第三章 积极控制工作流程，让时间为我所用
对高效能人士而言，因为杰出的表现，他们往往会拥有一定的工作权限。利用这种权限，调整、控制工作流程，并据此来向他人提出特定的要求，形成具有鲜明个人色彩的工作、沟通习惯，往往会使双方的时间都被大大节约。
1．预先订立周计划，让好的计划战胜变化
大多数人习惯以“日计划”为主展开时间管理，不过，注意力集中于每日计划，就如同你在大街上走着却利用望远镜去观察事件一样：它让我们的注意力集中于眼前的事务——紧迫的、眼前的、紧急的事务。所以，只依赖于“日计划”其实往往无异于给危机安排优先顺序。这让我们远离了每日计划原本的目的——“要事第一”，而转向让我们集中精力做紧迫事务为先。这种前瞻性不足以实现其原来的目的。
当然，我们也有可能将有限的注意力仅放于全景上，如果我们不将构想转化为行动，我们便与现实失去了联系，而成为了理想主义的梦想家，于是，也会失去自信与他人的信任。
此处，我们有必要了解一下专业摄影师们的工作技巧：他们利用广角与超广角镜头来捕捉全景，同时利用长焦镜头将遥远的物体拉近到眼前，利用常规镜头来摄影，摄下的景象与人类眼睛所看到的最为接近。他们利用微距镜头来拍摄特写——成为一个优秀摄影师的专门技巧就在于：知道什么时候该用什么样的镜头，以产生所需要的效果。
怎样如同优秀摄影师一样，既集中关注具体事务，又可保持全景性的前瞻呢？一周前瞻计划提供了协作增效的第三种解决方案：它以一种平衡、现实的方式，将全景与当天细节联系了起来。
“周”所代表的是生活中最完整的单元，它包括了工作日、傍晚与周末。它的视野与现实紧密相关，同时又可提供背景与前瞻。既然以“周”来进行时间管理拥有更多的优势，那么，我们要如何运用周计划，来实现更好的未来安排？
●将周计划与自我使命相连
维克多埃米尔·弗克尔医师是意义疗法学说的发明者，这位犹太裔的医师曾经在第二次世界大战期间经历过奥斯维辛集中营的种种苦难，并劫后余生。返回正常社会后，他以一位心理治疗师的角度，探讨了到底是什么力量，让少数人可以从如同地狱一般的纳粹集中营里存活下来。
他发现，原因并非是健康、智力、生存技巧，而是有志未竟的“使命感”：每一个人在这个世界上，都担负着独属于他的使命，每一个人都有为了他人而活的使命。那些通过了人间炼狱考验、幸存下来的人们，多是因为自身抱持着巨大的使命感。
可以说，“使命”才是时间管理的基础，这不仅同一周生活态度的指导原则，同时也反映了我们自己对人生的态度以及对整个人生的看法。当你摆脱了时间管理的初级阶段，迈向更高层次的时间管理时，不妨放下那些速成的时间管理技巧，转而从使命探讨生命的本质，并思索一下：
◆我生命中，最重要的事情是什么？
◆我的人生意义何在？
◆我希望成为什么，或是完成什么？
若不太习惯思考这样的问题，那么，不妨换个方式来询问自己：
◆我感觉人生中最重要的三件事情是什么？
◆我的长期目标是什么？
◆我认为人生中最重要的人际关系是什么？
◆在我的一生中，最期望自己能够对社会有什么样的贡献？
◆我最期望获得的感受是什么？
◆若我仅剩下6个月的生命，这一周中，我要做些什么事情？
询问自己这些问题，可以在最大程度上帮助你认清自己的人生使命。
●认清自我角色
每一个人都有不同的角色，在不同的环境甚至是相同环境中，我们也往往担任着不同的角色：你可能是妻子的丈夫、儿子的爸爸、父亲的儿子、公司的高级主管、工会的成员、学校的家长会会长、慈善团体的义工……认清自己并非仅拥有某一个角色，而是有多个角色定义，将有助于你对个人人生的圆满拥有更多的整体观。这种整体观可以帮助你实现角色的动态平衡，同时，角色的定义也可以突显出你人生中重要但不紧急的范围。
