第9章 怎样给领导打电话：向上级展现你优秀的职业素养(1)

毫不夸张地说，得到领导的信任和欣赏，是每个员工的愿望。那么，这个美好的愿望如何才能实现呢？这里面需要下属了解的学问还真的不少。比如，如何请示汇报工作；在请示汇报工作时，如果用电话交流的话应该注意什么。在这里，基本的礼仪就不用说了，那是大家都应该了解的。但在对话过程中，怎样把握说话的分寸，如何措辞，如何通过电话向领导提出自己的建议和方案，并让领导欣然接受，如何能从领导委婉迂回的话语中捕捉到他真正的意图等等问题，作为一个下属都需要用心揣摩。因为，这关系工作完成的结果是否令领导满意，关系到个人的事业发展是否顺利。其实，一个懂得如何与领导打交道的人，无论是面对面交流，还是电话交流，都能受到领导的喜爱。当然，这需要在工作的过程中慢慢历练和学习，谁也不是刚参加工作就能事事做得周详之人。所以，要在工作中多留心，在拨打领导电话之前，做好一切必要的准备工作，这样就可以让领导对你另眼相看。

1.怎样向领导汇报工作

电话已经成为文秘人员在开展工作，进行内外沟通、上下联系时必备的办公工具。尤其是打电话向领导汇报工作，对文秘人员来说，更是经常的事，既然是给领导打电话，就需要懂得把握分寸，讲究技巧。如，什么时候给领导打电话汇报工作合适，如何简明扼要地在电话里把工作讲清楚等，这些都是需要用心去做的事。

具体来说，以下几点需要注意：

第一，要注意打电话时的情境

除非有紧急突发事件必须告诉领导，或者是领导有专门交代，否则，一般情况下，不要在领导休息的时候打电话骚扰他。领导在出席重要会议时，也不要给他打电话，如果有事可以在其休息时间拨打电话。比如，中、晚餐之后。一旦有紧急情况发生，可以以发短信的形式向他汇报。

第二，打电话报告情况要及时

有时候，有些情况是领导急于了解和知道的，这时，要将自己获知的信息尽快打电话向领导报告；在受到领导委派外出执行任务时，也要将自己的工作进展情况及时汇报给领导；获悉重要信息或是遇到突发事件时，更要马上打电话向领导汇报。

第三，要把握好汇报的内容

不论在什么情况下，遇到什么事情，在给领导打电话汇报之前，都应该做好准备。也就是说，要打好腹稿，这样才能使自己的表达思路清晰。需要注意的是，给领导打电话汇报工作时要做到有重点，有条理，语言简洁，表述清晰。不要想到哪儿说到哪儿，毫无头绪，眉毛胡子一把抓。如果领导很忙，这样的电话汇报会让他很烦躁，因为这很浪费时间，就算领导没有忙其他事务，也会不高兴。对于工作中的事情，也不要什么事都汇报，更不能事事都报，让领导为一些无所谓的小事耽误时间和精力。一般情况下，一些小事秘书自己就可以妥善处理好，所以能自行处理的就不要麻烦领导。在电话汇报工作时，不能对所汇报的事情添枝加叶，要实事求是，不能虚报或谎报，也不要妄加评论和定论，不能带有主观感情色彩等。

第四，把握好打电话和面谈的选择

在工作中会遇到这种情况，有些事情可以打电话汇报，也可以向领导当面汇报。那么，这时应该怎么做呢？这个就要取决于所汇报的内容了。如果更适合打电话汇报就不要当面汇报；如果当面汇报更有必要就不要打电话。也就是说，应该当面汇报的事情就要当面汇报，如比较机密的事项就不要打电话汇报，以防泄露；如果是自己在工作中出现了失误，更不能打电话蒙混过关，要勇于当面向领导承认错误，做自我批评，这样领导才能感受到你诚恳的认错态度；如果自己所在的位置距离领导不远，有什么事情可以当面汇报时，也应当面汇报，而不要打电话陈述。

第五，注意汇报工作不是告状，不可意气用事

在工作中，部门与部门之间有时候会出于种种原因而出现协调不好、配合不周的情况，遇到这种情况，作为领导的秘书千万不能意气用事，拿起电话就向领导汇报说谁谁不配合工作，这样做就不是在汇报工作，而是在告状了，如果是这样汇报工作，结果可能就不会尽如人意。

