第十节 公文的材料
一、公文材料的含义
材料是构成公文的要素之一，凡是在公文写作中用来提炼主题和表现主题时所依据的事实现象、观念、统计数字、政策法规、上级精神等都属于材料。没有材料的支撑，公文的主题就无法成立，也更谈不上有什么说服力。需要注意的是，提炼公文主题时要使用数量众多的材料，但是它们未必都会被写入公文去表现主题。但是，就算是没有被选入文章去表现主题，它们在提炼主题时所起的作用也是不应该被忽视的。
公文材料不同于文学作品的素材和题材，也和一般的新闻体、史传体或是说明体、议论体等实用文章不同，它的范围要更广泛一些。概括来说，公文材料的范围主要包括两个方面：精神依据和事实情况。
精神依据是指党和国家的路线、方针，国家的法律、法规，上级领导机关颁布的相关政策、规定以及其他有关的文件精神。
事实情况包括直接发生的和间接转引的。公文中所反映的情况主要是指那些直接发生的、发现的、总结概括的事实情况，即本地区、本部门、本单位所遇到的问题、发生的事情（具体的过程和动向）、工作的过程（做法和经验）等。它在公文中表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生的事实情况，属于第一手的材料。此外，公文的事实情况里也包括间接转引来的事例、概数、数字、经验、成果等。
二、材料的类型
材料主要可以分为两大类型，即事实材料和观念性材料。事实材料也就是前面所提到的事实情况，是指客观存在的现实事物，主要包括人物、事件、事物、现象、统计数字等。这类材料可以通过直接实践经验获得，也可以通过新闻媒体或是其他信息载体来获得，比如说从总结、报告中得到。人们经常说“事实胜于雄辩”以及“摆事实，讲道理”，可见在公文写作中，事实性材料有着非常重要的地位。
观念性材料则是指作者从别人那里引用来证明自己观点的理性认识，如前文提到的精神依据。这些理性认识通常都在实践中经过了反复的验证，其正确性得到了人们的公认。观念性材料主要包括科学原理、定义、格言谚语、名人名言等，这类材料是作者通过学习、阅读获得的。
不管是事实性材料还是观念性材料，都可以因形态、性质、来源的不同，再区分出两两相对的类型来，主要有以下几类：
1.现实材料和历史材料。与作者的写作行为有着共同的时代背景的材料都是现实材料，在之前的历史时期中发生与存在过的事实和观念，都是历史材料。不过，这样的区分只是相对的，对不同的文体而言，现实和历史的含义会有所变化。比如说总结类公文，当年的事实和数据都是现实材料，往年的事实和数据就会被看作是历史材料。
2.个别性材料和综合性材料。单独存在的事实或是个人的观点，用作材料的时候都是个别性材料。综合起来加以认识的普遍现象或是公众观点，用作材料时就是综合性材料。在公文写作中，个别性材料显示的是局部，综合性材料显示的是整体，通常需要结合起来使用。
3.正面材料和反面材料。与作者的观点相一致的材料是正面材料，与其观点相违背的材料自然就是反面材料。不过，由于作者的观点在还没有最终确定前是不断变动和深化着的，有时候甚至会与最初的想法截然相反，因此正面材料和反面材料也会发生转化。就算可以确定是反面的材料，也有占有的必要，因为在具体论述时的对比和假设，都需要有反面材料参与。
4.直接材料和间接材料。直接材料来源于作者的直接生活经验，而间接材料则是通过各种渠道间接得到的。直接材料最为真实、可靠、生动，可是数量却有限，如果仅仅依靠直接材料去写公文的话，那内容必定非常贫乏。因此，公文写作运用间接材料要比直接材料多。需要注意的是，在运用间接材料的时候，应该对其真实性进行鉴别，一些道听途说的材料，没有办法验证其真实性，是不能够写入公文中去的。
三、材料的作用
1.材料是观点赖以产生的基础。从材料自身的角度去看，公文的主题所统率的所有的下位观点，也都是通过对材料的分析、鉴别、综合、归纳之后才产生的。材料在多数情况下属于对事物的感性认识，没有材料做基础，观点也就根本无法产生。
2.材料不仅是产生观点的基础，更是表现观点的支柱。已经形成的理性认识，固然可以进行抽象的、孤立的表述，不过这样表述出来的观点，是不会得到读者认可的，因为它无法证明自己是正确的。所以说，在公文中观点是不能孤立地存在的，它们必须由充分的材料来证明、来支持。
