第9章 10分钟读懂时间管理——对时间的利用是人生的重大课题(2)
同时，有条不紊的做事习惯还能让人有成就感，避免工作的延迟和拖拉带来的紧张感和挫败感。
法国哲学家布莱斯·巴斯卡说：“把什么放在第一位，这是人们最难懂得的。”对许多人来说，这句话不幸而言中。他们完全不知道怎样对人生的任务和责任按重要性排队。他们以为工作本身就是成绩，但经验表明，成功与失败的分界线在于怎样分配时间。
人们往往认为，这里几分钟、那里几分钟没什么用，但实际上，它们的作用可大了。这种差别很微妙，可能要过几十年才看得出来，但有时又很明显。为了取得最佳结果，我们常常要依据轻重缓急行事。
亚历山大·格雷厄姆·贝尔就是个例子。贝尔在研制电话机时，另一个叫格雷的人也试图改进他的装置。两个人同时取得突破，但贝尔在专利局赢了——比格雷早了两个钟头。当然，这两个人当时是不知道对方的，但贝尔就因为这120分钟而一举成名。
我们一般人很容易有手头上的事先解决的心理。其实，即使是迫在眉睫的工作，也并非一定最重要。
若能站在高处重新审视全部的工作，不但能清楚地找出工作的主要目标，以往许多耗时的工作安排，也能重新有一个不同的评判。
卓有成效的管理者从不把时间和精力花在小事情上，因为小事使他们偏离主要目标和重要事项。一旦知道了自己大部分时间花在了那些无谓的小问题上，或丝毫无助于提高他的工作效率的问题上，他便会采取措施删去这些安排。人们只有在看到一份详细记录他的日程的材料后，才会认识到许多工作本可由比他级别较低的人去做，或者根本不需要做，因为他所做的工作与他的薪金并不相称。
全是重点就等于没有重点，不能将心力都放在一些小问题上。
有的时候，我们可能会觉得手头的工作杂乱无章，没有任何头绪。那么，这个时候就需要我们分清事情的轻重缓急，熟练洞悉事物本质。人与人之间的贤愚差异并非在于头脑，而在于是否具有洞悉事情轻重缓急及重要性的能力。
你也许听过“20／80法则”。这法则是说，你所完成的工作里80%的成果，来自于你所付出的20%。如此说来，对所有实际的目标，这法则极为有用，它能帮助我们抓住工作与生活的重点，找到真正重要的事物，同时忽略那些不重要的事物。
对于目标的实现而言，将更多的精力投入“应该做的事”，无疑是一条事半功倍的成功之路。歌德说过这样一句话：“不可让重要的事被细枝末节所左右。”
做最重要、最有价值的事的第一步，就是找出能产生80%绩效的20%的部分。这需要你判断什么是最有价值的，需要有洞悉事物本质的能力。
工作的时候，我们需要把工作内容分为重点项目和非重点项目，就好像在学校的时候把课程分为必修课和选修课一样。
那些重点是值得你花大力气考虑和投入时间的地方，但是如果每个地方都被你打上重点符号，那你的时间管理就是失败的。
著名时间管理大师赛托斯说：“重点是你的重心需要偏移的地方，重点是你需要着重强调的地方，你的工作日程不应该是一成不变的基调，它应该如同一首跌宕起伏的旋律，有高潮的紧迫感，也有平淡中的闲适感。”
4.管理者必须决定什么事情“不应该做”
许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间，然而他们却不敢面对这个问题。他们怕因小失大，造成错误。殊不知，即使有了错误，也能很快弥补。事实上，一位管理者大刀阔斧减少不必要的工作，绝不会有太大的风险。能够大量削减不必要的和非生产性的工作，工作会进行得更快。
——德鲁克
时间管理的目的除了要决定你该做什么事情之外，还要决定什么事情不应该做。
因为时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是通过事先的规划，做一种提醒与指引。
你是否有过这样的经验：毫无目的地看电视或阅读杂志，总觉得无意义，但仍继续看下去，就连广告也全看了，直到夜深，变得身心疲劳，才抱着棉被入睡，然后第二天又重复着同样的事情。这到底是怎么回事呢？重复做这样的事，或是几个小时，或是瞬间，但事后回想起来，感觉非常空虚。
