3.6 房地产公司工程招标合同价格的监控

房地产公司的招标项目一般金额都比较大，为了防止有人从中谋取私利从而损害企业的利益，必须对合同的价格进行监控。

3.6.1 合同价格监控的管理

房地产公司招标工作小组会设有专门的合同管理员，负责价格审核、市场调研、合同监控等工作，作为合同、价格信息监控的负责人员，其主要职责为：

1）负责收集、整理、分析市场价格信息，建立价格信息资料库，提供价格信息指导，履行价格监控职能。

2）负责合同的签订、备案及履行的跟踪，建立合同履行情况数据库，监控合同履行情况，对合同履行中出现的问题提出处理意见及建议。

3.6.2 合同的签订

1）招标工作小组在招标结果审批完成的次日将其发布给合同签订部门，合同签订部门必须根据招标结果在规定时间内签订合同，合同的签订必须满足工期要求。

2）因各种原因无法签订合同的：

①因甲方原因造成乙方无法履约而拒签合同，由合同签订部门根据具体情况与乙方协商提出修改和处理意见报公司领导审批后签订合同。协商未果的报招标工作小组，招标工作小组视具体情况决定进一步协商或重新招（议）标。

②因乙方下列原因无法签订合同的，由合同签订部门提出无法签订合同的原因及依据报招标工作小组，招标工作小组视具体情况决定进一步协商或重新招（议）标。

a）中标单位提出因市场、原材料价格上涨要求调价而拒签的。

b）中标单位提出因合同条款有异议而拒签的。

c）中标单位无故拖延时间，又无书面说明超过3个工作日而不签约的。

3.6.3 合同的备案

1）合同签订部门在合同签订（含合同变更、补充协议及因各种原因合同终止的）后3天内必须送招标工作小组备案，同时提供“合同备案申报表”。

2）合同管理员收到备案的合同后1个工作日内录入“合同备案清单”，清单内需填写的内容不得留空，因特殊情况留空的需加说明。

3）合同签订部门必须在每月25日前将本月度所签合同汇总，编制“合同备案申报汇总表”，并且以书面和电子邮件（或电子版本）的形式报送至招标工作小组，汇总表必须注明制表人和制表时间，同时经部门负责人签名确认。

4）合同管理员每月将当月“合同备案清单”与各部门“合同备案申报汇总表”进行核对，无误后于28日前报招标工作小组，并且输入合同资料库。

3.6.4 价格信息的收集与信息资料库的建立

1.价格信息的收集

价格合同管理部根据项目的具体情况，确定各类项目价格信息资料的主要收集渠道及方式，建立招（议）标项目价格信息收集体系，分门别类地建立招（议）标项目价格信息资料库。

（1）价格信息来源 具体内容如下：

1）招标工作小组的招（议）标结果。

2）上海期货交易市场及建材网等专业网站发布的价格信息资料。

3）定点市场（大型商场、超市、专业市场等）调查掌握的价格信息资料。

4）《物资信息》《造价信息》或其他权威性价格导刊发布的价格信息资料。

5）从同类大型厂商调查了解的价格信息资料。

（2）价格信息收集方式 按项目特点，根据市场价格来源的准确性，确定不同来源价格数据的权重，综合权衡确定各招标项目的市场指导价。

1）有可调价体系的长期合作项目。长期合作项目中，产品的价格受原材料市场价格直接影响较大的项目，首先确认影响产品价格的主要原材料的品种、影响程度等因素，再确定主要原材料价格变动的信息来源，根据各主要原材料价格对产品价格的影响程度等综合分析制订该项目的市场指导价。例如，钢材、电线电缆、铝合金、UPVC管等项目可通过钢厂价格文件、上海期货市场等确定原材料价格的变化幅度，结合原材料在产品总价中所占比例来确定当期产品价格的调整幅度。

2）无可调价体系的长期合作项目。构成产品的原材料市场价格相对稳定，并且产品市场价格变动较小，各地区用量大的项目也可建立长期合作关系。该类项目如烧结类等，尽管产品更新换代较快，采购需求与产品换代结合较紧密，但同档次新旧产品价格差异不大，可以定点市场为主收集市场价格信息，确认采用的产品品种（包括新产品）是否满足报价表及厂价表下浮数，同时确定产品价格的市场变动情况。

3）大中型设备采购项目。大中型设备，使用数量不多但项目总金额高，并且多为全国或地区集中招标项目。对该类项目产品，可通过向同类产品的生产、经销商询价，同时辅以原材料价格变化、市场供求关系的变化等因素，经综合后得出当期的设备市场指导价。例如，电梯的市场指导价可以通过对其他同等档次厂商类似产品的报价、主要原材料钢材的市场变动情况等综合确定。

