第六节 其他

一、正文

正文是一份公文具体叙事、明理、提出要求的文字表达部分。正文一般由三个部分构成：一是开头部分，其内容或是引据，或是讲明背景、原委，或是概述情况，或是篇前撮要，或是明了目的。二是主体部分，内容或是针对问题进行分析，在分析问题、讲明道理的基础上提出解决问题的办法；或是直陈要求、意见；或是提出主张、列摆措施、讲明办法。三是结尾部分，这部分的用语要因不同文种的需要而异，切不可千篇一律。如上行文一般可用“当否、请批示”、“以上是否可行，请批示”等；下行文一般可用“希即遵照”、“特此通知”、“此布”、“此复”、“此令”等；平行文则一般可用“为荷”、“为盼”、“为要”、“特此函复”等。

二、主送、抄送

主送单位是指负有办文责任的单位，非普发性的下行文及上行文、平行文，在一般情况下只有一个主送单位，即这份文件的接受办理者。只有普发性的下行文，才可以有若干个主送单位。准确认定文件的主送单位，是文件发出后能否得到及时贯彻处理的一个关键性问题。主送单位的书写位置是“标题之下，正文之上，靠左顶格，后加冒号”。抄送单位是指需要了解文件内容的单位。对于抄送机关单位，根据有关规定，不管是上级、平级或下级，均应列为“抄送”。因而过去那种分列“抄报”、“抄送”与“抄发”的做法已不复存在。抄送单位的标注位置在公文末页的最下端，靠左空一字格，其上下各印一条隔离线，两条横线之中写抄送单位名称。要按照先上级、后下级，再不相隶属机关的次序排列，在最后一个抄送单位名称后标句号。

三、附件

附件是附属于正文的文字材料，也是公文格式的一个组成部分。附件不是每份公文都有，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。公文如有附件，要在正文之后，落款之前注明附件的名称和件数；不能只写“附件如文”、“附件×份”；附件名称之后不加标点符号。常见的附件有两类：一是用于补充说明或证实公文正文的附件，包括各种形式的说明材料、参考材料、图表、凭据等；二是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。前一类附件是真正意义上的附件；后一类附件，实质上是主件，而主件实际只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。

四、签发人

签发人即签发文件人的姓名，标注在发文机关标志下空二行位置，居右空1字。文件上标注签发人的姓名，有利于增强决策的透明度，有利于基层和广大干部群众对决策的监督，进一步增强公文签发者的责任感。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

五、附注

公文印发传达范围和阅读对象的说明。附注标注位置一般在成文日期的下一行，居左空二字加框括号。

六、密级与保密期限

密级是秘密等级的简称，指公文的机密等级，是公文格式的组成项目之一。密级一般分作三级：第一，绝密公文，是指涉及国家核心秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受到特别严重的损害；第二，机密公文，是指涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害；第三，秘密公文，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。密级的标注位置，一般用3号黑体字标注，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

七、紧急程度

紧急程度是对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出处理的时限要求。它也是法定公文格式的组成项目之一。按照公文送达和办理的时间要求，紧急程度分为“特急”、“急件”，标注位置一般在公文首页的左上角处，密级的下方。有的公文在标题中对紧急性质已作了标示，例如：《关于××××的紧急报告（或紧急通知、紧急指示）》等，就可不再另外加注紧急程度标识。紧急程度一般采用3号黑体字标识。

电报的紧急标识分为“特提”、“特急”、“加急”与“平急”。

八、印制版记

印制版记，亦称承办文件记录，即由承办印制文件部门、印制日期和印刷份数组成，标注在文尾最下端处，上下各有一条隔离线，上线与抄送机关相隔离，下线齐着地边。承办文件部门，是指发文单位的中心机构或业务主管部门。标注承办文件部门的目的，在于收文单位对文件内容中未尽事宜的询问或工作中遇有什么问题、什么情况需要联系、反映时，径直与承办文件部门联系，不必凡事都找机关领导，以提高工作效率。印发日期和成文日期不同，印发日期是机关或单位的中心机构接到定稿后起印公文的时间，它的作用是供收文单位参考，一般写作：“××××年×月×日印发”；印刷份数，是文件印制的数量标记，是由文秘部门在定稿上注明了的，一般写作：“（共印××份）”。