2.3.1　档案管理外包服务发展有限

尽管成本机制是档案集中管理的第一机制，然而，这一机制并非普遍生效，尤其是各机构现行、半现行文件，多半仍由本单位保管，档案管理的外包服务尚不普遍。

我国自20世纪50年代末60年代初开始，先后酝酿发展了地方范围内和行业系统内的联合档案室，经过多年的发展，也曾得到国家档案局的高度关注和肯定，包括在全国会议上专项部署、召开专门的座谈会加以推动等，但此项工作最终沉寂下来，变得“无声无息”了。[1]

2000年底《全国档案事业发展“十五”计划》正式提出要“研究建立基层文件中心的实施方案，在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作”。1998年深圳市档案局建立“文档资料服务中心”，被誉为“全国第一个文件中心的雏形”，2002年深圳市档案局在此基础上成立“文件中心”，2004年成立“文档服务中心”，负责接收和采集市属党政机关、事业单位处理完毕应归档的纸质文件和电子文件，文档服务中心系市档案局的下属事业单位。北京市昌平区，江苏省常熟市，山东省济南市、青岛市，以及上海、天津、武汉、广州、珠海等地也相继试办了“文档服务中心”之类的文件档案服务性机构。[2]这些举措表明，地方政府文件中心于世纪之交开始在我国起步，本次建设的文件中心不同于地方机关联合档案室，后者多位于经济欠发达的区县级地域，而本轮建设的文件中心则在经济条件相对较好的市一级地域孕育发展。

尽管在实践层面，我国不少地方的档案部门持续探索着档案集中管理的新形式，但相比其他按兵不动的档案部门而言，仍然是少数派。国家对待这些创新成果的态度是视之为“试点”“课题研究”，并未将其固定化、制度化。在中央政府、省级政府层面，并未出现类似北美国家的文件中心。没有了制度层面的保障，这些“试点”“课题研究”很容易因为领导的变更、政策的变化而流产。

档案管理外包服务不普遍，说明我国机构层次的档案管理工作，保管空间、机构编制、专业人员等方面的资源浪费和支撑不足同时存在。在单个机构内，档案管理所需的各类资源是不足的；而对整个社会而言，有效资源又没有得到很好的整合，资源是浪费的。