4）家用电器采购项目。家用电器类产品为较成熟的定型产品，全国遍布经销网点，地区间价格差异不明显，市场价格透明。对该类产品，可按照招标时确定的中标单位报价，以当期定点市场价格与合同签订时定点市场价格之比确定调整比例，再参考同类产品的市场销售价，综合得出当期的市场指导价。该类产品的采购定点市场为“国美电器”“苏宁电器”等专业电器商场或百货商场。

5）装饰材料采购项目。规格型号统一的项目，如装饰面板、装饰石材、入户门、防火门等，由于产品的规格型号较一致，不同厂家产品之间可比性较强，可通过定点市场调查和同类厂商报价综合权衡确定其市场指导价。

品种、规格众多，各家产品间可比性较难衡量的项目，如洁具、龙头、卫浴五金配件、灯具等，由于价格不稳定，难以采用可调价合同，宜按年度招标结果（包括报价表及厂价表下浮数），固定价执行。合同价格在合同履行期间不做调整。相关部门在选板时，原则上必须选择报价表内的产品，如特殊情况需选用厂价表内的产品，必须经公司负责人批准。不允许选用厂价表以外的产品。

2.价格信息资料库的建立

1）合同管理员根据招标结果建立不同招标项目的基准价，再根据不同项目的调价周期及不同的价格信息来源，分别对市场价格信息进行分析、整理、汇编，形成招标项目价格指导性文件，以《招标项目市场价格信息指导月刊》的形式存档建库。

2）不同项目的基准价应随招标周期及时更新。

3）凡市场价格变动较大，签订临时合同的项目，必须每月进行价格监控，及时更新市场指导价。

3.6.5 价格监控信息的应用

（1）价格信息的发布 属于以下原因，导致同类项目价格变动幅度≥5%的，价格监控部门需发布价格信息：

1）原材料价格变化。

2）国家宏观调控、政策调整。

3）通货膨胀或通货紧缩、物价指数升降。

4）供求状况改变。

（2）价格信息的审批、发布 具体内容如下：

1）对长期合作项目，有可调价体系的按可调价体系的约定定期发布调价指令。

2）每月定期发布《招标项目市场价格信息指导月刊》。特殊情况下，针对特殊项目可单独发布价格指导文件。

3）发布对象为公司各部门、招标工作小组。该文件属公司机密文件，由各部门第一负责人负责保密工作。

（3）价格信息的意见反馈 具体内容如下：

1）《招标项目市场价格信息指导月刊》发布后，对月刊中价格有异议的，接收部门应在收到《招标项目市场价格信息指导月刊》3日内将意见反馈至合同管理员处。

2）在合同履行过程中，合同履行部门证实原合同价与市场价不符的，由部门负责人确认后，及时反馈至合同管理员处，由其分析后出具回复意见。

（4）《招标项目市场价格信息指导月刊》的使用 具体内容如下：

1）作为招标工作小组标底价编制及审核的参考依据之一。

2）作为招标工作小组评定招标结果的依据。

3）作为合同履行期间价格调整的依据。

（5）处罚与免责 招标工作小组合同管理员因工作疏忽造成的工作失误，按公司相关规定处理。因信息来源等非个人可控制的因素所造成的失误，可免除相关人员责任。

3.6.6 合同的履行和监控

1.合同履行的跟踪

1）合同管理员应及时整理并及时反馈合同履行中出现的问题，并且报招标工作小组审批。如需重新组织招标，由招标工作小组重新组织招标。

2）如因合同履行部门未及时或未如实反映合同履行中的问题而影响供货的，由责任部门负责。招标工作小组根据项目的缓急程度确定招标结果的提供时间。

3）合同管理员必须在每月25日前将本月度合同履行进展情况汇总，编制“合同履行情况跟踪表”，并且以书面和电子邮件（或电子版本）的形式报送招标工作小组，汇总表必须注明制表人和制表时间，同时经部门负责人签名确认。

4）合同履行出现问题的，合同管理员应在“合同履行情况跟踪表”中详细说明，同时提供相关依据。

5）合同管理员根据“合同备案清单”对已签订的合同进行合同履行情况跟踪。

6）合同管理员根据“合同履行情况跟踪表”录入“合同备案清单”，根据所反映的问题进行综合分析，对存在履约问题的合同组织相关部门协调处理，并且于每月28日前将“合同备案清单”及上月履约问题处理情况的报告报招标工作小组备案。

7）合同管理员定期对正在履约的长期供货合同的合作单位进行履约调查，每季度一次填写“合作信誉调查表”。短期供货合同在合同履行完毕当月由合同履行单位填写“合作信誉调查表”，对合作单位进行综合评价，并且与“合同履行情况跟踪表”一起报招标工作小组。

8）招标工作小组根据“合作信誉调查表”对合作单位进行综合评估，对于合作不良、严重影响工期和质量的合作单位，提出书面警告。同时将合同履行情况在今后的技术标评定中体现。履约不良的单位列入黑名单，在两年内不准参与投标。