此外，每个人最好找一个扮演好其他角色的基础，同时也是每一个人都共同拥有的利器，它包括了4个层面：
◆生理，例如运动；
◆社会情感，例如亲情、友情；
◆心智，例如阅读；
◆心灵，例如打坐。
这并非是立刻可以立竿见影的事情，而是我们必须投入心力、时间，以此来要求自己扮演好其他角色的基础。
●为自己设定具体的目标
当你认清了自我所有的角色后，接下来你就可以思索：这一周内，当我扮演某一种角色时，可以做哪件事情，以产生最大效果？
接下来，你可以将自己的目标写下来，并最好将自己的周目标限定于一两个最重要的目标上。填好以后，你就可以思考以下问题了：
◆若我在下周完成这些目标，会有什么样的结果？
◆我对自我生活会有什么样的不同感受？
◆如果我只完成了部分目标，会有什么样的结果？
◆这会对我的人生产生积极的影响吗？
◆若我持续每周都这样做的话，会有什么样的结果？
◆我是否会比现在过得更好？
●做好周计划
一个广口瓶中若先放入了很多的小石头、沙子与水的话，便无法再放入大石头。反之，若先放进去几个大石头，再依次放入小石头、沙子与水，就可以将大石头之间的空隙填满。
若你的时间管理观念是“做得越多越好”，但做的都是最不重要的事情（即往自己的人生广口瓶中放入的都是小石头），那么，做得再多也没有意义：生命中那些最重要的事情才是当务之急。
因此，我们需要将占满了时间的“紧急却不重要”为生活的重心，逐渐转移到“重要但不紧急的事情”为主。
依据此原则，在做好了周计划以后，不妨再次思考一下：
◆做完计划以后，我对这样的一周生活有什么样的感受？
◆如果我每周都计划好每一种角色的重要但不紧急的目标，而且确实地执行，对生活会产生什么样的影响？
◆我是否认同“先放大石头”的道理？这一道理会怎样帮助我完成生命中真正重要的事情？
●对自己实践诚信原则
诚信原则就是以自信、泰然的态度，将人生使命投注于生命中的每一刻。如果每天一开始，便让自己先做以下3件事情，便可以提升面临实际抉择时的选择走向。
◆省思一天的生活，并在一日之初时，花一些时间去审视自己的行程，对照人生使命，看清楚方向，并更好地调整心态，以应对不可预期的挑战；
◆安排事情的先后顺序，确定自己要做的事情到底是重要但不紧急，还是“重要且紧急”的，如此才能够避免被那些“不重要但紧急”的事情用障眼法蒙骗；
◆依据一周计划，拟定一日计划表，在左栏排出必须在特定时间内完成才有价值的活动，右栏则列出一日之中可以做的重要且紧急、重要但不紧急的事情。
即使在一天中发生了很多迫使自己必须重新规划计划的状况时，善于分辨“重要但不紧急”的事情，也可以协助我们分辨，到底哪些才是真正重要的事情。
●评估过去的一周
在一周结束时，你可以与自己探讨以下问题：
◆在这一周，我完成了哪些目标？
◆我遭遇了哪些挑战？作为自己的反省，并开始下周的使命检讨与安排；
◆我做出了哪些决定？是否时时将最重要的事情列为当务之急？
预先制订周计划的关键在于，一周以内，重要的事情一定要“找时间”去做，而不是等“有空了”再做。这种运用“使命”来进行周计划的方式积极之处在于，它可以使我们依据自我价值观与生活方式前进，而不是依据时间表来前进——单一地只有时间表而没有价值观的引导，恐怕会浪费许多时间，却总也达不到人生的目标。