2.2　会计核算软件的要求

会计电算化软件是会计电算化的重要手段和工具，会计核算软件符合国家统一的会计制度的规定和会计核算工作的要求以及会计人员的习惯，是保证会计数据质量和会计核算工作正常秩序的前提。《中华人民共和国会计法》（以下简称《会计法》）规定，使用电子计算机进行会计核算的单位，其使用的会计软件应当符合国家统一的会计制度规定，达到国务院财政部规定的标准，并经过相应机关的评审通过后方可投入使用。投入使用后，必须保持会计核算软件的相对稳定性，不允许任何人随意修改。

2.2.1　会计核算软件的基本要求

根据《会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用和维护应当符合一些基本要求后企业才能够使用，具体的条件如下。

（1）会计核算软件设计应当符合我国法律、法规和规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确和完整，有利于提高会计核算的工作效率。

（2）会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。

（3）会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字的对照。

（4）会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。

（5）会计核算软件应当符合GB/T 19581—2004《信息技术—会计核算软件数据接口》国家标准的要求。

（6）会计核算软件在设计性能允许使用的范围内，不得出现由于自身原因造成的死机或者不正常退出等情况。

（7）会计核算软件应当具备在机内会计数据被破坏的情况下利用现有数据恢复到最近状态的功能。

①会计数据备份。数据备份是指将会计数据备份到磁盘、光盘等磁性介质中存储起来，即制作数据文件的副本。数据备份是保护会计数据的主要手段。会计软件备份时做到多份备份，并且分别存放于不同的介质，以最大限度地保证数据的安全。

②一旦计算机硬件中的数据丢失或损坏，在保留数据备份的情况下，可以利用最近一次备份把数据恢复到指定文件目录下，以保证数据的连续使用。

（8）单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。

（9）会计核算软件开发、销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。

2.2.2　会计数据输入功能的基本要求

会计核算软件的会计数据输入采用手工输入、存储介质导入以及其他业务系统传入等几种形式。另外，会计核算软件一个功能模块中所需的数据，既可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据另一功能模块中的数据生成。数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。输入的数据主要有三大类：初始数据、原始凭证和记账凭证数据。

1.初始数据输入的基本要求

在会计账套启用前，会计核算软件必须进行初始化设置。会计核算软件应当具备以下初始化功能。

（1）必需的初始数据包含有总分类会计科目名称和明细分类会计科目名称、编号、年初数、期初数和累计发生额有关数据指标等数据。

（2）输入需要在本期进行对账的未达账项。

（3）选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货的计价方法和成本核算方法等。当核算方法有变动时，在计算机内应当有相应的记录。

（4）定义自动转账凭证，同时包含会计制度允许的自动冲回凭证等。

（5）需明确操作人员的岗位职责，包括设置每个用户的登录名、密码和操作权限等。

（6）会计核算软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。当初始化工作结束后，需要关闭初始化功能，以防止用户绕过正常账务处理流程对会计数据进行改动。

（7）会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。

2.录入原始凭证的要求

会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：填制凭证日期、填制凭证单位或填制人姓名、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。会计核算软件对要录入的原始凭证，可以按照以下方法进行处理。

（1）在录入记账凭证的同时，录入相应原始凭证。当录入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件需给予提示并且拒绝通过。审核人员在对已经录入记账凭证审核的同时，应对录入的所附原始凭证进行审核；录入的记账凭证通过审核或者登账后，对录入的相应原始凭证不能直接进行修改。

（2）记账凭证未录入前，直接录入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证；会计核算软件应当提供对已经输入但未予审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，即可生成相应的记账凭证；记账凭证审核通过或者登账后，对录入的相应原始凭证不能直接进行修改。

（3）在已经录入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，若原始凭证需修改，会计核算软件应当在留有痕迹的前提下，提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应记账凭证是否相符进行校验的功能。

3.录入记账凭证的要求

（1）会计核算软件应当提供录入记账凭证的功能，录入项目包含填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目和金额等。录入的记账凭证格式和类别应当符合国家统一会计制度的规定。记账凭证编号可以手工录入，也可以由软件自动生成。同时软件应当对记账凭证的连续性进行控制。

（2）在录入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供以下控制功能，确保记账凭证的编制和处理符合国家统一会计制度的要求。

①正在录入的记账凭证编号是否与已录入的机内记账凭证编号重复，当重复时，需提示并拒绝保存。

②以编号形式录入会计科目的，应当提示编号所对应的会计科目名称。

③借贷双方金额不平衡，或没有录入金额的，能提示并且拒绝保存。

④有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，需提示并拒绝保存。

⑤在录入收款凭证或付款凭证时，如果选择的会计科目中不包含“库存现金”或“银行存款”的，需提示并拒绝保存。

⑥会计核算软件应当提供对已经录入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能，但对于已审核通过后的记账凭证，应当不再允许修改；对于已经记账的记账凭证，应当不再允许撤销审核。当发现已经审核通过或者记账的记账凭证有错误时，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正。

