1.1 公文的特点与作用

党政机关公文有其独特的特点和作用，熟悉这些特点和作用，可以更好地了解公文，更好地为实际工作服务。

1.1.1 公文的特点

党政机关公文的特点主要体现在权威性、规范性、可靠性、特定性、实用性、公务性、政策性、时效性等几个方面。

1．权威性

党政机关公文是为表达意志、处理公务等工作活动而拟定的，是各级党政机关处理公务、开展工作、管理国家的法定依据，要想实现这些目的，公文就必须具有权威性。

2．规范性

党政机关公文从起草到成文，再到收发、传递、执行、立卷、归档、销毁等各个阶段，都要遵循一定的规范化制度。同时，每一种公文都有其特定的格式，包括文体、结构、用纸尺寸、文件标记等都有统一规定，每种公文只适用于特定的范围，用来表达特定的内容，这些都是其规范性的体现。而随着社会和科技的发展，党政机关公文的标准化和处理的现代化也变得更为重要，公文格式也有更加严格的规定，这都对规范性提出了更高的要求。

3．可靠性

可靠性即真实性，指的是党政机关公文涉及的事实以及所引用的材料和数据都必须真实可靠，不得有任何虚假和错漏。公文写作一定要核准事实和数据，确保材料的可靠性和内容的真实性。

除数据材料要真实可靠以外，党政机关公文在方针政策上也应该真实可靠。制定方针政策时，要在遵循事物发展规律的基础上，根据客观实际的需要，确立明确的写作目标，科学地拟定相关方针政策。

4．特定性

党政机关公文的特定性包括特定的作者、特定的读者和特定的处理程序。

（1）特定性首先是指党政机关公文的作者是特定的，即必须由法定的作者拟订和发布，这和文学作品的作者没有特殊限定是有区别的。党政机关公文的法定作者是指依据法律法规成立的，能以自己的名义行使其法定权利和担负义务的机关、组织或相应的法定代表人。也就是说，有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关政府部门登记注册。

（2）党政机关公文的读者，即行文对象也有特定性。不同公文的读者会有所不同，这是由党政机关公文自身具有的特定功能决定的。如在公文格式要素中的“主送机关”“抄送机关”等，就是为了指定目标读者而对党政机关公文所做的格式设置。

（3）党政机关公文的处理程序也是特定的，其处理质量、过程和处理结果直接关系到国家利益和广大人民群众的切身利益，这就决定了党政机关公文的处理程序具有高度的政治性、权威性、周密性和机密性，它的处理过程必须履行法定的程序。

5．实用性

党政机关公文是用来处理公务的文书，必须根据现实需要、针对实际问题而制发，要有明确的写作目的。公文的制发要求深入实际、联系群众、调查研究、实事求是、认真负责，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，行为要少而精，注重效用。

另外，党政机关公文的制发是为了解决现实生活中出现的问题和矛盾，也是党政机关传达意图、颁布法规、进行政治活动、商务活动和经济活动的工具，这就更加要求公文要有实用性，能够解决实际问题，能够在各种公务活动中真正起到作用。

6．公务性

党政机关公文的公务性，指的是公文以处理公共事务为内容，即公文的内容反映和传达的是社会组织的公务信息。

7．政策性

党政机关公文是党政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。各级党政机关制发的公文都必须用来贯彻执行党和国家的有关政策，执行国家的法律法规。因此其具有明显的政策性，是一种观点鲜明，且严肃郑重的文体。

8．时效性

时效性即时间性。党政机关公文是各级党政机关在进行各种活动时形成的，是解决问题的一种手段，因此每一份公文都有具体的拟定目标和公务职能，这就要求公文在处理公务、解决问题时要迅速、及时，因此党政机关公文必须具有一定的时效性。如公文中明确规定的生效时间，或未明确规定而是以成文日期作为生效时间的格式就体现了它的时效性这一特点。

