3.5 工程物资采购招标与投标管理

3.5.1 工程物质采购概述

1．工程物资采购的含义

工程物资主要是指与工程相关的建筑材料、建筑工程设备等，所以工程物质采购就是指工程材料、设备的采购。即采购主体就其所需要的工程设备、材料向供货商询价，或通过招标的方式，邀请若干供货商通过投标报价进行竞争，采购主体从中选择优胜者并与其达成交易协议，随后按合同实现标的。物质采购不仅包括单纯采购大型建筑材料和定型生产的中小型设备等机电设备，还包括按照工程项目的要求进行设备、材料的综合采购、运输、安装、调试等以及交钥匙工程，机制工程设计、土建施工、设备采购、安装调试等实施阶段全过程的工作。

2．工程物资采购的范围

工程物资采购主要是指建筑材料、设备的采购，其采购范围主要包括工程所需要的大量建材、工具、用具、机械设备、电气设备等，对所有的工程项目而言，这些材料设备占到工程合同总价的60%以上，其采购范围和内容包括以下几个方面：

（1）工程用料。包括土建、水电设施及一切其他专业工程的用料。

（2）施工用料。包括一切周转使用的模板、脚手架、用具、安全防护网等，以及消耗性用料，如焊条、电石、氧气、铁丝、钉类等。

（3）暂设工程用料。包括工地的活动房屋或固定房屋的材料、临时水电和道路工程及临时生产加工设施的用料。

（4）工程机械。包括各类土方、打桩、混凝土搅拌、起重、钢筋焊接机械、吊塔及其维护备件等。

（5）正式工程中机电设备。包括一切建筑工程中常用电梯、自动扶梯、备用电机、空气调节设备、水泵等。生产性的机械设备则必须根据专门的工艺设计组织成套设备供应、安装、调试、投产、培训等。

（6）其他辅助办公和实验设备。包括办公家具、器具和昂贵仪器等。

3．工程物资采购的方式

采购工程材料、设备时，选择供应商并与其签订物资购销合同或加工订购合同的方法有以下3种。

1）招标选择供应商

这种方式适用于大批材料、较重要或较昂贵的大型机具设备、工程项目中的生产设备和辅助设备。承包商或业主根据项目的要求，详细列出采购物资的品名、规格、数量、技术性能要求，承包商或业主自己选定的交货方式、交货时间、支付货币和支付条件，以及产品质量保证、检验、罚则、索赔和争议解决等合同条款等作为招标文件，邀请有资格的制造厂家或供应商参加投标，通过竞争择优签订购货合同。这种方式实际上是将询价和商签合同连在一起进行，在招标程序上与施工招标基本相同。

2）询价选择供应商

即采购方对三家以上的供货商就采购的标的物进行询价，对报价经过比较后选择其中一家与其签订供货合同。这种方式一般适用于采购建筑材料或价值比较小的标准规格产品。

3）直接订购

直接订购方式不能进行产品的质量和价格比较，因此，是一种非竞争性的物质采购方式，一般适用于以下4种情况：

（1）为了使设备或零配件标准化，向经过招标或询价选择的原供货商增加购货，以便适应现有设备。

（2）所需设备具有专卖性质，只能从一家制造商获得。

（3）负责工艺设计的承包单位要求从指定供货商处采购关键性部件，并以此作为保证工程质量的条件。

（4）在特殊情况下，需要某些特定机电设备早日交货，也可直接签订合同，以免由于时间延误而增加开支。

3.5.2 工程材料、设备采购招标与投标

在现代建设市场竞争中，为了保证工程质量、缩短建设工期、降低工程造价、提高投资效益，工程中使用的大额度的物资均采用招标的方式进行采购。

1．工程物资采购招标的范围

（1）以政府投资为主的公益性、政策性项目需采购的物资，应委托有资格的招标机构进行招标。

（2）国家规定必须招标的物资，应委托国家指定的有资格的招标机构进行招标。

（3）竞争性项目等物资的采购，其招标范围另有规定。

有下列情况之一的物资项目，可以不进行招标：

（1）有采购的物资只能从唯一的制造商处获得。

（2）采购的物资可由需求方自己生产。

（3）采购的活动涉及国家安全和秘密。

（4）法律、法规另有规定的。

2．工程物资采购招标的方式

物资采购招标的方式不同，其工作程序也不同。最常见的招标方式有国际竞争性招标、国际有限竞争性招标、国内竞争性招标三种。

1）国际竞争性招标

这种招标方式也叫国际公开招标，其基本特点是业主对其拟采购的物资提供者不受民族、地域、国家的限制，只要制造商、供货商能按招标要求提供质量优良、价格低廉、能充分满足招标文件要求的物资，均可以参加投标竞争。经过开标询标等阶段，评出性价比最佳的中标者。这种无限竞争性的招标方式要求将招标信息公开公布，便于世界各国有兴趣的潜在投标者及时得到信息。国际公开招标需要组织完善，涉及环节多，时间较长，故要求有相当数量的标的，使中标金额的服务费足以抵消招标期间发生的费用支出。

