第三章 会议管理制度

第一节 会议管理工作要点

一、会议的意义

1．会议是一个集思广益的渠道

会议是集合的载体，是一个集思广益的渠道。通过会议使不同想法的人汇聚一堂，不同观点相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

2．会议显示一个组织或一个部门的存在价值

会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

3．会议是一种群体沟通的方式

开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最符合人类原始的沟通习惯。

二、会议的目的

1．开展有效的沟通

会议是一种多项交流，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

2．传达资讯

会议是信息传递的一个平台，通过会议可以向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

3．监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议的主要目的是监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度，同时借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

4．达成协议与解决问题

开会总要达成协议与解决问题，最终实现协议的产生和问题的解决。

5．资源共享

利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。

6．开发创意

通过举行会议，形成新的构思，并且通过多方论证，使其更具有可行性。

7．激励士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。

8．巩固管理者的地位

管理者为了体现自身的存在价值，巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议。

三、会议的种类

1．四级例会制度

（1）公司常务会议。

（2）总经理办公会议（碰头会）。

（3）部门工作会议。

（4）全体员工会议。

2．其他会议

（1）计划调度会。

（2）投资决策（审议）会议。

（3）工作汇报会。

（4）鉴定、评审、论证会。

（5）新闻发布会。

（6）研讨会。

（7）工作午餐会。

四、会议要求

1．做好会议记录

会议主持人应指定专人做好会议记录，重要会议应有两名记录者同时记录。会议记录人负责会议议定事项的督办和催办，并将督办和催办情况报告会议主持人。必要时应按照会议主持人的要求形成会议纪要，以使大家共同遵照执行。每月月底行政部检查会议记录及落实情况，并按档案管理办法立卷归档，这是考核当事人工作的依据之一。部门专题会议也要指定人员做好会议记录，用以备忘。

2．讲究会议质量

各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通，做到心中有数。对议而不决的事项提出解决的原则与方法，并对此负责。各类会议力求高效，用数据说话，部署的工作做没做、做到什么程度、没做或没做完的原因等都要有明确、具体、可量化的答复，防止和杜绝空洞无物或泛泛而谈。

3．力求会议实效

会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会负责人要按照落实要求，层层进行传达贯彻，务必使直接执行人明确是什么、为什么、怎么做，对经常性工作要用制度的形式确定下来，力求使每次会议都有具体的成果。

4．严格会议纪律

会议管理是保证会议质量的一项措施。与会人员应合理安排工作，认真准备、准时参会。会议具体时间、地点由会议主持人决定，由会议记录人会前通知。公司决策层领导主持的会议由行政部负责通知，与会人员一般不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务不能出席的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为履行职责。

五、会议程序

第一步，会议计划。对定期的常规会议，会前应明确该次会议主题、与会人员和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议计划报告，该报告包括：

（1）会议名称。

（2）会议主旨和目标。

（3）会议议项。

（4）会议时间。

（5）会议地点。

（6）会议议程。

（7）会议主持人。

（8）出席人员（名单）。

（9）会议财务（支出、收入）预算。

（10）接待工作说明。

（11）筹备情况及进展。

（12）（可能）存在的问题、解决方案及要求。

（13）筹划工作进度表。

该报告经相关负责人批准后方可执行。

第二步，会议申请。以口头或书面形式提出会议申请。口头申请仅适用于例会召开的确认。

第三步，会议通知。根据会议要项拟订会议通知，并提前张贴或发送。重要会议需发几轮通知，出席会议的重要、主要人员应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。

第四步，会务准备。会议承办人应及时准备会议场所、会议文件或资料。

第五步，在会议进行中做好记录。记录方式为摘要式速记笔录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。

会议操作流程图如下：

第二节 会议管理制度范例

一、公司会议管理制度

第一章 总则

第一条 目的。为规范公司的会议管理工作，提高公司的会议效率，特制定本制度。

第二条 适用范围。本制度适用于公司召开的各类日常会议。

第三条 职责。公司会议的准备、安排与召开由公司总经办负责。

第四条 公司会议分类。（略）

第二章 会议准备

第五条 定期会议召开的准备。对于定期召开的常规会议，会议负责人需在会前明确该次会议的主题和临时出席人员。

第六条 不定期会议召开的准备。召开不定期会议时，组织人需做出会议启动报告，报告一般包括以下内容。

（1）会议名称、主旨、目标。

（2）会议议题。

（3）会议时间、地点。

（4）会议议程。

（5）会议主持人、列席人员名单。

（6）会议财务预算。

（7）接待工作说明。

（8）当前筹备情况及进展，可能存在的问题、解决方案。

（9）会议工作进度表。

第七条 根据会议要求，会议组织部门须拟定会议通知单，并做好通知工作，出席会议的重要人员应通过电话、邮件等方式确认，并做出相应的安排。会议通知编写时需注意以下内容。

