2.2 活动策划时需准备什么
确定了活动的大致方案后就需要对活动策划的具体工作进行落实，对于这些工作，下面将选取7个重点来进行讲解。
2.2.1 提前宣传
对于活动策划来说，活动的宣传方式是活动成功的“带领先驱”，当宣传效应非常好时，活动成功率会大大地提高，若宣传效果不佳，那么活动效果必然受影响。
活动时间虽然有时候会延后结束，有时候又会提前开始，但其毕竟都有一个相对固定的时间段，想要在这个固定的时间段内实现活动效益的最大化就一定要在活动还没开始之前就开始着手前期准备工作，就如演唱会要提前售票，电视节目要提前预告，活动策划也是要提前宣传的。下面就从三个方面来了解活动中的宣传作用。
1．宣传的主要作用
活动宣传的主要作用在于吸引人流量，让人们知晓企业活动的存在，只有这样才能提高活动的成功率。在活动策划书中也可以将活动宣传的手段讲述出来，以加深企业管理者对宣传工作的认识。
下面就来了解活动宣传的作用，如图2-11所示。
图2-11 活动宣传的作用
2．宣传的考虑因素
活动策划者在选择宣传渠道时，需要考虑其渠道是否能为活动带来最大效果，不然活动宣传就会变成一种既“烧钱”又“无用”的活动。因此，活动策划者在选择宣传渠道时，需要考虑3个问题，具体如下所示。
● 企业精准人气是否在此渠道比较聚集。
● 此渠道能给活动带来怎样的宣传效果。
● 活动是否适合此渠道的整体风格。
活动策划者在选择活动宣传策略时，需要在宣传策略中嵌入六大特色，才会具有吸引人们注意力的作用，如图2-12所示。
图2-12 活动宣传的特色
3．宣传的方式方法
活动宣传方式多种多样，活动策划者若想在众多的宣传方式中选出一个最合适活动的方式，则需要从3个方面考虑，具体如下。
● 活动成本问题。
● 活动宣传面对的受众是否是活动需要的。
● 是否适合活动主题。
除此之外，活动策划者还需要对活动宣传方式有一定的了解，才能从客观上进行选择，下面就来了解活动宣传的常见方式。以微信朋友圈、热门互联网载体和实体宣传单为例，相关分析如图2-13所示。
图2-13 选择宣传方式的举例分析
2.2.2 确定类型
一般来说，活动目的不同，活动类型也会随之不同，下面就列举几个活动类型，来了解如何根据活动目的确定活动类型。
1．众筹型
众筹是如今比较火的一种营销方式，它是在特定的时间内向消费者提供新产品的性能、特色、背景等方面的信息，发起筹款活动，若筹款成功则会给筹款人赠送各种礼物。
例如，在京东众筹网上的一个众筹项目，此筹款活动明确说明了自己筹款的目的，如图2-14所示。
图2-14 为何众筹
据此可分析出此众筹活动背后所隐含的活动目的，如图2-15所示。
图2-15 众筹目的
那么就可以设定一些优惠措施来吸引受众参与，如图2-16所示。
图2-16 筹款回报
专家提醒
众筹背后所隐含的目的并不止上面所说的那些，活动策划者需要有判断能力，看自己策划活动的目的是否属于众筹活动，若属于则可策划一个众筹活动；若不属于则需要活动策划者再次考虑、选择合适的活动类型。
2．促销型
促销型活动，顾名思义，就是指以产品促销为目的的活动类型。这类活动的策划要求其实并不高，一般在活动策划书中将以下4个方面的内容撰写清楚，企业管理者批准的可能性较大。
● 促销力度。
● 促销背景。
● 促销时间。
● 促销目的。
当然促销型活动的目的，并不只是为了促销产品，还可有其他目的，具体如下。
● 增加产品知名度。
● 提高产品销量。
● 提高品牌美誉度。
● 处理过季产品。
3．内部型
一般企业还会以公司员工为受众，举办内部活动。内部活动一般分为两种，且两种类型的活动目的也不相同，如图2-17所示。
图2-17 内部活动目的
2.2.3 计划时间
对于活动策划来说，时间的选择是比较核心的一个环节，时间选择是否合适能决定活动策划的成功程度。下面就来进一步了解在活动策划中时间的选择。
1．作用
时间对于活动策划来说，具有非常大的作用力，若时间没有选择恰当则会影响活动的举办效果，若时间选择恰当，则会成为促进活动成功的利器。具体如图2-18所示。
图2-18 在活动策划中时间的作用
例如，活动时间安排在工作日的晚上，第二天出席者多要上早班，则会出现出席者逗留时间短的情况，时间太短很难在出席者心中产生深刻的印象，活动效果也会不佳。
2．阶段
一般来说，活动时间分为3个阶段，具体如下。
● 活动准备时间。
● 活动协调时间。
● 活动开始与结束时间。
这3个阶段都需要根据两个因素进行时间的选择，如图2-19所示为时间3阶段之间的关系与选择时间的两个因素。