在公文写作中通常会遇到这样的情况：在表达的过程中，思想又有了进一步的深化，而这种深化又必然会造成文章内容的转移、改变，而公文的质量会在这种转移、改变中得以提高。究其根源，还是因为作者对新材料有了新的发现和认识。
四、材料的准备
不管是哪一类材料，都要求做到材料可靠、情况真实准确，因此我们在材料准备上应抓好以下四个环节的工作：
（一）充分地占有材料。要想写好公文就必须详尽地占有材料。所谓的详尽地占有材料，一是要“尽”，就是尽可能广泛地占有材料，做到“韩信将兵，多多益善”；二是要“详”，就是要做到详细具体。具体来说，就是一件事情的起因、过程、结果、多种因素的干扰、正反影响结果；一件工作的背景、动因；一个问题的正反两面观点、来龙去脉，都要尽可能地详细具体地占有材料，只有这样，写出来的公文才会有强大的说服力。
占有材料，就公文写作而言，有以下三条途径：
1.日常积累。在日常生活和工作中，我们要注意学习、观察积累材料，这样在写作构思的时候就容易触类旁通，有一个开阔的思路，真正做到厚积薄发。需要注意的是，日常积累的材料最忌支离破碎和彼此之间缺乏联系。因为这样的材料我们是不敢借以形成观点和主张的，更不敢贸然将其用在公文中。那么，积累材料应该从何做起呢？
一是着眼于本行业、本系统。从工作性质上来看，任何一个机关以及机关内的一个部门，都属于一定的行业。三百六十行，每一行都有自己的特殊情况和专门的政策规定。公文的起草者如果缺乏行业材料，那么在写作时就很有可能会说外行话。同时，从工作关系上来看，任何一个机关以及机关内的一个部门，又都处于一定的系统之中，比如说财务、劳资、教育等，都各自构成一个垂直的系统。公文的起草者如果对这个系统的内部情况了解得不够，那么其对本单位、本部门履行职责活动情况的掌握就可能是片面和孤立的。所以说，对这方面的材料应努力收集。
二是立足于本部门、本单位。公文的起草者对于本部门、本单位的工作情况、决策的形成和实施情况应该做到心中有数，特别是对如职能、性质、人员配备、中心工作、任务与计划的完成情况等基本情况，要做到了如指掌。公文的起草者要想掌握这些，就必须事事留心，多花一点时间和精力；收集材料的时候，还要尽量站得高一点，因为机关单位的职能活动是一个统一体，部门或个人分管的工作只是部分地承担了其中某一方面的职能。如果缺乏对整体的了解，那么在认识和分析问题时就会产生局限性。
三是遵循适度、有用的原则。应具备以下几种意识：第一，时效意识。我们对材料的时效特点应该有个正确的估计。对长期稳定和流动性的信息，既要进行区别对待，又要有选择地收集。第二，要有整体意识。有些材料，孤立地去看时也许价值并不大，但是将其放在全局中考察时就会发现它们的价值。这样的材料也要注意进行收集，相反的话则可以剔除。第三，剔除意识。我们所积累的材料应该具有信息价值，对于那些没有反映出新精神、新意见、新思想、新动向的材料，应坚决剔除掉。一个公文的起草者如果具备“剔除”的眼光，那么他的材料积累工作就会得心应手。第四，超前意识。有些材料对眼前的工作来说可能并没有什么价值，但是对今后可能开展的工作却是有价值的，因此这种具有潜在价值的材料也应注意收集。如果不注意进行收集，那么到以后用得着的时候再查找起来就会很麻烦。第五，统计意识。在管理活动中，很多规律都是统计的结果。比如说一个国家的积累每年如果不超过25%—30%，那么商品就会出现短缺，这个规律就是根据多年的统计得来的。所以对于某些材料如果不注意给予科学的量化和统计，就不利于今后的比较和使用，储存起来也不会有价值。积累公文写作的材料时，也需要有统计意识，注意收集一些相关的统计数据，必要的时候还要自己动手做点统计与核实的工作。
2.接受任务后，要查阅文件，收集资料。这样得来的材料，就是间接材料。在收集材料的时候应该注意与撰写任务、公文主题的相关性，也就是说应该有一定的方向和范围。具体的操作方法是：首先对相关的中央文件进行学习，对其精神实质做到进一步领会；其次要对上级领导机关所颁布的相关政策、规定进行查阅；最后是翻阅手册、年鉴等工具书以及报刊上相关的情况报道和国内外的研究成果。在这一过程中，应该始终注意查阅、收集围绕本单位工作的各项统计数字以及信息、简报、总结、会议纪要、报告等相关资料，做到上下通达，全局了然于胸。