国际竞争性招标是国际上常见的一种招标方式，但是由于其面对的物资项目特点不同，较易引起供需双方的矛盾。同时，招标工作的内容与各地环境的不同使招标过程中发生的问题量多面广，协调工作艰巨而繁重。

2）国际有限竞争性招标

（1）拟采购的物资项目的制造厂商在国际上较少；

（2）对拟采购的物资项目的制造商、供应商的情况比较了解，对其物资项目的特点、性能、供货周期以及它们在世界上特别是在中国的履约能力都较为熟悉，潜在投标者自信可靠；

（3）项目的采购周期很短，时间紧迫；或者考虑到资金或技术手段保密等因素，不宜进行公开竞争招标。

国际有限性招标是指在上述情况下，由招标机构向有制造能力的制造商或有供货能力的供货商发出专门邀请函，邀请其前来参加投标的一种招标方式。

3）国内竞争性招标

这种招标方式使用与下列两种情况：一是利用国内资金；二是利用国外资金中允许进行区域竞争的那部分，是通过国内各地区的制造商或代理商采购物资项目的一种公开竞争招标。采用国内竞争性招标，首先要特别掌握投标者的资信和制造或供应物资项目的能力，必要时可组织专人到现场考察。其次要核实投标方资金到位的情况，国内签约要特别注意履约情况。最后要注意使投标者有利可图，能够有合理的利润。

按照《货物招标办法》的规定，国内货物招标分为公开招标和邀请招标。国务院发展改革部门确定的国家重点建设项目和各省、自治区、直辖市人民政府确定的地方重点建设项目，其货物采购应当公开招标；有以下情况之一的，经批准可以进行邀请招标：

（1）货物技术复杂或有特殊要求，只有少量几家潜在投标人可以选择的；

（2）涉及国家安全、国际秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的；

（3）拟公开招标的费用与拟公开招标的节资相比，得不偿失的；

（4）法律、行政法规规定不宜公开招标的。

国家重点建设项目材料、设备的邀请招标，应当经国务院发展改革部门批准；地方重点建设项目材料、设备的邀请招标，应当经省、自治区、直辖市人民政府批准。

3．工程物资采购招标与投标单位应具备的条件

1）工程物资采购招标单位应具备的条件

为了确保物资项目的质量和招标工作质量，招标单位一般应具备以下条件：

（1）具有法人资格。招标单位必须具有合法身份；

（2）配备与承担招标业务和物资项目配套工作相适应的技术、经济管理人员，他们应具有组织工程物资供应工作的经验；

（3）可承担国家或地区大、中型基建、技改项目的成套物资的招标单位应当具有国家有关部门审查认证的相关资质；

（4）有编制招标文件和标底文件、进行资格预审和组织开标、评标、定标的能力；

（5）有对所承担的招标物资项目进行协调服务的人员和设施。

若建设单位自行组织招标工作，也应符合以上条件。不具备上述条件的建设单位应委托经招标与投标办事机构核准的代理机构进行招标。代理机构除了应具备上述条件外，还应具有与所承担的招标任务相适应的经济实力，保证代理机构因自身原因给招标与投标造成经济损失时，能承担相应的民事责任。

2）工程物资采购投标单位应具备的条件

凡实行独立核算、自负盈亏、持有营业执照的国内制造厂家、设备公司及物资成套承包公司，如果具备投标的基本要求，均可参加投标或联合体投标，但与招标单位有直接经济联系（财务隶属关系或股份关系）的单位及项目设计单位不能参加投标。

采用联合体投标，必须明确一个牵头单位承担全部责任，联合体各方的责任和义务应以协议形式加以确定，并在投标文件中加以说明。

4．工程物资采购招标程序

凡应报送项目管理部门审批的项目，必须在报送的项目可行性研究报告中增加有关招标的内容，包括建设项目的重要设备、材料等采购活动的具体招标范围（全部或部分招标）和拟采用的招标组织形式（委托招标或者自行招标）。若自行招标，则应按照《工程建设项目自行招标试行办法》（国家发展计划委员会令第5号）规定，报送书面材料及拟采用的招标方式。国家发展计划委员会确定的国家重点项目和省、自治区、直辖市人民政府确定的地方重点项目，拟采用邀请招标的，应对采用邀请招标的理由作出说明。工程物资采购招标的程序如下：