9）合同管理员不定期组织相关部门召开供应商座谈会，了解供应商对合同履行情况的意见和建议，并且协调相关部门解决。对严重影响合同履行的问题，以会议纪要的形式报主管工程副总经理，由主管工程副总经理核实，对责任部门及责任人提出处理意见并报招标工作小组备案，并且监督落实。

2.合同履行期间价格的调整

1）合同履行跟踪人员根据《招标项目市场价格信息指导月刊》中公布的市场价格波动情况，对合同履行期间的价格进行调整。合同价格调整的条件：

①所有调价必须满足该项目的调价周期要求。

②《招标项目市场价格信息指导月刊》明确市场波动，原合同价已下浮达5%的项目。

③合作单位已书面提出调价申请，经合同履行部门协商，无法维持原合同价格而同意调价的，根据《招标项目市场价格信息指导月刊》确认调价要求合理的。

④长期合作的单位提出调价申请且符合招标时确定的调价条件的。

⑤按中标价格签订合同且满足调价周期后，未中标单位提出按中标价下浮5%以上或招标时已表示弃权的单位提出按中标价下浮10%以上，并且其质量、信誉和对合同条款的认同度符合该项目要求的。

2）价格调整的程序：

①原合同价下调的项目：

a）合同履行跟踪人员在接到《招标项目市场价格信息指导月刊》的第二日，书面通知合作单位，确定价格洽谈时间，同时书面通知合同履行部门。

b）合同履行跟踪人员组织合同履行部门、招标工作小组与合作单位进行价格下调的谈判。

c）谈判结果达到《招标项目市场价格信息指导月刊》提供的下浮比例的70%的，由合同履行部门编写谈判会议纪要报批。

d）若谈判结果未达到要求，则由谈判人员出具意见和建议，报批后由招标工作小组重新招标。

e）对拒不接受公司的合理调价要求者，合同履行跟踪人员有权建议终止合作关系，并且取消本项目重新投标的投标资格。

②原合同价上调的项目：

a）合同履行跟踪部门根据《招标项目市场价格信息指导月刊》确认符合调价条件的，报招标工作小组审批。审批后，招标合同管理员组织合同履行部门与合作单位进行价格调整的商务谈判，并且对谈判结果进行综合分析。若谈判后的调价结果在《招标项目市场价格信息指导月刊》确定的价格变动幅度之内，合同履行部门编写谈判会议纪要并报批；若谈判后的调价结果超出《招标项目市场价格信息指导月刊》确定的价格变动幅度，但其价格仍具有明显优势的，谈判人员对谈判会议纪要确认后报批；若谈判后的调价结果超出《招标项目市场价格信息指导月刊》确定的价格变动幅度，并且其价格已超出市场合理低价的，由谈判人员在谈判会议纪要中建议中止其合同，由招标工作小组重新立项招标。

b）合同履行跟踪人员根据《招标项目市场价格信息指导月刊》认为不符合调价条件的，提出不予受理的意见，报招标工作小组负责人审批，合同履行部门反馈给原合作单位，若原合作单位不接受的，中止其合同，由招标工作小组重新招标。

c）对于需重新招标的项目，如工程上急需的材料，无法满足最短的特急招标条件，则由招标工作小组根据工程需要提供1～3个月的临时用量并组织相关部门和单位进行临时供货的议标。临时供货议标结果由招标工作小组负责人签发，按招标项目报批。

d）因工程急需而组织临时供货的议标，原供货单位可参与。

e）对无理提价且顽固坚持者，招标工作小组有权建议取消其参加重新招（议）标的资格。

3.履约问题的调查及处理

1）因各种原因使合同不能履行或不能完全履行的，合同管理员应及时上报，招标工作小组和相关部门联合调查判断并提出处理建议。这里所指的各种原因主要包括：

①供应商无违约责任，按合同供货时，经办部门无理拒收、不及时验收、不及时结算付款及经办人员“吃拿卡要”等造成合同履行不畅的，给供应商造成的损失由我方承担，责令责任部门进行整改，对责任人进行等额处罚，以保证供应商能正常履约。

②由于我方设计修改或工期调整，造成供应商无法按原合同履行的，不追究供应商的违约责任，并且视情况调整合同价格或工期。若为我方人员工作偏差造成的，对我方责任人进行处罚。

③供应商违约，属以下几种情况的，将视其合作情况部分或全部中止合同，追究其违约责任，没收履约保证金，并且由其承担由此造成我方的价差损失。这些情况主要包括：供应商产品质量不合格或供货不及时，严重影响工期的；供应商因资金或生产原因造成供货能力不足的。

2）合同管理员依据联合调查的意见和建议形成调查纪要，并且将处理意见呈报招标工作小组审批。对于中止合同部分及追诉违约责任等，由法律室办理相关手续。