第8章 说得漂亮，好秘书最需要的语言魅力(3)

如果你向他人求助，对方用这种话回应你，你会有什么感受？不管一项要求有多么不恰当，它对提出者可能很重要，否则他们不会提出来。因此，作为团队中拥有奉献精神的一员，首先要学会关心他人，就算你不能帮助对方，也应礼貌而体贴地拒绝，而漠不关心只会限制你的职业发展。

“我想……”

“我想，我们会合作得很好。”“或许这样做会好一些。”

这种包含了“想”或“或许”等不够坚定的词语的说法，只会让你听起来对自己要传达的信息不够确定，或者你对你所说的话并不那么有信心。但相反，若你这样说：“我相信我们一定会合作得很好。”“这样做效果会更好。”这样说，明显能够表现出既自信又肯定的优秀秘书该有的模样，而做到这一点，就要使用肯定的词语，来代替那些带有不确定意味的词语。

“没关系”

当他人向你表达谢意时，礼貌性的回答是“愿意效劳”，而不是“没关系”。这意味着你为帮助了他而感觉到高兴，并接受了对方的感激。虽然这是一个轻松随意的词汇，但在这里，“没关系”三个字却并未表达这种态度。

“我试试”

设想一下，领导让你在下午5点前去税务局将纳税申报单带回来，如果你回答说：“好的，我试试。”他会立即将任务委派给他人。这句话暗示着，你的任务很有可能会失败。对秘书而言，谈话过程中，特别是与高层领导谈话时，使用肯定的回答取代“试试”，更能表达出你对工作的信心。

“这是不可能的”或“我无能为力”

事情真的是这样的吗？你确定你已经考虑了所有可能的解决方案吗？当你错误地说出了这些话以后，你所传达的是消极悲观甚至是绝望的态度——职场不认可也不喜欢这种态度，上司们所关注、倚重的，也是那些积极主动的人。因此，哪怕身处不乐观的形势下，你也要用语言表明，你渴望为改变状况做出贡献。

“你本来应该……”或“你本来可以……”

如果有人告诉你：“你本来应该早点告诉我！”“你本来可以更努力的。”你肯定会感觉到不快。在说这些话时，你可能并无恶意，但它们本身就带有指责意味。对秘书而言，推动平等、合作与团队工作是重要任务，与其让他人感觉到歉疚，不如采用更有成效的建议方式，比如，“我建议以后……”

“我或许不对，但是……”或者“这可能不是一个好主意，但……”

主动地贬低自己与自我意见，会降低你的可信度与可靠性。秘书需要注意，你的口头语言会透露你对自己与自己要表达的东西有多么重视，因此，你要消除任何有可能降低个人可信度或自我所做贡献重要性的开场白。

“但我们一直都是这样做的”

最有效率的领导永远最重视员工的创造性与解决问题的能力，而这种措辞会让你显得灵活性不足且固步自封。

“你难道不这样认为吗？”或“怎么样？”

此类措辞意味着你本身就在使用过分谨慎或者态度不明的语言来寻求确认。如果你真的是在寻求批准或者确认一项事宜，这些语言当然是可用的。但是，如果你的目标是让他人信任你，并让他人如同你一样看问题，那么，模棱两可明显没有帮助。此时，肯定地提出你的建议才是最好的办法。

“我太忙了”或“我现在没时间处理这些”

即使你所说的是实情，但没有人希望看到或感受到自己的事被轻视。为了培养起积极的同事关系，你必须要表示感同身受，并告诉对方：“现在我有些抽不开手，下午一点钟的时候，我去你的办公室找你怎么样？”

“她很懒”或“我的工作糟糕透了”

没有什么能比骂街更快毁掉你的职业生涯了，这不仅说明你就像那些初入职场的新手一样不成熟，而且这些带有倾向性与挑衅性的语言很容易给你带来不必要的争议。

这些措辞在办公室中都是常用语，且它们侧重的是我们的自身感受与意识。我们应该尽可能地注意自己使用的措辞，就如同坏习惯一样，那些脱口而出的不良措辞正在摧毁或限制你的职业生涯。

【提高个人可信度】

不管是从情感上还是从工作需要上，秘书往往都希望被他人信任。若领导高度信任你，他便会毫不犹豫将他认为重要的项目交付给你；若同事完全信任你，他便会与你精诚合作，且全力配合你。反之，极度的不信任则会导致摩擦，令问题难以解决。

当小林看到本公司的业绩报表后，他根据自己以往的经历，认为这一次的加薪将是铁板钉钉的事实。因此，当同事们向他询问年底是否会有格外的福利时，小林肯定地告诉他们：“放心等好消息吧，今年可是个丰收年！”