1.1.2 公文的作用

党政机关公文是各级党政机关单位的工具，是将相关单位的工作思路、想法或措施等转换为实际行动的桥梁，它的作用体现在以下几个方面。

1．领导和指导作用

党政机关公文虽然种类繁多，但共同点是都体现了党和国家的意志，是党政机关进行管理的工具。上级机关通过制发公文，传达党的路线、方针、政策，颁布国家的法律法规，组织开展各种公务活动，责成下级机关严格按照所发公文的要求，采取切实有效的措施予以贯彻落实。当然，上级机关制发的公文不一定都具有指令的性质，有的只对本行业、本系统的业务工作提出原则性的指导意见，要求下级机关结合本地区、本部门的实际情况，创造性地贯彻执行。但无论哪种情况，公文一经拟定与下发，无论是各个下级行政机关还是企事业单位，都必须严格执行公文规定。如果脱离了公文的这种作用，管理工作就会无章可循，变得混乱不堪。

2．规范和约束作用

党政机关使用的公文中，有些是用来颁布行政法规、发布各种命令或制定法律的，如命令（令）、通告、通知等，这类公文是一定范围内人们行动的准则或行为的规范，具有明显的规范和约束作用，一旦制发生效，就必须遵照执行，不得违反。党和国家会通过强制手段保证公文的执行，维护它的权威，使其真正起到规范和约束的作用。

3．组织和协调作用

党政机关公文是党和国家、各单位制订计划和决策并进行传达、实施的载体，这些计划和决策依附公文而进一步转化为具体的执行过程。如通过命令（令）、意见、决议等公文对下级工作进行组织并提出具体实施要求；通过请示、报告对上级的工作计划、意图进行深入的了解与掌握，从而有利于自身活动的组织与督促等。

公文的协调作用主要是指调整与改善各个党政机关、各个部门以及各个社会团体之间的关系，使之协调、有序，最终使各项工作顺利开展，各种管理工作有条不紊地进行。如通过制定决议、决定来规范协调人们的活动；通过颁布法令来纠正不良的行为；通过制定条例、规定来约束与调节人们的规范等。党政机关公文的这种协调作用，能使党和国家、企事业单位以及社会组织齐心协力来完成各种工作。

4．宣传和教育作用

要想使党和国家的路线、方针及政策顺利及时地贯彻实施，除了党和国家制定的路线、方针正确，符合广大人民群众的利益外，还要以某种形式进行宣传，这就要用到党政机关公文。党政机关制发的许多重要公文，在做出工作部署，提出贯彻要求的同时，往往要分析国际国内形势，阐明党的理论、路线、方针、政策和国家的法律法规，对广大干部群众进行宣传教育，以便统一思想认识，增强贯彻执行的自觉性。一些公文，如表彰性或批评性的通告，就是为了达到宣传教育的目的所制发的，其宣传教育作用更为突出。

另外，党和国家的各级机关会制定一部分可以对广大干部群众进行思想教育的公文，用来加深人们的认识，提高人们的觉悟，增强人们建设中国特色社会主义的信心以及调动建设中国特色社会主义的积极性，这也是党政机关公文教育作用的体现。

5．沟通和联系作用

各级党政机关要通过制发公文来联系和商洽工作，传递和反馈信息，介绍和交流经验，因此公文是各单位之间进行沟通与联系非常有效的纽带。如公告、通告、通知、通报、报告、请示、函等公文都具有沟通交流的作用，可以增强各个机关单位之间的联系，既方便上情的下达，也方便下情的上报。有了公文这种交流与沟通的桥梁，各级党政机关、企事业单位和社会组织都能做到互相沟通、互相了解，可以更好地进行配合协作，有利于各项工作的开展。

6．依据和凭证作用

党政机关公文作为处理公务的专门文书，反映了发文机关的意图，具有法定效力，是收发机关做出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证，党政机关公文的时效性本身也是进行各种公务活动的依据。归根结底，党政机关公文负责公务活动的记录，就是公务活动的凭证。如上级机关制发的决议、决定、通知等，是下级机关组织开展工作的依据和凭证；下级机关制发的请示、报告等，是上级机关制定决策、指导工作的依据和凭证；平级或不相隶属机关制发的各种函件，则是双方交流情况、洽谈工作的依据和凭证。

当然，公文在完成使命后会进行整理归档，这也为今后的各项工作起到记载、凭证与参考的作用。