第四节 公文的表达方式

表达方式就是作者将文章的内容传达出来所运用的方法和手段。由于生活本身是非常复杂的，人们对生活的认知，也需要有各种各样的认识方式和反映方式。这些认识方式和反映方式，在转换为语言进行表达的时候，就是我们所说的表达方式。

对于一般文章来说，文章体裁的重要标志就是表达方式，如果叙述描写用得多，那就是记叙文；如果议论说理用得多，那就是议论文。可对于公文来说，其所使用的表达方式，主要有说明、议论、叙述三种。而且，公文都属于应用文，不能用通常的记叙、议论、说明三大文体的标准去分类。在公文内部，虽然表达方式仍然可以作为区分公文内部不同文体的参考因素，比如说决议，议论成分就比较多；通报，叙事的成分就比较多，但是在多数情况下，公文对表达方式是综合运用的，在一篇公文中，往往说明、议论、叙述这三种表达方式，无法分得清楚。下面，我们就来具体了解一下公文的这三种表达方式。

一、说明

1.说明的含义。说明就是使用简明扼要的文字，将一个客观事物或是事理的性质、形状、特征、成因、关系、功用等属性解说清楚的表达方式。

说明的表达对象是客观化的事物或其事理，其表达的是一种知性认识，它不同于叙述表达的感性认识和议论表达的理性认识，如解释概念、介绍科学知识，所运用的表达方式就是说明。

2.说明的类型。说明可分为事理的说明和事物的说明两个类型。凡是以抽象的概念或是科学原理为对象的，都是事理说明，比如说解释宇宙形成的原理来说明世界上没有神仙和灵魂等。事理说明虽然并不直接指向某一个具体的事物，但是其所介绍的知识都是客观事物的基本特征和规律，仍然有很强的客观性特点，与思想和感情等主观认识有明显不同。

凡是以某一个客观存在物为对象的，都是事物说明，比如说介绍某一个产品，或者介绍某一组织的历史状况。

3.说明的基本要求。

（1）内容必须科学。所谓科学，就是对客观事物的特征、本质、规律把握得非常准确，能够经得起时间和实践的检验。

（2）态度必须客观。说明的对象是客观事物和它们的事理，这些都是不以人的意志为转移的，所以说明的内容，只具有对客观事物发现认知的性质，而没有主观创造的性质。而人的思想和情感虽然也要受到客观世界的影响和支配，但是其主观创造的因素有很多，这就是说明和议论、抒情的本质区别。如果在说明的时候态度不客观，有作者个人的好恶或是先入为主的偏见在内，就会对说明的准确性和科学性造成妨碍。

（3）表达必须精确。这里所说的精确表现在两个方面：一是说明的文字，意义要明晰、准确、精练，不冗繁、不含混、没有歧义，这样才能恰当地表现出客观事物的本来面目；二是对事物的阶段、层次、构造的把握要精确，这样才能保证说明过程脉络清晰、层次分明。

二、议论

1.议论的含义和作用。议论就是对某一个事件或是问题发表见解，表明观点和态度，并且用充分的材料证明自己观点的真确性。这种表达方式常被用于议论文中，在公文中也被大量运用。

议论的目的一是表明自己的观点，二是说服读者。对于一篇文章来说，议论可以使其鲜明、深刻，具有较强的哲理性和理论深度。

2.议论的要素。议论有三个要素，就是我们平常说的论点、论据、论证。

（1）论点。论点是作者对所议论的事物或是问题所持的观点、态度和见解，相对于论据而言，论点占据着主导的地位，它是论据所证明的对象。

论点又可以分为分论点和中心论点，分论点是各个层次的中心意思以及各个自然段的段旨，中心论点就是议论性文章的主题。中心论点与分论点之间，是纲与目的关系，分论点是中心论点的从属论点、下位论点，各个分论点是从不同角度证明中心论点的。

公文中的论点与文学作品中的主题或是意蕴有很多不同的地方。文学作品中的主题或是意蕴是不会直接说出来的，而公文中的论点则需要明确说出来。文学作品中的意蕴或是主题有时候是作者在不自觉的情况下传达出来的，由作者的直觉予以把握，而公文中的论点对于作者来说都是自觉的理性认识。