时间的死亡——事实上就是这个时候。在管理者的人生当中，让时间流失、死亡的状况时有发生。因为时间是眼睛看不到的东西，人们无从察觉，而唯有想到的时候，才深感可怕。
丧失的时间是无法挽回的，管理者必须避免落入各种时间管理的陷阱。
陷阱之一：徒劳无功
查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做更多的事，我将支付给你合理的顾问费。”
李爱菲递了一张纸给他，并向他说：“写下你明天必须做的最重要的各项工作，并按重要性的次序加以编排。明早当你走进办公室后，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉了你整天的时间，不用担心，只要手中的工作是最重要的，就请坚持做下去。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。这个建议试验时间的长短，由你来定。试验成功后，请将你认为这个建议所值的金钱数额，用支票寄给我。”
数星期后，史瓦寄了一张面额数万美元的支票给李爱菲，并附言感谢。
这件逸事给日理万机的管理者所带来的启示便是：应分清工作的轻重缓急以避免徒劳无功。
陷阱之二：不拒绝他人
管理者应该学会拒绝他人。对于那些不合理的帮忙请求，或者无聊的应酬，管理者应该学会说“不”，因为这些事将占用管理者大量的时间。
譬如，在某一个极度繁忙的下午，某一女职员突然要求告假两小时回家，因为家具店将送一批家具到女职员家里，她必须回家开门并点收。
面对着这种情况，一般无经验的管理者通常会采取下面两种对策之一：
第一，断然拒绝这种不合时宜的要求，不理会她的感受。
第二，因担心触怒她，或是想充好人而勉强接受她的要求。
以上的对策都是不妥的，因为前者将引起主管与部属的摩擦并降低部属的士气，后者将显著地妨碍工作的进度。倘若管理者客观地权衡当时的情况，大概都会同意在那个时候不应准假。但是，管理者应如何拒绝准假才不至于产生不良后果或使不良后果减至最小呢？
有一种颇值得效仿的说辞：“我了解，当贵重的物品运到而无人在家开门，是一件令人担心的事。因此，只要有可能，我很愿意准假让你回家。但问题是，我必须在明日之前交货。倘若我无法按约定的时间交货，公司将失去一位大主顾。你是我的得力助手，此时实在不宜离开。不过，我倒有个建议，你何不打电话给家具店，请他们明天下午再送出家具？到那时我已经交了货，你也有足够的时间回家处理私事了。”
当然，以上的答复可能仍然难以令该部属感到完全满意，但是她的主管至少采用了最好的方式处理这件事。
此种方式具有下列几个好处：
第一，他郑重其事地考虑了她的要求，而非不假思索地一笔抹杀。
第二，他向她表示，他了解家具的运送对她是多么的重要。
第三，他耐心地向她解释，为何不准她告假。
第四，他令她知道，她是一位得力的助手，这有助于提高她的士气。
第五，他为她提供了解决家具运送问题的其他可行途径。
陷阱之三：习惯性拖延
某天清晨，张三于上班途中信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下半年的部门预算。他很准时地于9点整走进办公室，但他并没有立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。
他总共花了30分钟的时间，才使办公环境变得井井有条。
他面露得意的神色，随手点了一支香烟，稍作休息。
此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸。
等他把报纸放回报架，已经10点钟了。这时，他略感不自在，因为1小时已经过去了。
不过，报纸毕竟是精神食粮，也是沟通媒体，身为企业的部门主管怎能不看报？何况上午不看报，下午或晚上也要看。这样一想，他才稍觉心安。
于是，他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怨气。
挂上电话，他去了洗手间。
