第四节 文种使用不当例释

文种的选择与确立，是公文写作成败的关键，也是能否达到行文目的的首要环节。对文种的使用，要注意坚持四条原则：必须按照党和国家公文法规的统一规定准确使用文种；要符合制文机关的法律地位和权限；要以正确的行文关系做依据；要考虑发文的具体目的与要求。之所以如此，是因为公文一经发出，即产生一种权力关系，体现着严格的权限与政治从属，因此，我们决不可掉以轻心，更不能马虎从事，随心所欲。但从实际情况看，一些单位对文种的使用，掉以轻心的有之，而随心所欲的情况也不乏其例。突出表现在以下几个方面：

一、拿着“请示”当“函”用

即该用“函”申请批准的却错误地使用了“请示”。例如：（1）某市科委给市财政局写了一份请示，申请追加3%的农业科研基金，以适应“菜篮子工程”的需要；（2）轻工业部所属一个大盐场（地市级）给驻地的市土地规划局（县处级）写请示，申请划拨“盐晶大厦”的建设用地；（3）某市滨湖垦区政府向市文教局写了一份请示，申请在滨湖垦区增建一所小学。这些都是拿着“请示”当“函”用。按照党和国家公文法规的规定精神，向有关主管部门请求批准事项应当使用“函”。财政局、土地规划局、文教局都是地方行政主管部门。市科委与市财政局是平级单位；盐场与市土地规划局相互之间无隶属关系；区政府是一级行政机关，市文教局是市政府下属的一个专业主管部门，都是市政府领导下的平级单位。它们之间都不是上下级领导关系，也不存在上下级的业务指导关系，因此，根本不存在使用请示的问题（请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的文种）。

为什么会出现上述情况？有的是出于对“函”与“请示”掌握不准造成的，但也有明知不对不得已而为之，因为这样有利于申请事项获得“开绿灯”，完全是出于无奈。比如，前述三例，对方回复时都使用的是“答复下级机关请示事项”的“批复”，由此可见对方是如何偏爱“请示”了。在实践中，确有不少类似事项因为使用了“函”而被收文单位“退回”的现象，而一旦改用了“请示”，就会马上得到对方的“恩准”。由此可见，请示与函文种规范使用的问题，任重而道远。

二、拿着“公告”、“通告”当广告、启事用

翻看中央及省市一级的报纸（省市级以下的报纸尤甚），广告栏中数不尽的“公告”、“通告”令人眼花缭乱。从使用者看，大都是一些企事业单位；从告知的内容看，除“征婚”的尚未发现外，其他的是应有尽有。我们不能把“公告”简单地理解为“公开告知”，也不能把“通告”说成是“普遍的告知”。“公告”、“通告”这两个名称，无论是在国外还是在国内，也无论是在我国的上古时代还是今天，“告”（“诰”）始终是当权者用以向社会民众宣告自己的主张、要求时使用的公文专用名称。在“告”的基础上划分而出的“公告”、“布告”与“通告”更是如此，具有它的专任性。这种专任性在当前表现为：它的使用者应当是行使党和国家管理权力的机关，在这当中又要求“公告”的使用者必须是党和国家的高级机关，布告必须是国家行政机关，通告的使用者基本上是国家行政机关下属的行政主管部门。这种专任性还表现为：它所负载的信息和发布的内容，限于传达贯彻党和国家的方针、政策，发布重要或应当普遍遵守和需要周知的事项，我们从这些内容中可以体会到它的权威性。而那些诸如“招聘通告”、“招生公告”、“更名通告”、“迁址通告”、“分红公告”、“开业公告”、“销售通告”、“租赁通告”等，从使用者看均不是党和国家管理机关，从内容上看充其量不过是一份商业广告和启事。广告、启事对阅者不具有任何约束力，阅者可以接受采纳，也可以置若罔闻，不予理睬，而“公告”、“通告”是有国法、党纪做它们的后盾的，要求人们必须按其执行和办理。由此可见，它们之间的本质差别多么不同，距离又多么遥远，现在却被一些人胡乱扯到一起，这对党和国家的管理工作不能不是一种干扰。

请看下面这些错误使用“公告”的例文：

（一）

××北方国际拍卖中心

拍卖公告

我中心接受执法部门委托，对进口衬布约60万米进行公开拍卖。

拍卖时间：定于2015年10月23日上午10点。

咨询登记时间：2015年10月16日至17日上午9:00至下午5:00。

看货时间：2015年10月18日至19日上午（由拍卖中心统一组织）。

另有引水船一艘（1320马力）同场进行拍卖。

拍卖地点：××市南开区长江道×××号。

（二）

注销公告

××新技术产业园区赛象软件开发有限公司经上级领导批准申请注销，请有关债务人于90日内办理债权债务事宜。

（三）

公告

经市有关部门批准，金秋实化工××有限公司股东外方秋实国际集团（泰国）有限公司，将其占注册资本100%的股份90%转让给××市双街工业经销有限公司，将其10%的股权转让给天津市鑫秋食品有限公司，企业性质由外资企业转为内资企业，原公司的一切权利及义务均由变更后的公司承担，特此公告。