（2）论据。论据就是用来证明论点的根据，也就是议论中所使用的材料。如果只有论点而没有论据，那就是不完整的议论。没有了论据的证明和支持，论点就没办法成立，也无法说服读者。所以说，论据是议论的基础。

论据有事实论据和理论论据之分。理论论据是指公理、公式、格言成语、名人名言等，而事实论据则指人物、事件、统计数字等。

（3）论证。论证是用论据去证明论点的方法和过程。简单来说，论证就是用论据有效地证明论点，或者说，就是揭示论点与论据之间的逻辑联系。

在一个完整的议论过程中，论点是核心，它是论据和论证的对象；论据是基础，它解决了用什么去证明的问题；论证则是论点和论据之间的桥梁，实现了整个证明的过程。

由于论据不会自动去证明论点，这样一来二者之间的关系就必须靠揭示内在的逻辑联系的论证才能真正建立起来。所以，论证也就显得非常重要了。论证有较强的技巧性，有一些基本的方法，需要通过学习来掌握。

3.论证的基本方法。

（1）立论的基本方法。立论就是树立一个正确观点的议论，立论常用的方法有以下几种：

例证法。例证法就是通过列举事实来证明论点的方法。由于人们最相信的就是自己所看到的事实，因此有“事实胜于雄辩”的说法，所以这是一种最容易被读者所接受、最具有说服力的方法，也是议论中采用最多的论证方法。

类比法。类比法和对比法都属于比较法，但是彼此的特点很不相同。具体来说，类比法是将那些性质相近的事物放在一起比较，从而达到准确认识事物的目的。在公文写作中，经常会把一些规模、条件彼此相似的单位、企业进行比较，这种方法运用得比较普遍。

因果推论法。由原因推导结果，又或是反过来由结果推导原因的论证方法，就是因果推论法。有些原因必然会导致某种结果，而某些结果出现之后，我们也不难推出其产生的原因了。

引证法。引证法是在运用理论论据时所采用的一种论证方法。通常所被引用的，大多是公认的真理、名言、警句，具有一定的权威性，因此也有很强的说服力。比如我们在议论性文章中经常会引用马列主义经典语录、孔孟老庄以及西方哲人名言的情况，都属于这种论证方法。

对比法。对比法就是把两个特征相反的事物或是事物不同的两个侧面加以比较和对照，目的是使那些彼此不同的性质和特点显现得更加鲜明突出。在公文写作中运用对比法，便于肯定先进，否定落后，发扬成绩，纠正落后。

（2）驳论的基本方法。驳论就是批驳一个错误的观点，上面所提到的那些用于立论的方法，也都可以用于驳论。除此之外，驳论还有一些属于自己的方法，这与议论三要素有着密切的关系，它们分别是：

①反驳论点。具体来说就是运用上面所提到的方法，直接证明要反驳的论点是错误的。在反驳论点的时候，较多采用的是例证、引证、因果论证等具体方法。

②反驳论据。不去直接反驳对方的论点，而是去指出对方赖以产生论点的论据是不可靠的。既然论据都不能成立，那么它所支持的论点自然也就不攻自破了。

③反驳论证。这种方法也不去直接反驳对方的论点，而是去寻找对方论证过程中的逻辑漏洞，从而指出对方的推理不能成立。比如说指出对方概念不清、自相矛盾、偷换概念等。既然对方的论证有问题，那么所得出的结论自然也是不可靠的，这样就达到了驳倒对方论点的目的。

三、叙述

1.叙述的含义和叙述的人称

叙述就是对人和物的行动或是事件的具体发展变化过程所做的叙说和交代。理解该定义时一定要把握住一个本质特征：叙述的表达对象是一个动态过程。

叙述是写作中运用最为广泛的一种表达方式，记叙文、抒情文、议论文、说明文都离不开它。在公文中，叙述运用得也十分普遍。比如说报告中对某个事件前因后果的汇报，决议中所提供的事实论据，通报中对先进事迹或是错误事实的交代，都要使用到叙述。

叙述一个事件，必须要选择好一个立足点或是观察点，必须要有一个确定的身份或是叙事口吻，这样叙述才能有条不紊地进行下去。这个观察点或立足点，又或是叙述者的身份和叙事口吻，通常被称为叙述人称。叙述人称有两种，分别是第一人称和第三人称。第一人称叙述就是以作者本人或是作者所代表的群体，比如说“我”或是“我们”的口吻叙述。第三人称叙述就是叙述者将自己隐藏起来，读者看不出是谁在观察、谁在叙述，观察者似乎无处不在，叙述者又似乎无所不知，这种叙述被人们称为“全知叙事”。