（1）工程建设部门同招标单位办理委托手续。

（2）招标单位编制招标文件。

（3）发出招标公告或邀请投标意向书。

（4）对投标单位进行资格审查。

（5）发送招标文件和有关技术资料，进行技术交流，解释投保单位提出的有关招标文件的疑问。

（6）组成评标组织，制定评标原则、办法、程序。

（7）在规定时间、地点接受投标。

（8）确定标底。

（9）开标，一般采用公开方式开标。

（10）评标、定标。

（11）发出中标通知书，物资需方和中标单位签订供货合同。

（12）项目总结归档，标后跟踪服务。

对于无法精确拟定其技术规格的货物，招标人可以采用以下两个阶段的招标程序。

在第一阶段，招标人可以首先要求潜在投标人提交技术建议，详细阐明货物的技术规格、质量和其他特性。招标人可以与投标人就其建议的内容进行协商和讨论，达成一个统一的技术规格后编制招标文件。

在第二阶段，招标人应当向第一阶段提交了技术建议的投标人提供包含统一技术规格的正式招标文件，投标人根据正式招标文件的要求提交包括价格在内的最后投标文件。

3.5.3 工程物资采购招标的准备工作

1．招标前的准备工作

在开始招标工作之前，需要完成一些前期准备工作。

（1）作为招标机构，要掌握本建设项目立项的进展情况、项目的目的与要求，了解国家关于招标与投标的具体规定。作为招标代理机构，应向业主了解工程进展情况，并向项目单位介绍国家招标与投标的有关政策、招标的经验、以往取得的业绩、招标的工作方法、招标程序和招标周期时间的安排等。

（2）根据招标的需要，对于项目中涉及的物资设备、工程和服务等，要开展信息咨询，收集各方面的有关资料，做好准备工作。

2．招标前的分标工作

由于材料、设备种类繁多，不可能有一个能够完全生产或供应工程所有材料、设备的制造商或供应商，所以不管是询价、直接订购还是以公开招标方式采购材料、设备等，都不可避免地遇到分标的问题。

工程物资采购分标一般是将与工程有关的物资项目采购分为若干个标，也就是说，将物资项目招标内容按工程性质和物资项目性质划分为若干个独立的招标文件，而每个标又分为若干个包，每个包又分为若干个项。每次招标时，可根据货物的性质只发一个合同包或划分成几个合同分别发包，如电气设备包、电梯包、建筑材料包等。工程物资采购分标时需要考虑以下因素：

（1）招标项目的规模。根据工程项目中各项物资项目之间的关系、预计金额大小来分标。分标的大小要适当，既要可以吸引足够多的供货商，有利于降低报价，便于买方挑选，又不至于过分增大招标、评标的工作量。

（2）建筑工程物资项目的性质和质量的要求。如果大部分或全部物资材料、设备等由同一厂商制造供货，按相同行业分标则可减少招标工作量，吸引更多竞争者。而当某些技术要求国内制造商完全可以达到，则可单列一个标向国内招标，而将国内制造有困难的物资单列一个标向国外招标。

（3）工程进度与供货时间。如一个工程所需要供货时间较长，而在项目实施过程中多类物资材料、设备等的需要时间不同，则应依据资金、运输、仓储等条件来进行分标，以利于保证供应、降低工程成本。

（4）市场供应情况。有时一个大型工程需要大量的建筑材料和设备，如果一次采购，势必引起价格上涨，因此应合理计划、分批采购。

（5）货款来源。如果买方是由一个以上单位贷款，而各贷款单位对采购的限制条件有不同要求，则应合理分标，以吸引更多的供应商参加投标。

3.5.4 工程物资采购招标与投标文件的编制

1．招标文件的编制

招标文件是投标和评标的主要依据，由招标单位编制。招标文件编制的质量直接关系到下一步招标工作的成败。招标文件的内容应该完整、准确，招标条件应该公平、合理、符合国家的有关法律。