3.构思之前，要实地调查，掌握第一手的材料。材料的来源主要有两种，一种是直接材料，即起草者自己从工作和生活中收集到的，也被称为第一手材料；另一种是间接材料，是从文件、资料中获取的。因为是经过他人筛选和整理使用过的，所以又被称为第二手材料。
就公文写作来说，这两个方面的材料都是需要的，不可偏废，但是前者无疑是更重要、收集的难度更大。对于一名公文起草者来说，能不能深入地进行调查研究，是其能否掌握第一手材料的关键所在。有些人在起草公文的时候急于下笔成文，习惯在那些别人已经用过的材料中抄来抄去，结果必然是写不出有新意的东西。其中一个重要的原因就是起草者对写作对象缺乏直接、真切的感受和了解，对所阐述的问题缺乏实际体验。
因此，在写作公文时，无论短长，都必须深入实际，掌握第一手的材料，对事物建立起一种具体的、带有感性特点的认识。那么，我们该如何去获得第一手的材料呢？实践证明，组织召开座谈会、调查会是一种快捷而有效的方法。如果发现实际调查的情况与起草者已经掌握的情况有出入的话，那么可以进行修正；如果出入较大，那就要尊重实际。就算是发现实际情况与领导的意图互相抵触，也要尊重客观实际，采用恰当的方法，妥善地进行协调。
为起草公文而深入实际进行调查研究，首先是要明确调查研究的目的，即找出事物的矛盾所在，发现事物发展的基本规律并据此形成观点和主张，或者说解决问题才是调研的最终归宿。所以，在开始调研时就要明确地把问题提出来，并且在调研的过程中不断地深入下去，从中找到解决问题的正确答案。
此外，收集与积累材料时也要注意讲究方法。积累材料的过程，也是一个学习和熟悉材料的过程，常用的材料积累方法主要有以下几种：
（1）剪辑式。就是把同一专题的材料剪贴在一起，通常可以用于对报刊资料的收集。报刊有众多的栏目，内容也很丰富，我们不能兼收并取，必须根据自己的需要，有选择地进行剪贴。为了方便装订，剪贴用纸应当选择质地好、规格统一的白纸。对于被剪的材料，要随手在空白处注明来源，包括报刊的名称以及年月日。装订的时候要加封面，按照标题拟定总目。这种方法比较灵活，也容易归类。
（2）卡片式。就是把所见所闻的某一观点、某个实例、某项数据的材料都摘抄记录在卡片上，适宜于对书刊中材料的收集。对相关书刊中的精华部分，采用做卡片加以收集的方式比较好。由于卡片的容量有限，做卡片时要注意字迹端正清楚，内容扼要精练，一张卡片摘引一个观点和一段论证，方便归类、保存和使用。
（3）笔记式。写读书笔记是克服遗忘、积累资料的好办法。读书笔记大致上有几种形式：心得式——阅读之后将心得体会、疑问、意见、评论等记录下来，整理成文；摘录式——把阅读时所发现的重要资料，如基本观点、主要论据、精彩片段、名言警句等一字不漏地抄录下来；提要式——就是将公文、资料的要点概括出来。不管是采取哪种形式，都要记清楚资料的详细出处和公文的作者、标题等项目。
（4）索引式。是指将材料的名称、作者和出处，分类编成索引，以便需要用时按索引查找材料的原文，最适合于对各类公文的登记编目。以后需要回溯检索时，一查索引，就可以直接找到公文的原文了。
（二）严格筛选材料。经过调查、收集、积累而来的材料，不能将它们堆砌在办公桌上，我们要对其进行合理的分类整理和分析研究，对它们进行严格的筛选。筛选材料贵在一个“严”字，重在一个“新”字，所筛选的材料应该符合以下要求：
1.材料的相关性。我们要以公文的写作意图和逐步形成的观点为依据来区别不同的材料。与公文主旨有关联或是关系紧密的材料要多用，无关的材料少用甚至是不用。为什么与公文主旨无关、不紧密的材料也要用呢？因为虽然这些材料与主旨的关系不紧密，但是它们能说明或烘托主旨，对这些材料可采取抽象概括或是梗概式交代等方法使用。
具体来说要做到：对表明主旨、说明观点十分有力、紧密相关的材料，要详细、具体、充分；与表现主旨、说明观点虽有关系、必不可少，但是关系又一般的材料，要略，要概括。有的论者提出“重则详，轻则略；近则详，远则略；点则详，面则略”或是“实则详，虚则略；新则详，旧则略；特点详，一般略”。这些都是经过实践检验的认识，是很有见地的。
2.材料的典型性。这就是要求筛选出最具有代表性的典型材料，以个别去反映一般，以少数反映多数，以局部反映全局，更好地表现主旨，说明观点，做到个性材料与共性材料两者的有机统一。
