1.2 尝试制作模板

很多事情只有亲身经历才知道，虽然只是一个组长，但需要考虑的问题很多，如图1-22所示。

图1-22 处理事项

卢子过去习惯了依赖别人，现在必须逼着自己改变。新人培训已告一段落，现在可以做的就是尝试制作各种报告模板，其他的问题慢慢解决。如果此时卢子有三头六臂就好了，可惜没有。

1.2.1 不良记录统计表

在日企必须及时地向领导反馈信息，这点很重要。每天将所做的主要事情跟领导报告，如果出差在外面，可以通过发送邮件把事情简要说明，必要时添加Excel文档。如图1-23所示，发送前一定要确认称呼妥当，无错别字，附件有没有添加，确认无误后再发送。如果是重要邮件，一定要打电话确认领导有没有收到。

图1-23 发送电子邮件

说句实话，出差对于卢子而言就是家常便饭，一个月会有半个月的时间在外面出差。跟领导沟通最多的是靠邮件，但邮件所能反馈的信息毕竟有限，还需要借助一些表格进行辅助说明。为此卢子考虑了一段时间，终于开始尝试制作“不良记录统计表”，如图1-24所示。

图1-24 不良记录统计表

这里涉及三条简单的公式，说明一下。

检查数：因为是实施全数检查，检查数=良品数+不良数。

    =E5+F5

不良数：就是根据右边的每个项目进行累计不良。

    =SUM(J6:S6)

如图1-25所示，切换到“公式”选项卡，再单击“自动求和”按钮，就自动出现SUM函数，只需用鼠标选取求和区域即可。

图1-25 自动求和

良品率：就是良品数占检查数的比例。

    =E5/D5

这样得到的是0.97这样的数字，还需要设置单元格格式将其转换成百分比。操作很简单，只需单击%按钮即可，如图1-26所示。

图1-26 设置百分比格式

第一份表格模板终于制作完成，成就感不由得倍增。以后卢子只需将相关数据录入，然后发送邮件即可。

1.2.2 餐费报销表

出差在外除了工作还得生活，工作上有表格，生活也得有表格。比如统计每天的餐费，然后汇总，出差回来可以报销。公私分明，消费多少就记录多少，不能多也不能少。多了是贪污，少了亏自己。

正常情况下都有单据，只要细心记录下来，统计出错的概率很低。Excel是个非常强大的计算器，比原始的计算器强一万倍。如图1-27所示，出差费用统计表是卢子个人使用，所以没有太多讲究，怎么做都可以，只要最终能够正确地统计金额即可。

图1-27 出差费用统计表

这份表格涉及一个很重要的功能：“表格”。“表格”可以实现自动隔行填充颜色，防止看错行，当然利用“表格”可以实现很多统计。其实操作起来很简单，选中单元格A1，切换到“插入”选项卡，单击“表格”按钮，弹出“创建表”对话框。默认情况下会智能地帮你选择好区域，单击“确定”按钮即可，如图1-28所示。

图1-28 插入表格

有了“表格”后，怎么统计呢？其实也同样简单，如图1-29所示，只需选中“汇总行”复选框即可。

图1-29 汇总行

原来可以汇总是因为自动帮我们添加了公式，如图1-30所示。

图1-30 自动添加公式

    =SUBTOTAL(109, [金额])

“汇总行”的作用可不仅仅是求和而已，还包含各种各样的统计。单击其下拉按钮，可以看到平均值、最大值、最小值等计算功能，如图1-31所示。

图1-31 各种统计

1.2.3 车费报销表

正常情况下出门都有专车接送，偶尔司机有事就会坐公交（大巴），这时就会产生一些小费用。卢子也做了一个简单的模板来进行记录，如图1-32所示。

图1-32 车费报销明细表

制作日期使用函数，获取动态日期。

    =TODAY()

合计也使用公式汇总金额。

    =SUM(E6:E12)

后话：因为卢子每次都能够及时地将工作信息反馈给领导，费用统计没有出过差错，领导对卢子还是挺满意的。

1.2.4 产品报价表

前面三份表格都是卢子使用自己的表格模板，这一天项目部的人突然要卢子帮忙设计一个产品报价表。

对于产品报价表，卢子以前并没接触过，跟项目部的人沟通后，制作出如图1-33所示的表格模板。

图1-33 产品报价表

这份表格其实挺简单的，唯一的难点就是要获取大写的金额，这种高难度的东西卢子哪里会啊？

有这么一句话：内事不决找百度，外事不决找谷歌。不会大写金额，那就上百度，搜索了一阵子，终于找到了一条公式：

    ="合计  "&IF(I19<0, "无效数值", IF(I19=0, "", IF(I19<1, "", TEXT(INT(I19), "[dbnum2]")&
    "元")&IF(INT(I19*10)-INT(I19)*10=0, IF(INT(I19)*(INT(I19*100)-INT(I19*10)*10)=0, "", "零"),
    IF(AND((INT(I19)-INT(I19/10)*10)=0, INT(I19)>0), "零"&TEXT(INT(I19*10)-INT(I19)*10, "[dbnum2]")&
    "角", TEXT(INT(I19*10)-INT(I19)*10, "[dbnum2]")&"角"))&IF((INT(I19*100)-INT(I19*10)*10)=0,
    "整", TEXT(INT(I19*100)-INT(I19*10)*10, "[dbnum2]")&"分")))

这么长的公式，差点把卢子吓死，卢子强装镇定地看了下，这里除了涉及I19这个单元格，没有其他单元格，也就是把I19这个单元格换成实际需要的单元格即可。

借助快捷键Ctrl+H打开“查找和替换”对话框，输入查找内容“I19”，替换内容“G13”，单击“全部替换”按钮，在弹出的对话框中单击“确定”按钮，如图1-34所示。

图1-34 替换公式中的单元格

替换完成后，复制公式，选中B14单元格，在编辑栏中粘贴公式，按Enter键就得到了大写金额。

    ="合计  "&IF(G13<0, "无效数值", IF(G13=0, "", IF(G13<1, "", TEXT(INT(G13), "[dbnum2]")&
    "元")&IF(INT(G13*10)-INT(G13)*10=0, IF(INT(G13)*(INT(G13*100)-INT(G13*10)*10)=0, "",
    "零"), IF(AND((INT(G13)-INT(G13/10)*10)=0, INT(G13)>0), "零"&TEXT(INT(G13*10)-
    INT(G13)*10, "[dbnum2]")&"角", TEXT(INT(G13*10)-INT(G13)*10, "[dbnum2]")&"角"))&IF((INT(G13*100)-
    INT(G13*10)*10)=0, "整", TEXT(INT(G13*100)-INT(G13*10)*10, "[dbnum2]")&"分")))

虽然公式不是卢子写的，但搞定这么长的一条公式还是很有成就感的。

1.2.5 获取Excel提供的精美表格模板

在使用Excel几年后，卢子发现原来默认就有提供一些表格模板，可以从中借鉴。新建的时候，可以看到很多模板，如图1-35所示。

图1-35 表格模板

表格模板太多，很难第一时间找到，这时就要借助搜索功能，比如搜索“费用报销”，就出现相应的表格模板，如图1-36所示。

图1-36 费用报销模板

打开费用报销模板，里面设计得很精美，就是颜色设置得比较浅，对于视力不好的人真是一个挑战，如图1-37所示。

图1-37 精美的模板

仔细查看还能发现设置了不少公式，非常智能。如图1-38所示，是其中的一个公式，和用“表格”功能汇总的公式差不多。

图1-38 设置的公式

在你经验不足的情况下，模仿这些精美的模板是一个不错的选择。先模仿，后创新！