6.3 如何实施背景调查
员工背景调查是指用人单位通过各种合理合法的途径，核实求职者的个人履历信息的真实性的过程，它是保证招聘质量的重要手段之一。
1．背景调查由谁负责
拟录用员工的工作经历的真实性主要通过背景调查来解决。通常情况下，背景调查一般由人力资源部负责（或者委托第三方负责调查）。
（1）人力资源部门自行调查。人力资源部门自行调查的主要优点是能掌握第一手真实信息（第三方有可能造假），调查针对性强并且成本低；自行调查的主要缺点是个人主观色彩较浓，调查可能不够严谨客观。
自行调查需要特别注意的一点是要回避从竞争对手处挖人的情形。如果该候选人是从竞争对手那里“挖”过来的，前雇主难免会对此类调查有抵触的情绪，人力资源部门联系上家单位的时候势必会形成尴尬的局面。如果应聘者是从已入职同事原来所在的公司过来的，通过现有同事进行单独调查就可以深入了解应聘者在原来企业的实际情况。
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企业要建立规范的E-HR信息系统，以查询员工工作经历等信息，这些关联信息-是企业管理的法宝（例如竞争对手分析等）。
人力资源部门通过职业化的方式对拟录用人员进行背景调查，抽查应聘者原来所在的企业人力资源部门，详细调查拟录用员工的工作背景。
这种方法的好处是调查职业化，缺点在于不确定拟录用员工信息是否需要保密（员工离职一般会惊动原企业人力资源部，他们可能会给员工离职设置阻力等）、上家企业的人力资源部是否能够积极配合（有的企业HR部门不愿意配合），这就需要HR部门综合考虑和平衡。
（2）专业公司调查法。外包给比较专业的第三方调查公司进行统一调查，这类调查公司有着固定的调查信息渠道，比较专业、态度中立、能够做到客观。但是值得注意的一点是，我国第三方员工背景调查服务刚刚兴起，各类企业服务质量良莠不齐，人力资源部门在选择的时候一定要小心谨慎，有可能带来法律风险。
专业公司调查法适合中高端人才，招聘普通员工使用这种方法成本太高。
（3）让猎头公司进行背景调查。这种做法比较节约精力和成本，但是某些猎头通常会帮助候选人做一些“技术处理”，因为他们的利益与候选人的利益是一致的，他们精心包装候选人的目的是使其尽快获得录用。所以企业在和猎头合作时要特别注意这一点，要在合作协议上规范虚假调查的责任。
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通过猎头公司挖来的人才，可安排猎头公司进行独立的背景调查，在签订协议时规定猎头公司对推荐人才的工作经历背景的保证条款等。
2．何时进行背景调查
（1）入职前调查。大部分背景调查是在用人单位有录用意向但候选人尚未入职之前进行的，称为入职前背景调查。
① 优点：一旦发现有造假的情况，用人单位可以灵活处理，法律风险较小。
② 缺点：时间比较紧，不一定能够充分完成背景调查。候选人还有可能因为等待时间长而转向其他公司，导致用人单位失去优秀的人才。
（2）员工入职后。即在员工试用期之内进行，一般来说，企业试用期在1个月到6个月之间，这段时间完全能够进行充分的背景调查，也不用担心失去优秀的员工。
① 优点：可尽快吸引优秀的人才。
② 缺点：企业辞退该员工要冒比较大的法律风险，而且如果该员工存在职业道德上的问题，会给企业带来很大的损失。
业界比较好的做法是，对于企业大部分普通的岗位（职位），可采取入职前背景调查以防患于未然；对于企业紧急招聘的关键职位，可以在入职后再做背景调查，但需要在法律上做好相应的防范预案。
3．背景调查需要调查哪些人
背景调查需要企业投入人力、物力和财力，如果企业资金宽裕，可以对所有入职者进行全方位的调查；如果企业人力、财力有限，则可以对一定级别的关键岗位以及有疑点的岗位进行背景调查，确保背景调查更加具有针对性。
4．背景调查内容有哪些
