第三节 会计凭证和会计账簿

一、会计凭证

（一）会计凭证的概念和意义

会计凭证是用来记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。

会计凭证不仅具有初步记载经济业务、作为记账依据和重要经济档案的作用，而且还具有管理、协调经济活动，传输经济信息的作用。填制和审核会计凭证，对于完成会计任务、发挥会计在反映和监督预算收支执行情况过程中的作用，具有十分重要的意义。

（1）会计凭证可以及时、如实地反映财务收支等业务内容，是登记账簿的依据。

（2）会计凭证可以发挥会计监督的作用。通过填制和审核凭证可以检查、监督业务支出的合理性、合法性。

（3）会计凭证可以分清经济责任。每张会计凭证都详细地记录了经济业务的内容、时间，并有经办单位相关人员签字或盖章，这就明确了有关人员的经济责任。

会计凭证按照填制程序和用途，可分为原始凭证和记账凭证。

（二）原始凭证

原始凭证是经济业务发生时取得的书面证明，是会计事项的唯一合法凭证，是登记明细账的依据。

1．原始凭证的内容

原始凭证记录和反映的经济业务是多样的，各种原始凭证的具体内容和格式也不尽相同。但是一般来说，原始凭证具备的基本内容为：

（1）原始凭证的名称。

（2）填制原始凭证的日期和凭证编号。

（3）接收原始凭证的单位名称。

（4）经济业务内容，包括业务名称、数量、单价、金额等。

（5）填制凭证单位及其有关经办人签字、盖章。

2．原始凭证的种类

原始凭证按取得的来源不同，可分为自制原始凭证和外来原始凭证。

原始凭证按使用次数不同，可分为一次使用原始凭证和多次（累计）使用原始凭证。

原始凭证按经济内容不同，可分为：

（1）收款凭证。

（2）借款凭证。

（3）预算拨款凭证。

（4）各种税票。

（5）材料出、入库单。

（6）固定资产出、入库单。

（7）开户银行转来的收、付款凭证。

（8）往来结算凭证。

（9）其他足以证明会计事项发生经过的凭证和文件等。

3．原始凭证的基本要求

正确填制和审核原始凭证是如实反映经济活动的关键。填制原始凭证就是要根据经济业务的实际情况，依据一定的填写要求，在规定的凭证格式中，逐项填写内容。只有通过审核后确认有效的原始凭证才能作为记账的依据。原始凭证的基本要求如下：

（1）原始凭证的内容必须齐全。

（2）外来原始凭证应盖有填制单位的公章和个人的签名或盖章。自制原始凭证必须有领导人或指定人员的签名或盖章。

（3）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大小写金额应当一致。购货凭证应有验收证明，支款凭证应有收款单位和收款人证明。

（4）一式几联的原始凭证应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据必须用双面复写纸套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。

（5）发生销货退回，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明。退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行凭证，不得以退货发票代替收据。

（6）职工出差借款凭据必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。

（7）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。

此外，原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。

（三）记账凭证

记账凭证是由本单位会计人员根据审核无误的原始凭证编制的，载有反映经济业务的会计分录及简要内容，是直接作为登记账簿依据的一种会计凭证。

记账凭证可以分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，也可以只使用通用记账凭证。其格式分别参见本书财政总预算会计、行政单位会计和事业单位会计的相关章节。

1．记账凭证的内容

记账凭证的内容如下：

（1）记账凭证的名称。

（2）记账凭证的编号。

（3）填制记账凭证的日期。

（4）经济业务的内容摘要。

（5）会计分录。

（6）记账标记。

（7）所附原始凭证的张数。

（8）有关人员签名、盖章。

2．记账凭证的填制要求

填制记账凭证时，应当按记账凭证的格式、内容填列清楚，并对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。

记账凭证可以根据每一张原始凭证填制或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始汇总表填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填在一张记账凭证上。

除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附上原始凭证复印件。

一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容。

如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填制一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，登记入账；同时，再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样，并登记入账。如果会计科目未错，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增用蓝字，调减用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处划线注销。

填制会计凭证，字迹必须清晰、工整，符合规定的要求，并进行严格的审核。

实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证要认真审核，做到会计科目使用正确、数字准确无误。打印的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。

（四）会计凭证的传递和保管

各单位会计凭证的传递程序应当科学、合理，具体办法由各单位根据会计业务需要自行规定。会计机构、会计人员要妥善保管会计凭证。会计凭证应当及时传递，不得积压。会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。

记账凭证应当连同所附的原始凭证汇总表，按照编号顺序，按期装订成册并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线签名处签名或盖章。

二、会计账簿

（一）会计账簿的概念和意义

预算单位的预算收支业务都是在有关会计凭证上加以反映和监督的。由于会计凭证数量多、种类杂，又比较分散，并且每张凭证只能反映个别业务情况，不能全面地、综合地反映单位在一定时期内同类或全部预算收支的完成情况。因此，就有必要设置账簿将会计凭证所提供的各种分散资料加以归类，登记到各种专设的账簿中。

