Part C Skills of Communication

现代国际商务活动特别崇尚效率，讲究时间观念，每日商务活动通常经过精心安排，无论商务洽谈还是社交活动都事先约定好，随意拜访必然会碰钉子。

1.making appointment beforehand 预先约定

（1）与客户或其他与业务有关的人之间进行的商务活动要预先约定，约会方式一般通过电话预约。预约时可开门见山，直奔主题，告诉约会的目的和计划，了解对方是否有兴趣见面。例如：

A：We are planning to visit the fair. We would appreciate it if you could meet us there.

我们打算参加这次广交会。如能在会上与你见面，我们将非常荣幸。

B：I'm eager to meet you because we'd like to exchange views with you about promoting sales face to face.

我也迫切希望见到您，因为我们想就推销事宜和您面谈，交换意见。

（2）商务活动前常客气地征求意见，询问对方是否有空，找到双方合适的时间。例如：

Do you have any opening?

您是否有空?

Could you tell me the schedule of your visit so that we can make arrangement beforehand?

能告诉我您的日程安排，以便我们预先做出安排吗?

Will you be available this weekend?

您本周末有事吗?

Any time will suit me.

我随时有空。

（3）若对方不愿意见面可婉言谢绝或告知原因。例如：

I am afraid all the appointments are filled.

恐怕全部预约时间都已排满。

I had a careful check with my secretary and suddenly realized I had another appointment beforehand.

我与秘书仔细核对了一下，发现我已有其他约会。

（4）若对方表示忙，不能确定，可随后找时间再打电话约，也许会有收获。例如：

A：I suppose you would be free tomorrow.

我想您明天有空吧?

B：Yes, I can manage to come then.

有，到时候我一定来。

（5）当对方表示愿意时，接着用商量的口气，约定合适的时间。例如：

Could you arrange it for us?

您能帮我们安排一下吗?

We'll be in Guangzhou during the fair. We are expecting you any time during that period.

我们将参加广交会，在此期间随时都可以与你会面。

Would 8：00 p. m.，Oct.18 be all right with you?

那10月18日晚上8点如何？

（6）双方同意后，定下约会确定时间。

OK. Let's make it 8：00 p.m.，Oct.18 in your hotel restaurant.

行，那就10月18日晚上8点在您下榻宾馆的餐厅见。

That's settled then.

就这么定了。

It's a date.

好的。

2.keeping an appointment 遵守约定

预先约定完毕后，要遵守约定，按时到达，因迟到让人久等是不礼貌的。当然，过早到达影响别人也不可取。

如果约会时隔太久，不妨赴约前再确认一次。例如：

A：I am calling to confirm my appointment with you at 9：00 tomorrow morning.

我想与您确认明天上午的约会。

B：I'll be expecting you.

明天上午我等您。

A：I hope you could come at 7.

希望你7点能到。

B：I'll be there right on time.

我会准时到达。

3.changing or canceling an appointment 更改约会或取消约会

因特殊情况，无法守约，应及时告诉对方，讲明失约的具体原因，表示道歉，请求谅解。征求是否更改约会时间或者取消约会。例如：

I am afraid I've to postpone our appointment because of something unexpected.

恐怕因未预料之事，我得推迟约会。

Sorry. I stood you up.I had something urgent so I had to cancel the appointment.

对不起，我失约了。我有紧急公务不得已取消约会。

A：I'm terribly sorry to inform you that we have to change the appointment. I am tied up recently.

十分抱歉，我们不得不更改约会时间，因为我最近抽不开身。

B：It doesn't matter.

没关系。

A：Can we make it another time?

其他时间行吗？

B：Let's say 7：30 p. m.，all right?

那么，晚上7：30行吗?

A：It's a date. Sorry again for the inconvenience caused by us.

那就说定了。对此造成的不便再次深表歉意。