员工背景调查的内容有很多，一般情况下，主要调查员工工作经历的真实性。此外，针对企业管理的实际需要，调查范围还可以包括身份识别、犯罪记录调查、教育背景调查、工作经历调查、数据库调查等。
（1）身份识别是指核实候选人身份证的真假；
（2）工作经历调查包括调查工作经历是否真实，即时间、职位、是否正常离职等信息，以及以往的工作具体表现；
（3）数据库调查是指通过各种权威的信息库来查找候选人被公开的一些负面信息。
最后，将企业背景调查的关键点汇总到《背景调查记录单》中，《背景调查记录单》参考范例如表6-3所示。
表6-3 背景调查记录单
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对于已经离职或即将离职的员工，除非在上家企业表现特别差得罪了上个东家，否则上家单位都不愿意说坏话，防止以后得罪人，甚至有的企业HR不愿意配合调查。
如何获得有效的背景调查结果不是一件容易的事情，最佳方式是通过多种渠道验证的方式，例如通过入职本企业的其他员工（和拟录取员工来自同一个企业的）,或者QQ群等方式通过其他HR人士调查。
5．背景调查如何实施更有效
企业在做背景调查时，要根据岗位特征选择调查内容，如表6-4所示。
表6-4 背景调查内容
6．如何进行背景调查
背景调查的项目很多，如何实施背景调查，可采用如下方式。
（1）身份核实。通过全国公民身份证号码查询中心（网址www.nciic.com.cn）可以辨别候选人身份证的真伪，此外，如果有必要可到候选人户籍所在地的派出所进行调查。
（2）犯罪记录核实。犯罪记录核实有以下两种渠道。
① 候选人户口所在地派出所。由于犯罪记录在中国不对公众开放，所以大部分派出所不会进行口头核实。通常的做法是候选人本人或亲属到当地派出所开具《无犯罪记录证明》，并提供开具证明的警官姓名和办公电话，然后再打电话到派出所与该警官核实情况是否属实。
② 员工档案所在地。由于中国档案管理不健全，所以不一定所有的犯罪信息都会在档案里面体现，所以该渠道只能是一个备用渠道。
（3）教育背景核实。通过全国高等教育学生信息网（网址www.chsi.com.cn）可查询2001年以后的大专以上的毕业证书，但无法查询学位证书。如果员工获得的是专科学历，由于专科学历只有毕业证书，无学位证书，因此，仅通过该网站查询即可。
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对于本科或者以上学历，有学位证书一定有毕业证书，而有毕业证书不一定有学位证书，在这种情况下全国高等教育学生信息网无法使用，需要通过高校的档案馆来核实学位证书的真伪，一般的档案馆要求调查者发函或者传真过去，并收取少量的查档费。对于国外的教育经历，可以委托有能力的第三方公司或者中华人民共和国教育部的留学服务中心来核实。
（4）工作经历真实性的核实。通过员工上家企业总机转到人力资源部门可与相关人事专员取得联系，这是最可靠的一条途径。当遇到总机要求实名转接时可要求候选人提供一个人事专员的姓名，通过总机转入进行核实。如果无法提供前任主管姓名也是另外一条判断工作经历是否属实的可靠渠道。
此外，通过对已经入职并且和拟入职员工具有相同工作单位经历的员工进行侧面背景调查，也是一条捷径（很多企业所属行业的人才都在大圈子内流动，例如通信行业、化工行业等），事实上每个行业的圈子非常窄，HR招聘人员不要忘了这是一条可靠、高效的背景调查捷径。
（5）工作具体表现的调查。如果需要核实该项，首先应在进行工作经历真实性核实时，从人事部门那里确认候选人直接上级的姓名和联系方式，然后通过总机或者企业邮箱对其进行采访。
7．背景调查发现虚假信息如何分析
企业在进行员工背景调查时，一旦遇到虚假简历的情况，人力资源部门应该高度重视，除了索要书面证明外，还要进行各种特殊情况的排除。
常见的可能误判的信息点包括以下几个。
（1）工作时间：候选人可能将实习的时间并入工作时间而造成工作起止时间有出入。
