第三节 藏品数字化管理的意义

藏品数字化管理是需要一定投入的，管理者是否愿意在藏品管理方面投入人、财、物，往往与其对数字化管理效益产出的认识有关。经验告诉我们，与传统的手工管理方式相比，数字化管理的积极意义主要体现在减轻劳动强度、节省工作时间和提高藏品安全系数等方面，是提高藏品管理水平的重要措施。

一、减轻劳动强度

用计算机书写不仅速度快、便于无痕修改，而且屏幕显示或打印输出的字体规范、清晰易读，更有扫描仪和语音等快速输入的高效手段可用，同等篇幅书写的劳动强度要比手工抄写小得多，所需时间也少得多，这是人们在办公自动化过程中早已普遍体验到的事实。保管单据作业也不例外，如今在很多实现了数字化管理的博物馆保管部门，除了制度要求手写的总登记账簿以外，其他多种保管单据的生成作业都已实现自动化。另外，保管工作所用多种表单的栏目内容存在局部重复性，同一件藏品的记录内容也有被多次反复写入同一种表单的可能，以往保管员只能根据不同单据或不同批次的需要抄写，无法避免其中的重复劳动。而今藏品信息一经数字化则成为可反复调用的数据库资源，能在很大程度上减去书写劳动的重复性。藏品数字化管理的实践表明，如今生成各种统计报表和单据作业的劳动强度已降到了微乎其微的地步，从而使保管员得以从繁重的抄写劳动中解脱出来，快速生成统计报表也能为管理决策提供及时而精准的信息支持。

二、节省工作时间

保管员在工作中经常需要查询藏品信息记录。以往是采用账簿、卡片或档案册等书面材料形式记录藏品信息的，这些材料虽然用卡片抽屉或文件柜等设备收纳、排放有序，但其本质是线性排列的，并且需要专门的存放空间，保管员翻阅、查找的工作强度较大而效率却不高，花在检索查找上的时间甚至会超过阅读利用的时间。而数字化的信息查询方式不需要保管员改变工作地点和姿势，并可利用直观多样的检索方式快速调取所需的藏品信息记录，数字化检索可以是非线性和跳跃式的，对目标藏品特征记忆的要求也较为宽松，甚至可以智能化地进行模糊检索，从而大大缩短了检索查找目标藏品信息的时间。另外，以往在日常工作中，馆内其他部门业务人员或馆外专业人员经常需要藏品保管员提供检索帮助，因为手工检索原本只是保管员自用的工具，带有浓厚的中介用户属性，尤其藏品分类和检索方式都比较个性化，往往使得初次使用的外部人员感到陌生、不便。而在数字化管理状态下，由于数据库检索方法简单易学，具有鲜明的最终用户属性，使得外部人员完全能够自助检索，无须保管员陪同提供帮助，从而能节省保管员对外服务的工作时间，同时也意味着突破了馆藏信息利用的瓶颈。检索查询效率的提高无疑为保管工作节省了更多时间，也全面提高了藏品信息利用率。

三、提高藏品安全系数

尽量降低暴露和触碰实物藏品的频率是提高藏品安全系数的重要方式之一。博物馆藏品的数字化管理，主要在两方面有助于达到这一目标：一方面是由于藏品的数字化影像远比传统纸质照片的清晰度高，细节放大的屏幕显示效果甚至能超过肉眼观察的水平，再加上数字化存取图片的方便快捷，使得部分依靠提取实物观察的工作被检索和观看数字化影像所取代。换言之，虽然博物馆业务人员都在围绕藏品开展工作，但并不都需要拿着藏品才能工作，实际上在更多场合仅凭藏品信息就能开展工作，数字化图像信息因具有高保真性和易分享性而直接满足了很大一部分业务工作的需求，这自然会大幅度降低实物藏品的移动、暴露和触碰频率。另一方面是在库房排架管理操作中，可以采用射频识别等传感技术，即保管员使用带有芯片读写器的移动终端设备，在一定距离之外通过电波与贴敷电子标签的目标藏品对话，就可以辨认藏品的确切身份和库位信息，也可统计藏品的精确数量等，从而在排架库操作中实现“非接触式管理藏品”的状态，做到无损化管理。这种“使物品开口说话”的物联网技术应用也是以藏品信息数字化为前提的，是数字化技术在博物馆应用的延伸。

总之，博物馆藏品是博物馆各项业务工作的物质基础，征集工作可以增加博物馆藏品的数量并改善博物馆藏品的质量，藏品管理可以确保征集工作的成果得到妥善保管和充分利用。同时，藏品管理各项流程紧密关联，在为博物馆其他业务活动提供基础性服务和为社会公众提供便捷服务的同时，确保藏品安全。博物馆在本质上可以被看作是一种较典型的信息管理与服务机构，其中处在基础层面的藏品管理工作成为影响整个机构业务运行效率的关键，政府主管部门已经将藏品管理数字化纳入博物馆等级考核，可见这个问题多么重要。已有的实践表明，信息科技确实为藏品管理工作增效减耗提供了契机，当代博物馆工作者应该抓住这个机遇，努力实现藏品管理的数字化，以全面提高博物馆的管理和服务水平。

本讲思考题：

1.何谓博物馆藏品的数字化管理？

2.数字化藏品管理的原理是什么？

3.数字化藏品管理有何意义？