1.1 Word文档的基本操作

学习使用Word 2016，了解Word文档的新建、保存、打开和加密等制作文档的基本操作十分重要，通过对基本操作的认识和熟悉，可以提高文档的制作效率。本节将详细介绍新建文档、文档的保存与另存为、文档的自动保存、文档的打开与关闭、加密与解密文档的操作方法。

1.1.1 新建空白文档

空白文档是不包含任何内容的文档，用户可自定义文档格式和内容，新建空白文档可以从桌面或文件窗口新建，启动软件时新建，或者在“文件”菜单中新建、快捷键新建以及快捷访问工具栏新建。下面介绍在Word 2016中使用不同方法新建一个空白文档的操作方法。

•通过桌面或文件窗口新建：❶在桌面或文件夹窗口任意空白位置单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“新建”选项；❷再在打开的子菜单下选择“Microsoft Word文档”选项，完成空白文档的新建。

•通过启动软件新建：在桌面或开始菜单中找到“Word 2016”快捷方式，单击打开；在打开的界面中选择“空白文档”选项，完成“文档1.docx”空白文档的新建。

•通过“文件”菜单新建：❶在Word 2016工作界面中，选择【文件】/【新建】菜单选项；❷在打开的“新建”界面中选择“空白文档”选项，完成空白文档的新建。

•通过快捷键新建：在Word 2016工作界面中，按【Ctrl+N】组合键，可快速完成空白文档的新建。

•通过快速访问工具栏新建：在快速访问工具栏中单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在打开的下拉列表中选择“新建”选项，在快速访问工具栏中出现“新建”按钮，单击“新建”按钮，新建空白文档。

1.1.2 新建模板文档——新建“新闻稿”文档

为了方便制作文档，Word 2016为不同行业提供了许多不同种类、不同风格的模板样式，如明信片、简历、信函等。这些模板文档已经设置好了内容和格式，根据模板文档添加需要编辑的内容，即可快速完成Word文档的制作。下面介绍下载联机模板，新建一个基于“新闻稿”的模板文档的方法，操作步骤如下。

STEP 1　选择模板文档

❶启动Word 2016，选择【文件】/【新建】选项；❷在打开的界面右侧的搜索文本框中输入“新闻稿”，按【Enter】键搜索“新闻稿”模板文档；❸在搜索出的所有选项中选择第一个模板文档。

STEP 2　创建“新闻稿”文档

在打开的界面中查看“新闻稿”说明信息，然后单击“创建”按钮。

STEP 3　完成模板创建

开始从网络下载“新闻稿”联机模板。经过一段时间完成下载后将自动打开“新闻稿”模板文档。

1.1.3 文档的保存和另存为——保存和另存“新闻稿”文档

文档的保存是对文档进行更新存储的过程，而文档的另存为是在原文档的基础上对文档进行备份。在文档的制作过程中，为防止发生意外导致编辑文档丢失，需要经常对Word文档进行保存和另存为设置。下面介绍对新建的“新闻稿”文档进行保存和另存为的操作，操作步骤如下。

素材：无

效果：效果\第1章\新闻稿.docx、新闻稿（备份）.docx

STEP 1　浏览保存位置

按【Ctrl+S】组合键，在打开的“另存为”界面中双击“这台电脑”选项。

STEP 2　设置保存名称和位置

❶打开“另存为”对话框，在左侧的列表框中选择要保存的路径；❷在“文件名”文本框中输入文件名称“新闻稿”；❸单击“保存”按钮。

STEP 3　完成文档保存

返回文档后，在标题栏中可看到“新闻稿.docx”字样的保存名称，还可在之前的存储位置查看到文档，即完成文档的保存操作。

STEP 4　浏览另存位置

在“新闻稿”文档工作界面中选择【文件】/【另存为】菜单命令，在打开的“另存为”界面中双击“这台电脑”选项。

STEP 5　设置另存为位置和名称

❶打开“另存为”对话框，保持默认的存储位置；❷在“文件名”文本框中重新输入文件名称“新闻稿（备份）”；❸单击“保存”按钮。

STEP 6　完成文档另存为

返回文档，标题栏名称变为“新闻稿（备份）”，并在文档存储位置增加了一个“新闻稿（备份）.docx”文档，即完成文档的另存为操作。

1.1.4 文档的自动保存——自动保存“新闻稿”文档

通过设置自动保存，可在一段时间内自动保存文档，减少用户手动操作的次数，避免意外关机造成文档丢失。下面介绍在“新闻稿.docx”文档中设置文档的自动保存，操作步骤如下。

素材：素材\第1章\新闻稿.docx

效果：无

STEP 1　选择“选项”命令

选择【文件】/【选项】菜单命令。

STEP 2　设置自动保存时间

❶打开“Word选项”对话框，在对话框左侧的列表中选择“保存”选项；❷在右侧窗口中单击选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框；❸在其后面的数值框中输入自动保存的时间，这里输入“10”；❹单击“确定”按钮完成设置。

1.1.5 打开文档——打开“日历”文档

打开文档是指将已经保存或另存过的文档使用Word 2016再次打开，文档打开后才能进行再编辑操作。下面将打开“日历.docx”文档，操作步骤如下。

素材：素材\第1章\日历.docx

效果：无

STEP 1　浏览打开位置

选择【文件】/【打开】菜单命令，在打开的“打开”界面中双击“这台电脑”选项。

STEP 2　选择“日历”文档

❶打开“打开”对话框，在地址栏中选择文档保存的位置；❷在中间的文件列表中选择要打开的文件，这里选择“日历.docx”文档；❸单击“打开”按钮。

STEP 3　打开“日历”文档

返回文档后，文档内容变成了日历，即完成文档的打开。

1.1.6 关闭文档

当完成一个Word文档的制作后，需要及时关闭文档，以免对文档进行误操作。Word 2016可以打开或新建多个文档，并打开多个对应窗口，而关闭文档关闭的仅仅是当前文档，不会影响其他Word文档，也不会造成程序退出。关闭文档有两种方法，下面介绍具体内容。

•通过快捷键关闭：在Word 2016工作界面中直接按【Ctrl+W】组合键。

•通过菜单命令关闭文档：选择【文件】/【关闭】菜单命令。

1.1.7 加密文档——加密“简历”文档

在Word文档的制作中，如果涉及个人隐私以及一些商业机密，就需要对文档进行加密保护，防止他人窃取或修改。下面将在“简历.docx”文档中设置密码，操作步骤如下。

素材：素材\第1章\简历.docx

效果：效果\第1章\简历.docx

STEP 1　选择加密选项

打开“简历.docx”文档，选择【文件】/【信息】菜单命令，在右侧信息界面单击“保护文档”按钮，在打开的下拉列表中选择“用密码进行加密”选项。

STEP 2　设置加密密码

打开“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入密码，这里输入“123456”，单击“确定”按钮。将打开“确认密码”对话框，输入相同的密码，单击“确定”按钮，完成密码的设定。

STEP 3　打开加密文档

❶双击打开“简历.docx”文档，在打开的“密码”对话框的文本框中输入设置的密码；❷单击“确定”按钮。