在公文中广泛采用了这两种叙述人称，报告、请示、总结中所使用的是第一人称叙述，下行公文、调查报告则大多使用第三人称叙述。

2.叙述的类型

按照叙述的时间次序的不同，叙述可以分为分叙、插叙、顺叙、倒叙四种类型。

（1）分叙。对同一时间内所发生在不同地方或是单位的事件，采用“花开两朵，各表一枝”的方法，分别先后进行叙述，这种叙述方法就是分叙。分叙在公文中使用得并不多，但是需要用的时候不可不用。比如说表彰性通报在叙述不同单位在事件中所起到的积极作用时，就很有可能会用到分叙。

（2）插叙。复杂的事件通常是盘根错节、相互纠缠，这种情况下将所有的内容都贯穿在一条线索上有条不紊地进行叙述，有时候是非常困难的。经常会不得不中断原来的线索，插入对另一事件的交代或是对另一种事物的介绍。这种中断对主要事件的叙述而插入另一段相关事实的叙述，被称为插叙。插入的相关内容叙述完毕后，通常还要回到原来中断的地方继续叙述下去。公文中的叙述，一般只交代主要事件的基本情况，线索单纯，不像文学作品那样去刻意追求情节的复杂多变，因此对插叙运用得很少。

（3）顺叙。顺叙就是完全按照事件发生的时间顺序进行叙述，先发生的就先说，后发生的就后说。这是最原始的叙述方式，也是叙述中最常见、最基本的叙述方式。顺叙的优点是层次分明，线索清楚，合乎人们认识事物的习惯，方便掌握和理解。但是也不可避免地存在一些缺点，如容易平铺直叙，记流水账，平淡、呆板，缺乏新鲜感。

公文中的叙述，只求事实清楚、完整，不求新鲜、生动，所以大部分的叙述都是顺叙。

（4）倒叙。倒叙并不是将事件的时间顺序完全给倒过来叙述，这样既没有可能也没有必要。其实，倒叙实质上只是顺叙的局部变异或是调整，把事件的结局或是事件发展的某一个阶段提到前面先行叙述，然后再按照正常的时间顺序叙述事件的整个过程，这样的叙述就是倒叙。

倒叙的优点是能够突出结果，引人入胜；缺点是有违自然形态，如果把握不好就成了故弄玄虚。倒叙在文学作品中运用得比较广泛，在公文中却很少见到。我们认识它的目的并不是要学会在公文中运用，而是为了防止它在公文中出现，避免给公文的文体本性造成伤害。

按照详略程度的不同，叙述还可以分为概叙和细叙两种类型。

（1）概叙。粗略简练，只是介绍事件梗概的叙述叫概叙，其特点是篇幅不长，语言简明，事实完整，但是缺少细节。将事件发生所占的时间长度和叙述所占的时间长度进行比较，事件时间要远远长于叙述时间，这是概叙的本质特征。有时候两者之间的差距会大得惊人，比如说事件的发生经历了若干年，而叙述这一事件却只用了几秒或是十几秒的时间。在公文写作中，概叙用得比较多。因为公文不是文学作品，不需要去制造氛围、渲染细节，叙事的目的只是让读者了解相关的情况，或者是为议论提供依据，概叙完全可以担当这些职责。

（2）细叙。细叙顾名思义就是详细叙述，它所叙述的不只是事件的梗概，还会有较多的细节，其特点是具体详尽、篇幅较长。

在细叙中，事件发生所用的时间和叙事所用的时间，比例是比较接近的，有时候甚至可以达到一比一，也就是说事件的发生用了多长时间，叙述清楚这件事大致上也要用多少时间。这种叙述在公文中运用得并不多，只有在表彰或是惩戒性的决定或是通报中，才可能采用这种叙述手法。

3.叙述的要求

（1）线索清楚。叙述的时候，作者的思路需要有一个依附，这样事实材料才能次第展开而不至于零乱，这个所谓的依附就是线索。这条线索可以是时间、空间，可以是贯穿事件首尾的某一个物体，也可以是作者赖以分别事物的标准。在公文中，比较常见的是以时间为线索的叙述方式。

