第2章 建立新型的会议管理制度

构建新型的会议管理制度

一个组织机构要想建立内外联系，让信息实现纵横沟通，推动组织的方针政策贯彻落实，让内部员工明确自己的职责，对各种经营管理问题进行协调、解决，就必须建立科学的会议管理制度。

一个企业的文化内涵、精神理念，管理者的管理风格与管理偏好都能通过会议模式体现出来。在现实生活中，会议形式主义是一种极为常见的现象，对于相关职能部门来说，如何构建一种新型的会议管理体系，消除会议形式主义，实现内容规范化、实施高效化、形式简洁化至为关键。

◆会议管理的对象

从法律层面来划分，会议可以分为法定会议和自定会议两种类型。其中，法定会议包括信息发布会、信息报告会、企业定期召开的股东大会等等，《公司法》对法定会议做了详细规定，企业必须遵守这个规定。自定会议指的是企业以自己的需要为依据为了达到某种目的召开的会议，是一种日常管理手段。

从会议内容方面来划分，会议可以分为投资会议、财务会议、销售会议、生产会议、人事会议等等。

从会议目标方面来划分，会议可以分为决策会、讨论会、碰头会、通报会和协调会等等。

在上述几种类型的会议中，法定会议及企业员工必须参加的外部会议是企业的“硬成本”；部门内部召开的会议及基层会议的成本与效益则会通过部门或部门负责人的责任考核反映出来；跨部门会议不仅会占用两个或两个以上部门的资源，还具有很强的管理示范意义，对于中高层管理者来说是一项非常重要的工作。所以，下面我们以跨部门会议为会议管理对象，对会议管理制度的建立、实施及效益评价进行分析。

◆会议管理的目标

会议效率最大化就是会议管理的目标。效率指的是投入与产出之间的比率，就是根据会议目标选择会议程序，在效益一定的情况下追求成本最低或在成本一定的情况下追求效益最大化。要想让会议效益实现最大化，首先要明确会议目的，以会议目的为中心对会议进行组织、计划与安排，在现代价值工程理论中，这是精华所在。

虽然不同的环境与文化会催生出不同的会议模式，衍生出不同的会议目的，比如，有的会议目的是收集、加工信息，有的会议目的是有效沟通，有的会议目的是做出决策，有的会议目的是做好事前准备与现场控制等等。但无论是何种会议模式，出于何种目的，在决策正式发布之前，会议都是必经环节，也是管理者上传下达的主要方式。所以，简单来说，会议召开的目的可以概括为四点，就是决策、协调、评价、报告。