1.4　会计信息系统和电算化会计信息系统

1.4.1　会计信息系统

1.会计数据与会计信息

（1）数据。

数据是对客观事物属性的描述。它是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号。数据可以用具体的数字表达，也可以用字符、文字、图形等形式表达。

（2）会计数据。

在会计工作中记录下来的会计事实称为会计数据。它是指从不同的来源、渠道获得的，记录在“单”“证”“账”“表”上的各种原始会计资料。

（3）信息。

信息是数据加工后的结果，它也是用数字、符号、文字、图表等形式表达。信息必然是数据，但是数据未必是信息。

（4）会计信息。

按一定要求经过加工处理后的会计数据称为会计信息。会计数据来源于供应商、客户、政府机构、企业员工、企业内部各部门等，经过收集、审核、记录、分类、计算、汇总、编表、存储和传送等会计业务处理，最后输出会计信息，供企业内部各层次的管理人员和企业外部各利益关系人管理和决策使用。只有将会计数据通过加工生成会计信息后才能满足管理的需要，为管理者所用。

2.系统与会计信息系统

（1）系统。

系统是指由一系列彼此相关、相互联系、相互区别的若干要素为实现特定的目的而建立起来的有机整体。

（2）信息系统。

信息系统是把输入数据经过加工处理生成输出信息的人机系统。它是以信息为处理对象，进行信息的收集、传递、存储、加工、输出的系统。

（3）会计信息系统。

会计信息系统是指利用信息技术，对会计信息进行收集、传递、存储、处理、输出，完成会计核算、监督、管理和辅助决策的信息系统。会计信息系统是企业管理信息系统中的一个重要子系统，其目的是向企业内、外部提供会计信息，对经济活动进行控制，满足经营管理的需要。

1.4.2　电算化会计信息系统

电算化会计信息系统是以计算机信息处理技术为手段的会计信息系统。不一定是计算机化的会计信息系统才称为电算化会计信息系统。

电算化会计信息系统由硬件、软件、人员、制度4个要素组成。

1.硬件

计算机的硬件是计算机系统中各种设备的总称，包括5个基本部分，即运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备。计算机的硬件是会计电算化的物质基础，其设备选择和配置的好坏直接影响到会计电算化工作的质量与效率。计算机的硬件设备用不同的方式配置，构成了具有不同特点的计算机工作方式。目前，主要有单机结构、多用户结构、网络结构。

（1）单机结构。

单机结构主要指整个系统用一台或几台计算机，每台计算机独立完成不同的任务。该结构投资小、见效快，主要适用于小型企业。

（2）多用户结构。

多用户结构主要指整个系统配置一台主机、多台终端，用通信线路将它们连接而成，多个用户在不同的终端上同时使用一台主机。该结构提高了输入、输出数据的速度，主要适用于资金雄厚、业务量较大的中小型企业。

（3）网络结构。

网络结构主要指将地理上分散的、具有独立功能的多台计算机通过通信设备和线路连接起来，在配有相应的网络软件（网络协议、网络操作系统等）的情况下实现资源共享的系统。该结构能实现资源共享，与会计数据处理的特点相吻合，是会计信息系统理想的硬件结构，也是会计电算化发展的方向。

2.软件

软件是计算机的“灵魂”，是指计算机系统中的程序及其文档，可分为两大类：系统软件和应用软件。

（1）系统软件。

系统软件是指那些能够直接控制和协调计算机硬件，维护和管理计算机的软件。代表性的系统软件有操作系统、数据管理系统等。

（2）应用软件。

应用软件是专门为某一应用目的而编制的软件，如文字处理软件、信息管理软件等。本书所介绍的财务软件就属于应用软件。

3.人员

人员是指在会计信息系统中从事管理、操作、维护的会计人员。在实现会计电算化后，会计人员不仅要熟练掌握会计知识，还要掌握计算机知识、网络知识、信息知识和管理知识，最终成为复合型人才。

4.制度

制度是指为保证会计信息系统安全和正常运行而制定的一系列管理制度。例如，政府颁布的法令、条例，基层单位在会计电算化工作中的岗位责任制度、软件操作管理制度、会计档案管理制度等。