不过两小时，“老板秘书说要加薪了”的消息就传遍了整个公司。谁知，第二天早上，公司高层召开大会，澄清了事实：虽然今年收益不错，但公司要进行新领域的投资，所以无法给大家格外福利，如果不这样做，公司倒闭的危险就会大大增加。

这次事件直接导致了小林在接下来的半年时间里不被同事信任。

职场中判断一个人是否可信，关键在于他是否总是能够提供可靠的信息。小林的错误就在于，在高层未下决定以前，提高了同事们的期望，而这种期望又是与生存相关的薪水，可想而知，这件事对于小林的可信度有多么大的打击。

对秘书而言，谨言慎行自不必多说，想要成为一个他人更愿意去相信的人，你不仅需要按时兑现你的承诺，还要让所有接触你的人意识到这一点。所以，在与他人沟通的时候，你必须要体现出自己的客观性、个人诚信与职业道德。

你可信度高吗

在考虑信任问题时，我们通常会问对方是否值得自己去信任，但是，他人是否值得信任并非我们可以操控的，在任何的人际关系中，唯有一个人我们可以有效地控制，并令其值得信任，这个人就是自己。但当我们的行为表现得不可靠时，他人会更不愿意信任我们。

行为反复无常：在不同的场合往往会有不同的表现甚至是人格，比如，在上司面前迎合，在下属面前则显得强势。

总是在他人不经意的情况下与对方沟通：有时，我们随便一句话，或是经常说话不当回事，别人却会当真，这时候，也会破坏我们的可信度。比如，你告诉同事：“我十点在公司。”但他十点想要与你沟通重要事项，却发现你根本不在公司中。

不将明确的承诺当回事：每一项承诺都有其暗含的条件，但是，轻易地放弃承诺，往往会让人对你的可信度产生怀疑。

为了工作之便而说谎：“这份文件上司要求十点必须交给他！”事实上，上司只是要求今天下班以前可以看到这份文件即可，为了个人工作效率而加大他人的压力，往往会让人厌恶。

让信息可以被量化与被分析

有些人说了实话，但令人感觉无可信度，其实是源于其表达方式的问题。想要让自己说话更可信，就必须要先明确这样的原则：人脑对于信息的判断，往往要依赖于“逻辑”，而逻辑建立在理性思考的基础上。也就是说个人说出的话语能够被量化和被分析。

据研究证实，只要在语言中增加“量化后的信息”，比如，增加数据、时间上的细节说明，便能够使许多人将假信息误以为真。“昨天下午，××公司宣布了一项针对我们公司的竞争原则”和“11月13日，××公司在全体员工大会上宣布，在2015年他们将针对我公司，展开总量为四亿元、包括了华南、华东两大区域的竞争”相比，听起来，后者比前者更可信，因为其内容更具体。

因此，下一次当需要与同事进行重要的交流时，不如使用数字、年代、日期，来增加自己的可信度。

增加个人专业性

想要让同事与上司信任你，甚至在有分歧时站在你这一边，你必须要让他们相信你的专业性。不管你是受命组建一个团队来完成某个项目，还是要说服员工们同意你的提议，你都需要做大量的准备工作——你要使大家感觉，你非常了解自己正在做的事情，不管出现了什么问题，你都有办法加以解决。

但是如何让他人相信你是专家？最好的办法就是提供大量过往的成功案例。让他人感觉到，你就是他们要找的那个人，使他们不需要看你的简历就知道，你是可以信任的。想要做到这一点，最好的办法就是讲故事。

你可以在闲聊时透露一些自己过往的经历：“我在北大就读经济学时”，或者“当我主持市委的住房工作会议时”，或者“当我在××市长身边工作时”等。这些都是你“一笔带过”的信息，却可以给对方留下深刻的印象。然后，你再提供一些具体的例子，如“我在那里发现……”“当时我们的解决办法是……”。

这并非是自我吹嘘，你只是在举例证明自己的能力。在适当的情况下“蜻蜓点水”般地提到一些自己的往事，既自然又能让对方印象深刻。

少用模糊的语言来夸夸其谈

当你想要增加自己的可信度时，你应该记住：形容词是最不值得采用的方式。你需要使用尽可能多的名词来陈述事实；你需要或者其他有说服力的信息；你需要使用强有力的例子来说服他人按着你的建议去行动。太多的形容词会让你的话语显得空洞而不切实际，如同雾里看花，对方最终会认为在你过于华丽的形容背后他们一无所获。

对秘书而言，工作中赌咒发誓与过分夸张是最不可取的。毋庸置疑，因为时代的关系，誓言正变得越来越廉价，而职场又是一个本应远离誓言的地方。它们不会让你的话更可信，反而会降低你的可信度。

值得一提的是，个人的可信度关乎你的未来。若你希望未来受到领导的重用、同事的信赖，不如想想5年以后自己会是什么样子，然后现在就开始向着那个方向努力。