第4章 明确工作要求

“针对人寿保险市场规模的发展，总结一下近20年来的发展情况，制作一份简单的报告。”

在接到这样的工作时，有一件事情必须首先问清楚。

那就是：“什么时候需要？”

在排好工作的先后顺序后，最应该重视的就是工作的截止日期。如果忽略了这一点，无论做出来的工作多么优秀，也会变得毫无意义，因为完美的报告只有在需要时才具有最大的价值。

如果是为了30分钟后来拜访的客户准备资料，那么就应该将制作报告的重心放到关键点的陈述上。如果接到下星期前提交的指示，那么就可以在报告中添加一些关联的内容。根据提交日期的不同，报告的处理方法也会发生变化。

此外，还有一点必须事先提出。

“为了什么目的？”

针对你的提问，上司可能给出以下的回答：

“想在学报上发表这份报告。现在日本经济整体处于不景气的状态，我想知道人们对人寿保险的需要会发生怎样的变化。”

如果是为了这种目的，我们就可以将同一时期的GDP（国内生产总值）变化和与其他业界市场规模的比较数据一同提交上去。

“我想向国外客户说明日本人寿保险市场的变迁。”

如果是这一目的，那么就应该同时附加一些美国和英国等国家的市场规模变化，这样说明才会更加明确。

即使被派去做资料复印工作，也不要将其视为一种单纯的体力劳动。要将其视为上司让你对准备的资料进行管理，还要分发给客户，抑或将其作为公司的共享资料，进行分类整理。根据目的的不同，复印的方法也会不同。有时由于目的不同，工作先后顺序也会发生改变。

上司的吩咐只是整体项目计划的一部分而已。通常情况下，上司不会作细节上的要求。但是，无论多么单纯的工作，都一定会有其用意，一定要配合某一大的目的完成。

通过了解一项工作到底以何为目标，你就可以在枯燥乏味中找到意义。这样一来，也会激发工作的积极性，不是吗？

对上司来说，下属超预期完成工作，他一定会很高兴。只有那些连没有交代的事情也能考虑到的下属，才会被视为有头脑的人才。

即使附加的信息在内容上有所出入，你对待工作的态度依然会受到上司的赏识，也会赢得他人的信赖。

如果你是上司，在给下属吩咐复印工作的时候，你觉得以下哪一种说法会得到更好的工作效果呢？

“将这份文件复印5份。”

“在股东大会上对外部股东说明企划内容时，要用到这份文件，将其复印5份出来。”

因为有外部股东参会，所以才要多准备一些资料。因为有很多年长的人，所以资料上的文字要尽量设置得字号大一些。一定不可以使用普通纸张，而是采用优质纸张。我们可以清楚地看出，让这些工作达到最佳效果的，正是说明了工作背景的后一种吩咐方式。

解释说明的对象不同，所使用的语言和工具也会不同。是公司外部的人还是内部的人，是公司内部哪个部门的人，拥有怎样的背景和知识，针对这些不同内容，添加附加值的方法也会不同。

还有一点需要职场新人特别注意，就是不要突然发出“为什么”这样的疑问。我们应该先回答“我知道了”，再在此基础上询问：“这项工作是为了达到什么样的目的而准备的？”因为每个人的理解方式不一样，所以不同的人会对这个问题给出不同的解答。如果仅仅询问“为什么要这么做”，可能有人会将你对待工作的态度误解为“消极的”。所以，我们一定要将自己的意图表达清楚，避免让人产生不必要的误解。

即使你十分礼貌地进行询问，也可能得到不客气的回复：“别管那么多，只管做就是了。”作为一名职场新人，无论上司会不会对自己的提议做出回应，都应该主动试一试。

“我当然会好好做的，但是我认为还是询问一下，才有助于交出满意的答卷。所以如果方便的话，请您告诉我这些工作是为了什么目的而准备的。”

如果进行这样的询问，对方依然不愿意告诉你，就没有必要死缠烂打了。但无论如何请一定记住，每个人都有询问的权利。

正是因为工作单纯，才更应该问清楚工作的意义，注重工作背后的目的，这样才能把工作做得更好。