典型一词在不同的领域里有着不同的含义，在公文写作中就是指代表性比较强。一份材料，它在自身所属的某一类事物中，最能体现这类事物的总体本质特征，并且预示着这类事物总体的发展方向，那么这份材料就是典型性强、最具有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料，使用最具有代表性的材料，才能让公文的观点鲜明，主旨突出，增强内在的说服力。
需要注意的是，典型材料也是相对而言的，因时间、地点、范围和问题的转化，同样的材料在这里用就是典型的，到了那里就变得不够典型了。而且，对于那些能够在一定程度上说明问题的非典型材料，也可以适当、精辟地运用一些。
典型材料应该具有以下两个特点：一是要有鲜明独特的个性特征。典型材料通常都是具体的、个别的，而且是新鲜的、奇特的，容易被人接受，能给人留下深刻的印象。二是有明显的共性特征，能够体现出同一类事物的本质和规律，因此具有普遍意义。所以，我们对典型材料应该有以下认识：它是个性和共性的统一，具体性和普遍性的统一，因而具有引人入胜的魅力和广泛的指导意义，并由此产生强大的说服力。典型材料对公文主题的表现，能够起到“以一当十”的作用。如果所使用的材料不够典型，往往是堆砌了很多，主题却仍然没有得到透彻的表现，可文章却已经显得很臃肿了。
3.材料的新颖性。文章是靠新鲜来征服读者的，人们对熟悉的文章兴趣并不大，很难集中精力去阅读领会。公文也同样需要新鲜感，虽然它在形式上、意象上、语言上都不能像文学作品那样讲究创造性，但是它所表达的思想、所运用的材料，不能总是老生常谈，不能给人留下一种抄袭别人、重复自己的印象。
这就要求公文的起草者在筛选材料时应先注重选用那些在现实发展中出现的新材料。这些新材料可以是改革开放不断发展的新形势下出现的新情况、新问题、新矛盾，也可以是亟待重视的新典型、新经验或是需要摄取的新视角、新观念、新思路、新见解，总之是一切新事物，特别是那种代表了新的发展方向、具有强大生命力的事物。此外，对于已知的材料，采用新视点来解读，也可能会发现它具有现实启发意义，这也是新颖的；而且从新的角度去对常见的事物进行观察思考，也可能会有新的发现，这同样也是新颖的。需要注意到，一个时期内领导和群众所关心的“热点”“难点”“敏感点”往往也是领导研究工作的“兴奋点”“新鲜点”，公文起草者要重视选用那些新颖的材料。
4.公文材料要真实、确凿。材料的“真实”有两种含义：一种是指在现实生活中真正发生过或是正在发生的事实，这种真实叫作生活真实或是现象真实；另一种含义主要用于文学创作，这种真实并不要求在生活中真正发生过，而是要求必须揭示事物的本质，反映事物发展的基本规律，我们称之为本质真实。
公文的真实是上述两种真实的统一，也就是说，公文的材料，从生活真实的角度来看，都是真正发生过或是正在发生的事实，其中引用别人的观点，也算是曾经发生的事实，只不过观点是以主观的形态出现而已；从本质真实的角度看，都是能够显示事物本质和规律的。只有这两种真实都达到了，公文材料的真实性才算是得到了真正的实现。
确凿，也是属于真实范畴的一个概念。之所以将其专门提出来，就是要强化一下真实的观念。确凿是要求公文中的事实、引文、数据都要准确无误，能够经得起推敲、核实。再具体一些，地点、时间、统计数字也都要精确；引文中的字、词、句、标点符号，都要和原文相符。
五、认真核实材料
材料的核实工作，应贯穿于材料准备过程中的占有、筛选、加工等各个环节。一切虚构的、生编乱造的、未经核实的材料，包括情况、数字、引文等都不能用于公文。一旦发现疑点就要马上更正或筛除，这是件非常严肃的工作。否则一字之差，后果就很有可能不堪设想。只有这样，才能保证做到材料可靠，情况确实。
此外，我们还要掌握一些行之有效的操作方法和现代科学技术分析方法。比如说，一件事情的发生，有其起因、背景、过程与影响，还有多种因素与内在联系，这都需要进行核实；一件工作的动因、做法、进程与效果，有主观与客观因素，有其远因和近因，这在核实中也需要注意。再比如说，一个统计数字，不能仅停留在它的计算是否准确、精确度是否一致、是否能够在公文中起到证明观点的作用，而且还要核实一下真假与误差：它的统计指标体系是否科学合理，是否合乎中国当代的现实，将其用在某一地区、某一专业或是行业是否适合，等等；它的统计口径是否恰当，是否能够涵盖该种类对象的特征，是否与实际情况不符，是否有所遗漏或是隐瞒，等等；它的计算方法，特别是经常采用的“算术平均加权系数”的界定，是否准确合理，在反映差别上是否科学恰当，是否符合实际，是否能够反映现实中的差异和问题，等等。