（2）职位名称：候选人填写的可能是对外职位名称，而上家企业提供的则是对内职位名称。
（3）薪酬待遇：候选人写的可能是税后工资，而前雇主提供的可能是税前工资。关于薪酬待遇的验证方式还可以通过上家单位出具的工资条等方式进行有效验证。
排除这些可能出现的特殊情况后，我们再通过其他渠道进行二次调查和核实。
【经典案例】员工学历造假企业可否随意解除合同？
【案情简介】
王学海于2012年3月进入广州AFC公司工作。在面试时，王学海表示自己的学历证书原件因某种原因不在身边（理由编造得非常合理），只向公司提供了大学本科学历证书的复印件，公司未表示异议，但是也没有进行学历验证，由于急于用人于是正式要求其尽快办理入职手续。
王学海在入职后工作非常努力，表现非常出色，受到了公司领导的表扬和认可。
2013年8月，公司人事部在清理员工档案时，发现王学海的大学本科学历证书复印件有造假嫌疑，公司老总获知此事后表示不能接受员工的欺骗行为，公司遂以王学海“提供虚假应聘材料构成严重违纪”为由与王学海解除了劳动合同并且没有给任何补偿。
王学海对公司的处理不服，即向劳动争议仲裁委员会提起仲裁申请，要求公司与其恢复劳动关系。
【争议焦点】
本案的争议焦点在于员工学历造假，企业可否随意解除劳动合同。
王学海这种类型的应聘者在HR招聘实践中偶有出现，即所谓的“学历假冒但能力不伪劣”。
公司认为，王学海应聘时向公司提供伪造的大学本科学历证书复印件，以提供虚假应聘材料的方式获得公司职位已经构成“欺诈”，在这种情况下，双方签署的劳动合同应认定为无效合同，由此与王学海解除劳动合同并无不妥。
王学海认为，其在公司工作已经两年有余，且工作表现也得到公司的认可，公司不可因两年之前其应聘时提供虚假材料，而于现在与其解除劳动合同。且公司在对其进行招聘面试时也并未明确表示学历系录用条件之一，故公司以严重违纪为由与其解除劳动关系属违法解除。
【仲裁结果】
仲裁结果表明，公司认为王学海存在严重违纪的情形，但公司规章制度中并未明确“提供虚假应聘材料”系严重违纪行为，且王学海所在岗位的录用条件只是要求具备大专以上学历，而公司对所主张的违纪情形未提供充分证据予以证明且无相应处理规定。
最终裁决公司败诉。
【案例分析】
根据《劳动合同法》第26条规定：“以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的，劳动合同无效或者部分无效。”因此，如果员工履行告知义务有瑕疵，企业有权利主张劳动合同无效或者部分无效。
要认定合同无效必须符合两个关键条件：①劳动者使用了欺诈手段；②企业因此违背了真实意思订立了劳动合同。本案中，公司在签订劳动合同时并未审查劳动者的学历原件，人力资源相关人员未履行尽职审查的义务，存在一定的瑕疵；同时，王学海应聘的岗位公司要求的是具备大专以上学历，本科学历非录取的必要条件，用人单位作出录用的决定与劳动者伪造学历的行为没有因果关系，因此不能认定劳动者构成欺诈。
企业若以“严重违纪”为由与劳动者解除劳动关系，公司的《员工手册》《劳动纪律管理制度》等文件中须对该违纪情形予以规定并向劳动者告知确认。而在本案中，企业因制度中缺乏对“提供虚假应聘材料”的相关违纪处理规定，故在法律上将承担依据不足之后果。
此外，需要特别说明的一点是，在司法实践中，劳动者学历造假，审判人员会考量虚假的内容是否足以影响企业录用该劳动者，也就是说，虚假的内容是否构成影响双方建立劳动关系的关键因素。如果企业在招用时并未向劳动者明确学历系录用条件之一，虽然劳动者在应聘时使用了欺诈手段，在司法实践中很可能被认定为不符合上述第二项条件。如果该企业擅自依据学历造假而单方解除劳动合同，则存在较大的法律风险。
管理经验分享
很多企业在《新员工面试登记表》中明确“如果提供虚假经历，应聘者愿意接受解聘的后果”，这种以“承诺书”的形式，明确用人单位与劳动者双方皆已经履行了告知义务并且承诺告知的内容的真实性，是一种非常好的做法，最起码有震慑作用。