⑦对同一记账凭证，应当具有权限控制功能，防止同一用户对同一凭证具有录入、修改和审核权限。

4.审核和修改记账凭证要求

（1）采用直接录入原始凭证，由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。

（2）从财务模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当审核确认后生成记账凭证。

（3）发现已经录入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正。

（4）会计核算软件应当分别提供对审核功能与录入、修改功能的使用权限进行控制，即对同一张记账凭证，应当分别对审核功能与录入和修改功能的权限进行控制。

（5）对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能。审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。在修改的过程中，也应该给出前面要求的各项提示。

5.会计核算对外币核算的要求

适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供录入有关外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。

核算外币的会计核算软件，应当提供在当期外币业务发生时，录入当时的汇率功能；当外币录入成功后，会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。

2.2.3　会计数据处理功能的要求

1.记账的要求

会计核算软件应当提供根据审批通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。记账前必须对记账凭证是否通过审核进行检查，只有通过审核的记账凭证才能记账，记账后对已记账的凭证做记账标记。

在计算机内，账簿文件或者数据库可以设置一个或者多个。

（1）根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账。

（2）根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账。

（3）总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。

（4）会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能。

（5）机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。

2.对账和结账的要求

（1）会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与录入的银行对账单及适当的手工辅助自动生成银行存款余额调节表。

（2）会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前，会计核算软件应当自动检查本期录入的会计凭证是否全部登记入账，确认已全部登记入账后才能结账。

（3）机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的模块先结账、处理总分类账的模块后结账。

（4）机内总分类账结账之前，应当与机内明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。

（5）当结账后，不能再录入上一会计期间的会计凭证。

3.生成报表的要求

会计报表作为单位财务状况和经营成果的综合反映，是在日常核算的基础上，进一步加工汇总形成的综合性经济指标；它以表格和数字及附带的文字说明来提供会计资料。

由于企业会计资料的使用者众多，不同的使用者对会计资料有不同的要求，因此财务部门提供的会计资料就要采取不同的格式反映不同的内容，从而形成相应的符合国家统一会计制度规定的会计报表。

会计报表按不同标准划分有不同的种类。例如，按报送对象分为外部报表和内部报表；按照绘制日期分为月报表、季度报表和年报表等定期编制的报表与企业为某种特殊需要编制的一次性报表；按报表的编制单位分为单位会计报表和汇总会计报表；按报表的结构分为简单报表和由几个简单报表嵌套而成的复合报表。所以这些报表，根据《企业会计准则》规定而编制的资产负债表、损益表和现金流量表是必须编制的基本报表。

会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。通用会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算与稽核关系等。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。

4.提供的其他数据处理功能

通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择。会计核算软件对于会计核算方法的更改过程在计算机内应有相应的记录。同时会计核算软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改和删除等。

2.2.4　会计数据输出功能的要求

数据输出是将计算机处理的结果传递出来，给用户提供需要的信息。数据输出有多种方式，如屏幕输出查询、打印机输出打印和网络输出传输等。其中查询输出和打印输出是最基本的输出形式。因此，会计电算化软件也应该具备相应的数据输出功能以满足数据输出的要求。

1.屏幕查询的要求

在会计电算化条件下，无须每天将会计账务数据打印输出，平时的查账需求可以通过屏幕查询满足。因此，会计核算软件必须提供对机内数据的查询功能。对会计数据查询功能没有统一的格式和内容要求，总要求是必须满足用户对会计数据的日常查询需求。屏幕查询一般应当实现以下功能。

（1）机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。

（2）本期已经录入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证。

（3）机内本期与以前各期的总分类账和明细分类账账簿。

（4）往来账款项目的结算情况。

（5）本期和以前各期的会计报表。

2.打印输出的要求

会计核算软件必须提供以下打印输出功能。

（1）会计核算软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。

（2）会计核算软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。

（3）会计核算软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定，应当提供总分类账、明细分类账和日记账的打印输出功能，其中明细分类账应当以三栏账、多栏账和数量金额账等各种会计账簿的方式打印输出。

（4）在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额及余额对照表替代。

（5）在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。

（6）对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。

（7）打印输出的机内会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。

3.提供的其他数据要求

根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。

会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质的强制备份功能。

2.2.5　会计核算软件必须保证机内数据的安全

会计核算软件具有按照初始化功能中的设定防止非指定人员擅自使用的功能，以及对指定操作人员实行使用权限控制的功能。会计核算软件遇到以下情况时，应予提示并保持正常运行。

（1）会计核算软件在执行备份功能时，存储介质无存储空间、数据磁带或者软磁盘未插入、软磁盘贴有写保护标签。

（2）会计核算软件执行打印时，打印机未连接或未打开电源开关。

（3）会计核算软件操作过程中，输入了与软件当前要求输入项目不相关的数字或字符。

对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件，会计核算软件应当进行加密或者其他保护措施，以防止文件被非法篡改。一旦发现程序文件和相应的数据文件被非法篡改，应当能利用标准程序和备份数据，恢复会计核算软件的运行。

会计核算软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。