（1）通知内容包括参加人员、会期、开始时间、地点、需准备的事项及要求等。

（2）通知书写须文字清楚、明白，力求不产生误解，全面、周到，确保没有漏项；用电话或其他形式通知时，要写出通知底稿，照稿通知。

（3）对于无记名参加的人员，要将其范围、对象、职务通知清楚。

（4）重要会议提前通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。

（5）通知关键或具有决定性作用的参会人员时，要面对面或反复核实准备情况，征求其对会议准备和开展的意见。

第八条 会场准备。会议组织人员需在总经办的配合下及时准备会议场所、会议文件或资料，并做好会场布置、设备调试等工作。

第九条 与会人员准备工作。与会人员在收到会议通知后，应认真准备发言要点、提案纲要等，配合主持人，使会议收到预期效果。

第十条 会议议程安排。议程由会议组织部门拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员及其发言内容、各项要求等。

第十一条 会议变更。已列入计划的会议如需改期，或遇到特殊情况需要安排其他会议时，会议组织部门需提前2天发出通知。

第三章 议程管理

第十二条 签到。与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名；对于涉外会议，联系簿上要有与会人员的姓名、职务、所代表单位或部门等内容。

第十三条 会场服务。

（1）引导入座。会议工作人员按事前安排好的座位引导与会人员尽快就座，其间要特别注意主要领导人员和主席台就座人员的座次。

（2）分发会议文件、材料。重要文件需发至个人或主要负责人手里，可事先领取签收，也可于会场中领取签收。

（3）维护会场秩序。大型会议需保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生。

（4）对会中一般需用物品应做好余量准备，以应付个别需求。

（5）保证会议环境通风良好、光线充足和地面干净。

（6）处理会议中的临时事项。

第四章 会后工作

第十四条 会议组织部门需记录会议内容，并编制会议纪要。

（1）分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲以及要反映的具体事项、事例等。

（2）按提纲和中心议题起草会议结论性材料。

（3）会议纪要内容。

①会议简况，包括时间、地点、参加人员和议题。

②会议结果及会议主要精神，这部分是重点，是会议效果的反映，纪要应纪实、扼要、精到。

（4）会议纪要等结论材料经上级领导审批后，打印并下发给相关部门。

（5）按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。

第十五条 落实会议决议。总经办负责督办和催办会议形成的决议或决定，于会后一周内发会议决议事项催办通知单至相关负责人，并收集反馈意见。

第十六条 归档会议资料。会议组织部门要做好会议总结，整理好会议资料，并按公司档案管理规定，定期交档案管理人员归档。

第五章 会议纪律管理

第十七条 参会人员必须准时出席会议，因故不能参加者，需提前向上级领导请假，不得无故缺席、迟到或早退。

第十八条 参会人员需携带记录本和笔，做好会议记录。

第十九条 会议期间，需将一切通信工具置于关闭或振动状态，不随便走动、不交头接耳、不做与会议无关的其他事情。

第二十条 严格遵守会议开始时间。主持人在会议开始时应对本次会议作简要说明，将会议进行顺序及时间安排告知与会者，并指定专人控制会议进度，引导其在一定时间段作出总结；若要延长会议时间，需得到大家的同意。

第二十一条 任何人不得向无关人员泄露会议内容。妥善保管会议材料，不准泄露会议机密。

第六章 附则

第二十二条 本制度经总经理批准后，自××××年×月×日起执行。

二、会议室管理规定

第一条 会议室是公司举行会议、接待来客的场所，为加强会议室管理，特制定本规定。

第二条 会议室使用细则。

（1）会议室由行政部负责管理。

（2）会议室只限本公司相关职能部门使用，外单位借用会议室须经行政部经理批准，并到办公室办理借用手续。各部门无权将会议室借给外单位使用。

（3）公司各部门使用会议室须经办公室同意并办理相关手续，领取会议室钥匙。

（4）使用会议室的部门必须爱护会议室设施，保持会议室清洁。用后应及时清洗水杯和烟灰缸，打扫卫生，检查安全，锁好门、关好窗，将钥匙交还办公室。

（5）任何部门和个人未经办公室同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转作他用，损坏设施要赔偿。