会计账簿是由具有一定格式、互相联系的账页组成的，以供会计人员在会计凭证的基础上，全面、连续、系统地记录和反映各项收支业务的簿籍。

设置和登记账簿的主要意义在于：

（1）账簿是系统地、全面地归纳积累会计核算资料的基本形式。

（2）账簿是单位定期编制会计报告，提供综合会计信息的基础。

（3）账簿是划清特定范围经济责任的有效工具。

（4）账簿是会计分析和会计检查的重要依据。

（5）账簿是单位重要的经济档案。

（二）会计账簿的种类

会计账簿按用途，可分为分类账簿、序时账簿和备查账簿。

1．分类账簿

分类账簿是对全部经济业务按其性质分类设置账户进行登记的账簿。分类账簿的登记是以会计科目为经，以时间顺序为纬来进行的。分类账簿又可分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿是按一级会计科目设置并进行分类登记的账簿，用来核算会计要素的总内容；明细分类账簿是按明细科目设置并进行分类登记的账簿，用来核算会计要素的明细内容。总分类账簿和明细分类账簿有一定的统属关系。总账中所登记的金额总数，应与其有关的各明细账中所登记金额之和相等。明细账中登记的详细数字是对总账内容的具体化和详细说明。

2．序时账簿

序时账簿也称日记账，是按经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔连续登记的账簿。日记账又分为现金日记账和银行存款日记账。现金日记账用来核算单位现金收支情况，一般采用订本式的三栏式账簿，由出纳人员根据现金收支原始凭证按照业务发生的先后顺序逐日逐笔登记。每日结出现金余额与库存现金核对。银行存款日记账是用来核算单位存入开户银行的款项收支情况。其外表形式与格式和现金日记账一样。出纳人员应根据银行存款收支凭证按照业务发生的先后顺序逐日逐笔登记，并定期与银行对账单核对。

3．备查账簿

备查账簿是指对某些未能在分类账簿和序时账簿中进行登记的会计事项进行补充登记的辅助账簿。

实行会计电算化的单位，用计算机打印的会计账簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或盖章。

启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。

启用订本式账簿时，应当从第一页到最后一页按顺序编定页码数，不得跳页、缺号。使用活页式账簿，应当按账户顺序编号，并定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。

（三）登记会计账簿的要求

会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记账簿。相关基本要求如下：

（1）登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

（2）登记完毕，要在记账凭证上签名或盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。

（3）账簿中书写的文字和数字上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距的1/2。

（4）登记账簿要用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。

（5）下列情况可用红色墨水书写：①按照红字冲账法的记账凭证，冲销错误记录；②在不设借、贷栏的多栏式账页中，登记减少数；③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额。

（6）各种账簿按页次顺序登记，不得隔页、跳行。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销并由记账员盖章。

（7）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借”或“贷”等栏内写明“借”或“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借”或“贷”栏内写上“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

（8）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本年年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，也可只将每页末的余额结转次页。

（四）账簿错误的更正方法

如果账簿记录发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按照下列方法进行更正：

（1）登记账簿时发生错误，应当将错误的文字或者数字划红线注销，但必须使原有字迹仍可辨认；然后在划线上方填写正确的文字或者数字，并由记账人员在更正处盖章。对于错误的数字，应当全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于错误的文字，可只划去错误的部分。

（2）由于记账凭证错误而使账簿记录发生错误，应当按更正的记账凭证登记账簿。

（五）对账

对账是指对各会计账簿的记录，依据借贷记账法的原理和有关勾稽关系进行账簿核对的过程。

各单位应当定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相互核对，保证账证相符、账账相符、账实相符。对账工作每年至少进行一次。

（1）账证核对。核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方法是否相符。

（2）账账核对。核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。这包括总账与有关的账户余额核对、总账与明细账核对、总账与日记账核对、会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。

（3）账实核对。核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。这包括现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对、银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对、各种财物明细账账面余额与财物实存数相核对以及各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。

（六）结账

结账是在每个会计期末，将所发生的经济业务全部记录入账的基础上，结出本期各账簿发生额和期末余额并进行试算平衡的过程。各单位应当按照规定定期结账。

（1）结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账，然后在此基础上进行期末余额试算平衡。

（2）结账时，应当结出每个账户的期末余额。需要结出当月发生额的，应当在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划双红线。需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线；12月末的本年累计就是全年累计发生额。全年累计发生额下面应当通栏划双红线。年度终了结账时，所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。

（3）年度终了，需要将各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关账簿的第一行余额栏内，填写上年结转的余额，在摘要栏注明“上年结转”字样。

思考题

1．预算会计的会计要素有哪些？

2．设置会计科目的原则有哪些？

3．什么是借贷记账法？其要点有哪些？

4．预算会计凭证如何分类？

5．原始凭证的内容和填制要求有哪些？

6．记账凭证的种类和填制要求有哪些？

7．账簿分为哪几类？如何登记账簿？