增大，多次单击可将段落调整至合适的位置，如图1-25所示。

步骤4：设置正文行间距

选择正文后打开“段落”对话框；设置“行距”为“多倍行距”；设置“设置值”为1.25，单击“确定”按钮即可，如图1-26所示。

步骤5：设置正文第一段格式

将光标置于第一段开头，按Tab键使该段落首行缩进两个字符，如图1-27所示。

步骤6：设置正文内容段落缩进

选中第一项的内容；单击“增加缩进量”按钮，为该段落添加左缩进，如图1-28所示。

4．添加项目符号

在文档排版时，为了让几段并列的段落更加醒目，可以在这些段落前加上一些图形符号，即项目符号，具体操作如下。

选择第一条的内容部分；单击“开始”选项卡“段落”组中的“项目符号”下拉按钮；选择要应用的项目符号样式，如图1-29所示。

5．统计字数

在编辑完文档内容后，要统计文档中的文字字数，单击“审阅”选项卡中的“字数统计”按钮，即可打开“字数统计”对话框。通过该对话框可以查看页数、字数、字符数、段落数，行数等相关信息，如图1-30所示。

1.1.3 阅览编排完成的文档

在编排完文档后，通常需要对文档排版后的整体效果进行查看，本节将介绍查看租赁合同文档的不同方式。

1．使用阅读版式

在对文档进行查看时，为方便阅读文档内容，可使用“阅读版式”视图查看文档。在该状态下，文章内容将以全屏方式显示于屏幕，方便用户对文档内容进行查看。要切换到“阅读版式”视图，只需单击“视图”选项卡中的“阅读版式视图”按钮即可，如图1-31所示。

2．拆分窗口

在查看文档的内容时，若要对比文档前后的内容，即同时能看到文档中两部分不同位置的内容，可使用拆分窗口功能，将文档窗口拆分为两个窗口，从而在两个窗口中显示出同一个文档中不同位置的内容，具体操作如下。

步骤1：单击“拆分”按钮

单击“视图”选项；单击“拆分”按钮，如图1-32所示。

步骤2：单击拆分位置

单击窗口中要进行拆分的位置，窗口拆分后的效果如图1-33所示。

3．合同预览

租赁合同文档的效果如图1-34所示。