2.2　课堂案例：编辑“会议记录”文档

米拉制作好“会议通知”文档后，便心满意足了，但老洪告诉米拉，文档的制作可不是如此简单，除了在文档中输入文本外，通常还要对文档格式进行编辑，如设置字符格式、段落格式，以及底纹等，从而使文档更美观且突出重点。公司对米拉下达了新任务，要求对“会议记录.docx”文档内容进行整理和编辑，使内容层次分明，重点内容突出显示。在老洪的指点下，米拉不负众望，很快便完成了文档编辑，效果如图2-22所示。

素材所在位置　素材文件\第2章\课堂案例\会议记录.docx

效果所在位置　效果文件\第2章\课堂案例\会议记录.docx

图2-22　“会议记录”最终效果

职业素养

“会议记录”的作用

“会议记录”是对工作会议中的各项重要内容进行记录，是总结性的文档类型，具有指导意义。会议一般对先前的工作进行总结，同时对未来的事项和目的进行安排，会议记录将对今后的工作进行指导，即在今后的工作中注意什么、实现什么、该怎样做。

2.2.1　设置字符格式

设置字符格式主要包括对字体、字形和字号等文本外观进行设置，使文档更美观整洁。设置字符格式主要通过“字体”组或“字体”对话框实现，下面在“会议记录.docx”文档中设置字符格式，其具体操作如下。

（1）打开“会议记录.docx”文档，选择标题文本“雨蓝销售部2017年工作会议记录”，单击“开始”选项卡，在“字体”组的“字体”列表框中选择“方正粗倩简体”选项，设置字体，如图2-23所示。

（2）在“字号”列表框中选择“小二”选项，设置字号，如图2-24所示。

图2-23　设置字体格式

图2-24　设置字体大小

（3）单击“加粗”按钮，加粗显示标题文本。然后选择“《雨蓝公司2018年第一季度销售计划》”文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“字体”命令。

（4）打开“字体”对话框，在“字形”列表框中选择“加粗”选项，在“字体颜色”列表中选择“红色”图标，在“下划线线型”列表框中选择“双横线”选项，然后单击按钮，如图2-25所示。

图2-25　在“字体”对话框中设置字符格式

（5）返回文档，可查看到设置字符格式后的效果，如图2-26所示。

图2-26　设置字符格式后的效果

知识提示

浮动工具栏设置字符

在Word 2010中，选择文本后，将弹出浮动的工具栏，在其中同样可快速设置字符格式。

2.2.2　设置段落格式

对文档中的段落进行格式设置，可使文档结构更清晰，层次更分明，重点更突出。设置段落格式主要包括段落对齐方式、段落缩进和间距以及项目符号和编号3方面的设置。

1.设置段落对齐方式

设置段落对齐方式是指文本内容在文档中的显示位置，如常见的将标题文本设置为文档的居中位置。下面在“会议记录.docx”文档中将标题设置为居中对齐，将署名设置为右对齐，其具体操作如下。

（1）选择标题文本，单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“居中”按钮，设置标题为居中，如图2-27所示。

图2-27　设置标题居中

（2）选中署名文本，单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“文本右对齐”按钮，设置署名为右对齐，如图2-28所示。

图2-28　设置署名右对齐微课视频

2.设置段落缩进和间距

设置段落缩进和间距主要是设置文本行与行之间的间距，一般通过“段落”对话框实现。下面在“会议记录.docx”文档中设置段落缩进和间距，其具体操作如下。

（1）选择需要设置缩进和间距的段落，这里选择所有正文文本，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框。

（2）在“缩进”栏中的“特殊格式”列表中选择“首行缩进”选项，然后在“间距”栏中的“行距”列表中选择“多倍行距”选项，在“设置值”数值框中输入行距，这里输入“1.2”，单击按钮确认设置，如图2-29所示。

图2-29　设置段落缩进和间距

3.添加项目符号和编号

项目符号一般用于表现具有并列关系的段落，编号主要用于设置具有前后顺序关系的段落，合理使用可使整个文档的层次更加清晰。下面在“会议记录”文档中添加项目符号和编号，其具体操作如下。

（1）选择“会议议题.docx”下的文本，单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“编号”按钮右侧的按钮，在弹出的列表框中选择“1）”样式选项，如图2-30所示。

图2-30　设置编号

（2）选择“会议结果”下的文本，单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“项目符号”按钮右侧的按钮，在弹出的列表框中选择样式选项，如图2-31所示。

图2-31　设置项目符号

2.2.3　设置底纹

设置底纹是为文本内容添加颜色块，使其突出显示内容，尤其是文档中分版块介绍内容。下面在“会议记录.docx”文档中为文本添加底纹，其具体操作如下。

（1）选择“会议议题”文本，单击“开始”选项卡，在“段落”组中单击“底纹”按钮右侧的按钮，在弹出的列表中选择“橙色，强调文字颜色6，淡色40%”图标。

（2）返回文档，可查看为文本内容添加底纹后的效果，如图2-32所示。然后使用相同的方法为“会议结果”文本内容设置相同颜色的底纹。

图2-32　设置底纹