图2-19 时间3个阶段之间的关系与选择时间的两个因素
3．问题
活动策划者在选择活动时间的过程中，所需要考虑的问题如图2-20所示。
图2-20 选择活动时间的问题分析
活动策划者在选择活动时间的过程中，所需要考虑的因素，如表2-4所示。
表2-4 选择时间所需要考虑的因素
2.2.4 安排地点
地点是否合适能决定活动策划的影响效果，若在合适的地点进行活动，则活动效果会非常显著；若在不合适的地点进行活动，则活动效果会大打折扣。因此，在活动策划中地点也是成功的核心要素。
1．作用
在活动策划中，地点是必不可少的一环，若没有这一环，那么活动就会无从下手，届时，再好的活动也不能给企业带来一丝丝的利益。因此，活动地点的选择是活动策划者需要重点考虑的要素。下面就来了解地点在活动策划中的作用，如图2-21所示。
图2-21 地点在活动策划中的作用
2．问题
活动策划者在进行活动地点的选择时，需要考虑的方面有很多，其中首要考虑的因素就是根据活动类型来选择地点，如图2-22所示。
图2-22 根据活动类型来选择地点
活动策划者在选择活动地点时，还需要考虑成本问题。活动策划者一般是根据企业接受范围内的预算资金来选择地点，需要考虑的问题如图2-23所示。
图2-23 需要考虑成本问题
此外，活动策划者在选择活动地点时，还需要考虑地址问题，应尽量选择交通便利、不太偏僻的地方作为活动地点。
专家提醒
活动策划者在选择地点时，千万不要随便选择，一定要从各方面进行考虑，务必要挑选出一个最合适活动的地点，还可以从地点的人流量率、地点的地理位置等方面考虑地点的合适程度。
活动策划者若是选定了一个地点，不能松懈对地点的考量，还需要考虑其他方面的问题，如图2-24所示。
图2-24 考虑选定地点时需要考虑的问题
专家提醒
活动策划者选定地点后，需要将自己所考虑的事项都写在合同中，与活动场地租赁方签订好合同，才能保障不会出现租赁方面的差错。
2.2.5 组织团队
俗话说：“一个好汉三个帮，一个篱笆三个桩。”活动策划也是如此，虽然活动策划者也需要亲临活动现场进行活动工作，但是也不必凡事亲力亲为。活动策划者是活动工作的决策者和指导者，更多地应当是进行指导和决策方面的工作，这样活动工作才能更有效率地进行，也能避免错误集中性地发生。因此，活动策划者在进行活动策划工作之前，千万不要自己一个人埋头苦干，不然策划出来的活动会出现不严谨的情况。
所以，活动策划者在进行活动策划时需要组织一个团队，一起完成活动任务，团队人数可根据活动大小来确定。
● 一般小型活动在10人以下即可。
● 大型活动要根据活动的具体要求确定人数。
活动总策划者需要根据团队人员的性格、爱好、技能来分配任务，只有这样团队人员在处理问题上才会有效率。
在团队中，还需要多开会议，征求团队成员对各方面工作的意见和看法以及考虑是否要求助外援，例如，活动策划专业人士、公关方面的公司、活动运营导演等，通过他们专业的技能来给活动添彩。
专家提醒
活动策划者还需要考虑活动安全、相关许可证等因素，确保活动完美展开。
2.2.6 调查来宾
虽然活动的最终目的和利益指向活动主办方，但活动的直接服务群体还是受众群体，即参与活动的来宾。因此，活动策划者在进行活动策划之前，一定要明确受众对象，并且围绕活动受众的需求和喜好两方面进行活动策划工作的开展，如图2-25所示。
图2-25 根据受众需求、喜好开展策划工作
对于一些十分重要的受邀来宾，活动策划者需要将邀请的客人列在表格中，然后再确认客人是否能如期到达，且活动座位有前后顺序，一般应将比较重要的客人安排到最靠前的位置，然后按客人的主次安排座位。
在邀请客人之前，还可以拟出两份客人名单，第一份名单是主要客人，第二份名单是次要客人，若主要客人有人不能如期到达，则可以立马邀请次要客人补位。
2.2.7 互动节目
互动环节和节目环节是活动中的重要组成部分，它们虽然有时候并不是活动的主体环节，但活动策划者在策划活动时一定不可忽略这两个环节。
在晚会活动中，节目表演是活动的主体内容，因为场景的布置或者后台道具的准备等原因，两个节目间通常会有一段间隙时间，这时候一般是由主持人在幕前支撑这段时间。但这种节目衔接方式就像电视节目插播广告一般，过多就会使人厌烦，特别是在小节目多的活动中，间隙时间的问题就更加难以回避了，这时候就可以在间隙时间加入简短的观众互动或者小节目来提高受众人群的兴趣。
当然，互动环节和节目环节的作用不只是过渡间隙时间这一点，相关作用分析如图2-26所示。
图2-26 互动节目环节相关作用分析