5.2 文档目录结构的创建与管理技巧

目录在长文档中的作用很大，它让文档的结构一目了然，同时又方便我们快速定位指定内容。但是目录需要先创建，未经创建时目录不会自动出现。本节将重点介绍文档目录创建与编辑的相关技巧。

技巧13 套用样式快速创建目录结构

通过套用样式可以为文档快速创建目录，例如：在图5-32所示文档中，将相同级别的标题设置为相同的样式，即可快速生成目录。

Step 1 选中标题，在“开始”选项卡的“样式”选项组的样式集中选择标题样式，如图5-32所示。

Step 2 选中第一个二级标题，在“开始”选项卡的“样式”选项组的样式集中选择二级标题样式，如图5-33所示。

Step 3 选中其他二级标题，设置标题样式后即可完成目录结构的设置，我们可在导航窗中看到目录结构，如图5-34所示。

技巧14 利用大纲视图建立文档目录

在Word 2013程序中有一个大纲视图，“纲”，顾名思义，其主要是作用在于对文档纲要、目录的规划，进入到大纲视图可轻松创建文档目录。

Step 1 在“视图”选项卡的“视图”选项组中单击“大纲视图”按钮（图5-35），切换至大纲视图。

Step 2 选中要设置为目录的文字，在“大纲”选项卡的“大纲工具”选项组中单击“正文文本”→“2级”按钮（图5-36），即可将该部分设置成2级标题。

Step 3 重复操作设置其他文档目录级别，设置完成后，在“大纲”选项卡的“关闭”选项组中单击“关闭大纲视图”按钮，回到页面视图中即可在导航窗口中看到目录，如图5-37所示。

技巧15 大纲级别的调整

在文档大纲级别设定结束后，所设定的级别并不是一成不变的，当文档内容发生变动时，可以利用以下方法进行级别的调整。

Step 1 在“视图”选项卡的“视图”选项组中单击“大纲视图”按钮，切换到大纲视图状态，如图5-38所示。

Step 2 选中需要调整大纲级别的文本，单击“大纲级别”下拉按钮，选中“4级”或者单击旁边的“降级”按钮则可以让选中的文本级别降级，如图5-39所示。

技巧16 折叠显示长目录

当文档内容较多、目录较长时，在目录中的操作与调整会变得不方便。此时，可以利用目录的折叠与展开功能，将目录中的其他级别隐藏，只显示需要编辑的那一级目录。

Step 1 在大纲视图下，选中需要折叠目录的3级标题（包括以下所有目录和文本），在“大纲”选项卡的“大纲工具”选项组中单击“折叠”按钮，如图5-40所示。

Step 2 此时，可以看到长目录被隐藏折叠起来了，并在标题下方呈现虚线下划线效果，如图5-41所示。

技巧17 重新调整目录顺序

创建了目录后，如果有需要调整的地方，可按以下操作实现。当需要调整的目录包含下级目录时，一般下级目录也需要跟随调整时，为此在调节前必须将该目录折叠后再调整。

Step 1 在大纲视图下，选中需要调整的目录，在“大纲”选项卡的“大纲工具”选项组中单击“折叠”按钮（图5-42），即可将选中目录折叠。

Step 2 在“大纲”选项卡的“大纲工具”选项组中单击“上移”按钮（图5-43），即可将目录顺序重新调整，效果如图5-44所示。

技巧18 提取文档目录

Word 2013提供了目录提取功能，通过此功能可以将文档的目录快速提取出来放到文档的前面。

在“引用”选项卡的“目录”选项组中单击“目录”按钮，在下拉列表单击需要的目录样式（图5-45），即可提取文档目录，如图5-46所示。

技巧19 目录的快速更新

Word 2013具备目录更新功能，在文档目录创建后，如果要对文档内容做出增加、删减等操作，无须重新创建目录，只需使用目录更新功能即可快速增加或删除与之对应的目录。如在下图5-47所示文档中删除了标题“二十”到“二十九”的内容，但是目录仍保存着这些内容，此时我们需要通过更新目录功能得到新目录。

选中目录，在“引用”选项卡的“目录”选项组中单击“更新目录”按钮（图5-47），即可快速更新目录，更新后的目录如图5-48所示。

技巧20 快速访问目录的链接

通过提取的目录访问文档内容与在大纲视图中建立的目录访问方式不同，需要利用Word 2013提供的超链接功能进行快速访问。

打开文档，按住〈Ctrl〉键，单击目录标题（图5-49），即可自动跳转目录标题对应的文档内容，效果如图5-50所示。

技巧21 套用目录样式实现快速美化目录

提取的目录默认为五号宋体，且不具备其他格式。为了使目录更美观，提高美观度，我们可以通过套用目录样式的方法快速美化目录，具体操作如下：

Step 1 在“引用”选项卡的“目录”选项组中单击“目录”→“自定义目录”按钮（图5-53），弹出“目录”对话框。

Step 2 在目录选项卡中，单击“格式”下拉按钮，选择“现代”；将“显示级别”设置为“2”（图5-51），即可直接套用目录样式，效果如图5-52所示。

技巧22 设置目录文字格式

我们可以对提取的目录的文字格式进行重新设置，以使目录样式更加新颖。而且针对不同级别目录进行不同的设置，可以有效突出要强调的目录级别设置目录文字格式的操作如下：

Step 1 在“引用”选项卡的“目录”选项组中单击“目录”→“自定义目录”按钮，如图5-54所示，弹出“目录”对话框，如图5-55所示。

Step 2 在“目录”选项卡中单击“修改”按钮（图5-55），弹出“样式”对话框。

Step 3 在“样式”栏中选择“目录3”，单击“修改”按钮（图5-56），弹出“修改样式”对话框。

Step 4 在“格式”栏中设置文字格式，将“字体”设置为“华文行楷”，“字号”设置为“小五”，“字体颜色”设置为“红色”。单击“确定”按钮，如图5-57所示。

Step 5 依次单击“确定”按钮，弹出“Microsoft Word”对话框，单击“是”按钮（图5-58），即可完成对三级标题的文字格式的设置，如图5-59所示。