此外，在叙事性文体中，有时线索并不止一条，还有主次、明暗之分。而公文中叙述的线索，并不像叙事文体那样复杂，通常只有一条，而且绝对没有暗线之说，比较容易掌握。

（2）要素完备。叙述有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。其中事件是最重要的，但事件就是人物的行动，不涉及人物的事件是不存在的。而且，如果事件发生的时间和地点不清楚的话，读者就没办法认识和评价这一事件的意义。原因和结果则是事件的组成部分。这些要素在叙述中是不能无故残缺的。

在实际写作的过程中，对这些要素的把握可以有一定的灵活性。比如说时间这一要素，在必要的时候可以表达得非常精确，如×月×日×时×分；而有时候也可以比较模糊，如“最近”“前一段时间”等。地点也是这样，既可以具体到某单位，也可以模糊地说“在×地区”，总之要根据实际情况来决定。

有时候，个别要素还可以省略掉，比如说叙述某干部努力工作的事实，是否还要把努力的原因说出来呢？很显然是不用的。因为原因是大家都知道的，说出来反而会显得画蛇添足。

（3）详略得当。前面所介绍的概叙和细叙，已经涉及详略问题。但是详细和简略都是相对而言的，在公文写作中，只明白概叙和细叙的区别，并不能完全解决详略的问题。详，具体要详到何种程度？略，要略到哪种地步？对这样的问题，没有人可以提出一个一成不变的标准，可是在实际写作中，这又是一个我们不得不面对，而且比较棘手的问题。总的来说，出于公文文体本性的需要，在事实表述完整清楚的前提下，要尽量简略。

很多人认为详写是比较困难的，略写则比较容易，其实不管是详写还是略写，要想写好都不是一件容易的事儿。作文训练有一种常用的方法，就是缩写，要求学生在规定的字数内把事实给说清楚，可是很多人在规定的字数内，是没有办法将事实说清楚的，只好多用了一些文字。还有些学生虽然在规定的字数内把事情给讲完了，但是不该省略的材料却省略了，该有的要素却没有了，事实也就不清楚、不完整了。因此，公文写作中的叙述，应该详写还是略写，是否得体，都需要作者自己去判断，这就要求作者必须有扎实的功底和丰富的写作经验。

【延伸阅读】

公文专用语

公文专用语主要有以下几类：

1.开头用语。通常用于表明行文目的、依据、原因、伴随情况等。主要有：按照、根据、遵照、依照、为、为了；由于、关于、随着；当前、目前；兹、兹有；查、奉等。

2.承启用语。有的是为了说明目的：为了、为此；有的是为了说明依据：根据、遵照、依照、按照；有的是为了引起下文：特作出如下通知或是决定、规定、决议；拟采取如下措施；提出如下意见；以下措施或是报告、规定；上述、综上所述等。

3.结尾用语。比如：希认真贯彻执行；希结合你单位具体情况参照（或研究）执行；又比如：有情况（或意见）随时反映；特此通知（或通报）、特此函告（达）、并希见复、即希查找等；以上请示（建议、意见）当否，请指示（请审批、请予决定）；特此报告；为荷、为盼、为要等。

4.经办用语。通常用于说明处理情况或要求。比如：经、业经、已经、兹经、现将、办理、责成、执行、试行、研究执行、贯彻执行、参照执行、切实执行等。

5.引叙用语。也就是引叙来件的用语。比如：现接、近接、前接；欣悉、惊悉、收悉、悉等。

6.称谓用语。比如：我（局）、你（局）、该（局）、本（局）、贵（局）等。

7.表态用语。要根据表态的程度，注意用语分寸。这类词语有：不可、不同意、同意、照办、可办、应、应该、批准、遵照执行、原则同意、原则批准等。

8.批转用语。比如：批示、审批、阅批、批转、转发等。

9.期请用语。主要是表示发文者的某种期望或要求。比如：希、请、盼、望、恳请、拟请、报请、即请、切望、希望、切盼等。

10.期复用语。比如：请核实、请回复、请指示、请予决定、请审批等。

11.征询用语。主要是表示征请、询问对相关事项的意见和态度的用语。比如：可否、妥否、当否、是否同意、是否妥当、如无不当、如无不妥、如果可行等。