（6）会议室内的卫生每周至少要清洁一次，遇有会议时，要一次一清洁。

（7）每次会议之前，管理人员应做好电源检查、饮用水准备等工作。

（8）会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护（含花木等），做到人走电源关、门上锁。

第三条 本规定由行政部制定，经审批后自颁布之日起执行。

三、例会管理制度

第一章 目的

第一条 实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作。

第二条 提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度。

第三条 集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。

第四条 协调各部门的工作方法、工作进度以及人员及设备的调配。

第二章 会议分类

第五条 总经理办公会。

（1）会议组织：行政办公室。

（2）会议主持人：公司总经理。总经理若因公出差无法主持，则由副总经理或指定公司高层管理人员代行职权。

（3）会议参加人：副总经理、总经理助理、各部门经理。

（4）列席人员：视需要，可邀请其他有关人员。

（5）会议内容：

①听取各部门主管对所属工作的汇报，对完成有困难的工作集体协商，并寻找解决办法。

②对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结。

③探讨公司经营活动的最佳方案，并及时总结各阶段经营业绩，以促进整体经营目标的实现。

④总结上期工作，部署下期工作任务。

（6）会议记录人：行政部秘书。

（7）会议时间：每月末5日内。

第六条 管理例会。

（1）会议主持人：各部门经理轮流主持。

（2）会议参加人：各部门经理。

（3）列席人员：视需要，可邀请其他有关人员。

（4）会议内容：

①协调各部门工作进度，使各项经营活动按照预期目标有序进行。

②对涉及部门较多、对公司整体有较大影响的问题集体探讨，集思广益，寻求解决问题的方法。不能达成共识时，上报总经理办公会裁决。

③追踪并改进日常管理工作。

（5）会议记录人：行政部秘书。

（6）会议时间：每周五下午或周一上午。

第七条 公司全体会。

（1）会议主持人：公司总经理或总经理指定人员。

（2）会议参加人：公司全体人员。

（3）列席人员：视需要，可邀请公司外部有关人员。

（4）会议内容：

①通报公司营运状况、日常工作进度以及将要采取的重大决策，促使上下信息沟通。

②公布有关员工奖励或惩处措施，以求公开、公正、合理。

（5）会议记录人：行政部秘书。

（6）会议时间：每月初5日内。

第八条 部门工作会。

（1）会议主持人：部门经理或部门经理指定人员。

（2）会议参加人：部门所有人员。

（3）列席人员：视需要，可邀请其他部门有关人员。

（4）会议内容：

①协调部门内部工作开展，对作中的问题及时发现，及时解决。

②所属工作进展有难度时，提出帮助请求，并集体讨论解决。

③明确部门工作进展状况，及时总结工作的经验教训，制订下期工作计划。

（5）会议记录：部门文职人员。

（6）会议时间：由部长自行安排，每周至少2次。

第三章 会议记录

第九条 总经理办公会会议记录应在一天内整理完毕，送交会议主持人核阅，核阅后复印分发给各出席人一份，并要求阅者签字为据。该份记录最后传回会议主持人，作为下一次会议的重要资料。

第十条 管理例会会议记录整理完毕后，分发至各出席人一份。

第十一条 公司全体会会议记录由行政部秘书整理完毕，先请总经理签字确认，然后分发至各部门备查。

第十二条 部门工作会议各与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记，以便指导日后工作。

四、视频会议管理制度

第一条 为正确使用网络视频会议系统，提高会议效率及质量，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司总部及各分支机构。

第三条 总经理工作部负责网络视频会议规章制度的制定和修订，负责网络视频会议的总协调，负责监督视频会议运维人员调试视频会议声音质量、画面质量、导播效果。

第四条 信息技术部负责网络视频会议技术操作规程的制定和修订。

第五条 总公司领导主持召开的视频会议由总经理工作部负责组织协调，专业、专题会议由主办部门负责组织协调，各分公司综合管理部门协助办理。

第六条 各协办单位须按照会议要求提前布置会场，并主动与会议主办部门联系，确认会场是否规范；各参会人员应在会议开始前10分钟进入会场，按照规定着装，遵守会议纪律，不做与会议无关的事。

第七条 会议主办部门应制订会议方案，提出会议申请，经总经理工作部会签，公司总经理审批同意后方可组织召开视频会议。

第八条 会议主办部门应在会议召开前2个工作日通过协同办公系统提交视频会议任务单，协调相关部门布置会场，做好会间服务。

第九条 视频会议任务单审核通过，会议主办部门与运维人员协商确定测试时间等事项后，发布会议通知。

第十条 会议通知须明简洁明了，包括会议名称、时间、主会场地点及参加人员、分会场参加人员、会议议程等内容。主会场与会人员落实由会议主办部门负责，如有请假事宜，需提前办理请假手续，并报会议主办部门。

第十一条 设备调试。一般情况下，重大会议应提前半天时间调试，并在会议正式开始前1小时打开设备，等待会前联调。

第十二条 视频会议系统大都是智能设备，具有录像功能，如果要对视频会议进行全程录像，应提前通知视频会议运行人员，并在会议结束后及时将录制的内容从系统中导出。

第十三条 做好保密工作。未经会议主办部门领导批准，不得对外公布有关信息。

第十四条 本制度由总经办制定并负责解释。

第十五条 本制度自××××年×月×日起实施。

第三节 会议管理表单

一、会议通知

二、会议室使用申请表

三、会议筹备工作表

四、会议提案

五、会议记录表

六、视频会议系统使用情况登记表