5．突发工作？依据“两分钟”原则来面对

生活本身就是一场意外，也恰恰是因为“意外”，所以才有层出不穷的突发事件。突发事件的发生并非偶然，而是一种必然，这种必然只有一个原因：人是群居性的动物，生活在社会中，本身就决定了你的时间有一部分是要由他人来决定的。

举个例子来说：

你已经打算好在周一开完部门会议后将采购计划进行审批，但是在周六晚上，你的老板打电话告诉你：“你下周一必须去北京走一趟，我们的国外客户来中国了，需要你去见一下面，同时谈妥未来一年的合作计划。”

这种时候，你要怎么办？

难道你要告诉领导说：“对不起，我已经打算好在周一审批我们部门的采购计划了，你应该在我上周制订计划时就通知我！”

如果你真的这样说了，难保你不会被炒鱿鱼。

突如其来的事件将原定计划打乱，我们需要区别情况来对待：有些事情是出现在当下、可以在短时间内就处理好的；有些事情是“预约式”的，它们打乱的是你未来的计划。在这种情况下，区别对待是最好的做法。

●出现在当下的突发事件，立足基本的“两分钟原则”

为什么我们要用“两分钟原则”来处理突发事件？这源于“两分钟”的特别：两分钟基本上是一道时间分界线，即从这两分钟开始，你对某些情况进行归档、保存所花费的时间，远远地超出了当你第一次发现这一问题时就动手解决所需要的时间。换句话来说，这是一条提升效率的捷径。

因此，若你估计临时的突发事件可以在两分钟以内完成的话，你应该立即去完成他。

值得高效能人士需要注意的一个问题是，如果一件突发事件是由你的上级交代下来的、且是需要他人完成的，那么，就需要你在第一时间安排出去。这与其他依据“两分钟原则”处理事情不同的地方在于，你需要花费一点时间，将这件事情写入你的“等待清单”中。

●注意保存当前的工作进度

如果经过评估以后，临时的突发事件的确是一件需要你本人去优先处理的事情，那么，你需要做好以下几个工作，以保证自己不会丢失当前手头工作的进度与思路。

 

◆明确当前工作进度：你手头的工作做到了哪个程度？比如，你正在看一封由重要客户寄来的抱怨信件。

◆你对手头的工作有什么样的想法？你认为客户之所以不满，是因为他们购买的产品得不到完善的售后服务。

◆你准备将手头的工作如何处理？你是否要亲自打个电话，向客户解释或者道歉？抑或是将这件事情转交给客服部门？

◆有条件的话就录音：将大脑中有关手头工作的想法全部说出来。

◆下一步的行动，比如，你准备先保存一下当下已经写好的部分致歉信。

 

保存完当前的工作进度以后，你便可开始着手处理临时突发事件了。

●影响原有工作排序的突发事件，依据“要事第一”原则

是否能够将突发事件处理好，首先要看我们的评估能力。处理此类问题时，你首先要明确一个问题：“重要的事情是相对于谁来说的。”重要的事情应该是立足于自己的角度来讲的，因此，你需要去判断这件突发事情重要，还是自己的计划任务更重要。

对于高效能人士而言，最忌讳的就是依据他人（包括你的上司）的要求来确定事件的优先级别。在时间管理中，“优先级别”“四象限法则”“要事第一”原则等，都需要自己来当裁判的。

他人并不会知道你今天的计划有什么，他们只是单纯地将自己想要做的事情告诉你。虽然对方的身份有可能很特殊（上司、亲人、亲密的朋友），但这些都不是你划分优先级别的依据，而只是影响你划分优先级别的一个因素而已。

比如说，依据你自己的任务排序，你需要在晚上7点钟开始写作部门新产品的推广策划书，这对你这个部门主管而言是一件“重要但不紧急”的事情，因此，你特意选择了在晚上吃完晚饭、没有人打扰的时间来整理思路、列出提纲。

这本身是一个极佳的计划：它未打扰你的正式工作时间，未影响你与家人的共进晚餐时间，并且，你选择了一个适合思考、自我独处的时间来进行这项重要的工作。

遗憾的是，你的老板要求你晚上陪一个客户吃饭。此时，你要如何处理？

面对这种情况，你就需要做出如下考虑：

 

◆这是一个真正重要的客户吗？

◆是否必须自己出面不可？

◆是否还有比自己更适合的人选？

◆推广策划书的到期日是哪一天？

◆这份策划书是否具有非常重要的意义？

◆如果换一天写这份策划书，是否会影响到进度？

◆与家人共进晚餐是否非常重要？

 

虽然你很可能只有1分钟甚至更少的考虑时间，但你必须学会根据上面的问题做出决定：改变（或者不改变）原定计划。

●若不改变计划，需要委婉而坚定地拒绝

如果你的决定是改变计划，那么，你必须让对方知道，为了这件突发事件，你做出了怎样的牺牲，最起码，不能让对方认为，你的时间是可以被随意变动的。

在这以后，你应该立即投入这件突发事件的处理中，并立即向委托者询问：

 

◆这件突发事件的目的是什么；

◆对方希望你怎样做。

 

但是，如果你的决定是不改变计划，那么，你当然不能直接告诉他：“我要写一份策划书，更要陪家人吃饭，所以我不能去陪客户吃饭。”特别是对方是你的上司时，这样的回答更会留下后患。

此时，你就要学习一些拒绝的艺术了：撒一个善意的谎言，以“我非常想去，但是……”的句式将它说出来，比如，“我非常想去，而且我也知道这位客户很重要，但今天是我母亲的生日，身为她的独子，您看……”在下班时间以家庭当挡箭牌，一般都会比较奏效，一个聪明的老板决不会再坚持。

但有一点要注意，在拒绝时一定要委婉且坚决，千万不要说：“我想应该可以吧，我先给家里打个电话问问。”对方看你并没有坚决地拒绝，便会在心底认为你并没有特别重要的事情，待你再回话说“不能去”时，对方便会认为，你所有的理由都是借口。

●争取下一次机会

若你真的拒绝了一次非常重要的邀请，那么，你一定要争取下一次机会。更恰当的做法是：

 

◆在第二天询问前一天晚上的情况，并一定表达出自己的关心与惋惜，同时要提及，这一次的拒绝完全是因为日程冲突，如此一来，下一次对方依然会考虑你来应对这位客户。

◆在一周内打电话告诉对方，若下次有这样的机会，自己一定不会错过。

 

除了上述两种情况以外，也有些突发事件是不需要优先处理、也无法用“两分钟法则”来处理、且需要你亲自去处理的事情——面对此类事情，就将它当成一件正式的事务，放入自己的任务表中即可。