六、合理加工材料
选定的材料经过核实之后，还应该对材料进行必要的加工整理，然后再将其用到文稿里去。在实际操作中，可以对材料进行三个方面的加工：
1.适体剪裁加工。首先要通读材料，对冗赘的材料进行删减，还要化长为短，变详为略，将交代过多、议论过多的无关的描述、啰唆的废话通通去掉，套话、空话也要一律删除。
其次，要变换体裁角度，将描写、抒情以及没有必要的议论改写成叙述或是说明，在表达方式上变“曲笔”为“直笔”，直述不曲才适合公文的体式。
2.合并提高加工。同一个问题，散见于若干材料中，可以摘取概括，变成概述，或是保留一个“点”的材料，把其他相似材料综合成“面”，点面结合。同类数字可以相加，抽取合并后变成一个综合数字。
此外，还可以变换角度“提高”原材料的可用性。比如说，某一笔贷款，在工厂写的材料中是资金短缺，向银行贷款后“借鸡下蛋”，搞活全厂；而在银行所写的材料中则是贷款给工厂，“放活水养肥鱼”，提高了资金使用率，盘活了存款。这两个材料都是针对同一事件的，但是从行政机关的角度去分析，则是政府宏观调控的效果。
3.文字润色加工。适体剪裁、合并提高后，再审读材料，进行文字润色，从而进一步提高材料的质量。
【延伸阅读】
公文主题提炼的原则和方法
公文主题提炼的原则和方法如下：
1.深入发掘事物的本质。人的感官所反映的，永远只能是事物的外部形态，我们在提炼公文的主题时，要摒弃表面现象，努力发掘事物内在的本质，这就需要经过大脑的分析、综合、归纳、比较，将所获得的丰富的感性材料“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”，进行加工提炼，从而完成从感性认识到理性认识的飞跃。所以说，提炼主题的过程，也是一个从个别到一般，从具体到抽象，从现象到本质的过程。
2.基于深入的实践和丰富的材料。对于主题和材料之间的关系，我们在前文提到过，主题决定着材料的取舍，这样看来似乎主题是占据主导地位的。可只有这样的认识还是片面的，主题又从何而来呢？我们必须有一个全面的、辩证的认识。人的正确思想来源于社会实践，按照这个原理，主题作为正确思想，也只能是来自社会实践。社会实践这一概念，在公文写作中，主要依靠材料来实现。首先，材料来源于社会实践，人们在实践中所获得的种种事实、数据和局部认识，对于写作来说就是材料。其次，不管是文字化的材料还是记忆中的材料，都不过是实践的物化形态或是观念化形态。所以，我们既可以说主题来源于实践，也可以说主题来源于材料，可以说主题是在深入的社会实践或者说在丰富的材料基础上，经过分析、综合、比较、归纳之后形成的。
这样看来，材料与主题之间的关系就是一个双向互动的辩证关系。在主题还没有产生确定之前，材料是第一位的，它代表着存在和现实，而主题是意识，是第二位的。而主题一旦确定了，那么主题就要根据自己的需要去选择材料，只要是能够有效表现和支持主题的材料就能够使用，相反就不用。这个时候，主题就又取得了支配材料的统帅地位。
在主题产生的过程中，材料是否丰富、全面，直接决定着主题是否正确、深刻。所以说，主题的提炼必须基于深入的实践和丰富的材料。
3.时代的眼光和新颖的角度。提炼主题时，还必须站在时代的高度才能够精确地把握事物的本质意义。这首先要求我们要把反映对象放置于广阔的时代背景中去进行考察、去思索、去表现。比如说，目前我们国家正在改革开放的政策背景下努力进行现代化建设，全体国民正在为建设有中国特色的社会主义强国而奋斗，这样的时代精神在任何公文中都应该有直接或是间接的反映。如果缺少了这一时代精神，就会失去前进的方向和动力。此外，提炼主题还要求寻找新的角度，以便有新的思考、新的发现，能够写出新意。
4.主题的获得需要一个反复的过程。
[1] 香子：《令人费解的简称》，http：//blog.sina.com.cn/s/blog_4a6aaa220100jnib.html。