以上“公告”的使用者均不是国家机关，没有使用“公告”的权力，就连使用“通告”的资格都没有。从其内容看，不过是注销、拍卖物品、股权变动等一般商业行为，使用“声明”、“启事”就完全可以，为什么非要使用具有法定权威甚至高级机关涉及重大事项时才可使用的文种呢？

（四）

××市工商行政管理局公告

根据国家工商行政管理局第86号令《广告经营资格检查办法》的规定。我局决定自2015年10月15日至2015年11月25日对我市的广告经营单位进行资格检查。请各广告经营单位在10月31日前持资格材料到注册管辖地工商行政管理局（分局）接受广告经营资格检查，10月31日前，未报送广告经营资格检查材料的，依照《办法》的规定处理。

2015年10月13日

（五）

××开发区人才市场开市公告

……（正文略）

××市开发区劳动人事局

2015年3月16日

（六）

中共××市委台湾工作办公室

××市人民政府台湾事务办公室

2015年公开选拔副处级干部公告

……（正文略）

以上（四）、（五）、（六）三份“公告”，不论从其使用者的地位和内容看，按照国家公文法规的有关规定，都应以使用“通告”为宜，而却偏偏去挤“公告”这座具有专任性质的独木桥，是否认为“公告”就是“公而告之”，假若把“公”字视作“公开”，那就错了！这个“公”无论如何也不当“公开”讲，它有着特殊的政治含义在内，与“公文”的“公”意义相同，在某种意义上讲是专指党和国家。因此，一般中下级机关或地方行政主管部门发布需要周知和应当遵守的事项，适宜用“通告”而不能使用“公告”。

三、拿着“报告”当“请示”用

报告是由若干子报告组成的一个群体性的文种。对于子报告，人们通常在“报告”二字的前面加注性质限制词，例如：《关于××××的情况报告》《2015年上半年工作情况综合报告》《2015年财务收支状况分析报告》《大兴安岭恢复生产重建家园工作总结报告》《关于“农转非”政策管理工作分工意见的报告》，等等。

目前，我们在实际工作中却经常看到这样的一个合并使用的文种，即《关于××××的请示报告》。按前面讲的道理，它给人们这样一种认识，即报告中还有一个名叫“请示”报告的子报告。实际上它根本不是什么报告，而是彻头彻尾的“请示”。由于作者在“请示”的后面又加了“报告”二字，结果把一个独立的请示文种贬为报告的从属，拿着“报告”当请示用，这就给公文正式文种的使用带来混乱。由此可见，在“请示”后面加“报告”，纯属画蛇添足，弄巧成拙。

这种拿着“报告”当“请示”使用的现象，可以说屡禁不止，可见问题的严重性。这个问题不单单是文种如何使用的事情，因为它给上级机关受文后的处理带来一定困难。按照行文规则，上级机关对“报告”一般可以不作批示，更不存在什么批复，但这类行文实际上是“请示”，是要求上级机关做出“批复”的，岂不人为地给领导机关的工作造成不必要的误会和矛盾吗！

四、拿着非正式文种当正式文种使用

正式文种与非正式文种，由于地位的不同，决定了非正式文种在行文时，不能使用党和国家公文法规中正式规定的行文格式，也不具有独立行文的资格。按照人们的普遍做法，非正式文种要上报或下发时，应从正式文种中寻求一个文种做它的载体，载运着它行文，我们通常称这一载体为“文件头”。“文件头”大都由命令（令）、“通知”（下行时）或“报告”（上行时）来担任。

假若非正式文种在行文时不按上述做法，而是使用正式文种的行文格式，并“天马行空，独来独往”，那就犯了拿着非正式文种当正式文种使用的错误，如下例文：

（一）

××石油开采公司

二〇一四年工作总结

××石油管理局：

……（正文略）

××石油开采公司（盖章）

二〇一四年一月七日

2014年1月7日

（二）

中共××县委文件

二〇一五年工作计划

县直各单位党组织：

……（正文略）

中共××县委员会（盖章）

2015年1月3日

上述两例做法都是不妥的。正确的方法应当是：

（一）

××石油开采公司

关于报送二〇一四年工作总结的报告

××石油管理局：

现将我公司二〇一四年工作总结送上，请审示。

××石油开采公司（盖章）

2014年1月7日

这就是报送总结的“文件头”。其后附有该单位《二〇一四年工作总结》。这里作为附件上报的总结，其格式只有标题、正文、落款与日期。

（二）

中共××县委文件

关于印发2015年工作计划的通知

县直各单位党组织：

现将县委2015年工作计划印发给你们，望结合各自具体情况认真贯彻结实。

中共××县委员会（盖章）

2015年1月3日

这是下发计划的“文件头”。其后附有该县委《2015年工作计划》，该计划的格式只有标题、正文、落款与日期。