王洋大学刚毕业应聘到一家公司A部门做秘书，因为刚到这个公司，刚刚从事秘书工作，经验肯定不足，而工作也不可能一帆风顺，总会出现不太好处理的事情。有一次，身为A部门经理秘书的王洋，到公司的B部门去协调工作，结果，因为B部门的不配合，没有很好地完成工作，所以，他很生气。吃中午饭时，他就在饭桌上向同事抱怨：“B部门怎么可以这样，公司明明有规定，部门之间要相互协调，而且他们也说了要支持A部门的工作，可现在又不把他们的技术人员借过来给我们帮忙，一会儿我就打电话跟经理告他们一状。”当时，和他一起吃饭的有张秘书，他做秘书工作已经好几年了，因此，在听到王洋的话后说：“年轻人少安毋躁。这种事没什么好生气的，你也不要打电话告状，想要圆满解决问题，你应该这样做……”王洋听后觉得很有道理，于是，在午餐后，拨通了A部门经理的电话。

秘书王洋：经理，您好。我是小王。

经理：哦，小王啊，让你办的事情怎么样了？

秘书王洋：嗯，不太顺利。

经理：不顺利，怎么回事？

秘书王洋：是这样，因为大家的工作进度都比较紧，所以我们想请那边的技术人员过来帮忙，虽然他们也想给我们派人手，而且公司也有相关规定，但是他们部门自己也有难处。经理，你看你能不能想想别的办法？

经理：好的，我知道了。

这件事，经过经理出面很快就解决了。

在这个案例中，王洋最初很生气，他只考虑到自己部门的问题，而没有考虑别的部门也有自己的难题，所以一时不能平心静气地对人。如果他真的按照最初的想法打电话向经理告状，经理肯定会怪罪B部门，批评他们，这样，B部门在挨了批评后表面上不说什么，但背地里可能就真的不会配合A部门工作了，如此，两个部门之间就会产生矛盾。而换了一种思路，一种表达方式后，所取得的结果完全不同。

由此可见，作为秘书，在工作中要尽量客观地看待问题，妥善地处理问题，要懂得自己所打的电话会让领导产生怎样的反应，这也是秘书在掌握如何打电话向领导汇报工作的基础常识后，需要思考的另一个问题。

2.向领导请示工作要抓重点

作为领导指令的执行者，在工作的过程中，下属经常会遇到一些问题，由于自己的权力有限，或者由于某个问题对全局可能会产生重大影响，而自己的判断能力有限，或者出于一些其他的原因而必须向领导请示。有时可能因为条件的限制，不能当面请示领导，或者可能因事情重大或紧急，只能采用打电话的方式将工作中存在的问题反映给领导，以让领导在最短的时间内弄清楚所需要请示的问题，然后做出正确的决断。所以，以正确的方式向领导请示工作，对下属和领导而言都是非常重要和必要的。

首先，对领导来说，向他请示工作，可以让他宏观管理和控制工作的关键环节，使其感受和体会到自己权力的有效性和价值，而对下属自身，这也是为自己创造主动争取领导重视，把工作做好的机会，更是赢得领导信任和欣赏的必要条件。

当然，这并不意味着凡事不管大小，都必须向领导请示，因为对领导而言，无关紧要的事会让他产生权威性降低的感觉。遗憾的是，很多人对领导的这种心理并不十分清楚，所以在请示工作时，把握不住关键，大事小事都跟领导请示，自己从来不做任何决定，一切都推给领导，无形中为领导增加了负担，惹得领导很不高兴。

孙宾是一名技术人员，经常去工地指导工人安装机器，在他心中，他的上级领导就是权威，什么事情他都不敢自己做主，只有得到领导批示，他才敢去执行。一次，一个单位要借用他们工地安装用的一套工具，他马上打电话给技术部主管。

孙宾：喂，主任吗？我是小孙啊。

主任：哦，怎么样，工地上一切还顺利吗？

孙宾：是这样，还顺利，就是有一件事想问问您怎么处理。

主任：什么事，你说吧？

孙宾：××单位来工地，想借用我们的安装工具，您看怎么办？

（当时，主任那边正忙于处理一件棘手的事呢，听他这样一说，很生气，不耐烦地给了他两句。）

主任：什么事都来问我，我这边都快忙死了。给他用吧！

孙宾讨了个没趣，心情沮丧地挂掉了电话。

领导的主要职权是把握工作大局和对关键环节的把控，虽然很多单位的领导很有才能，也有着充沛的精力，但对其所管辖范围内的所有事情，也不可能都关注到。他们最关注的，就是工作中的关键环节。所以，向领导请示工作时一定要抓重点，所请示的问题要有价值，是关键的问题，必须在关键的地方请示领导，向其征求意见和看法。这样领导才能对自己权力的有效性和价值有更好的感受和体会。