在回办公室的途中，他闻到了咖啡的香味。原来，另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的头脑则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，在那儿聊了一阵儿。
回到办公室后，他果然感到神采奕奕，满以为可以开始致力于工作了。
可是，一看表，已经10点45分！距离11点的部门联席会议只剩下15分钟。他想：“反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆把草拟预算的工作留待明天算了。”
许多管理者都因无法免于张三那样的拖延恶习，以致到头来荒废了很多事情。
陷阱之四：事必躬亲
有一位技术很出色的副总裁，他在授权方面做得却很不好。例如，他设定了目标后，总是担心下属会因为经验不足而犯错误，于是他总会越过自己属下的经理，直接去找工程师，然后一步一步地告诉工程师该怎么做。甚至有一次，一位工程师在洗手间遇到这位副总裁，竟然被副总裁在洗手间里念叨了20多分钟。
后来，副总裁属下的经理实在受不了了，便向总裁如实反映了情况。经过多次警告却仍然没有改进之后，这位副总裁被解职了。
从这个例子我们可以知道，领导的工作是设定目标，而不是事无巨细地控制、管理、指挥和命令。
管理的实质其实是通过他人将事情办妥。可是，许多管理者却常常试图事必躬亲，这实在是一种不理智的行为。
毕竟，管理者的时间是有限的，他应集中大量的时间处理一些重要的事务，而将其余琐碎的事务交托给下属处理。若他事无巨细皆亲躬而为，不但会使他的大部分时间被琐碎的事务占用，致使重要事务无法做好，也会剥夺部属发挥才能的机会。
因此，“事必躬亲”是管理者一个严重的时间陷阱。跨越这种陷阱的唯一途径便是“授权”。
陷阱之五：求快求多求完美，不代表你做出了正确的选择
不停地规划和催促自己；追求完美、凡事井井有条；对信息保持敏感、经常大量阅读资讯……
这些看起来很好的时间管理习惯，其实都有它的不足，甚至反而是时间管理的误区。
人并不是把工作表安排得越紧张，做事越多、越完美就越好。
A是个大忙人，常常不停地列出做事清单、更新清单，并且记录自己每个小时工作的利用情况，不肯浪费任何时间。但是，这样常常搞得自己以及周围的人都非常紧张，这让他很困惑。
“‘看表式’的极端时间管理会使人们的每项活动都了无生趣——我们需要的是‘掌控时间’，而不是‘紧握时间’。”美国著名时间管理专家阿兰·拉金说，“千万别叫我效率专家，我所关注的是‘效能’！”拉金关注的是：你是否做出了正确的选择，而不是一味求快、求多。
注意拉金说的效率与效能的差别：虽然讲求效率是一件好事情，但是讲究效能的人会把注意力放在选择上来：选择最重要的事情来做，以及选择采用最有效的方式来做，而不是关注做事的频率是否最快。
B是个追求完美的人，事事都要安排妥帖、井井有条。如果有哪件事做得不够完美，在B眼里便很难过去。有不少人夸他这个优点，但是B说，其实这样也够累的，但是做事业不追求完美，便很难有收获。
做事讲求完美确实是优点，这体现了一个人的素质，不是所有人都能有这样的自我要求的。
但问题是：不是所有事情都值得追求完美，而且多数事情是不值得的——二八定律告诉我们，多数情况下，是20%的事情决定着80%的结果，所以并不需要所有事情都十全十美。人的时间和精力有限，生活也不全是工作，要将更多的时间、精力放在最重要的20%的事情上。
C常常为信息不足而感到不安：比如经济、政治、社会各方面最新的信息，企业内各层级的信息，行业信息，竞争对手的信息，等等。C始终对这些信息保持敏感并大量吸收信息。但是他越来越发现，自己面对的信息实在太泛滥了，重要的、有趣的、有用没有用的，各种各样的信息充斥着他的大脑，他反而缺少了思考、体验的时间。
要形成经常清除不需要的信息源的习惯，在这个信息泛滥的时代，这种习惯非常有价值。
比如，对于订阅的电子文件、刊物，或者习惯性常看的网站，试一试如果几周不看它们，自己的工作、生活会有什么改变。如果你并不怀念它，说明这只是个习惯了的阅读负担而已，完全可以把它从信息源里去除。