国际物资招标文件的内容比较具体、全面，包括投标邀请书、投标须知、货物需求一览表、技术规格、合同条件、合同格式和各类附件等七大部分。

1）投标邀请书

投标邀请书是招标人向投标人发出的投标邀请，号召供货商对项目所需的物资进行密封式投标。

在投标邀请书中一般要明确规定所附的全部招标文件，买方回答投标者咨询的地址、电话、电报、电传和传真，投标书送交的地点、截止日期，开标的时间和地点。

2）投标须知

其内容包括：①对工程的简要说明。②招标文件的主要内容，招标文件的澄清、修改。③投标书的编写。④投标书的格式。⑤投标报价。投标人应在招标文件附件中的投标价格表中报价，指明不同填表要求。⑥投标的货币。⑦投标者的资格证明文件。⑧证明物资合格并符合招标文件规定的文件。⑨投标保证。⑩投标有效期。⑪投标文件格式。⑫投标文件的密封和标记。⑬投标文件的递交截止日期。⑭迟到的投标文件。⑮投标文件的修改与撤销。⑯开标。⑰初审投标文件，确定其符合性。⑱评标。说明评标标准以及评标时考虑的因素等。⑲投标文件的澄清。⑳保密程度。㉑授予合同的准则。㉒授予合同时变更数量的权利。㉓买方有权接受任何投标、拒绝任何或所有的投标。㉔授予合同的通知。㉕签订合同或合同格式。㉖履约保证。

其中投标书的编写又包括：①投标书的语言与工程采购招标文件所用的语言相同。②投标书的文件应包括按投标须知要求填写的投标书格式（包含单独装在一个信封内的开标一览表）、投标价格表和物资说明一览表；投标者的资格和能力的证明文件；证明投标者提供的物资及辅助服务合格的资料；投标保证。

3）货物需求一览表如表3-1所示。

4）技术规格

技术规格文件一般包括以下内容。

Ⅰ．总则、说明和评标准则

（1）前言。提醒投标者仔细阅读全部招标文件，使投标文件能符合招标文件的要求。如承包商有替代方案，应在投标价格表中单独说明。前言规定货物生产厂家的制造经验与资格，列明投标商要在技术部分投标文件中编列的文件资料格式、内容和图纸等。

（2）供货内容。对单纯的物资采购，其供货范围和要求在货物需求一览表中说明即可。此外还应说明要求供货商承担的其他任务，如设计、制造、运输、安装、调试、培训等。

（3）与工程进度的关系。对单纯的物资采购，在货物需求一览表中规定交货期即可。但对工程项目的综合采购，则应考虑其与工程进度的关系，以便考虑安装和土建工程的配合以及调试等环节，还应明确规定的交货期，包括是否允许提前交货。

（4）备件、维修工具及消耗材料。备件可以分为三大类：第一类是按照标准或惯例应随货物提供的标准备件，这类备件的价格包括在基本报价之内，投标者应在投标文件中列表填出标准备件的名称、数量和总价。第二类是招标文件中规定可能需要的备件，这类备件不计入投标价格，但要求投标者按每种备件规格报出单价，如果中标，买方根据需要数量算出价格，计入合同总价。第三类是保证期满后需要的备件，投标者可列出建议清单，包括名称、数量和单价，以备买方考虑选购。维修工具和消耗材料也分类报价。

（5）图纸和说明书。

（6）审查、检验、安装、测试、考核和保证。这些工作是指交货前的有关技术规定和要求。

（7）通用的技术要求。指各分包和分项共同的技术要求，一般包含使用的标准、涂漆、机械、材料和电气设备通用技术要求。招标文件中规定了货物应符合的总的标准体系，如果投标者在设计、制造时采用独自的标准，应事先申请买方审查批准。

（8）评标准则。

Ⅱ．技术要求

技术要求也称特殊技术条件，详细说明待采购物资的技术规范。货物的技术规范、性能是判断货物在技术上是否符合要求的重要依据，应在招标文件中规定得详细、具体、准确。编写技术要求时应注意以下几个事项：

（1）应具体写明待采购货物的型号、规格和性能要求、结构要求、结合部位的要求、附属设备以及土建工程的限制条件等。

（2）在保证货物质量优良、与有关设备布置相协调的前提下，要使投标者发挥其专长，不宜对货物结构的一般型号和工艺规定得太死。

（3）工程项目的综合采购中，应注意说明供应的辅助设备、装备、材料、土建工程和其他相关工程项目的分界面，必要时用图纸作为辅助手段进行解释。

（4）替代方案。要说明买方可以接受的替代方案的范围和要求，以便投标者作出响应。

（5）注意招标文件的一致性。如技术要求与供货范围一致，投标书的技术要求应与招标文件中的要求一致等。

2．标底文件的编制

标底文件由招标单位编制。非标准物资设备的标底文件应报招标与投标办事机构审查，其他设备的标底文件报招标与投标办事机构备案。标底文件应当依据设计单位出具的实际概算和国家、地方发布的有关价格政策编制。标底价格应当以编制标底文件时的全国物资设备市场的平均价格为基础，包括不可预见费、技术措施费和其他有关政策规定的应包含在计算内的各种费用。