那么，在请示工作时，尤其是电话请示工作时，如何能将问题的重点在较短的时间内提示给领导，得到领导的答复呢？

首先，要将请示汇报的内容条理化，将其重点提炼出来，记录在本子上，以方便电话汇报工作时逐条地说给领导。这样既可以节省时间，又不容易漏报。

其次，电话请示汇报时，要注意自己的态度、语气，要求词达意准，这样领导便能在短时间内很快明白你所要表达的意思，从而做出快速而有效的回应。

杨鹏被部门经理派到F市联系业务，推广他们的一款新产品，几天后，他打电话向他的经理汇报工作。

杨鹏：喂，您好，经理。我是小杨。

经理：哦，怎么样，在外出差辛苦吧？

杨鹏：谢谢经理惦记，还好。

经理：打电话有工作需要汇报吧，我们的产品还受欢迎吧？

杨鹏：嗯，我们的产品还挺受各厂家青睐的，只是在同类产品中，我们的价格偏高了一些，所以，那些厂家还在迟疑。

经理：我们的产品质量那可是一流的啊，价格高点也很正常。

杨鹏：嗯，您说得对，我们产品的质量厂家们都认同，但现在的问题是，与我们竞争的几家销售商的同类产品质量也比从前提高了很多，如果厂家用了他们的产品，对自己的成品质量完全没有影响。而且，他们的报价比我们要少几个点，这样我们签单的数量就很难提高了，甚至我们可能还会因此失去很多老客户。所以，我打电话就是想跟您汇报这件事。我们是坚持这个价，少签单，还是将之前的价格稍微调整一下，获得更大的签单量呢？

经理：哦，如果我们坚持这个价格，你觉得签单量会减少多少？

杨鹏：至少减少25%。这几天，我做了一下市场调查，估算了我们这个价格可能会获得的签单量，保守计算，应该要少这些吧。经理，您不觉得这个数有点大吗？

经理：好的，我清楚了，这边马上重新核算一下，有了结果通知你。

杨鹏：好的，经理，那我先按兵不动，等您的通知。

经理：好的，出门在外注意安全。

杨鹏：嗯，谢谢经理，再见！

通过上面两个案例可以发现，向领导请示工作，要注意事情的轻重缓急，不可什么事情都向领导请示。领导的时间是非常紧张的，一些小事、琐事，不需领导做出安排、指示的，就不用给领导打电话。当然，需要请示汇报的，决不可自作主张，这是任何职业的基本规矩。作为下属，要尽快熟悉本单位的工作，熟悉领导的工作风格，做到该请示时就请示，不该请示时就不要打搅，把握好适当的“度”。

3.不能只说“听您的”，要拿出自己的方案

在工作中，有些问题必须要请示领导，求得他的指导和帮助。但由于领导时间有限，请示工作时不要事无巨细，如果是自己可以决定的事情，就不要都推给上级领导了。更不要什么事情都要领导拿主意，自己一副靠边站的姿态。不要总是“我听您的”，也要让领导有机会发现你的才能。如果下属什么事情都要领导拿主意，这样的下属对领导就失去了意义，其晋升空间也绝对会很小。

正确的请示工作的方法是，在向领导请示工作时，应该提出自己的方案，而且最好多准备几套方案，并将各个方案的利弊了然于胸，必要时提出自己的主张，将自己的方案向领导有条理地阐述出来，然后争取领导的批准。

在提出解决问题的方案时，要对自己的建议有充分的理由，多准备几个方案说给领导听。在提出建议和方案时，还要把握好表达的方式，让领导感觉到你对他的尊重，你只是一个建议者，是否决定采用你的建议，还需要由领导来定，所以，一定要把领导摆在前面，让他在欣赏你的才干的同时，对你的处理方式也能欣然接受。也就是说，要摆正自己的位子，要明白你只有建议的责任，但不代表有决定权。尤其使用电话向领导请示工作时，由于看不到领导的表情，只能凭声音、语气来感觉领导的情绪，因此，更要注意自己表达的分寸。每个领导都不希望自己的地位受到挑战和威胁，一旦让他感觉到你的越位行为，就算他采纳了你的建议，他也可能想办法让你觉得问题的处理与你毫不相干。

利用电话请示工作，要注意时间的把握，要长话短说。这就要求下属在拨打电话之前，做好充分的准备。可以事先将请示和预备提出的方案写在一张纸上，以高度凝练的语言，将要点概括出来，并条理分明地列出来，这样，就可以顺畅地、没有遗漏地向领导建议。