3．投标文件的编制

编制投标文件是投标单位进行投标并最后中标的最关键环节，其中投标书也是评标的主要依据之一。投标文件的内容和形式都应符合招标文件的规定和要求，其基本内容如下：

（1）投标书。

（2）投标物资设备数量及价目表。

（3）偏差说明书（对招标文件某些要求有不同意见的说明）。

（4）证明投标单位资格的有关文件。

（5）投标企业法人代表授权书。

（6）投标保证金（如果需要）。

（7）招标文件要求的其他需要说明的事项。

投标书的有效期应符合招标文件的要求，应满足评标与定标的要求。如招标文件有要求，投标单位投标时，应在投标文件中向招标单位提交投标保证金，金额一般超过投标物资设备金额的2%。招标工作结束后（最迟不得超过投标文件有效期限），招标单位应将投标保证金及时退还给投标单位。

投标单位对招标文件中某些内容不能接受时，应在投标文件中声明。

投标书编写完毕之后，应由投标单位法人代表或法人代表授权的代理人签字，并加盖单位公章，密封后送交招标单位。

投标单位投标后，在招标文件中规定的时间内，可以对文件作出修改或补充。补充文件作为投标文件的一部分，具有与其他部分相同的法律效力。

3.5.5 工程物资采购评标、定标与授标签订合同

1．评标与定标

评标工作由招标单位组织的评标委员会秘密进行。

评标委员会应有一定的权威，由招标人或其委托的招标代理机构中熟悉相关业务的代表以及技术、经济等方面的专家组成。成员人数为5人以上单数，为了保证评标的科学性和公正性，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的2/3，且不得邀请与投标单位有直接经济业务关系的人员参加。评标过程中有评标情况不得向投标人或与招标工作无关的人员透露。凡招标申请公证的，评标过程在公证部门的监督下进行，招标与投标办事机构派人参加评标会议，对评标活动进行监督。

在评标过程中，如果有必要，可请投标单位对其投标书内容做澄清解释，澄清时不得对投标书内容作实质性修改。对于澄清解释，可作局部纪要，经投标单位授权代表签字后，作为投标文件的组成部分。

在建筑物资采购中，机电设备采购的评标与施工的评标有很大的差异，在评标过程中所考虑的因素和评审方法与施工评标不同。招标人不仅要看采购时所报的现价是多少，还要考虑设备在使用寿命周期内可能投入的运营和管理费。如果投标人所报道价格较低，但运营费很高，仍不能符合业主以最合理的价格采购的原则。评标过程中的初评程序与施工评标相同。

在建筑工程物资采购评标过程中需要考虑的因素包括：投标价、运输费、交付期、物资设备的性能和质量、设备价格、支付要求、售后服务、其他与招标文件偏离或不符合的因素等。

工程物资采购评标过程中采用的评标方法主要是：最低标价法、综合评价法、以寿命周期成本为基础的评价法、综合评价法。

根据以上的评标方法确定出评标结果，然后根据招标单位的原则定出最终要选择的投标单位。评标、定标后，招标单位应尽快向中标单位发出中标通知书，同时通知其他未中标的单位。

2．授标签订合同

中标单位在接到中标通知书之日起的一定期限内，与需方签订物资供货合同。如果中标通知发出后，中标单位拒签合同，要受到处罚，应向招标单位和物资需方赔偿经济损失，赔偿金额不超过中标金额的2%，招标单位可将投标单位的投标保证金作为违约赔偿金；如果物资需方拒签合同，同样要受到处罚，应当向招标单位和中标单位赔偿经济损失，赔偿金额为中标金额的2%，由招标单位负责处理。

招标人与中标人签订合同后5个工作日内，应当向中标人和未中标人的投标单位退还投标保证金。合同签订后起10个工作日内，由招标单位将一份合同副本报招标与投标办事机构备案，以便其实施监督。定标后，招标单位和中标单位应向招标与投标办事机构缴纳招标、投标管理费。招标、投标管理费的具体标准由当地物价局会同当地财政局制定，一般不超过招标物资项目金额的1.5%。